T-SIA 033-2022 單套制管理模式下電子檔案運行體系指南

T/SI12-5發(fā)布2022-12-5實施中國軟件行業(yè)協(xié)會團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)1 2 3 4 4 43.1電子文件ELECTRONICRECORDS 43.2電子檔案ELECTRONICARCHIVES 43.3電子檔案管理ELECTRONICARCHIVEMANAGEMENT 43.4電子檔案單套制管理SINGLESETMANAGEMENTOFELECTRONICARCHIVES 43.5電子檔案管理能力ELECTRONICARCHIVEMANAGEMENTABILITY 53.6電子檔案管理系統(tǒng)ELECTRONICARCHIVEMANAGEMENTSYSTEM 5 5 5 6 6 6 6 7 7 7 7 7 7 8 8 8 中國軟件行業(yè)協(xié)會團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)2本文件起草單位：中國軟件行業(yè)協(xié)會信息資源與檔案大數(shù)據(jù)分會、北京聯(lián)合大學(xué)、安徽寶葫蘆信息科技集團(tuán)股份有限公司、北京星震同源數(shù)字系統(tǒng)股份有限公司、北京漢王數(shù)字科技有限公司、申江萬國數(shù)據(jù)信息股份有限公司、同方鼎欣科技股份有限公司、中國軟件行業(yè)協(xié)會團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)3受社會和技術(shù)等各種復(fù)雜因素的影響，進(jìn)入信息社會以來，我國檔案工作基本以紙質(zhì)和電子雙套管理模式為主。雙套管理模式是檔案管理對象由紙質(zhì)文件過渡到電子文件抬高了社會運行成本，降低了工作效能。如何實現(xiàn)僅以電子形式進(jìn)行歸檔和管理的檔案單套制管理模式，是檔案事業(yè)面臨的重要課題。隨著數(shù)字中國國家戰(zhàn)略的全面實施，國月20日修訂通過的《中華人民共和國檔案法》為電子檔案單套制管理提供了充分的法律要素合規(guī)”等法律制度規(guī)定既為電子檔案確立了法律地位，又為單套制管理創(chuàng)設(shè)了指導(dǎo)規(guī)則和法律支撐，相當(dāng)一部分檔案館和立檔單位已經(jīng)開始全面實施電子檔案的單套制管在不再保留紙質(zhì)備份的管理模式下，如何有效維護(hù)電子檔案的真實性、完整性、可其特殊難度和復(fù)雜性。單套制管理模式下，電子檔案的管理者能不能建立一種行之有效的電子檔案運行體系，持續(xù)維護(hù)電子檔案的四性，已經(jīng)成為一個亟待解決的重要社會問本文件的實施將指導(dǎo)和促進(jìn)電子檔案單套制管理工作，通過全面強化檔案管理機(jī)構(gòu)管理科學(xué)化水平、全面強化檔案管理過程管控、全面強化檔案管理能力的方式，為檔案管理機(jī)構(gòu)構(gòu)建一個能夠確保檔案四性的電子檔案運行體系。這個體系既是一個以電子檔案運行為中心的管理體系，也是一個使人們確信經(jīng)過全面科學(xué)管理的電子檔案能滿足四按照本文件建設(shè)，并通過第三方測評評估認(rèn)證機(jī)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)符合性評估認(rèn)定的檔案管理機(jī)構(gòu)，將形成一個確保電子檔案運行的科學(xué)管理體系。該體系的存在和運行可以實現(xiàn)種保證：依法高效優(yōu)質(zhì)履行電子檔案管理職責(zé)，有效維護(hù)電子檔案四性，在該檔案管理級各類領(lǐng)導(dǎo)者和工作人員提供一種警示：必須實現(xiàn)電子檔案的科學(xué)管理要求，保持整體責(zé)的機(jī)構(gòu)提供一種承諾：未來所移交的電子檔案是具有四性保障的，是可以長期有效保中國軟件行業(yè)協(xié)會團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)4本文件是單套制管理模式下電子檔案運行體系建立、實施和改進(jìn)的基本指南，提供本文件適用于檔案行政主管部門對機(jī)構(gòu)在單套制管理模式下建設(shè)的電子檔案運行體系進(jìn)行考核評估和監(jiān)督檢查；適用于社會第三方測評評估認(rèn)定機(jī)構(gòu)對電子檔案單套制管理水平和保障水平進(jìn)行符合性評估認(rèn)定；也適用于機(jī)構(gòu)加強單套制管理模式下電子檔案下