物業(yè)采購管理制度

物業(yè)采購管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范物業(yè)采購行為，加強采購管理，確保采購工作的高效、有序進行，保證所采購的物資和服務符合物業(yè)運營需求，控制采購成本，提高經濟效益，特制定本制度。

（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)管理公司各部門涉及的各類物資采購、服務采購等活動。

（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)物業(yè)實際運營需要，合理確定采購數(shù)量和規(guī)格，避免盲目采購。2.質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質量可靠、性能穩(wěn)定的物資和服務，確保滿足物業(yè)使用和管理要求。3.成本控制原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。4.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商享有平等的競爭機會。5.合規(guī)合法原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司內部規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。

二、采購組織與職責（一）采購決策機構成立采購管理委員會，由物業(yè)管理公司高層管理人員組成，負責審議和決策重大采購項目、采購政策及采購預算等事項。

（二）采購執(zhí)行部門1.采購部負責制定采購計劃，組織實施采購活動，包括供應商的選擇、詢價、談判、合同簽訂等工作。建立和維護供應商檔案，定期對供應商進行評估和管理。跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調解決采購過程中的問題。負責采購數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析，為采購決策提供支持。2.需求部門根據(jù)物業(yè)運營需要，提出物資和服務的采購需求，并提供詳細的技術規(guī)格、質量要求等信息。參與采購過程中的技術談判和驗收工作，確保所采購的物資和服務符合實際需求。負責對采購物資和服務的使用情況進行反饋和評價。

（三）其他相關部門1.財務部負責審核采購預算，監(jiān)督采購資金的使用。參與采購合同的審核，確保合同中的財務條款合理合規(guī)。負責采購費用的核算和支付工作。2.法務部審核采購合同，確保合同的合法性和有效性。為采購活動提供法律咨詢和支持，處理采購過程中的法律事務。

三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)物業(yè)運營計劃和實際需求，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計采購時間、用途等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人對采購申請進行審核，確認需求的合理性和必要性，簽字批準后提交采購部。

（二）采購計劃制定1.采購部收到采購申請后，進行匯總和分析，結合庫存情況，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、采購方式等內容。2.對于金額較大、影響物業(yè)運營的重要采購項目，采購部應組織相關人員進行可行性研究和風險評估，形成評估報告后提交采購管理委員會審議。

（三）供應商選擇與管理1.供應商開發(fā)采購部通過多種渠道收集供應商信息，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，建立供應商資源庫。對潛在供應商進行初步篩選，考察其資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平等方面，確定入圍供應商名單。2.供應商評估定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、售后服務、價格水平、合作態(tài)度等方面。采購部根據(jù)評估結果，對供應商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、不合格供應商。對于優(yōu)秀供應商，可給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策；對于不合格供應商，應及時淘汰。3.供應商選擇根據(jù)采購計劃和物資或服務的要求，從合格供應商名單中選擇合適的供應商進行詢價。采購部向供應商發(fā)出詢價函，明確采購物資或服務的規(guī)格、數(shù)量、質量要求、交貨期、價格等內容，要求供應商在規(guī)定時間內報價。對供應商的報價進行比較和分析，綜合考慮質量、價格、交貨期等因素，選擇最優(yōu)供應商。對于金額較大的采購項目，可采用招標、競爭性談判等方式確定供應商。

（四）采購合同簽訂1.采購部與選定的供應商協(xié)商合同條款，起草采購合同。合同應明確雙方的權利和義務，包括物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等內容。2.采購合同初稿提交法務部審核，法務部對合同的合法性、有效性進行審查，提出修改意見。采購部根據(jù)法務部的意見對合同進行修改完善后，提交財務部審核合同中的財務條款。3.采購部將審核通過的采購合同提交公司領導審批，審批通過后與供應商簽訂正式合同。

（五）采購訂單下達1.采購合同簽訂后，采購部根據(jù)合同內容下達采購訂單。采購訂單應明確采購物資或服務的詳細信息、交貨時間、交貨地點等內容，并發(fā)送給供應商。2.采購部跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調，確保供應商按時、按質、按量交付物資或服務。

（六）驗收與付款1.驗收物資或服務到貨前，采購部通知需求部門做好驗收準備工作。物資或服務到貨后，需求部門按照合同約定的質量標準和驗收方式進行驗收。驗收合格后，需求部門填寫《驗收單》，并簽字確認。如驗收不合格，需求部門應及時通知采購部與供應商協(xié)商解決。2.付款采購部根據(jù)驗收情況和合同約定，填寫《付款申請單》，附上驗收單、發(fā)票等相關憑證，提交財務部審核。財務部對付款申請進行審核，審核通過后提交公司領導審批。審批通過后，財務部按照合同約定的付款方式辦理付款手續(xù)。

四、采購預算管理（一）預算編制1.每年末，采購部根據(jù)物業(yè)管理公司的年度運營計劃和物資設備更新計劃，結合歷史采購數(shù)據(jù)，編制下一年度的采購預算草案。2.采購預算草案應包括采購項目、采購金額、采購時間等內容，并按照不同的費用科目進行分類匯總。3.采購部將采購預算草案提交財務部審核，財務部根據(jù)公司的財務狀況和資金安排，對采購預算進行審核和調整，形成年度采購預算方案。

（二）預算執(zhí)行與控制1.采購部嚴格按照年度采購預算執(zhí)行采購活動，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照規(guī)定的程序進行審批。2.財務部定期對采購預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行過程中存在的問題。對于超預算采購的項目，財務部有權拒絕付款，并要求采購部說明原因。

五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。2.針對識別出的風險，采購部制定相應的風險應對措施，明確責任人和時間節(jié)點，降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。

（二）風險應對措施1.市場風險關注市場動態(tài)，及時了解物資和服務的價格波動情況，通過與供應商協(xié)商、簽訂長期合同等方式，鎖定采購價格，降低市場風險。建立市場信息收集和分析機制，定期收集行業(yè)信息、市場價格信息等，為采購決策提供參考。2.供應商風險加強對供應商的管理和評估，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商合作。與供應商簽訂詳細的合同條款，明確雙方的權利和義務，約定違約責任，降低供應商違約風險。建立供應商備用機制，在主要供應商出現(xiàn)問題時，能夠及時切換到備用供應商，保證物資和服務的供應。3.質量風險在采購合同中明確質量標準和驗收方式，加強對采購物資和服務的質量檢驗和驗收工作。要求供應商提供質量保證文件和售后服務承諾，對質量不合格的物資和服務，及時要求供應商進行更換或處理。定期對供應商的產品質量進行評估和考核，對于質量問題嚴重的供應商，及時淘汰。4.合同風險采購合同簽訂前，必須經過法務部和財務部的審核，確保合同的合法性和有效性。加強對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中存在的問題。建立合同檔案管理制度，對采購合同進行分類歸檔，妥善保管，以備查閱。5.付款風險嚴格按照合同約定的付款方式和時間付款，避免逾期付款給公司帶來不良影響。加強對發(fā)票的審核和管理，確保發(fā)票的真實性、合法性和有效性。建立付款風險預警機制，對可能出現(xiàn)付款風險的供應商提前進行溝通和協(xié)調，采取相應的措施防范風險。

六、采購監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否規(guī)范、采購資金使用是否合理等。2.采購部定期向公司領導匯報采購工作情況，接受公司內部的監(jiān)督和檢查。

（二）外部監(jiān)督1.主動接受業(yè)主委員會、相關政府部門等外部機構的監(jiān)督和檢查，及時回應他們對采購工作的關切