DB31-T 1349-2022 機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)管理規(guī)范

2022-06-28發(fā)布2022-10-01實(shí)施上海市市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā)布 I 1 3術(shù)語(yǔ)和定義 4會(huì)議服務(wù)內(nèi)容與要求 5會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)綜合管理要求 6會(huì)議服務(wù)監(jiān)管評(píng)價(jià)與改進(jìn) 5附錄A(資料性)會(huì)議用品 6附錄B(資料性)設(shè)備保障 8附錄C(資料性)會(huì)場(chǎng)巡視、茶水服務(wù) 附錄D(資料性)突發(fā)情況處理程序 附錄E(資料性)儀式服務(wù) 附錄F(資料性)迎賓服務(wù) 附錄G(資料性)會(huì)議服務(wù)人員儀表、儀態(tài) 附錄H(資料性)呼吸道傳染病疫情防控要點(diǎn) 22I本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專(zhuān)利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專(zhuān)利的責(zé)任。本文件由上海市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局提出并組織實(shí)施。本文件由上海市社會(huì)管理和公共服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)歸口。本文件起草單位：上海市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局、上海展覽中心(集團(tuán))有限公司、上海市機(jī)關(guān)事務(wù)工作協(xié)會(huì)、上海市疾病預(yù)防控制中心、上海市嘉定區(qū)機(jī)關(guān)事務(wù)管理局、上海上勤高級(jí)樓宇管理有限公司。1本文件規(guī)定了機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)內(nèi)容與要求、會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)綜合管理要求、會(huì)議服務(wù)監(jiān)管評(píng)價(jià)與改進(jìn)等。本文件適用于由會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)承辦的上海市各級(jí)機(jī)關(guān)會(huì)議。2規(guī)范性引用文件本文件沒(méi)有規(guī)范性引用文件。本文件沒(méi)有需要界定的術(shù)語(yǔ)和定義。4會(huì)議服務(wù)內(nèi)容與要求4.1.1會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)通過(guò)電話、傳真、網(wǎng)絡(luò)等方式受理服務(wù)需求。所采用的受理服務(wù)方式應(yīng)方便快捷，受理過(guò)程流暢。4.1.2會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)受理會(huì)議服務(wù)后，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議事項(xiàng)對(duì)接，宜采用書(shū)面形式與委托方確認(rèn)會(huì)會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)確認(rèn)的服務(wù)需求對(duì)會(huì)議服務(wù)進(jìn)行策劃，形成實(shí)施方案，內(nèi)容包括但不限于：——職責(zé)分工；——時(shí)間安排；——場(chǎng)地安排；——會(huì)議用品及硬件設(shè)施配備；——突發(fā)情況應(yīng)對(duì)措施；——會(huì)議秩序及安全管理；——個(gè)性化服務(wù)。