公司最佳員工生存手冊 (一)

公司最佳員工生存手冊

目錄

店辦公室智慧

THEBEST；

EJCTSTE^NCK

?著裝與風(fēng)度很重要?提高工作效率(D

?辦公桌：個(gè)性與態(tài)度?提高工作效率(2)

?重視名片的作用?操縱自己的情緒

?電話的學(xué)問?學(xué)會(huì)給自己減壓(D

?電腦，若即若離?學(xué)會(huì)給自己減壓(2)

II應(yīng)對(duì)上司

自作主張是與上司相處歸之大忌，不管什么時(shí)候，只要上司沒有授予你定奪的權(quán)利，你就不要越權(quán)替

上司決定任何情況。否則，吃虧的人絕對(duì)是你。

?別替上司做主張?讓上司賞識(shí)你

?與上司同心協(xié)力?讓上司明白你的付出

?與上司溝通?學(xué)會(huì)挨罵(1)

?別與上司走得太近?學(xué)會(huì)挨罵(2)

?你也能夠選擇拒絕?學(xué)會(huì)挨罵(3)

?莫忽視第二領(lǐng)導(dǎo)?打破尷尬

臉營同事

同事是與自己一起工作的人，與同事相處得如何，直接關(guān)系到自己的工作、事業(yè)的進(jìn)步與進(jìn)展。假如

同事之間關(guān)系融洽、與諧，人們就會(huì)感到心情愉快，有利于工作的順利進(jìn)行，從而促進(jìn)事業(yè)的進(jìn)展。反之，同

事關(guān)系緊張，相互拆臺(tái)，經(jīng)常發(fā)生磨擦，就會(huì)影響正常的工作與生活，阻礙事梯的正常進(jìn)展。

與同事融洽相處不要過分表現(xiàn)自己

學(xué)會(huì)對(duì)同事說“不”游刃有余,揮灑自如(D

贊美你的同事游刃有余，揮灑自如(2)

同事之間不要太符明

同事交往It忌諱對(duì)癥下藥，見機(jī)行事

微笑的力量幫助別人就是幫助門己

辦公室智慧

著裝與風(fēng)度很重要

做個(gè)落落大方的人

在社會(huì)交往過程中，一個(gè)人的儀表與著裝往往是決定著給人印象的好壞。儀表與著裝會(huì)影響別人

對(duì)你的專業(yè)能力與任職資格推斷。設(shè)想一下，有誰會(huì)將一?個(gè)重要合同談判的任務(wù)交于一個(gè)蓬頭垢面的人呢？

中國有句諺語：“人靠衣妝馬靠鞍”，還有一句：“佛要金裝，人要衣裝”。假如你希望建立自

己的形象，那就需要全方位地注重自己的儀表。從衣者、發(fā)式、妝容到飾物、儀態(tài)，甚至指甲都是你要關(guān)

心的.其中，著裝是最為垂要的，它說明了你對(duì)工作、對(duì)生活的態(tài)度。

衣著對(duì)一個(gè)人的外表影響非常大，大多數(shù)人對(duì)另一個(gè)人的認(rèn)識(shí)，可說是從其衣者開始的。特別是

對(duì)辦公室人士而言，衣者本身就是一種武器，它反映出你個(gè)人的氣質(zhì)、性格甚至內(nèi)心世界。一個(gè)對(duì)衣著缺

乏品味的人，在辦公室戰(zhàn)爭中必定處于下風(fēng)。

上班時(shí)穿正式的服裝勝過「有萬語的表達(dá)。你選擇穿什么樣的衣服呢？你所穿著的衣眼是否一成

不變？作為一名“企業(yè)戰(zhàn)將”，你是否嘗試過多種不一致的造型？請讓你的美麗發(fā)揮得淋漓盡致，讓踏進(jìn)

辦公室的你，令人覺得你既清爽又知性，或者看起來格外耀眼、舒服！

比如：

?以整齊的套裝振奮自己的精神面貌：

?選件顏色鮮艷的外套，叫好心情隨之跳躍：

?灰色西裝式外套，看起來穩(wěn)重，充滿知性：

?無袖洋裝，加一襲長絲巾，變成隨意的美麗。

這只是幾點(diǎn)看法，基本上，股裝不僅表現(xiàn)外在，也牽涉到對(duì)自我形象的樹立。有的時(shí)候候，以全

黑、黑白的基本型出現(xiàn)，反而更能切合上班時(shí)的氣氛與環(huán)境。

作為職業(yè)人，依場合人物事件對(duì)衣服進(jìn)行搭配是常有的情況，也是務(wù)必做到的。對(duì)男女上班族而

百，最好依場合、人物、時(shí)間來搭配衣服。有些場合務(wù)必表現(xiàn)親切，就需要你的著裝大方樸實(shí)：與銀行家

談情況時(shí)，需要穿得精明干練，才能博得對(duì)方信任：與文藝界人士聚會(huì)時(shí)，最好穿得時(shí)尚潮流，富有人文

氣息：到工作時(shí)衣著除了輕便外還得要有專業(yè)權(quán)威……

我們每天上班時(shí)，也別太為穿著煩惱，著裝應(yīng)在于適合自我與需要，而非刻意到講究過度，形成

自己特有的穿衣風(fēng)格會(huì)贏得大家的?致好評(píng)。不論收入是否能的滿足我們對(duì)服裝的要求，干凈舒適，樸實(shí)

大方是最重要的，再加上親切有禮的儀態(tài)，能夠予人以落落大方的好感。

做個(gè)幽雅的男人

男士上班應(yīng)著裝正式，穿西裝,打領(lǐng)帶，穿皮鞋。夏天盡管在平常能夠不穿著西裝外套，但是遇

到正式的場合還是得穿上外套，此外，還得注意與鞋襪的整體搭配。

在穿西裝上，男士應(yīng)注意幾個(gè)問題：

?買回西裝后的要做的第一件事就是撕掉袖口的標(biāo)簽。很多人認(rèn)為標(biāo)簽是衣服名貴的象征，不舍

得剪去，反而用線加固。事實(shí)上袖口的標(biāo)卷只是為了更方便告訴你這件衣服的尺寸，假如你為了顯示你新

買西服的名貴而讓它“隨你起舞”的話，你會(huì)貽笑大方。

?領(lǐng)帶是西裝的“畫龍點(diǎn)睛”之處，頗帶打好后的長度相當(dāng)重要，其下端應(yīng)在皮帶下1?1?5厘米

處。領(lǐng)帶的質(zhì)地以真絲為最佳，領(lǐng)帶的圖案與色彩可能各取所好。假如打條紋領(lǐng)帶或者格了?領(lǐng)帶的話，就

不應(yīng)該穿條紋西裝、條紋襯衫或者格子西裝、格子襯衫。假如你對(duì)顏色沒有很深的研究，請你慎用顏色多、

花樣豆雜的領(lǐng)帶，建議使用傳統(tǒng)型的領(lǐng)帶，比如條紋、格子。

?領(lǐng)帶夾雖只是?個(gè)小小的物件，在西裝的穿著上卻也是布?所講究的。在室外行走，能夠不用領(lǐng)

帶夾，但在正式場合，比如宴會(huì)上，領(lǐng)帶夾也是必帶的。領(lǐng)帶夾僅用于固定領(lǐng)帶，并無裝飾作用。它的正

確位理，是在有6顆鈕扣的襯衫，從下朝上數(shù)第4顆扣的地方。最好不要把領(lǐng)帶夾的位置太往上，特別是

有意暴露在他人的視野之內(nèi)，由于它沒有裝飾作用。

?村衫一定要注意合身，不要穿一件肩過寬或者領(lǐng)口過緊的，這些都會(huì)影響您的“高大”形象。

襯衫的領(lǐng)子應(yīng)高于西裝衣領(lǐng)約L5厘米左右，袖子應(yīng)在西裝上衣袖口之外，露出1.5厘米，這樣做要緊是

為了西裝的整潔。男士?定要記得年天更換襯衫，否則會(huì)給別人留下你,夜未歸的印象。

?要使西裝顯得挺闊、合身，上衣里面除去襯杉與西裝背心外，不應(yīng)再穿其他衣服。若是太冷，

能夠穿一件羊毛衫，色彩宜素，圖案不要太搶眼。最好是雞心領(lǐng)套頭衫，既便于打領(lǐng)帶，又顯得協(xié)調(diào)。西

裝上衣外面的口袋原則上不能夠裝東西，鋼筆、錢包之類最好放在上衣內(nèi)側(cè)的口袋或者是公文包里。上衣

外面左側(cè)胸袋僅能放裝飾手帕。

?男士穿西裝時(shí)，切忌穿白色襪子。由于當(dāng)你舉手投足之間，會(huì)閃過一道白光，讓人難以同意。

因此穿深色西裝時(shí)，一定要記得穿深色的襪子。白色襪子適合于運(yùn)動(dòng)時(shí)穿，既瀟灑又引人注目。

男士上班該穿什么樣的衣服曾一度有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)在隨著時(shí)代的進(jìn)展，情況已是完全不一致的。

