日常行政管理制度規(guī)范手冊

日常行政管理制度規(guī)范手冊一、總則1.1管理制度的目的日常行政管理制度規(guī)范手冊的制定旨在建立一套科學(xué)、合理、高效的行政管理制度，以規(guī)范公司的日常行政工作，提高工作效率，保證公司的正常運轉(zhuǎn)。通過明確各項管理職責(zé)，規(guī)范會議組織、文件管理、辦公用品管理、固定資產(chǎn)管理、車輛管理、考勤管理和后勤管理等方面的工作流程，使公司的行政工作有章可循，避免管理混亂和效率低下的情況發(fā)生。同時該手冊也為公司員工提供了明確的行為準(zhǔn)則，有助于提高員工的工作積極性和責(zé)任心，促進公司的可持續(xù)發(fā)展。1.2適用范圍本管理制度適用于公司全體員工，包括管理層、部門經(jīng)理、普通員工等。無論其職位高低，都應(yīng)遵守本制度的規(guī)定，按照制度要求開展工作。同時本制度也適用于公司的各個部門，包括行政部、財務(wù)部、人力資源部、市場部等，各部門應(yīng)在本制度的框架下，制定本部門的具體管理細則，保證部門工作的順利開展。1.3管理職責(zé)行政部是公司日常行政工作的主管部門，負責(zé)制定和完善行政管理制度，組織和協(xié)調(diào)各項行政工作的開展，監(jiān)督和檢查各部門的執(zhí)行情況。各部門負責(zé)人應(yīng)負責(zé)本部門的日常行政工作，制定本部門的工作計劃和管理細則，組織和實施本部門的工作，及時向行政部反饋工作中存在的問題和建議。公司員工應(yīng)嚴格遵守行政管理制度，積極配合行政部和各部門負責(zé)人的工作，共同維護公司的正常運轉(zhuǎn)。二、會議管理2.1會議組織與安排會議組織與安排是日常行政工作的重要組成部分。行政部應(yīng)負責(zé)制定公司的會議計劃，包括會議的時間、地點、參會人員等，并提前通知各部門。各部門應(yīng)按照會議計劃的要求，組織本部門的參會人員按時參加會議。會議的組織和安排應(yīng)注重效率和效果，避免會議時間過長、內(nèi)容重復(fù)等問題的發(fā)生。同時行政部應(yīng)負責(zé)會議的記錄和紀(jì)要的撰寫，及時將會議決議傳達給各部門，并跟蹤和督促會議決議的執(zhí)行情況。2.2會議記錄與紀(jì)要會議記錄是會議過程的重要記錄，應(yīng)詳細記錄會議的時間、地點、參會人員、會議議程、討論內(nèi)容、決議事項等。會議紀(jì)要則是對會議記錄的整理和總結(jié)，應(yīng)突出會議的重點內(nèi)容和決議事項，明確各部門的職責(zé)和任務(wù)，并要求各部門在規(guī)定的時間內(nèi)完成相關(guān)工作。會議記錄和紀(jì)要應(yīng)由專人負責(zé)撰寫和保管，保證記錄的準(zhǔn)確性和完整性。同時行政部應(yīng)將會議記錄和紀(jì)要及時發(fā)送給各部門，并跟蹤和督促各部門的執(zhí)行情況。2.3會議決議的執(zhí)行會議決議是會議的重要成果，各部門應(yīng)嚴格按照會議決議的要求，制定具體的工作計劃和措施，認真組織實施。行政部應(yīng)加強對會議決議執(zhí)行情況的跟蹤和督促，及時了解各部門的工作進展情況，協(xié)調(diào)解決工作中存在的問題和困難。對于未能按時完成會議決議的部門，應(yīng)及時進行通報和批評，并要求其限期整改。同時行政部應(yīng)將會議決議的執(zhí)行情況納入績效考核體系，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵，對表現(xiàn)不佳的部門和個人進行處罰和問責(zé)。三、文件管理3.1文件的起草與審核文件的起草與審核是文件管理的重要環(huán)節(jié)。文件的起草應(yīng)遵循公司的規(guī)章制度和相關(guān)政策，內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，格式應(yīng)規(guī)范、統(tǒng)一。文件的審核應(yīng)由相關(guān)部門負責(zé)人和行政部共同負責(zé)，審核內(nèi)容包括文件的內(nèi)容、格式、合法性等方面。審核通過后的文件應(yīng)由專人負責(zé)編號、登記和歸檔，保證文件的安全性和可追溯性。3.2文件的發(fā)放與歸檔文件的發(fā)放與歸檔是文件管理的重要工作。