會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)會(huì)議委托方要求，完成會(huì)場(chǎng)布置。一般會(huì)議應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前30min完成會(huì)場(chǎng)布置，重要會(huì)議應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前60min完成會(huì)場(chǎng)布置，若委托方對(duì)會(huì)場(chǎng)布置完成時(shí)間另有需求的，會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)予以配合。2會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將會(huì)議服務(wù)過(guò)程中可能涉及的服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，并制定相應(yīng)的服務(wù)規(guī)范，以保證每項(xiàng)服務(wù)內(nèi)容都能滿足經(jīng)確認(rèn)的需求。布置內(nèi)容包括但不限于：——布置導(dǎo)引；——布置簽到；——檢查會(huì)議用桌、椅，主席臺(tái)位置，座位格局和座次安排；——布置臺(tái)布；——制作、擺放席卡；—擺放不同類(lèi)型麥克風(fēng)；——調(diào)試燈光；——調(diào)試空調(diào)；——檢查安全、消防設(shè)施及疏散通道；——了解會(huì)議程序及個(gè)性化服務(wù)需求；——準(zhǔn)備電源轉(zhuǎn)換插座、充電器、插電板等備用物品，以及衣帽架、雨傘架等服務(wù)設(shè)施；——根據(jù)會(huì)議委托方要求，配合設(shè)置手機(jī)存儲(chǔ)柜、信號(hào)屏蔽器等設(shè)施。4.3.3.1會(huì)場(chǎng)布置完成后由會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)依照會(huì)議方案進(jìn)行會(huì)場(chǎng)自查。4.3.3.2.會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)自查結(jié)束后，將自查情況反饋委托方，并配合委托方復(fù)查。會(huì)議用品相關(guān)要求參見(jiàn)附錄A。設(shè)備保障相關(guān)要求參見(jiàn)附錄B。會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)在會(huì)議準(zhǔn)備過(guò)程中，應(yīng)加強(qiáng)與安保、保潔、設(shè)備、信息、餐飲等服務(wù)機(jī)構(gòu)的協(xié)同配合，明確職責(zé)分工和工作界面。會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將會(huì)中服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，并制定相應(yīng)的服務(wù)規(guī)范保證會(huì)議服務(wù)人員按要求提供服務(wù)。會(huì)中服務(wù)內(nèi)容包括但不限于：—迎賓；引導(dǎo)；·-會(huì)場(chǎng)巡視、茶水服務(wù)(參見(jiàn)附錄C);3——會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)溫度、燈光、音響等調(diào)節(jié)；——突發(fā)情況處理(參見(jiàn)附錄D);——會(huì)議相關(guān)信息咨詢；——其他服務(wù)，如資料影印、手機(jī)充電等。