今天，上班族的選擇可謂多姿多彩，只是并非完全沒有/“游戲規(guī)則”。而實(shí)際上，在競爭日益猛烈的工

作環(huán)境中，恰當(dāng)?shù)闹b比任何時(shí)期都顯得重要。假如你想攀上事業(yè)的高峰，你務(wù)必布.種特布?的方式包裝

白己。下列幾種類型能夠參考：

?權(quán)力型衣著

成功之士的衣著，從未像今天這般重要。剪裁得體的設(shè)計(jì)、硬朗的輪廓與80年代懷舊款式，均為

男性上班服提供無力靈感?，F(xiàn)在，男性愿意在上班服上大把出錢，但是他們花得很明智。權(quán)力型衣若已打

破舊有的界限，并非一定得是芭事會(huì)的主席才能夠裝扮得富有權(quán)貴感。剪裁精美的老牌西裝如塞維里？昂是

男性魄力的源泉，黑灰色調(diào)、細(xì)條子或者非常淺的格子都能營造出穩(wěn)重的形象。西裝背心對(duì)高層行政人員

來說永遠(yuǎn)是流行服飾。討衫能夠是白色、藍(lán)色或者鮮明的條子。領(lǐng)帶與背帶是衣柜中必不可少的配飾，盡

能夠用得大膽一些。在西裝襟袋里加一條絲質(zhì)方巾，再配一款象征身份與地位的手表，讓你看起來好像剛

從蔽事會(huì)出來一樣。鞋子非常重要，應(yīng)該把預(yù)算的大部分花在漂亮的鞋了上，而且隨時(shí)注意腳上的鞋是否

有瑕疵。襪子的顏色只可能是黑色、海軍藍(lán)或者炭灰色。

?注重實(shí)效型

并非每一個(gè)男性一周五天都去辦公室上班。今天有許多行業(yè)的工作范圍極廣，攝影師、商業(yè)顧問、

建筑師、美術(shù)設(shè)計(jì)師及其他自由職業(yè)者，都打破了傳統(tǒng)的上班規(guī)律。還有一?些更加自由的是那些在家上班

的人，他們通過電腦科技與商業(yè)社會(huì)取得聯(lián)絡(luò)。適用于家居辦公室的衣著，最重要的是舒適，過去在周末

才穿的那類服裝如今也適合上班穿著。當(dāng)然，便裝應(yīng)該分不一致程度的自由度。一個(gè)全天坐在家中電腦前

工作的男人，其衣著當(dāng)然比一個(gè)自由職業(yè)者要隨便，由于后者需要四處走動(dòng)，與不一致客戶聯(lián)絡(luò)。假如你

是這類人士，上班著裝不妨以針織品為主，甚至可包含運(yùn)動(dòng)裝。通常來說，注重實(shí)效的上班著裝往往包含

卡其褲、運(yùn)動(dòng)衫褲、T恤與牛仔褲,有趣的是，有些人喜歡穿正裝上班，即使在家居辦公室也是這樣，他

們認(rèn)為，為了能認(rèn)真工作，需要認(rèn)真對(duì)待衣著“紀(jì)律”。

?星期五便裝

星期五便裝是男裝領(lǐng)域發(fā)明的詞語，形容目前在許多辦公室都能夠穿著的便裝。最初，一些大公

司只同意雇員星期五穿便裝，但很快發(fā)現(xiàn)，衣著舒適的工作人員工作效率高，因此“星期五便裝”便成為

每日可穿的類型?，F(xiàn)在的上班便服比過去更優(yōu)美、更整齊，而且容易搭配。一件時(shí)毯運(yùn)動(dòng)型夾克或者毛衣,

配以顏色諧調(diào)的圖案恤衫，加上一條訂制的褲子，一派舒適裝扮.一件色彩鮮明的毛衣是夾克之外的另一

種選擇。但是，運(yùn)動(dòng)鞋絕對(duì)不適合一個(gè)希望像商人的男士穿著。

服裝的塔配絕非易事，但是假如你要做一個(gè)優(yōu)雅的男人的話，穿著講究就是你必不可少的日常行

為了，而考究的衣著會(huì)讓你得到想要的回報(bào)！

“女為工作者容”

女士的上班著裝最好以保守為宜。時(shí)空與個(gè)性沒有錯(cuò)誤，也是同意的，但是不應(yīng)該在工作的時(shí)間。

女性要想建立起自己的專業(yè)形象，衣者保守，裝扮干練是很重要的。女十著裝以套裙為宜，短袖、長袖不

拘，無袖露肩則不宜。裾子不宜過短，最好是恰至膝部或者膝上部。女士著裝特別避免走性感暴露路線，

緊身服飾也應(yīng)當(dāng)避免。另外，長曳至地的拖沓衣裙也應(yīng)避免。

假如你的腿不是很出色，不要穿著有花樣或者顏色很深的襪子來吸引別人注意，淺淡風(fēng)格的最好。

絲襪一定要高于裙子下擺，不管是站若還是坐都不能露出大腿來。絲襪與鞋子的顏色一定要相稱，襪子要

淺「?鞋子的顏色。鞋子與手提包的顏色應(yīng)該調(diào)與，黑色的手提包與鞋子是最好搭配的飾品，能夠省去一大

堆其他的飾品.

假如首飾讓人會(huì)質(zhì)疑女性的專業(yè)特性，如太大、太耀眼類首飾在上班時(shí)就不適合配戴，由于當(dāng)你

甩頭的時(shí)候，你的耳環(huán)可能會(huì)產(chǎn)生叮當(dāng)?shù)穆曧懀茐乃说淖⒁饬?。不?yīng)該同時(shí)配筑太多的東西，通常全

身飾物不宜超過3件。手提包應(yīng)該擦亮、保持干凈，勿破舊不堪，也不能夠放在桌上。

在化妝方面，原則上是要注意調(diào)與，不能夠太有張，也不能夠太引人注意，以身邊的人不知你化

了妝為宜。不要在公眾場合（辦公室、飯店或者有其他人同乘的車上）化妝，由于這種行為都是不智之舉,

應(yīng)該去盥洗室補(bǔ)妝才對(duì)。不要在男士面前化妝。不要輕易借川他人的化妝品，也要慎用濃香型的化妝品。

辦公室智慧

辦公桌：個(gè)性與態(tài)度

一張辦公桌如同一本書。辦公桌里有什么內(nèi)容，主人也就有什么內(nèi)容：辦公桌是什么檔次，主人

也是什么檔次。從某種意義上說，它一直都是我們靈魂最忠實(shí)的守望者與停泊地。大部分的時(shí)候它像一只

船，讓我們的生命在生存的汪洋大海中，很漂亮地五彩繽紛起來。從一個(gè)人的辦公桌能夠看出這個(gè)人的個(gè)

性與對(duì)生活的態(tài)度來。

辦公桌擺設(shè)透視你的性格

辦公桌上的擺設(shè)，最能顯露出?個(gè)人的個(gè)性。

雜亂無章的辦公桌：此類人多數(shù)思維敏銳，就是再復(fù)雜的情況下，也能夠很快找出頭緒而處理公

事。

擺設(shè)小盆景的辦公桌：此類人冷靜與秘重，而且處事慎重，肯負(fù)責(zé)任。

擺滿小玩具的辦公桌：此類人，喜歡營造一種宦有感情的世界，以此應(yīng)付技術(shù)進(jìn)步所帶來的枯燥

乏味生活。

沒有裝飾品的辦公桌：此類人把私生活與工作嚴(yán)格分開來，在工作之余不喜歡與同事i起玩樂也

不愿意多說話。

放置家庭相片的辦公奧：這類人很脆弱、不可能與人發(fā)生爭吵，且會(huì)為了辦公空的團(tuán)體做許多情

況、記住每個(gè)人的生日、喜歡把公司視為幸福的家庭。

千萬別以為辦公桌是你個(gè)人“場所”，想怎么弄就怎么弄，精明的老板只要向你的辦公桌瞟?眼,

便對(duì)你的個(gè)性熟悉卜之八九。騰出點(diǎn)時(shí)間，對(duì)你的辦公桌梢作修整，不管是糊弄老板還是糊弄你自己。

下列就是幾種不一致風(fēng)格的人，看看你是哪一種？

?有條不紊型一一所有材料、物品堆放得十分整齊

工作認(rèn)真，責(zé)任感強(qiáng)，講究效率，說好兩點(diǎn)完成的工作絕不可能拖到兩點(diǎn)零一分。該類員工有的

時(shí)候會(huì)覺得自己不受賞識(shí)并感到孤獨(dú)。

?亂中有?序型一一桌面上堆滿紙張與垃圾

這類員工善「橫向思維，常有別出心裁的好辦法，同時(shí)有著歇期底里傾向，有的時(shí)候不顧別人的

辦法，只一味地強(qiáng)調(diào)自己的感受。

?富有創(chuàng)意的混亂型一一桌面上散亂地放著書、便箋與圖表等

該類員工是毫不浮夸的實(shí)干家，總是忙忙碌碌，但實(shí)話告訴你，你的工作效率極低。

?自我張揚(yáng)型一一桌面上擺若照片等私人物品

這類員工經(jīng)常需要娛樂一番，也喜歡津津樂道地同別人談起自己的家事。虛榮心強(qiáng)，辦事不踏實(shí)。

?陳列獎(jiǎng)品型一一精心擺放每樣物品以求獲得最佳效應(yīng)

