人事檔案管理制度

人事檔案管理制度?1.目的為了加強(qiáng)公司人事檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高人事管理工作效率和質(zhì)量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。3.基本原則人事檔案管理遵循真實(shí)、完整、保密、及時(shí)的原則，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性。二、人事檔案管理職責(zé)1.人力資源部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善人事檔案管理制度，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)員工人事檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等日常管理工作。負(fù)責(zé)對(duì)人事檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的完整性和安全性。負(fù)責(zé)根據(jù)工作需要，提供人事檔案相關(guān)信息和資料。2.檔案管理人員職責(zé)嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。負(fù)責(zé)檔案的保管和存儲(chǔ)，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，保證檔案的安全。負(fù)責(zé)按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入等手續(xù)。負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理和報(bào)告。三、人事檔案內(nèi)容1.員工基本信息個(gè)人簡歷：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。身份證復(fù)印件：員工身份證正反兩面的復(fù)印件。學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件：最高學(xué)歷和學(xué)位證書的復(fù)印件。專業(yè)技術(shù)資格證書復(fù)印件：專業(yè)技術(shù)資格證書的復(fù)印件。職業(yè)資格證書復(fù)印件：職業(yè)資格證書的復(fù)印件。2.入職材料入職申請(qǐng)表：員工入職時(shí)填寫的申請(qǐng)表。面試評(píng)估表：面試過程中對(duì)員工的評(píng)估記錄。錄用通知書：公司發(fā)放給員工的錄用通知書。體檢報(bào)告：員工入職前的體檢報(bào)告。3.勞動(dòng)合同勞動(dòng)合同書：員工與公司簽訂的勞動(dòng)合同。續(xù)簽、變更、解除、終止勞動(dòng)合同相關(guān)材料：包括續(xù)簽、變更、解除、終止勞動(dòng)合同的協(xié)議、通知等。4.薪酬福利材料工資條：員工每月的工資發(fā)放明細(xì)。獎(jiǎng)金發(fā)放記錄：員工獲得獎(jiǎng)金的相關(guān)記錄。福利申請(qǐng)表：員工申請(qǐng)福利的相關(guān)表格。社保、公積金繳納記錄：員工社保、公積金的繳納情況。5.培訓(xùn)與發(fā)展材料培訓(xùn)申請(qǐng)表：員工參加培訓(xùn)的申請(qǐng)表格。培訓(xùn)記錄：包括培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)成績等。培訓(xùn)證書復(fù)印件：參加培訓(xùn)獲得的證書復(fù)印件。職業(yè)發(fā)展規(guī)劃材料：員工個(gè)人的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃相關(guān)材料。6.績效考核材料績效考核表：員工每月、每季度、每年的績效考核結(jié)果?？冃Х答伱嬲?dòng)涗洠嚎冃Э己私Y(jié)果反饋面談的記錄?？冃Ц倪M(jìn)計(jì)劃：員工針對(duì)績效考核結(jié)果制定的改進(jìn)計(jì)劃。7.獎(jiǎng)懲材料獎(jiǎng)勵(lì)申請(qǐng)表：員工申請(qǐng)獎(jiǎng)勵(lì)的相關(guān)表格。獎(jiǎng)勵(lì)決定文件：公司對(duì)員工的獎(jiǎng)勵(lì)決定文件。處罰通知單：公司對(duì)員工的處罰通知單。違紀(jì)調(diào)查報(bào)告：員工違紀(jì)事件的調(diào)查材料。8.異動(dòng)材料崗位調(diào)動(dòng)申請(qǐng)表：員工崗位調(diào)動(dòng)的申請(qǐng)表格。晉升申請(qǐng)表：員工晉升的申請(qǐng)表格。降職申請(qǐng)表：員工降職的申請(qǐng)表格。離職申請(qǐng)表：員工離職的申請(qǐng)表格。離職交接清單：員工離職時(shí)的工作交接清單。9.其他材料員工榮譽(yù)證書復(fù)印件：員工獲得的各類榮譽(yù)證書復(fù)印件。員工參加社會(huì)活動(dòng)的相關(guān)材料：如志愿者活動(dòng)、公益活動(dòng)等。員工的其他重要材料：如專利證書、著作權(quán)證書等。四、人事檔案收集與整理1.收集要求人力資源部門應(yīng)及時(shí)收集員工的各類人事檔案材料，確保檔案材料的完整性。各部門應(yīng)積極配合人力資源部門，及時(shí)將涉及員工人事檔案的材料移交至人力資源部門。員工應(yīng)主動(dòng)向人力資源部門提交個(gè)人相關(guān)材料，如學(xué)歷學(xué)位證書、職業(yè)資格證書等。2.整理方法檔案管理人員應(yīng)按照檔案內(nèi)容的類別和時(shí)間順序，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄，以便于查閱和管理。對(duì)檔案材料進(jìn)行裝訂，確保材料的整齊和牢固。對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保檔案信息的安全性。五、人事檔案保管1.保管方式人事檔案采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.保管期限人事檔案的保管期限根據(jù)檔案內(nèi)容的性質(zhì)和重要程度確定。一般檔案材料的保管期限為[X]年，重要檔案材料的保管期限為[X]年以上。保管期限屆滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。3.保管環(huán)境檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。檔案保管場(chǎng)所應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。