4.5會(huì)后服務(wù)會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)完成會(huì)后整理工作，內(nèi)容包括但不限于：——回收可重復(fù)使用的用品，清點(diǎn)數(shù)量并記錄，將桌、椅等歸位；——清理設(shè)施設(shè)備，檢查有無(wú)缺失或損壞，清潔后歸位或返還，做好相應(yīng)記錄；——檢查會(huì)議室是否有參會(huì)人員遺失的物品，如有遺失物品應(yīng)妥善保管，做好記錄，同時(shí)立即告知委托方；——檢查會(huì)議室及相關(guān)物品是否有缺失或損壞，如有缺失或損壞的，應(yīng)查明原因，做好記錄，視情況聯(lián)系委托方協(xié)商處理；——聽(tīng)取委托方意見(jiàn)，改進(jìn)會(huì)議服務(wù)質(zhì)量。4.6個(gè)性化服務(wù)會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)會(huì)議特點(diǎn)，設(shè)置適當(dāng)?shù)膫€(gè)性化服務(wù)，內(nèi)容包括但不限于：——儀式服務(wù)(參見(jiàn)附錄E);——臨時(shí)文件資料影印服務(wù)；——會(huì)議有需表決的，應(yīng)配合委托方配備表決器等設(shè)備；——對(duì)于桌、椅擺放有特別要求的，在確認(rèn)需求后，制定專(zhuān)屬方案，并于會(huì)前安排妥當(dāng)；——為有需要的參會(huì)人員提供車(chē)票、機(jī)票預(yù)訂服務(wù)；——提供無(wú)障礙設(shè)施服務(wù)。5會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)綜合管理要求5.1.1依法獲得相關(guān)執(zhí)業(yè)資質(zhì)，其主營(yíng)業(yè)務(wù)或兼營(yíng)業(yè)務(wù)包括會(huì)議服務(wù)。5.1.2遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，遵守職業(yè)道德和商業(yè)道德規(guī)范。5.1.3應(yīng)有健全的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)組織架構(gòu)和規(guī)章制度，宜通過(guò)質(zhì)量管理體系認(rèn)證。5.2從業(yè)人員管理會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)具備良好的個(gè)人素質(zhì)和服務(wù)技能，包括但不限于：——政治立場(chǎng)堅(jiān)定，遵守相關(guān)法律法規(guī)；——身體健康，具備崗位要求的身體條件；--相貌端正，形象氣質(zhì)良好，普通話標(biāo)準(zhǔn)；4——會(huì)議管理和會(huì)議服務(wù)的理論知識(shí)；——會(huì)議服務(wù)人員操作技能；——會(huì)議服務(wù)人員心理素質(zhì)；—會(huì)議服務(wù)人員職業(yè)道德；—應(yīng)對(duì)會(huì)議常見(jiàn)突發(fā)情況；——傳染病防控相關(guān)知識(shí)和技能。會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)落實(shí)衛(wèi)生防疫相關(guān)規(guī)定，確保衛(wèi)生安全。應(yīng)根據(jù)國(guó)家和上海市呼吸道傳染病疫情防56會(huì)議服務(wù)監(jiān)管評(píng)價(jià)與改進(jìn)會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)管評(píng)價(jià)，主要措施包括但不限于：——對(duì)會(huì)議服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查；——對(duì)會(huì)議服務(wù)進(jìn)行滿意度測(cè)評(píng)；會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)收集的服務(wù)反饋信息進(jìn)行分析處理，找出產(chǎn)生不合格服務(wù)項(xiàng)的原因，制定并落實(shí)6(資料性)會(huì)議用品A.1原則要求A.1.1會(huì)議用品的擺放應(yīng)整齊干凈、方便使用。