該類員工是天生的團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)，但凡事求成心切，一旦不受重用，可能會(huì)怒形「色。

?辦展覽型一一桌面不留個(gè)人痕跡，東西極少

該類員工長于分析強(qiáng)勢與弱勢，對(duì)自己與他人都有充分的熟悉，有大智若愚的風(fēng)范，又有運(yùn)籌帷

幄的處事能力。

上班時(shí)間別讓辦公桌太干凈

想讓你的老板也認(rèn)為你是一個(gè)勤奮、有效率I可時(shí)有團(tuán)隊(duì)精神的員工嗎？也許，在辦公桌JL做點(diǎn)改

變，就能有這樣的效果。有的時(shí)候候，你能夠讓你的辦公桌“亂”一點(diǎn)，“雜”一點(diǎn)，T?萬不能太“干凈”。

?外觀有點(diǎn)“亂”但“亂中有序”的模式。盡管東西很多，卻不可思議地很整齊。各類文檔分門

別類，排列的非常合理而且具有邏輯性。這種辦公桌完全是工作式的，沒有任何個(gè)人痕跡，這樣的辦公桌

讓你看不出它是張三還是李四的。而且，它被安排得井井有條，任何機(jī)器、文檔，即使是一支筆，都放在

它們應(yīng)該放的地方。

假如你的辦公桌就是這樣的，很顯然，說明你精力充沛、有生氣，一切以工作為中心。你不太可

能花很多時(shí)間在社交上，或者讓口已休息一下。你經(jīng)常出差，因此時(shí)阿關(guān)于你來說非常重要；而且你也的

確雜務(wù)纏身，因此你不需要有意做出很繁忙樣子：你對(duì)別人的觀點(diǎn)并不在乎，由于你對(duì)自己的能力足夠自

信。你很有可能從事的走制造性的工作：如記者。

?外觀給人感受很繁忙的辦公桌。

這種辦公桌你確信也不可能太陌生，它總是被掩蓋在各類各樣的檔案之下，而且這些檔案還有向

周圍領(lǐng)域（如架子與地板）擴(kuò)張的領(lǐng)向。這樣的桌子盡管也沒有什么個(gè)人物品（由于根本沒有放的位置），

卻非常有個(gè)性：由于能那樣亂、那樣滿的桌子也不可能多見。

假如你的辦公桌是這樣的，它就替你向公司每一個(gè)人叫囂若，“我的主人是多么忙碌??！”即使

你并沒有比別人有更多的活。但是，看看這樣的桌子，它早就在公司里為你建立了忠誠、努力工作的形象。

然而，另一方面，可能也會(huì)有人認(rèn)為你效率低下、總是浪費(fèi)時(shí)間，由r在那堆檔案里找到想要的檔案會(huì)多

么困難！

?外觀上展示成績的桌子。這一張桌子簡直就是你的“戰(zhàn)利品”展示桌。在這里，擺滿了各類你

能夠得以驕傲的各類憑證：如公司給你的獎(jiǎng)勵(lì)、你某時(shí)某次羸得了某種猜謎才藝大賽.總之，桌子在為你

宣稱：明白我是誰嗎？一個(gè)不平凡的人。

假如你就是這張桌子的主人，那么，就說明你生性活潑、精力充沛、充滿野心。你愛好挑戰(zhàn)，關(guān)

于任何自己想要的東西，會(huì)直接地去爭取，“退讓”并不是你的生活哲學(xué)。只是，你總是太繁忙了，因此,

你不容易注意到細(xì)節(jié)問題：這可能是你向II標(biāo)前進(jìn)的阻礙之一。

也別放任辦公桌一團(tuán)糟

?該丟掉的就丟掉

堆積如山的文件資料，回不完的傳真與留言條，加上杯子、電證、裝飾品、口歷……你是否終日

淹沒在辦公案的混亂中理不出頭緒？該是清場讓工作條理分明的時(shí)候了！

或者許混亂的辦公桌不代表混亂的工作，但雜亂無章的桌了?卻比較容易讓人腦袋亂糟糟！但你可

能會(huì)說，我也不想讓白己這么亂，只是資料確實(shí)太多，工作確實(shí)太忙！試看丟掠或者整理一下這些東西，

你將擁有一個(gè)讓你效率大增的工作空間。有什么東西是需要扔掉的呢？

?沒用的餐具

在辦公室里用黃，一次性餐具最好立刻扔掉，不要長時(shí)間擺在桌子或者茶幾上。假如有突然情況

被耽擱，也記得禮貌地請同事代勞?？蜌獾恼埱笠子诒凰送?。

?還沒看的報(bào)章雜志

養(yǎng)成隨手把你想看的文章剪下來貼到剪貼薄的習(xí)慣，不然干脆旃雜志丟掉，由于擺得過久你也不

可能再看它了。

?過多而無用的筆

你可能在桌上、抽屜放了?堆鉛筆、原子筆、熒光筆……去蕪存菁留下幾支你常用的，辦公桌看

起來會(huì)清爽一點(diǎn)！

?不斷暴增的名片

把用得到的名片資料鍵入電腦或者電子記事本，然后扔掉這些占空間的紙卡，以后你只要指尖輕

輕一點(diǎn)，就能夠馬上找到你要聯(lián)絡(luò)的人，這會(huì)省下你很多寶貴時(shí)間。

?眼花繚亂的裝飾品

滿桌子的相框、玩儡、擺飾，不只制造混亂斃象，還會(huì)分散你的注意力，讓你無法用心工作。留

下一兩樣具有紀(jì)念價(jià)值的東西就好，你會(huì)發(fā)現(xiàn)你不再老覺得眼花繚亂！

?做好文件分類

開會(huì)在即，老板等若看你精彩的企劃案，你正準(zhǔn)備拿若熬了數(shù)個(gè)夜晚的成果向同事展現(xiàn)。在這關(guān)

鍵時(shí)刻，你怎么也找不到你的文件，面對(duì)桌上一片凌亂的局面，你感到隹急萬分，就連電子文檔也不知存

到哪里去了,最后你只能碰著頭皮用口頭報(bào)告。原木精彩的企劃內(nèi)容無法完整展現(xiàn)，你的心血與專業(yè)能力

也大打折扣。

這個(gè)時(shí)候你應(yīng)該覺悟了吧？好好對(duì)待你的辦公桌，運(yùn)用?些方法歸納用品，把你的創(chuàng)意與重要訊

息，歸納到一個(gè)有跡可尋、隨時(shí)能找到的地方，從此讓你的工作更加有效率。

在公司分配的有限空間下，運(yùn)用一些巧思增加自己的工作空間后，還得要把文件物品歸納得宜，

才能算是成功又能真正得心應(yīng)手。

電腦進(jìn)入辦公室后，大家原木預(yù)估紙張的使用會(huì)減少，但事實(shí)卻相反。假如說過去的紙張使用量

是1,目前用量卻是1.3,可見電腦化時(shí)代并未能真正減少紙張的使用。

把要用而未分類的文件通通整齊地堆疊在?起，放在固定的位置，千萬不要散成紙海，這樣你要

找某一份文件時(shí)就有序可循，等看過后再依自己的分類方式歸納好。

初步救急的方式只適用于少量文件，大量的文件還是得靠符合自己工作需求的分類方式來歸納。

給每個(gè)產(chǎn)品一個(gè)大的資料夾，每個(gè)資料夾中又分成公關(guān)、活動(dòng)、記者會(huì)'展覽等，分別用L型透明夾收好,

做好標(biāo)簽，再整齊收到產(chǎn)品資料夾中，這樣就能一目了然。每份文件可能有不一致版本，建議每次更新都

能注明口期，這樣就能快速找到最新版本的文件，假如要追溯之前的內(nèi)容或者是否修訂有誤，也可輕易找

到。

除了用產(chǎn)品分門別類，還能夠根據(jù)經(jīng)常接觸的部門業(yè)務(wù)來分，比如業(yè)務(wù)部、行錯(cuò)部、財(cái)務(wù)部等：

或者是依文件功能，如合約類、口乍報(bào)告類、廠商資料類等。重點(diǎn)就是要按自己的工作對(duì)象與需求來分類,

分類后，最好能利用有索引內(nèi)頁的文件分類套來歸納，更方便找尋。

除了紙張文件外，期刊的收藏也占據(jù)了很大的空間。經(jīng)常閱讀期刊的人假如把所有的期刊堆疊成

一座小山，不僅不利調(diào)閱，占空間，有的時(shí)候同事借走后一去不回，也不容易察覺。能夠?qū)⑵诳兄刃虻?/p>

歸檔。首先分成周刊、月刊，周刊下又能夠再分細(xì)一點(diǎn)。每一種刊物按期別I項(xiàng)序排好，種類之間再以小隔

板或者桌上型小書架隔開，這樣調(diào)閱資料非常便利，同事要借閱也方便，也較不容易遺失。

至于分類到底要分到多細(xì)呢？千萬不要分太復(fù)雜，復(fù)雜的分類系統(tǒng)反而可能造成尋找不便。通常

來說，100個(gè)檔案中，每個(gè)只裝2份的文件，不如分類成20個(gè)檔案，每個(gè)有10份文件來得方便。過于復(fù)