六、人事檔案查閱與借閱1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員查閱人事檔案，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人同意，并填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。公司外部人員查閱人事檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。2.查閱程序查閱人員應(yīng)按照審批后的《人事檔案查閱申請(qǐng)表》上的內(nèi)容進(jìn)行查閱，不得擅自更改查閱內(nèi)容。查閱人員應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案保管場(chǎng)所。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。3.借閱權(quán)限公司內(nèi)部人員借閱人事檔案，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人同意，并填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。公司外部人員借閱人事檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。4.借閱程序借閱人員應(yīng)按照審批后的《人事檔案借閱申請(qǐng)表》上的內(nèi)容進(jìn)行借閱，不得擅自更改借閱內(nèi)容。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，需提前辦理延期手續(xù)。借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完整，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。七、人事檔案轉(zhuǎn)出與轉(zhuǎn)入1.轉(zhuǎn)出程序員工離職時(shí)，人力資源部門應(yīng)按照規(guī)定辦理人事檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)核對(duì)檔案材料是否完整，如有缺失或損壞，應(yīng)及時(shí)通知員工補(bǔ)充或修復(fù)。檔案管理人員應(yīng)將檔案材料整理好，裝入檔案袋，并密封蓋章。檔案管理人員應(yīng)填寫《人事檔案轉(zhuǎn)出申請(qǐng)表》，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批后，將檔案轉(zhuǎn)出至員工新的工作單位或檔案管理機(jī)構(gòu)。2.轉(zhuǎn)入程序員工入職時(shí)，人力資源部門應(yīng)按照規(guī)定辦理人事檔案轉(zhuǎn)入手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)核對(duì)檔案材料是否完整，如有缺失或損壞，應(yīng)及時(shí)通知員工補(bǔ)充或修復(fù)。檔案管理人員應(yīng)將檔案材料整理好，裝入檔案袋，并密封蓋章。檔案管理人員應(yīng)填寫《人事檔案轉(zhuǎn)入申請(qǐng)表》，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批后，將檔案轉(zhuǎn)入公司人事檔案管理系統(tǒng)。八、人事檔案保密與安全1.保密制度檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。查閱和借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。對(duì)違反保密制度的人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.安全措施檔案保管場(chǎng)所應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。對(duì)發(fā)生檔案安全事故的，公司將視情節(jié)輕重追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、人事檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、查閱和統(tǒng)計(jì)分析等功能。通過信息化管理，提高人事檔案管理的工作效率和質(zhì)量，為公司人力資源管理決策提供有力支持。2.信息化管理內(nèi)容檔案數(shù)據(jù)錄入：將紙質(zhì)檔案中的信息錄入到人事檔案信息化管理系統(tǒng)中，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。檔案數(shù)據(jù)維護(hù)：定期對(duì)人事檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，更新和刪除過期或無效的數(shù)據(jù)。檔案數(shù)據(jù)檢索：通過人事檔案信息化管理系統(tǒng)，快速檢索和查詢所需的檔案信息。檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析：利用人事檔案信息化管理系統(tǒng)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司人力資源管理決策提供數(shù)據(jù)支持。3.信息化安全管理建立健全人事檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的安全防護(hù)和管理。對(duì)人事檔案信息化管理系統(tǒng)的用戶進(jìn)行權(quán)限管理，確保不同用戶只能訪問其授權(quán)范圍內(nèi)的檔案信息。定期對(duì)人事檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。十、人事檔案的銷毀1.銷毀條件人事檔案保管期限屆滿，且經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以進(jìn)行銷毀。人事檔案內(nèi)容涉及國家機(jī)密或公司商業(yè)秘密，且已不再需要保存的，可以進(jìn)行銷毀。人事檔案因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞或丟失，無法修復(fù)或補(bǔ)充的，可以進(jìn)行銷毀。2.銷毀程序檔案管理人員應(yīng)填寫《人事檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批后，檔案管理人員應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門人員對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保銷毀檔案的準(zhǔn)