A.1.2會(huì)議用品的擺放應(yīng)規(guī)范合理、橫齊豎直。A.2會(huì)議用品擺放A.2.1.1茶杯應(yīng)擺放在臺(tái)面右上方的杯墊之上，杯柄統(tǒng)一朝右平行或水平向下45°,每個(gè)茶杯間距相等。A.2.1.2會(huì)議提供瓶裝水時(shí)，瓶裝水應(yīng)放在茶杯左側(cè)，與茶杯平行擺放。A.2.2.2記錄紙宜選用A4紙或會(huì)議主辦單位抬頭稿紙，疊放于會(huì)議資料下面。A.2.2.3記錄筆宜選用HB鉛筆、黑色簽字筆，鉛筆筆尖呈圓錐形，應(yīng)于會(huì)議前削好。記錄筆于會(huì)議材料上端居中擺放。A.2.2.4其他文具應(yīng)集中放置于會(huì)議室固定位置處，如參會(huì)人員需要，可向會(huì)議服務(wù)人員取用。A.2.3會(huì)議材料會(huì)議材料由會(huì)議委托方提供，正面向上擺放在每個(gè)座位正前方的桌面上，下端與桌沿取齊。A.2.4席卡A.2.4.1宜選擇三角形席卡，一般長(zhǎng)15cm～20cm,寬7.5cm～10cm,雙面展示。A.2.4.2由會(huì)議委托方確定席卡的座次安排。不同場(chǎng)合的擺放要求參見(jiàn)表A.1。表A.1席卡擺放要求距麥克風(fēng)右側(cè)3cm~4cm、距參會(huì)人員座位桌邊50cm~60A.2.4.3席卡擺放在茶杯的左側(cè)，平行放置。A.2.4.4席卡紙選擇粉紅色或紅色，文字顏色選擇黑色。A.2.4.5席卡字體應(yīng)格式統(tǒng)一、大小合理。A.2.5.1會(huì)議服務(wù)中使用的紙巾宜選用抽紙，擺放在統(tǒng)一的紙巾盒中。7A.2.5.2紙巾盒擺放在相鄰兩個(gè)座位中間。A.3會(huì)后整理A.3.2茶杯的茶垢宜徹底擦洗，清潔干凈后再消毒。8(資料性)設(shè)備保障B.1設(shè)備調(diào)試B.1.1燈光調(diào)試逐個(gè)調(diào)試燈光，檢查其照明效果。單獨(dú)檢查主席臺(tái)投影的燈光效果，同時(shí)還應(yīng)檢查燈光對(duì)主席臺(tái)人員的照射狀況、亮度與顏色等。B.1.2音響調(diào)試B.1.2.1音響宜提前1h打開(kāi)，并將所有有關(guān)的音響設(shè)備連接。抖動(dòng)連接線與移動(dòng)底座，搖動(dòng)麥克風(fēng)接口，測(cè)試音箱與麥克風(fēng)接口處，測(cè)試聲音是否正常；逐個(gè)調(diào)試麥克風(fēng)音量，以不同位置、最遠(yuǎn)距離可以聽(tīng)清并感覺(jué)音量適中為準(zhǔn)。B.1.2.2將音頻連接線連接電腦，測(cè)試聲音效果是否正常，音響應(yīng)避免雜音、電流聲、音頻干擾等。B.1.2.3對(duì)于無(wú)線麥克風(fēng)，應(yīng)檢查電池電量及備用電池情況，確保電量充足，并對(duì)會(huì)議室每個(gè)音箱試音，確保聲音效果正常。B.1.3.1投影設(shè)備連接電腦，檢查電腦是否兼容，不兼容時(shí)可嘗試設(shè)置電腦的分辨率或更換電腦加以解決。B.1.3.2確保投影無(wú)花屏、抖動(dòng)等影響投影效果的現(xiàn)象。3.1.4激光第調(diào)試B.1.4.1確保激光筆電池電量充足，使用完畢后，及時(shí)將電池取下。B.1.4.2確保激光筆上下?lián)Q頁(yè)鍵與光束正常，保證激光筆在一定范圍內(nèi)可正常使用。B.1.5空調(diào)調(diào)試B.1.5.1會(huì)議開(kāi)始前1h打開(kāi)空調(diào)、空氣凈化設(shè)備，以保持場(chǎng)內(nèi)的空氣清新。B.1.5.2應(yīng)根據(jù)季節(jié)變化調(diào)節(jié)溫度和濕度，夏季溫度設(shè)置不低于26℃,冬季溫度設(shè)置不高于20℃;夏季相對(duì)濕度一般為60%,冬季相對(duì)濕度一般為40%,春秋兩季相對(duì)濕度一般為45%;可根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況及參會(huì)人員要求調(diào)節(jié)會(huì)場(chǎng)內(nèi)溫度、濕度。