雜的分類，在一段時(shí)間后可能會(huì)被你遺忘，讓你由于找不到文件而倍感挫折，達(dá)不到你原先進(jìn)行分類想孌

達(dá)到的目的了。

辦公室智裁

重視名片的作用

在職場中，他人對(duì)你的印象往往起源于你遞上的那張說明你身份的名片。因此，千萬別小看了名

片，在現(xiàn)代職業(yè)場上，?張小小的名片往往能起到你無法估量的作用。

名片的制作

名片，是當(dāng)代社會(huì)私人交往與公務(wù)交往中?種最為經(jīng)濟(jì)有用的介紹性工具。由于它印制規(guī)范、文

字簡潔、使用方便、便于攜帶、易于儲(chǔ)存，而且不講尊卑-、不分職業(yè)、不論男女老幼均可使用，因此它用

途廣泛，頗受社會(huì)各界的歡迎。

眼下國內(nèi)最通用的名片規(guī)格為9cmX5.5cm。如無特殊需要，不應(yīng)將名片制作過大，甚至有意搞折

疊式，免得給人以標(biāo)新立異、虛張聲勢、有意擺譜之感。印制名片的紙張，直選莊重樸素的白色、米色、

淡藍(lán)色、淡黃色、淡灰色，同時(shí)以一張名片一色為好。最好不要印制雜色名片，令人看得眼花繚亂。也不

要用黑色、紅色、粉色、紫色、綠色印制名片，它們均會(huì)給人以失之于莊重的感受。不提倡在名片上印人

像、漫畫、花卉、寵物。這些東西并無有用價(jià)值，卻會(huì)給人以華而不實(shí)的印象。

在國內(nèi)使用的名片，宜用漢語簡體字，不要故弄玄虛，使用繁體漢字。切勿在一枚名片上使用兩

種以上的文字，也不要將兩種文字交錯(cuò)印在同一面。制作名片，最好不要手書自制，也不要以豆印、油印、

影印的方法制作名片:它們均不夠正規(guī)。名片上的文字同其他應(yīng)用文一樣，首先要合乎規(guī)范，否則就會(huì)引

起誤解，影響交際效果。在合乎規(guī)范的前提下，能夠講究自己的風(fēng)格，表現(xiàn)自己的個(gè)性。名片的風(fēng)格、個(gè)

性，要緊表現(xiàn)在片面布局與字體的選擇設(shè)計(jì)方面。就字體而言，行、草、篆、隸及各類美術(shù)字體均可。

隨著名片使用口益廣泛，除所用紙張?jiān)絹碓胶猛?，名片的片面設(shè)計(jì)也越來越新穎。如能夠在片頭

上印一些裝飾圖案，還能夠?qū)挝换沼浻≡诿?，以樹立企業(yè)形象。

名片的使用

名片的使用決不是個(gè)簡單的動(dòng)作，該在什么時(shí)候、什么地點(diǎn)、向什么人如何遞上名片是?門學(xué)問。

名片是一個(gè)人身份的象征，當(dāng)前己成為人們社交活動(dòng)的重要工具。因此，名片的遞送、同意、存放也要講

究社交禮儀。

名片務(wù)必是通過精心設(shè)計(jì)的作品，它的功用是要讓別人能想起世上還有你這號(hào)人物。

當(dāng)別人想動(dòng)用人際關(guān)系去搬救兵時(shí)，你這張名片就是一份很重要的線索，因此在設(shè)計(jì)上T?萬不要

草率。

?交換名片

向?qū)Ψ竭f名片時(shí)，應(yīng)面帶微笑，凝視對(duì)方，將名片正面對(duì)著對(duì)方，用雙手的拇指與食指分別持握

名片上端的兩角送給對(duì)方。假如是坐著的，應(yīng)當(dāng)起立或者欠身遞送，遞送時(shí)說一些“我叫XXX,這是我

的名片，請笑納”“我的名片二詁你收下”之類的客套話。遞送名片時(shí)要注意：地位低的人先向地位高的

人遞名片.，男性先向女性遞名片，當(dāng)面對(duì)許多人時(shí)，應(yīng)先將名片遞給職務(wù)較高或者年齡較大者，如分不清

職務(wù)高低與年齡大小時(shí)，則可先與自己對(duì)面左側(cè)方的人交換名片。

在社交場合，名片是自我介紹的簡便方式。交換名片的順序通常是：“先客后主，先低后高”。

當(dāng)與多人交換名片時(shí)，應(yīng)依照職位高低的順序，或者是由近及遠(yuǎn)，依次進(jìn)行，切勿跳班式地進(jìn)行，以免對(duì)

方誤認(rèn)為有厚此薄彼之感。名片的遞送應(yīng)在介紹之后，在尚未弄清對(duì)方身份時(shí)不應(yīng)急于遞送名片，更不要

把名片視同傳單隨便散發(fā)。

在與他人交換名片時(shí)，要養(yǎng)成記住對(duì)方姓名的習(xí)慣。名片是表達(dá)自我的“作品”。假如你不重視

別人的名字，又有誰來重視你的名字呢！此外，在交換名片時(shí)，要保持名片的整潔，不要輕易地在自己的

名片或者他人的名片上隨意涂改或者做筆記，由于這樣會(huì)造成他人心理上的不快感。

事實(shí)上要記住名字，也是有方法的，我們常在一些場合中交換名片時(shí)，不要拿到名片就往口袋塞,

最好還是看一下名片，默念一下對(duì)方的名字及名片上的內(nèi)容。然后當(dāng)天回去之后，略微記錄一下，再將名

片作分類整理。在職場上要記住人家的名字，名片的整理確實(shí)很重要。記住了的名字，趕快打電話給他。

當(dāng)你做r整理之后，你還是要做好聯(lián)絡(luò)的匚作,這是建立人際網(wǎng)絡(luò)很重要的一點(diǎn)。

剛剛講到名片的交換，事實(shí)上這也是有技巧的。首先在人多的場合，一定要帶足夠的名片。其次

要注意發(fā)名片的時(shí)機(jī)。有些時(shí)候人家并沒有要跟你拿名片，你卻猛塞給人家，這是不好的。還有你要發(fā)名

片時(shí)，你要看人家是否具有手拿、方不方便拿，也許在酒會(huì)時(shí)，人家手上正拿著食物，沒有手能夠空出來

拿你的名片，你卻發(fā)給他，他當(dāng)然是不好意思不余，但卻會(huì)造成別人對(duì)?你的反感！甚至名片一余就丟到垃

圾桶去了?；蛘哒呤钱?dāng)人家正在談話時(shí)，也不要打斷談話去發(fā)名片。

接收他人遞過來的名片時(shí)，應(yīng)盡快起身，面帶微笑，用雙手拇指與食指接住名片下方的兩角，并

說“謝謝”、“能得到您的名片，深感榮幸”等等。隨后有一個(gè)微笑閱詼名片的過程，閱讀時(shí)可將對(duì)方的

姓名職銜念出聲來，并抬頭看看對(duì)方的臉，使對(duì)方產(chǎn)生一種受重視的滿足感。名片接到后不能隨便亂放，

假如是初次見面，最好是將名片上的重要內(nèi)容讀出來，當(dāng)對(duì)方遞給你名片之后，假如自己沒有名片或者沒

帶名片，就當(dāng)首先向?qū)Ψ奖硎厩敢猓偃鐚?shí)說明理由。在對(duì)方離去之前，或者話題尚未結(jié)束，不必急于將

對(duì)方的名片收藏起來。

交換名片的時(shí)機(jī)是：

若望認(rèn)識(shí)對(duì)方：

表示自己重視對(duì)方；

被介紹給對(duì)方：

對(duì)方想要自己的名片：

提議交換名片：

初次登門拜訪對(duì)方；

通知對(duì)方白己的變更情況：

打算獲得對(duì)方的名片。

碰上卜.列幾種情況，則不必將自己的名片遞給對(duì)方，或者與對(duì)方交換名片：

對(duì)方是陌生人；

不想認(rèn)識(shí)對(duì)方:

不愿與對(duì)方深交；

對(duì)方對(duì)自己并無興趣：

經(jīng)常與對(duì)方見面；

雙方之間地位、身份、年齡懸殊。

?名片的收存

在職場中得到名片的機(jī)會(huì)很多，而達(dá)些名片切不可葩于一扔了之。接過別人的名片切不可隨意」罷

弄或者扔在桌子上，也不要隨便地塞在I」袋里或者丟在包里。應(yīng)放在西服左胸的內(nèi)衣袋或者名片夾里，以

示尊重。

?本厚厚的名片冊是必不可少的工作招手。得到的名片應(yīng)?一放入，小心折比與彎曲。在名片旁,

不妨粘一張便條紙，寫上得到的時(shí)間、此人的特征、從他身上可獲得什么幫助與資訊等等。一個(gè)小小的動(dòng)