文件的發(fā)放應(yīng)按照公司的規(guī)定和程序進行，保證文件的及時送達和準(zhǔn)確發(fā)放。文件的歸檔應(yīng)按照文件的類別和編號進行分類歸檔，保證文件的有序存放和便于查閱。同時行政部應(yīng)建立文件管理制度，明確文件的保管期限和銷毀程序，定期對文件進行清理和銷毀，保證文件的安全性和保密性。3.3文件的保管與銷毀文件的保管與銷毀是文件管理的重要環(huán)節(jié)。文件的保管應(yīng)按照公司的規(guī)定和程序進行，保證文件的安全、完整和可追溯性。文件的銷毀應(yīng)按照文件的保管期限和銷毀程序進行，由專人負責(zé)銷毀，并做好銷毀記錄。同時行政部應(yīng)加強對文件保管和銷毀工作的監(jiān)督和檢查，防止文件的丟失、泄露和濫用。四、辦公用品管理4.1辦公用品的采購辦公用品的采購是辦公用品管理的重要環(huán)節(jié)。行政部應(yīng)根據(jù)公司的實際需求和預(yù)算，制定辦公用品采購計劃，并按照公司的規(guī)定和程序進行采購。辦公用品的采購應(yīng)注重質(zhì)量和價格的平衡，選擇性價比高的產(chǎn)品。同時行政部應(yīng)建立辦公用品供應(yīng)商管理制度，對供應(yīng)商的資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格等方面進行評估和選擇，保證供應(yīng)商的可靠性和穩(wěn)定性。4.2辦公用品的領(lǐng)用與發(fā)放辦公用品的領(lǐng)用與發(fā)放是辦公用品管理的重要工作。員工應(yīng)按照公司的規(guī)定和程序，填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到行政部領(lǐng)取辦公用品。行政部應(yīng)按照領(lǐng)用申請表的內(nèi)容，發(fā)放辦公用品，并做好領(lǐng)用記錄。同時行政部應(yīng)加強對辦公用品領(lǐng)用和發(fā)放工作的監(jiān)督和檢查，防止辦公用品的浪費和濫用。4.3辦公用品的盤點與庫存管理辦公用品的盤點與庫存管理是辦公用品管理的重要環(huán)節(jié)。行政部應(yīng)定期對辦公用品進行盤點，核對庫存數(shù)量和實際使用情況，及時發(fā)覺和解決辦公用品管理中存在的問題。同時行政部應(yīng)建立辦公用品庫存管理制度，對辦公用品的庫存數(shù)量、采購周期、使用情況等進行記錄和分析，合理控制辦公用品的庫存水平，避免庫存積壓和短缺的情況發(fā)生。五、固定資產(chǎn)管理5.1固定資產(chǎn)的登記與清查固定資產(chǎn)的登記與清查是固定資產(chǎn)管理的重要環(huán)節(jié)。行政部應(yīng)建立固定資產(chǎn)臺賬，對公司的固定資產(chǎn)進行登記和管理，包括固定資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價值、購置日期等信息。同時行政部應(yīng)定期對固定資產(chǎn)進行清查，核對固定資產(chǎn)的實際數(shù)量和賬面數(shù)量，及時發(fā)覺和解決固定資產(chǎn)管理中存在的問題。5.2固定資產(chǎn)的折舊與維修固定資產(chǎn)的折舊與維修是固定資產(chǎn)管理的重要工作。行政部應(yīng)按照公司的規(guī)定和會計準(zhǔn)則，對固定資產(chǎn)進行折舊核算，合理分攤固定資產(chǎn)的成本。同時行政部應(yīng)加強對固定資產(chǎn)的維修管理，及時對固定資產(chǎn)進行維修和保養(yǎng)，保證固定資產(chǎn)的正常使用。對于需要大修或報廢的固定資產(chǎn)，應(yīng)按照公司的規(guī)定和程序進行審批和處理。5.3固定資產(chǎn)的報廢與處置固定資產(chǎn)的報廢與處置是固定資產(chǎn)管理的重要環(huán)節(jié)。固定資產(chǎn)達到報廢條件或因其他原因需要報廢時，應(yīng)由使用部門提出報廢申請，并經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人和行政部共同審核批準(zhǔn)后，方可進行報廢處理。固定資產(chǎn)的處置應(yīng)按照公司的規(guī)定和程序進行，包括拍賣、轉(zhuǎn)讓、報廢等方式，保證固定資產(chǎn)的處置合法、合規(guī)、合理。