B.1.5.3未開(kāi)啟空調(diào)時(shí)，應(yīng)打開(kāi)新風(fēng)設(shè)備。B.1.6顯示屏調(diào)試B.1.6.1顯示屏電源開(kāi)關(guān)順序：打開(kāi)時(shí)，先打開(kāi)主控計(jì)算機(jī)，后打開(kāi)顯示屏；關(guān)閉時(shí)，先關(guān)閉顯示屏，后關(guān)閉主控計(jì)算機(jī)。B.1.6.2打開(kāi)計(jì)算機(jī)時(shí)，待計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)進(jìn)入主控軟件后，方可打開(kāi)顯示屏電源，避免在全白屏幕狀態(tài)下開(kāi)啟顯示屏。9B.1.6.3顯示屏的電源出現(xiàn)開(kāi)關(guān)頻繁跳閘時(shí)，及時(shí)檢查顯示屏屏體或更換電源開(kāi)關(guān)。B.1.6.4根據(jù)顯示屏屏體、控制部分所處環(huán)境情況，必要時(shí)采取防鼠防蟲(chóng)措施。B.1.7視頻會(huì)議設(shè)備調(diào)試技術(shù)人員解決。B.1.7.2調(diào)試結(jié)束后，不得改變?cè)O(shè)備的任何設(shè)置，并確保所有視頻會(huì)議設(shè)備都配置不間斷電源。B.2會(huì)中保障B.2.1根據(jù)麥克風(fēng)使用者的發(fā)聲狀況調(diào)節(jié)有關(guān)設(shè)備。B.2.2會(huì)中監(jiān)視多媒體播出質(zhì)量，并根據(jù)會(huì)議要求配合做好鏡頭切換、視頻播放、音頻切換等操作。B.2.3根據(jù)會(huì)議的進(jìn)度，調(diào)整機(jī)房電腦的內(nèi)容和切換會(huì)場(chǎng)電腦以及外接電腦的信號(hào)與音量。B.2.4會(huì)場(chǎng)音視頻設(shè)備需備份，確保一路設(shè)備故障時(shí)，另一路設(shè)備可動(dòng)態(tài)切換至工作狀態(tài)。B.3會(huì)后整理會(huì)議結(jié)束后，斷開(kāi)視頻設(shè)備連接，關(guān)閉各類(lèi)會(huì)議設(shè)備，切斷電源，進(jìn)行會(huì)后整理，并記錄使用情況。(資料性)會(huì)場(chǎng)巡視、茶水服務(wù)C.1茶具的準(zhǔn)備C.1.1茶具選擇各種茶具的選擇參見(jiàn)表C.1。表C.1茶具準(zhǔn)備要求正式會(huì)議時(shí)使用非正式場(chǎng)合使用或者根據(jù)委托方要求與茶杯搭配使用C.1.2茶具檢查使用前對(duì)茶杯進(jìn)行檢查，確保茶具清潔、無(wú)破損且經(jīng)過(guò)消毒。茶水溫度要求如下：——綠茶水溫控制在80℃左右為宜；——紅茶水溫控制在95℃左右為宜；—咖啡水溫控制在85℃左右為宜；——其他茶水保持適當(dāng)溫度或根據(jù)會(huì)議需要提供個(gè)性化服務(wù)。C.1.4茶具擺放茶具統(tǒng)一擺放在參會(huì)人員右前側(cè)，整體保持整齊一致；杯柄統(tǒng)一朝右平行或水平向下45°。C.2續(xù)茶要求C.2.1會(huì)議開(kāi)始20min續(xù)第一次茶水，之后每隔30min續(xù)一次茶水。C.2.3續(xù)茶水時(shí)，用左手的小指和無(wú)名指夾起杯蓋，用大拇指、食指、中指握住杯柄，將茶杯端起，右手握住水瓶，側(cè)身略彎腰將水倒入杯中，續(xù)水以茶杯容量的70%~80%為宜，續(xù)水后將茶杯恢復(fù)到初始狀態(tài)或參會(huì)人員的原使用狀態(tài)。C.2.4續(xù)茶水時(shí)，輕拿輕放，茶水不應(yīng)濺出茶杯，如有滴水，及時(shí)用隨身紙巾吸干。