作，將使你日后受益無窮。

關(guān)于那些平日里常用的名片，不妨將它們收苣在i個(gè)小巧的名片盒里，隨身攜帶，方便易用。在

收到名片后，除了定期整理、更新外，不妨試著與其中白己較感興趣的人主動(dòng)聯(lián)系，兒通電話就有可能為

自己增添幾位生意上的伙伴，并有可能成為日后的合作伙伴。

關(guān)于不善利用名片的人，收到的名片就像一堆廢紙，嶷無用處。而關(guān)于一個(gè)善于利用名片的人來

說，收到一張名片就意味著多一個(gè)朋友、多一個(gè)工作上的合作伙伴。

記住幾點(diǎn)：

★隨時(shí)隨地?cái)y帶數(shù)量充足的名片。

★先檢查自己是否已“全副武裝”°

★在情況適宜時(shí)，才遞上名片二

★出門前備好足夠的名片，并放置在固定的地方，以免需要時(shí)在完或者找不到。

★遞上名片時(shí)，假如對(duì)方先出示名片，你就應(yīng)該隨之馬上遞上你的名片。

★將得到的名片與自己的分開放，以免誤將別人的送了出去。

★在每張收到的名片上記上日期與有關(guān)事項(xiàng)，以便于日后整理與查核。

辦公室智慧

電話的學(xué)問

面對(duì)面的交談，有表情、有手勢，能夠幫助我們表達(dá)思想、情感。但是，通過電話來交談的話，

就只有依靠語言了，因此，在打電話時(shí)要特別講究談話的藝術(shù)。

在現(xiàn)代社會(huì)中，每天有許多情況，都要通過電話來商談、詢問、通知、解決。在電話中，能夠認(rèn)

識(shí)許多人，這些人與你并沒見面，或者者見面很少，只由于在電話中接觸得多r,因此一聽到你的聲音，

就對(duì)你產(chǎn)生了某種印象。這種印象可能好，也可能不好。印象好，他自

己就會(huì)跟你多談幾句，很順利地解決問題。印象不好，也許三言兩語就會(huì)收線。因此，盡管你面

而者的只是個(gè)沒有生命的設(shè)備，然而你務(wù)必能在想象中看見遠(yuǎn)方那個(gè)接電話的人，好像面對(duì)他那樣。

有些人做不到這點(diǎn)，平常對(duì)人還不錯(cuò)，但是一打電話就機(jī)械、單調(diào)，甚至粗聲惡氣，像吵架一樣，

讓人聽起來很不愉快。這是由于他沒有運(yùn)用想象力，不能像雙方面對(duì)面談話那股親切、有禮。

在打電話時(shí)，由于你的姿態(tài)、笑容、動(dòng)作表情，對(duì)方完全看不見。因此，你的善意、親切、好感,

完全依鴕你的語言與聲音來傳達(dá)。

在平常，你的聲調(diào)不大好，你的語言不大講究，別人還能夠看見你的態(tài)度舉止與你的面目表情。

但在電話里，一切都只有聲音，全靠聲音表達(dá)。因此你務(wù)必小心地操縱你的聲調(diào)，讓你的聲調(diào)能夠溫與地、

親切地、悅耳地傳達(dá)出你的情誼，同時(shí)，你的口齒也要清晰地傳達(dá)出你談話的內(nèi)容。

請注意，你的口要正對(duì)著話筒，你的口唇要離開話筒大約半寸，音量不要太大或者太小，咬字要

清晰，說話速度耍比平常速度略微緩慢，必要時(shí)把重要的話重且兩次：提到時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)目字，一定要

交代得非常清晰。

有的時(shí)候候，即便接電話的人并不是你直接要找的人，你也要用非常友好的、禮貌的態(tài)度對(duì)待。

他們也許是你朋友的朋友，也許是你朋友的父母、兄弟、姐妹、同事、助手……即便他們是朋友家的傭人

或者公司話務(wù)員，你也不應(yīng)該怠慢，由于他們都是你應(yīng)該結(jié)交的電話中的朋友。

學(xué)會(huì)打電話

航者科學(xué)技術(shù)的進(jìn)展與人們生活水平的提高，電話的普及率越來越高，人離不開電話，每天要接、

打大量的電話。看起來打電話很容易，對(duì)著話筒同對(duì)方交談，覺得與當(dāng)面交談一樣簡單，事實(shí)上不然，打

電話大有講究，能夠說是一門學(xué)問、一門藝術(shù)。

?打電話，不要以為很容易

（一）第一聲很重要

當(dāng)我們打電話給某單位，若一?接通，就能聽到對(duì)方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一?定會(huì)很愉快，使

雙方對(duì)話能順利展開，對(duì)該單位有了較好的印象。在電話中只要略微注意一下自己的行為就會(huì)給對(duì)方留下

完全不一致的印象。同樣說“你好，這里是XX公司”，但聲音清晰、悅耳、吐字清脆與否，給對(duì)方留下的

印象是完全不?樣的。因此要記住，接電話時(shí)，應(yīng)有“我代表企業(yè)形象”的意識(shí)。

（二）帶著喜悅的心情

打電話時(shí)我們要保持良好的心情，這樣即使對(duì)方看不見你，但是也會(huì)被你歡快的語調(diào)所感染，對(duì)

你留卜極佳的印象。面部表情會(huì)影響聲音的變化，因此即使是在電話中，也要抱著“對(duì)方看若我”的心態(tài)

去應(yīng)對(duì)。

（三）端正自己的坐姿

打電話過程中絕對(duì)不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對(duì)方也能夠“聽”得出來。假如

你打電話的時(shí)候，彎若腰躺在椅子上，對(duì)方聽你的聲音就是懶散的，無神打采的；若坐姿端正，所發(fā)出的

聲音也會(huì)親切悅耳，充滿活力。因此打電話時(shí)，即使看不見對(duì)方，也要當(dāng)作對(duì)方就在眼前，盡可能注意自

己的姿勢。

（四）迅速準(zhǔn)確地接聽

現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙，臬上往往會(huì)有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應(yīng)準(zhǔn)確迅速地拿起聽筒，最

好在三聲之內(nèi)接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒種，若長時(shí)間無人接電話，或者讓對(duì)方久等是很不禮貌的，

對(duì)方在等待時(shí)心里會(huì)十分急躁，對(duì)你的單位留下不好的印象。即便電話離自己很遠(yuǎn)，而鄰近也沒有其他人

時(shí)，聽到電話鈴聲后，我們應(yīng)該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態(tài)度是每個(gè)人都應(yīng)該擁有的，這樣的習(xí)慣

是每個(gè)辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。假如電話鈴響了五聲才拿起話筒，應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼福綦娫掜懥?/p>

許久，接起電話只是“喂”了一聲，對(duì)方會(huì)十分不滿，會(huì)給對(duì)方留下不好的印象。

（五）認(rèn)真清晰地記錄

演時(shí)牢記5W1H技巧。所謂5MH是指：When（何時(shí)）、Who（何人）、Where（何地）、What（何

事）、Why（為什么）與HOW.（如何進(jìn)行）。在工作中這些資料都是十分更要的。對(duì)打電話，接電話具有相

同的重要性。電話記錄既要簡潔乂要完備，這有籟『5出H技巧.

（六）熟悉來電的目的

上班時(shí)間打來的電話幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個(gè)電話都十分重要，不可敷衍，即使對(duì)方要找

的人不在，也切忌只說“不在”就把電話掛了。接電話時(shí)也要盡可能地向消事由，避免誤事。我們首先應(yīng)

熟悉對(duì)方來電的目的，即便自己無法處理，也應(yīng)認(rèn)真記錄下來，委婉地探求對(duì)方來電目的，不但能夠不誤

事而且扇得對(duì)方的好感。

（七）掛電話前的禮貌

要結(jié)束電話交談時(shí)，通常應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別，說一聲“再見”，再

掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。

?這樣接打電話能使工作更順利

（一）遲到、請假由自己打電話：

（二）外出辦事，隨時(shí)與單?位聯(lián)系：

（三）外出辦事應(yīng)告知去處及電話:

（四）延誤拜訪時(shí)間應(yīng)事先與對(duì)?方聯(lián)絡(luò):

（五）用傳真機(jī)傳送文件后，以電話聯(lián)絡(luò)；

（六）同事家中電話不要輕易告訴別人：

（七）借用別家單位電話應(yīng)注意。借用別家單位電話，通常不要超過卜分鐘.遇特殊情況，非得

長時(shí)間接打電話時(shí),應(yīng)先征求對(duì)方的同意與諒解。

向電話微笑

我們不記得了打電話的時(shí)候向電話微笑。難道我們瘋了嗎？為什么要向電話微笑呢？對(duì)方是不可

能從他的電話中看見我們的微笑的。也許我們真是很誠懇、很熱情地在微笑呢，但是對(duì)方從電話中聽到我

們的聲音也許是平淡的、呆板的，甚至是不愉快的。

因此，我們打電話時(shí)笫一件事，就是用聲調(diào)，表達(dá)出你友誼的做笑來。正是由丁對(duì)方不能從電話

中看見你的笑容，因此你的聲調(diào)就要負(fù)起全部的責(zé)任來。你的聲調(diào)要充滿笑意。比

平常高興的時(shí)候更多的笑總。

你的聲調(diào)有笑意嗎？有溫諼嗎？你自己參照一下吧。若沒有，就得加以訓(xùn)練，使你能把你的友好

與真誠灌進(jìn)你的聲調(diào)中去。

許多人忽略了聲音通過電話后音調(diào)變了?，F(xiàn)在最好的電話也還不能夠把你的“原聲”傳遞給對(duì)方。

因此，你在電話中談話，不能完全根據(jù)你平常說話的習(xí)慣。你要有一種特殊的適合于打電話的節(jié)奏與速度,

你的音量也要加以調(diào)整，太輕太重都使對(duì)方聽起來不清晰.