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版GB/T26162—2021信息與文獻(xiàn)文件（檔案）管GB/T39362—2020黨政機(jī)關(guān)電DA/T47—2009版式電子文件長期國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計算機(jī)等電3.3電子檔案管理electron3.4電子檔案單套制管理single中國軟件行業(yè)協(xié)會團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)53.5電子檔案管理能力electronicarch3.6電子檔案管理系統(tǒng)electronic單套制管理模式下電子檔案運行體系（以下簡稱為電子檔案運行體系）是確保電子——在主要用于機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理的情況下，電子檔案運行體系是以電子檔案管理科學(xué)——在需要接受國家各級檔案行政主管部門考核評估和監(jiān)督檢查，以及接受社會第三方測評評估認(rèn)證機(jī)構(gòu)評估認(rèn)證的情況下，電子檔案運行體系是電子檔案科學(xué)管理的保——預(yù)防與控制。即以預(yù)防性的活動控制電子檔案管理全過程，避免發(fā)生問題。為此，將電子檔案運行體系各要素組織起來，有利于對影響管理科學(xué)化水平的全部運作過——反應(yīng)和糾正。在管理過程中發(fā)生各種問題特別是失誤時，具有可追溯、可改正——電子檔案管理成果能滿足特定服務(wù)對象的需要和期望，充分考慮了社會和環(huán)境——重點在于預(yù)防失誤和問題的發(fā)生，而不是依靠事后的檢查，同時，一旦發(fā)生事6電子檔案運行體系的運行特點是：在電子檔案管理完整過程中，依照體系文件規(guī)定的方式、方法和流程運行，電子檔案管理過程、電子檔案運行體系運作過程被各種形式電子檔案管理系統(tǒng)的功能宜滿足電子檔案管理流程與管理質(zhì)量需要，符合GB/T宜建立作為電子檔案運行依據(jù)的文件體系。電子檔案運行體系所有構(gòu)成要素的相應(yīng)要求和規(guī)定均宜以文件形式給出，電子檔案運行體系運作的基本過程和主要結(jié)果均宜被真實記錄，作為電子檔案運行依據(jù)的文件體系。電子檔案運行體系文件記錄可以任何一電子檔案運行方針中宜體現(xiàn)本單位電子檔案管理在單套制環(huán)境下的指導(dǎo)思想，體現(xiàn)檔案管理中服務(wù)職能的地位作用，以及本機(jī)構(gòu)和社會各方面對電子檔案管理服務(wù)及其發(fā)電子檔案運行方針的主要內(nèi)容包括：在電子檔案管理方面的總的方向和機(jī)構(gòu)需求及社會需求、在檔案管理特別是服務(wù)方面欲樹立的形象和聲譽、開展檔案管理工作的指導(dǎo)7電子檔案運行體系宜具備一整套反映客觀規(guī)律及其要求的合法、合理、簡便、有效的工作程序規(guī)范和工作制度規(guī)范。一切需要規(guī)范并可以規(guī)范的工作過程均制定有程序，一切需要規(guī)范并可以規(guī)范的工作行為均制定有規(guī)章制度或標(biāo)準(zhǔn)。所有程序、方針，電子檔案管理系統(tǒng)運行維護(hù)制度，電子文件歸檔范圍，電子檔案分類方案與保管備份策略、電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移策略、電子檔案數(shù)據(jù)恢復(fù)方案、電子檔案管理應(yīng)急處置——辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)。辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)宜符合DA/T8中國軟件行業(yè)協(xié)會團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)9（規(guī)范性）單套制管理模式下電子檔案運行體系可行性評估指標(biāo)針開放審核、利度范范求范范涵蓋電子檔案管理突發(fā)事件應(yīng)急準(zhǔn)備、應(yīng)急響確保在電子文件形成和辦理過程中隨時捕獲擬確保電子文件元數(shù)據(jù)與電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)一起通過文件掃描并著錄元數(shù)據(jù)、電子文件上傳掛依據(jù)檔案類別，按照國家相關(guān)規(guī)定，以卷/件為對完成組