C.3會(huì)場(chǎng)巡視在會(huì)議期間，應(yīng)對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行巡視，包括但不限于：——節(jié)約能源資源，合理設(shè)定空調(diào)溫度；——音響聲音適中，將麥克風(fēng)調(diào)整到最佳狀態(tài)；無(wú)線麥克風(fēng)根據(jù)使用情況及時(shí)更換電池；——燈光亮度與投影互相協(xié)調(diào)，保證觀眾能看清屏幕與主講人；——有臨時(shí)參加會(huì)議人員，為其提供座椅；——及時(shí)增添茶水或替換瓶裝水；——滿足與會(huì)人員其他需求(傳遞文件資料、無(wú)線麥克風(fēng)等)。(資料性)突發(fā)情況處理程序D.1緊急停電處理程序緊急停電時(shí)，應(yīng)采取應(yīng)急處理措施，包括但不限于：——通知工程人員并啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案；——安撫參會(huì)人員情緒；——如不能恢復(fù)供電，經(jīng)委托方同意后中斷會(huì)議，組織人員疏散；——聯(lián)系會(huì)議委托方說(shuō)明情況。D.2火災(zāi)事故處理程序發(fā)生火災(zāi)事故時(shí)，應(yīng)采取應(yīng)急處理措施，包括但不限于：——立即通知相關(guān)部門(mén)并啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)情況進(jìn)行有效處置；——打開(kāi)所有會(huì)議室門(mén)，指引人員使用衣物蒙鼻、彎腰有秩序地撤離現(xiàn)場(chǎng)；——安撫參會(huì)人員情緒；——聯(lián)系會(huì)議委托方說(shuō)明情況。D.3突發(fā)疾病處理程序D.3.1當(dāng)參會(huì)人員突發(fā)疾病時(shí)，應(yīng)采取應(yīng)急處理措施，現(xiàn)場(chǎng)有醫(yī)療保障人員的，及時(shí)聯(lián)系醫(yī)療保障人員；現(xiàn)場(chǎng)沒(méi)有醫(yī)療保障人員的，及時(shí)撥打120急救電話。D.3.2根據(jù)情況，在專(zhuān)業(yè)人員指導(dǎo)下采取臨時(shí)救助措施?！柝剩喝☆^低腳高姿勢(shì)的臥位，解開(kāi)衣領(lǐng)和腰帶，保持周?chē)諝饬魍?，保持現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境安靜，如患者蘇醒，可提供熱茶促進(jìn)其恢復(fù)；——中暑：應(yīng)當(dāng)立即將患者移到陰涼處，并保持周?chē)L(fēng)，解開(kāi)衣扣，用各種方法幫助身體散熱；幫助服用解暑藥物，并按壓人中、虎口等穴位幫助恢復(fù)意識(shí)；——心臟病突發(fā)：讓患者深呼吸，保持患者周?chē)察o和空氣流通，安撫患者情緒，協(xié)助患者服藥，根據(jù)需要使用心臟自動(dòng)除顫儀(AED)設(shè)備；——癲癇：病人強(qiáng)直期張口時(shí)，放入折疊的毛巾，陣攣期不要強(qiáng)行放入，以免傷害病人。發(fā)作期使患者平臥，松開(kāi)衣領(lǐng)，頭轉(zhuǎn)向一側(cè)，以利于呼吸道分泌物及嘔吐物排出，防止流入氣管引起嗆咳窒息。D.3.3安撫其他人員情緒。D.3.4做好急救人員前往突發(fā)疾病人員處的引導(dǎo)工作，維護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)秩序。D.4設(shè)備故障處理程序D.4.1麥克風(fēng)嘯叫麥克風(fēng)出現(xiàn)嘯叫時(shí)，應(yīng)采取應(yīng)急處理措施，包括但不限于：——將麥克風(fēng)與主講人移開(kāi)5cm～10cm;——及時(shí)聯(lián)系會(huì)議委托方負(fù)責(zé)人，做好溝通工作；——會(huì)議結(jié)束后，由設(shè)備負(fù)責(zé)人系統(tǒng)檢查；——做好相關(guān)服務(wù)記錄。D.4.2音響出現(xiàn)雜音音響出現(xiàn)雜音，應(yīng)采取應(yīng)急處理措施，包括但不限于：——將有線麥克風(fēng)靜音；—將帶有麥架的無(wú)線麥克風(fēng)擺在發(fā)言人面前代替有線麥克風(fēng)；——及時(shí)聯(lián)系會(huì)議委托方負(fù)責(zé)人，做好溝通工作；——會(huì)議結(jié)束后，由設(shè)備負(fù)責(zé)人系統(tǒng)檢查；——做好相關(guān)服務(wù)記錄。