通常來說，你的嘴要正對(duì)著話筒，咬字要清晰，i個(gè)字、一-個(gè)字地說。數(shù)目、時(shí)間、日期、地點(diǎn)

等等，要特別注總，最好能重復(fù)一遍，同時(shí)確知對(duì)方已經(jīng)完全聽消晰「°

此外,你在電話中談話要盡可能地簡短，由于電話同時(shí)只能容兩個(gè)人談話，在你跟這個(gè)朋友談得

太久的時(shí)候，可能另一個(gè)朋友打電話找你老打不通，跌至，誤了?件重要的情況。因此，只有■在必要的時(shí)

候才打電話，在打電話的時(shí)候，只講重要的情況，這也是我們應(yīng)該注意的要點(diǎn)。

不要以為接電話沒有什么，事實(shí)上里面還是有很深的學(xué)問。一定要等電話響兩聲之后再接。為什

么？你要利用這段時(shí)間平靜自己的情緒，在你不明白來電人是誰、來電白容是什么之前，不要將你的情緒

帶給將要與你對(duì)話的那個(gè)人，哪怕你此刻是歡快的，你怎么明白對(duì)方一定就希望聽到你歡天喜地的聲音？

當(dāng)然，把你的壞心情不加掩飾地傳遞給對(duì)方就更不應(yīng)該了。電話總是由各類各樣的人打來，他們總會(huì)帶來

?些好消息、壞消息或者者一些不好也不壞的消息，將你的情緒信號(hào)毫無保留地傳遞給對(duì)方，不免偶爾也

會(huì)表錯(cuò)情。

接電話，有的時(shí)候就像看待人生，要有寧靜、平與的心態(tài)。電講響兩聲，對(duì)打電話的人來說，是

完全能夠同意的等待時(shí)間，也是他期待你交起電話的最佳狀態(tài)。對(duì)接電iM勺人來說，在短短的?聲電話鈴

聲里，你的焦躁與不安可能已經(jīng)瞬間平息，你才能夠不驚不懼地面對(duì)任何事，寵辱不驚地面對(duì)任何人。世

上很多情況，需要一個(gè)小小的停頓與轉(zhuǎn)折，別那么急著空起電話。記住，鈴聲響兩下后，再接。

另外，還要記一點(diǎn)，那就是，假如你的辦公室里布.客戶，不要接電話。這種情況很常見。但卻很

少人意識(shí)到，這時(shí)接電話是一種不禮貌的行為。這樣做事實(shí)上是告訴你的客戶，電話那端的人比他更重要。

除非你是在等一個(gè)非常重要的電話，否則就讓語音信箱留信息。假如你要接電話，應(yīng)該讓客戶明白你為什

么接這個(gè)電活，比如說“我正在等老板的電話”0

記住幾點(diǎn)：

★務(wù)必在24小時(shí)內(nèi)回且所有的來電。

假如你的經(jīng)營哲學(xué)是“能拖到明天，就不必急著今天做“，那你這一輩子估計(jì)是很難熬出頭了。

把24小時(shí)內(nèi)回發(fā)所有來電養(yǎng)成一種習(xí)慣，就能確保你那條人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)二的資訊暢通程度。對(duì)某些職業(yè)而

言，假如你不立即回更電話，就可能失去一次交易的機(jī)會(huì)。

★對(duì)掛斷電話不要猶豫。

比如當(dāng)?位推銷員噪喋不休地向我們推薦某種我們亮無興趣的葭品時(shí)，打斷他是?種仁慈的行為。

“對(duì)不起，我不想浪費(fèi)你的時(shí)間。”然后立即掛上電活，并帶著微笑。

★適當(dāng)打斷對(duì)方。

要打斷對(duì)方時(shí)，你能夠使用與面談一樣的準(zhǔn)則，盡量不打斷他，除非一切都證明不如此不可能了

結(jié)。

★注意不良習(xí)慣.

假如你發(fā)現(xiàn)你在電話中有某項(xiàng)不良習(xí)慣，就把紙條貼在電話機(jī)上來矯正。假如你有愛清嗓子，說

口頭禪，或者喜歡東拉西扯等壞習(xí)慣，這張?zhí)嵝涯愕募垥?huì)幫助你擺脫它們的危害。讓電話中的交談表現(xiàn)出

你最好的一面吧！

★清晰

用電話向總公司報(bào)告業(yè)務(wù)的推銷員?定都明白口齒清晰的重要性，只布.這樣，他的報(bào)告才不可能

出現(xiàn)差錯(cuò)。說到名字時(shí)，他要說出名字的拼法，同時(shí)要求對(duì)方旦述，以核對(duì)是否準(zhǔn)確，當(dāng)你用電話遞送消

息時(shí)，即使是通常的社交消息.，你也務(wù)必弄清晰對(duì)?方是否真正明白了你的意思。

不要讓手機(jī)成為手雷

“上世紀(jì)60年代開始，電視改變了我們的整個(gè)生活，80年代起PC改變了我們的工作方式。今天

開始到未來的10年，移動(dòng)技術(shù)將完全改變我們工作與生活的一切?！睅缀鯖]有人會(huì)質(zhì)疑愛立信中國有限公

司副總裁蔡桐木幾年前的這番話，值得商榷的只是時(shí)間問題，也許世界的變化并不如技術(shù)論者所期望的那

樣迅速。

“那個(gè)東西曾經(jīng)是無比遙遠(yuǎn)的黑色轉(zhuǎn)頭，曾經(jīng)是被人炫耀地舉在腦袋上的身份象征，曾

經(jīng)是我們精打細(xì)算想要添置的奢侈品?，F(xiàn)在，它成了與手表一祥的普通東西，成了老板招之即來

的呼叫器，成了鍛煉拇指的健身器，成了各色段子的中轉(zhuǎn)站，成了游戲機(jī)，成了數(shù)碼相機(jī)，成了掌上電腦……

手機(jī)正在變得像叮當(dāng)一樣無所不能。最后，大概所有人都會(huì)問一個(gè)問題,除了手機(jī)，我們還需要?jiǎng)e的嗎？”

有了手機(jī)，你不能再以“現(xiàn)在不在”的借口躲避不想接聽的電話，許多人由于手機(jī)而被迫將8小

時(shí)工作時(shí)間無限延長……正是現(xiàn)代社會(huì)中人們對(duì)時(shí)刻保持聯(lián)系的渴望催生了手機(jī)，他們告怕錯(cuò)過任何--條

信息，努力讓自己生活在“信息氣泡”中，同時(shí)帶著“氣泡”跑來跑去。

2003年底馮小剛導(dǎo)演的賀歲片黑色喜劇G手機(jī)》就像是人們對(duì)手機(jī)的焦慮體驗(yàn)的一次總爆發(fā)，手

機(jī)帶來了現(xiàn)代人的道德逆境。美國《洛杉磯時(shí)報(bào)》認(rèn)為：“該影片或者許是90年代探索互聯(lián)網(wǎng)給人際關(guān)系

帶來沖擊的《電子情書》略微黑暗的翻版。”

在現(xiàn)在的職場中，關(guān):手機(jī)的使用，務(wù)必注意下列幾點(diǎn)：

?與別人共享一個(gè)空間時(shí)，不要讓手機(jī)響。能夠改為靜音模式。包含開會(huì)時(shí)、在餐館里、在火車

上，等等。由于手機(jī)鈴聲會(huì)打攪到別人！

?在一個(gè)擁擠的環(huán)境中接電話時(shí)，最好離開這個(gè)房間。廣播你們的談話永遠(yuǎn)都是不禮貌的行為。

?即使你單獨(dú)一人，或者者認(rèn)為自己離別人夠遠(yuǎn)了，也務(wù)必記住：用安靜的、平常的聲音說話。

不要大喊大叫。

?假如你給對(duì)方打電話，要讓對(duì)方明白你用的是手機(jī)。手機(jī)的技術(shù)是越來越先進(jìn)了，但還是有需

要完善的地方，電話有的時(shí)候可能突然斷掉。

?永遠(yuǎn)不要用手機(jī)討論敏恁或者保密性的信息。竊聽的技術(shù)非常發(fā)達(dá)。你永遠(yuǎn)都不明白什么樣的

人可能正站在你旁邊。

?開車時(shí)使用手機(jī)，一定要小心。開車時(shí)不要撥號(hào)。除非你有不需要用手的耳機(jī)或者揚(yáng)聲器，否

則就等停車后再撥。開車的同時(shí)拿著電話講話是很危險(xiǎn)的。把車停在路邊或者停車場再說會(huì)比較明智。

?給客戶打電話與有重耍的事時(shí)，最好使用固定電話。用手機(jī)給人打電話，有可能使人聽到你這

邊呼呼而過的汽車通過的聲言，也可能由于信號(hào)不好而中斷，這都會(huì)給對(duì)方留下不好的印象。

但是，只有最保守與最悲觀的人才會(huì)將應(yīng)用新技術(shù)視為打開“潘多拉之盒”。盡管手機(jī)給人們帶

來了恐慌，卻仍然抵只是人們從它身上獲得的巨大便利與樂趣，所有不迂都只是人們?yōu)檫@從未有過的偉大

時(shí)代所務(wù)必付出的小小的美麗的代價(jià)。

一句老生常談在最后也許依然有效：務(wù)必記住，技術(shù)進(jìn)步并不能許諾給我們一個(gè)美麗新世界，一

切取決于我們?nèi)绾问褂盟?/p>

辦公室智慧

電腦，若即若離

不識(shí)字的文盲越來越少，跟不上現(xiàn)代科技進(jìn)展的功能型文肓卻在增加。聯(lián)合國重新定義了新世紀(jì)