六、車輛管理6.1車輛的調(diào)配與使用車輛的調(diào)配與使用是車輛管理的重要環(huán)節(jié)。行政部應(yīng)根據(jù)公司的實際需求和車輛的使用情況，合理調(diào)配車輛，保證車輛的高效使用。同時員工應(yīng)按照公司的規(guī)定和程序，申請使用車輛，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到行政部辦理車輛使用手續(xù)。車輛的使用應(yīng)注重安全和效率，避免車輛的浪費和濫用。6.2車輛的保養(yǎng)與維修車輛的保養(yǎng)與維修是車輛管理的重要工作。行政部應(yīng)建立車輛保養(yǎng)和維修管理制度，定期對車輛進行保養(yǎng)和維修，保證車輛的正常使用。同時車輛的保養(yǎng)和維修應(yīng)選擇正規(guī)的汽車維修廠家，并按照規(guī)定的保養(yǎng)和維修項目進行，保證車輛的保養(yǎng)和維修質(zhì)量。對于需要大修或更換零部件的車輛，應(yīng)按照公司的規(guī)定和程序進行審批和處理。6.3車輛的保險與處理車輛的保險與處理是車輛管理的重要環(huán)節(jié)。行政部應(yīng)按照公司的規(guī)定和程序，為車輛購買保險，并及時繳納保險費用。同時行政部應(yīng)加強對車輛保險的管理，定期對保險合同進行審核和評估，保證保險的有效性和合理性。對于車輛發(fā)生的，應(yīng)及時采取措施進行處理，包括現(xiàn)場救援、調(diào)查、理賠等工作。同時應(yīng)及時向保險公司報案，并配合保險公司進行理賠工作。七、考勤管理7.1考勤制度的執(zhí)行考勤制度的執(zhí)行是考勤管理的重要環(huán)節(jié)。公司應(yīng)建立嚴格的考勤制度，明確員工的考勤要求和請假、加班等相關(guān)規(guī)定。員工應(yīng)嚴格遵守考勤制度，按時上下班，不得遲到、早退、曠工等。行政部應(yīng)加強對考勤制度執(zhí)行情況的監(jiān)督和檢查，定期對員工的考勤情況進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)覺和解決考勤管理中存在的問題。7.2請假與加班的管理請假與加班的管理是考勤管理的重要工作。員工因事、因病需要請假時，應(yīng)提前填寫請假申請表，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到行政部辦理請假手續(xù)。員工加班應(yīng)填寫加班申請表，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到行政部辦理加班手續(xù)。行政部應(yīng)加強對請假和加班申請的審核和管理，保證請假和加班的合理性和合法性。同時行政部應(yīng)按照公司的規(guī)定和程序，對員工的請假和加班情況進行統(tǒng)計和核算，并將結(jié)果反饋給相關(guān)部門和員工。7.3考勤記錄的統(tǒng)計與分析考勤記錄的統(tǒng)計與分析是考勤管理的重要環(huán)節(jié)。行政部應(yīng)建立考勤記錄管理制度，對員工的考勤情況進行詳細記錄，包括出勤時間、請假時間、加班時間等。同時行政部應(yīng)定期對考勤記錄進行統(tǒng)計和分析，了解員工的出勤情況、請假情況、加班情況等，為公司的人力資源管理提供依據(jù)。同時行政部應(yīng)將考勤統(tǒng)計和分析結(jié)果及時反饋給相關(guān)部門和員工，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工進行表彰和獎勵，對表現(xiàn)不佳的員工進行批評和教育。八、后勤管理8.1辦公環(huán)境的維護辦公環(huán)境的維護是后勤管理的重要工作。行政部應(yīng)負責(zé)公司辦公環(huán)境的日常維護，包括辦公區(qū)域的清潔、綠化、安全等方面。同時行政部應(yīng)加強對辦公環(huán)境的管理，制定辦公環(huán)境管理制度，明確各部門和員工的職責(zé)和義務(wù)，保證辦公環(huán)境的整潔、舒適和安全。8.2食堂與宿舍的管理食堂與宿舍的管理是后勤管理的重要內(nèi)容。行政部應(yīng)負責(zé)公司食堂和宿舍的日常管理，包括食堂的