D.4.3投影儀無(wú)法使用投影儀無(wú)法使用時(shí)，應(yīng)采取應(yīng)急處理措施，包括但不限于：——-設(shè)備負(fù)責(zé)人員及時(shí)檢修；——如無(wú)法馬上恢復(fù)，啟用備用投影儀，或更換會(huì)議室；——及時(shí)聯(lián)系會(huì)議委托方負(fù)責(zé)人，做好溝通工作；——會(huì)議結(jié)束后，由設(shè)備負(fù)責(zé)人系統(tǒng)檢查；——做好相關(guān)服務(wù)記錄。D.5會(huì)場(chǎng)秩序維護(hù)D.5.1場(chǎng)內(nèi)人員聲音過(guò)大時(shí)，會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)給予輕聲提醒。D.5.2如有人尋釁滋事，會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)通知安保人員迅速將其帶離現(xiàn)場(chǎng)，同時(shí)通知相關(guān)部門(mén)協(xié)助處理。(資料性)E.1.1簽字儀式E.1.1.1會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)確認(rèn)儀式需求信E.1.1.7簽字臺(tái)兩側(cè)各有一名服務(wù)員提供助簽服務(wù)。E.1.2.1會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)確認(rèn)儀式需求信息，并制定方案。E.1.2.3準(zhǔn)備托盤(pán)和紅色絲絨布。E.1.2.4儀式前30min完E.2.1簽字儀式簽人兩側(cè)。E.3儀式后整理E.3.1送賓E.3.2檢查遺留物品發(fā)現(xiàn)遺留物品及時(shí)歸還，如來(lái)賓已離去，應(yīng)及時(shí)上交并做好記錄，通知會(huì)議委托方。(資料性)迎賓服務(wù)F.1準(zhǔn)備工作會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)確認(rèn)來(lái)賓接待服務(wù)需求信息，并準(zhǔn)備服務(wù)過(guò)程中所需的用品。F.1.2人員配備F.1.2.1根據(jù)接待來(lái)賓的具體情況，可安排具有相應(yīng)特長(zhǎng)的工作人員提供來(lái)賓服務(wù)。F.1.2.2來(lái)賓接待人員應(yīng)具備相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，包括但不限于：——了解場(chǎng)館周邊交通路線和服務(wù)設(shè)施等信息；——掌握會(huì)議場(chǎng)館功能區(qū)域及配套設(shè)施情況、場(chǎng)館開(kāi)放項(xiàng)目、重大活動(dòng)的安排情況以及主要服務(wù)產(chǎn)品的信息；——熟悉各類(lèi)突發(fā)情況的處置流程，掌握基本的消防知識(shí)、急救知識(shí)；——掌握崗位所需的語(yǔ)言技能，普通話水平宜在二級(jí)乙等或以上；——掌握禮儀服務(wù)的基本知識(shí)；——了解各地的風(fēng)俗習(xí)慣，能夠自如地進(jìn)行各種禮節(jié)的應(yīng)對(duì)。F.2迎賓服務(wù)F.2.1.1會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)根據(jù)實(shí)際情況確定迎賓服務(wù)員的禮儀著裝，著裝應(yīng)統(tǒng)一。F.2.1.2環(huán)境溫度高于25℃時(shí)，宜著短袖禮儀服。F.2.1.3環(huán)境溫度在10℃~25℃之間時(shí)，宜著長(zhǎng)袖禮儀服。F.2.1.4環(huán)境溫度低于10℃時(shí)，在禮儀服外宜配以合適的禮儀保暖服飾。F.2.1.5當(dāng)周邊環(huán)境主要為冷色調(diào)時(shí)，宜選用暖色調(diào)禮儀服。