的文官，其中第三類是不能使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行學(xué)習(xí)、交流與管理的人。因此，有人戲稱，“新世紀(jì)里，一不

小心你就成了文盲”。更新觀念，更新知識(shí)，更新技能，改變?nèi)松?然而，卻有那么多的人越來越陷于電腦中,

帶來很多的綜合癥狀……

?電腦恐懼癥

隨著電腦等高科技進(jìn)入人們的工作與生活，由此帶來的有關(guān)問題也逐步顯現(xiàn)。有些員工開始出現(xiàn)

的“電腦恐懼癥”就是其中之一。研究者提醒這類人上，要正確對(duì)待電腦，處理好電腦帶來的各類問題，

否則高科技與電子技術(shù)將給這些人的身心帶來煩擾。

現(xiàn)在高科技與電子技術(shù)進(jìn)展越來越快，人們不隨時(shí)緊追就可能落伍，?些人對(duì)此問題處理不當(dāng)，

很容易患上“電腦恐懼癥”。特別是年齡在35歲至50歲之間、工作表現(xiàn)良好的中年男士更易與此“病”

結(jié)緣，而一旦患上“電腦恐懼癥”，便意味著他們已經(jīng)步入了“男性更年期”.

患行“電腦恐懼癥”的男士，要緊布■下列幾個(gè)特征：首先是他們的年齡在40歲左右，因擔(dān)心公司

里善于操作電腦、辦事麻利的年輕人會(huì)超過自己，心里總是疑神疑鬼。二是突然變得心情沮喪、心神不寧、

經(jīng)常失眠、易疲倦,感受再也無法支撐下去，并開始大量吸煙與酗酒。三是生理上開始出現(xiàn)變化，如身體

發(fā)胖，大成脫發(fā)、肌肉松弛、性能力減退等。四是開始光顧健身房，希望擁有健美的體形，并?反常態(tài)地

像年輕人一樣注重穿著裝扮。五是經(jīng)常上酒吧舞廳，喜歡與年輕男人在一起，與年輕女子搞婚外情，鼓后

進(jìn)展到婚姻破裂，毀掉事業(yè)與家庭。

要解決這?問題，首先要為中年男士制造?個(gè)寬松與諧的工作環(huán)境。其次他們自身要善于調(diào)節(jié)，

以平常心對(duì)待一切。此外，妻子要多體貼、安慰與支持丈夫，幫助他們擺脫心理障礙，愉快地工作與生活。

?電腦失寫癥

隨著電腦的迅速杵及與互聯(lián)網(wǎng)的高速進(jìn)展，電腦所帶來的諸多負(fù)面影響中又多了一個(gè)新的課題

“電腦失寫癥”。歐美等國已把“電腦失寫癥”做了專題研究。歐美等國互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用進(jìn)展較快，許多

兒童從小便學(xué)習(xí)電腦，許多青少年已習(xí)慣使用電子郵件、網(wǎng)絡(luò)通信工具、電子賀卡等代替?zhèn)鹘y(tǒng)的交流方式,

許多學(xué)生甚至在電腦里完成家庭作業(yè)或者學(xué)術(shù)報(bào)告、畢業(yè)論文等原本需要手寫長篇幅的文字……這就使得

一些人患上了“電腦失寫癥”，這些人手寫的文字網(wǎng)絡(luò)色彩重，讓普通人讀來生源難懂。

在國內(nèi)，“電腦失寫癥”人群也開始逐步浮出水面。一位山東女孩從學(xué)校畢業(yè)出來后找到份打字

員的工作，沒想工作三個(gè)月下來，在領(lǐng)工資簽名的時(shí)候，居然連白己的姓名都寫不出來了，最后在同事的

提醒下，才用筆一劃一劃地拼出自己的名字來。經(jīng)醫(yī)生診斷是患上了“電腦失寫癥”。平常，我們稍留意

一下，就不難發(fā)現(xiàn)身邊也有些人不一致程度地患有“電腦失寫癥”。一家公司的文員小張說，她患了“電

腦失寫癥”，原因是她經(jīng)常面對(duì)著電胸打字，腦子里所想所記的全是電腦輸入法，結(jié)果有一天她到招辦報(bào)

名考試需要手寫個(gè)人說明時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)好多漢字忘r怎么寫了。

許多朋友聽到“電腦失寫癥”，便聞“癥”色變，擔(dān)心自己也染上這個(gè)“時(shí)尚病”。電腦一族不

妨參照著專家提供的癥狀表現(xiàn)，檢查-嚇自己是否患有“電腦失寫癥”。

專家研究說明，“電腦失寫癥”的出現(xiàn)是由于在電腦上敲字缺少筆跡的書寫感與印痕感，對(duì)大腦

的語言中樞產(chǎn)生不了刺激作用，從而造成r失寫現(xiàn)象。“電腦失寫癥”要緊表現(xiàn)在由于長期連續(xù)地面對(duì)電

腦打字，由于單調(diào)且重復(fù)的刺激腦皮層而造成的，造成對(duì)手寫漢字的暫時(shí)性失憶：對(duì)大信常用的漢字的失

寫；手寫出來的文字潦草，難以辨認(rèn)；用錯(cuò)別字、網(wǎng)絡(luò)語言或者網(wǎng)絡(luò)符號(hào)代替通常的文字。

假如出現(xiàn)“電腦失寫癥”，也不要過于驚慌：驚慌只會(huì)加重“失寫癥”。根據(jù)一些曾經(jīng)患過“電

腦失寫癥”的朋友的體會(huì)，我們只要略微改變一下使用電腦與工作、生活的習(xí)慣，就能起到很好的防治效

果。

如有序地安排作息時(shí)間，不要長時(shí)間地坐在電腦前工作，而且要注意使用多種漢字輸入法，比如

用拼音與五筆間換著輸入文字。養(yǎng)成定期閱讀與手寫的習(xí)慣，多閱讀文章，能夠強(qiáng)化對(duì)漢字形狀的經(jīng)歷。

手寫不僅對(duì)人的心理與生理功能形成訓(xùn)練，面且對(duì)人的意志、耐力、毅力與神經(jīng)系統(tǒng)穩(wěn)固功能也是必不可

少的訓(xùn)練。對(duì)網(wǎng)絡(luò)語言有理智地同意，比如網(wǎng)上常喜歡用簡單的字母代替語言，或者用同音不一致字的方

法表示時(shí)，不要以為時(shí)量便經(jīng)常使用。

在現(xiàn)代職場中，接收或者發(fā)送商務(wù)電子郵件己經(jīng)是家常便飯，而且越來越成為一種趨勢，不懂

得與伊妹兒親密接觸，那將會(huì)被人笑話，甚至?xí)o你自己帶來不小的缺失。但是，也千萬別與“她”過于

親密，否則，將引火上身呢！因此，你務(wù)必記住下面一些與伊妹兒親密接觸的法則.

◎注意你的用詞，你也許認(rèn)為你寫得明白易懂，但有些用詞是會(huì)讓人誤解的。應(yīng)當(dāng)做到用詞精練

同時(shí)達(dá)意。這樣能夠避免事后為了對(duì)郵件內(nèi)容進(jìn)行解釋而浪費(fèi)高昂的長途電話費(fèi)。

◎不要給別人的電子郵箱造成負(fù)擔(dān)。尊重他人的“電子空間”。除非必要，否則不要給別人發(fā)

E-mail,而且，只發(fā)給必要的人。許多人并不喜歡收到笑話或者連鎖信之類的東西。記住，沒有人會(huì)喜歡

垃圾郵件。當(dāng)未得到對(duì)方同意而發(fā)送郵件時(shí)，務(wù)必確保部件內(nèi)容對(duì)收件者是有價(jià)值的。假如你沒有做到這

一點(diǎn)，收件人很可能認(rèn)為那是垃圾郵件，未加閱讀即予刪除。

◎在電腦上，沒有?樣?xùn)|西是保密的。即使皿件信息已被刪除，許多軟件程式仍可從電腦的硬盤

上讀取信息。在你按下“發(fā)送”鍵前，務(wù)必考慮清晰，假如該郵件被他人看到，后果會(huì)是如何一比如被

老板看見。首要的一條原則是，不要在工作時(shí)發(fā)送私人或者是機(jī)密郵件.