F.2.1.6當(dāng)周邊環(huán)境主要為暖色調(diào)時(shí)，宜選用冷色調(diào)禮儀服。發(fā)型、妝容保持互相一致，避免出現(xiàn)差別過(guò)大的現(xiàn)象。F.2.3.1雙位迎賓排列時(shí)，迎賓服務(wù)員分列禮儀迎賓門(mén)前(入口處)兩側(cè)，距禮儀迎賓門(mén)門(mén)框40cm為宜。F.2.3.2多位迎賓排列要求如下：——第1、2位迎賓服務(wù)員站位同雙位迎賓排列；——第3、4位迎賓服務(wù)員站位在第1、2位距禮儀迎賓門(mén)較遠(yuǎn)的一側(cè)，與同側(cè)迎賓服務(wù)員間距20cm——4位以上的迎賓服務(wù)員排列方式以此類(lèi)推。F.2.4服務(wù)規(guī)范F.2.4.2來(lái)賓通過(guò)禮儀迎賓門(mén)時(shí)，隨著來(lái)賓的行進(jìn)，面向來(lái)賓慢慢轉(zhuǎn)身，微笑，行注目禮。F.2.4.3來(lái)賓離開(kāi)場(chǎng)館前15min,在出口處待命，準(zhǔn)備送賓。F.2.4.4面向來(lái)賓行進(jìn)的方向，在來(lái)賓通過(guò)出口處時(shí)鞠躬(30°左右)并致歡送詞。F.2.4.5隨來(lái)賓的行進(jìn)，面向來(lái)賓慢慢轉(zhuǎn)身，微笑目送來(lái)賓離去。(資料性)G.1儀表要求G.1.1服裝G.1.1.1一般要求G.1.1.1.1根據(jù)實(shí)際情況，選擇會(huì)議服務(wù)人員服裝、配飾，選擇款式相同的工鞋，保證會(huì)議服務(wù)人員服裝、配飾的顏色、樣式統(tǒng)一。G.1.1.1.2工裝外不得顯露個(gè)人物品，衣袋、褲袋整理平整，勿顯鼓起，保持工裝干凈、平整，無(wú)破損。G.1.1.2著裝要求G.1.1.2.1女士應(yīng)統(tǒng)一著裝。著裙裝時(shí)，西裙宜配長(zhǎng)襪和工鞋，西裙長(zhǎng)度于膝蓋上3cm;著褲裝時(shí)，西褲G.1.1.2.2男士應(yīng)統(tǒng)一著裝。著裝干凈整潔，制服不得敞開(kāi)，紐扣扣合整齊，襯衫不拖沓在外，按要求佩戴統(tǒng)一領(lǐng)帶或領(lǐng)結(jié)，領(lǐng)帶下端處于皮帶扣中間，領(lǐng)結(jié)佩戴端正。G.1.2服務(wù)號(hào)牌佩戴服務(wù)人員統(tǒng)一佩戴服務(wù)號(hào)牌，服務(wù)號(hào)牌端正佩戴于左胸襟處。服務(wù)人員宜著統(tǒng)一深色軟底工作皮鞋，皮鞋干凈無(wú)破損。G.1.4襪子G.1.4.1女士著西裙時(shí)宜穿長(zhǎng)筒肉色絲襪，并保持絲襪干凈、完好，不宜穿短襪或不穿襪；著褲裝時(shí)，宜穿肉色短簡(jiǎn)襪。G.1.4.2男士宜穿深色長(zhǎng)襪，不應(yīng)穿淺色短筒襪。G.1.5飾品不宜佩戴各類(lèi)飾品，可按工作場(chǎng)合要求統(tǒng)一佩戴黨徽、團(tuán)徽等。G.1.6.1女士發(fā)型整齊，無(wú)散發(fā)，盤(pán)發(fā)至統(tǒng)一位置并統(tǒng)一發(fā)飾；不留長(zhǎng)指甲，保持指甲清潔，不涂有色指甲G.1.6.2男士發(fā)型整齊，不留長(zhǎng)發(fā)及怪異發(fā)型，鬢角不過(guò)耳；不留長(zhǎng)指甲，保持指甲整潔；不噴香水，無(wú)濃烈氣味。G.2儀態(tài)要求腳略前，左腳略后，前腳腳跟向后腳腳背處靠攏。G.2.1.2男士站姿G.2.2行姿身體重心稍向前，頭朝正前方，目光平視，面帶微笑，上身正直不動(dòng)，兩肩水平不明顯搖擺，兩臂擺動(dòng)G.2.3坐姿G.2.3.2男士坐姿G.2.4學(xué)引G.2.4.2為參會(huì)人員導(dǎo)引時(shí)，應(yīng)走在參會(huì)人員側(cè)前方，保持兩步距離。G.2.4.3遇拐彎或臺(tái)階處，應(yīng)回頭向參會(huì)人員說(shuō)“請(qǐng)當(dāng)心”等提示G.2.4.5走廊中遇到參會(huì)人員時(shí)，主動(dòng)側(cè)身禮讓。G.2.4.6為參會(huì)人員送行時(shí)，應(yīng)在參會(huì)人員的側(cè)后方，距離大于半步，不超過(guò)兩步。G.2.5笑容面部保