◎盡可能縮小郵件附件。附件越大，下我所信的時(shí)間就越氏，占據(jù)收件人的硬盤空間就越多。有

些電子郵件的附件可能是不必要的。關(guān)于連篇累牘的文件，應(yīng)考慮使用傳真來代替電子郵件。不要想當(dāng)然。

你也許是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)老手，熟悉網(wǎng)絡(luò)行話與圖釋，但不要假設(shè)收件人像你一樣熟悉這些玩意兒。

◎如何留下個(gè)有效的語音信息的首要原則是：簡明扼要、語速放慢。只留下接聽者需要的內(nèi)容。

當(dāng)你要表達(dá)問候時(shí).也要注意內(nèi)容簡知.假如你要昌開辦公室較長一段時(shí)間.應(yīng)留下你何時(shí)I可來與你不在

時(shí)是否有人檢查信箱的全面信息。

◎除非你確定你的新客戶習(xí)慣這種交流方式，否則不要給他們發(fā)E-mail°你習(xí)慣使用E-mail并

不意味著所有的人都習(xí)慣。別人的名片上有E-mail地址并不能說明他們確實(shí)使用E-mailo

◎定期套收E-mail。不要堆積郵件。

◎在合理的時(shí)間段內(nèi)定期回復(fù)E-mail。慣例是24小時(shí)之內(nèi)。假如對(duì)方要求立即回完而你做不到，

應(yīng)該讓他明白你何時(shí)能得到所需信息。

◎假如必要,做好E-mail的備份。假如你發(fā)的E-mail時(shí)間性很強(qiáng)，最好使用E-mai1信筒中提示

你對(duì)方收到時(shí)間的功能。然后把這封E-mail的內(nèi)容打印出來或者儲(chǔ)存在你的文檔中，以防萬一。

◎打開E-mail之前?定要先查海一一特別當(dāng)你的電腦處于某個(gè)局域網(wǎng)中，可能影響到整個(gè)部門甚

至整個(gè)公司的時(shí)候。2000年的“愛蟲病毒”只用了兩天就幾乎讓美國癱瘓?！皭矍楹箝T”亦是通過郵件附

件在局域網(wǎng)傳播。假如是你打開了帶病毒E-mail,然后散布到整個(gè)網(wǎng)絡(luò)，你會(huì)顯得很愚蠢而且不專業(yè)。根

據(jù)經(jīng)膾，永遠(yuǎn)不要打開不認(rèn)識(shí)的人發(fā)來的郵件。

◎不要發(fā)送任何涉及公司保密信息的Email。由于一旦發(fā)送出去，你不明白誰會(huì)看到這條信息。

辦公室智慧

提高工作效率(1)

檢杳一下你的辦公室

每個(gè)辦公室都存在效率低下的現(xiàn)象：傳真機(jī)無法正常工作、文件雜亂無章或者是丟失、辦公室里

人來人往使人根本無法高效工作一一這并不驚奇。而令人驚訝的是，許多公司只是被動(dòng)地習(xí)慣這些情況而

不是對(duì)它們加以改進(jìn).

檢行一下你的辦公室，看看是否存在造成工作效率低下的8種通病，然后加以改進(jìn)。

1、過時(shí)的技術(shù)設(shè)備

過時(shí)的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、軟件與其他技術(shù)設(shè)備將會(huì)降低工作效率。比如，一名用性能低下的個(gè)人

電腦的圖形設(shè)計(jì)人員每次打開或者儲(chǔ)存一幅圖像時(shí)都要等待20-30秒鐘：用低速撥號(hào)上網(wǎng)的員I：也面臨同

樣的問題，網(wǎng)頁可能打不開，其至?xí)斐呻娔X死機(jī)。

如何推斷技術(shù)設(shè)備是否過時(shí)呢？一條通用的準(zhǔn)則就是，假如你的計(jì)算機(jī)不能運(yùn)行一套關(guān)鍵軟件的

最新版本，那么就需要進(jìn)行升級(jí)了。你在新設(shè)備上的投資將很快會(huì)在提高的I：作效率中收回來。

2,工作空間安排不合理

花上幾大時(shí)間觀察公司的工作方式，找出由「工作空間安排不合理造成的效率低下問題。比如，

由于桌面不夠大，每次要打開文件都要跑到別的房間去：由于電腦離電話太遠(yuǎn)，每次電話會(huì)議結(jié)束后你都

要重新輸入會(huì)說記錄。

要解決這些問題，通常只需要重新安排一下工作空間，可能就是將亂堆的書本從桌面上移開或者

是多拉一根電話線這樣簡單。

3、效率低下的文件管理制度

文件管理的雜亂無章會(huì)造成信息查找的困難，從而造成大量人力與時(shí)間浪費(fèi)。要解決這一問題，

就要保證你與你的員工有必要的將文件歸檔的條件?？纯词欠裥枰黾游募?，使所有的員工都能夠容易

地將文件歸類，以便于查找。最后，能夠?qū)⒉怀Ｓ玫奈募岬絻?chǔ)藏室去，使員工更容易找到常用的文件。

4,未加管制的信息流

由于電子郵件與移動(dòng)電話等通訊技術(shù)的廣泛使用，使得工作環(huán)境中充斥著新聞、市場信息、垃圾

郵件與私人聯(lián)絡(luò)。這些外來因素會(huì)分散員工的注意力，降低工作效率。

減少工作中分散注意力的信息數(shù)量。退訂那些你不讀的電子加件雜志，使用電子郵件過濾工具，

將私人電子郵件與工作電子郵件分開。在辦公室時(shí)關(guān)掉移動(dòng)電話。只將電子郵件地址或者是移動(dòng)電話號(hào)碼

告訴有關(guān)的人.

5、組織拙劣的會(huì)議

召開不必要、沒有重點(diǎn)的會(huì)議將會(huì)降低工作效率，打擊員工的士氣。經(jīng)常會(huì)發(fā)生這樣的情形：員

I：們被召集起來開會(huì)討論某個(gè)主題，結(jié)果會(huì)議拖得過長，決定卻未能做出，或者者是偏離r會(huì)議要解決的

問題.

開會(huì)之前要看看這一問題能否通過打電話或者是其他方式解決。假如確實(shí)需要開會(huì)，要限制時(shí)間,

用議事日程使會(huì)議不要跑題。指定會(huì)議主持人，其貢任是在有跑題跡象時(shí)采取行動(dòng)，使會(huì)議回到正軌。

6、低于標(biāo)準(zhǔn)的研究資源

依求不可靠或者是過時(shí)的雜志、網(wǎng)站、白皮書或者是其他資源騎會(huì)使你付出更多的勞動(dòng)。

只訂閱那些員工真正會(huì)去看的出版物，鼓勵(lì)員工使用更有價(jià)值的搜索工具。也就是說不訂那些沒

人看的報(bào)紙與雜志，向員工提供高質(zhì)量的網(wǎng)上信息資料.另外，尋找從打印出來的信息向可搜索數(shù)據(jù)庫的

轉(zhuǎn)變。比如，假如你的公司需要依靠姓名地址錄進(jìn)行工作，看看能不能找到光盤版一一這樣搜索起來就非

常方便快捷。

7、干擾

許多小公司的辦公室不夠?qū)挸?，同事的大聲說話、電話鈴聲、鋌盤敲擊聲與開關(guān)門的聲音都會(huì)降

低整個(gè)辦公室的工作效率。

重視工作場所的噪聲污染問題并采取措施。將電話鈴聲調(diào)小，關(guān)掉音箱，提醒大聲喧嘩者降低嗓

門。用屏風(fēng)、植物等在開放的辦公地點(diǎn)中營造私人空間，減少視覺干擾。

8、混亂

許多成功的主管的桌面都有一個(gè)非常突出的特點(diǎn)一一沒有雜物，非常整齊?；靵y會(huì)造成干擾，降

低工作效率。

環(huán)視你的辦公室，看看哪里是造成混亂的根源。它可能是一條亂拉的電話線，也可能是一個(gè)放在

過道上的盒子，或者是辦公桌上一臺(tái)已經(jīng)損壞了的設(shè)備。將用不著的東西移出視野之外，將不再使用的東

西扔掉。

高效率的辦公環(huán)境

書本堆得像金字塔那樣高，不用的文件夾與辦公用品到處都是，計(jì)算機(jī)電纜經(jīng)常絆倒人……

假如你的公司的辦公室是這個(gè)樣子，那么，你就得改善-卜.辦公室的管理了。建議采取卜列5個(gè)

步驟，營造出高效率的辦公環(huán)境。

?將不常用的東西轉(zhuǎn)移到其他的地方

隨便看看你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，辦公室里很少使用的東西數(shù)成驚人。過期的文件、不用的信箋、從來不開

的臺(tái)燈……不一而足。在伸手可及的范圍內(nèi)只保留最為常用的東西，將那些不是每天都要用的東西移出視

線之外。

?將過期的文件加以