物資采購管理制度25728

物資采購管理制度25728?1.目的為規(guī)范公司物資采購管理工作，確保物資采購活動的公開、公平、公正，降低采購成本，保證物資質(zhì)量，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門物資采購活動，包括生產(chǎn)物資、辦公物資、工程物資等各類物資的采購。3.職責(zé)分工采購部門：負(fù)責(zé)制定采購計劃、組織采購活動、簽訂采購合同、跟蹤采購進(jìn)度及到貨驗收等工作。需求部門：提出物資需求申請，參與采購過程中的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)確定、質(zhì)量驗收等工作。財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、支付貨款、監(jiān)督采購資金使用等工作。質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)對采購物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗和監(jiān)督，確保物資符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。二、采購計劃管理1.需求預(yù)測各需求部門應(yīng)定期對物資需求進(jìn)行預(yù)測，結(jié)合生產(chǎn)計劃、銷售計劃、庫存狀況等因素，填寫《物資需求預(yù)測表》，提交給采購部門。2.采購計劃制定采購部門根據(jù)各需求部門提交的《物資需求預(yù)測表》，結(jié)合庫存情況，制定月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。3.采購計劃審批月度采購計劃經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大采購計劃需經(jīng)總經(jīng)理審批。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇供應(yīng)商篩選：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)物資采購需求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并進(jìn)行初步調(diào)查和評估。實地考察：對于重要物資的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實地考察?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、管理水平、信譽狀況等。供應(yīng)商評估：采購部門會同質(zhì)量部門、需求部門等對潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，填寫《供應(yīng)商評估表》。評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等。合格供應(yīng)商確定：根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，并報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。合格供應(yīng)商名單應(yīng)定期更新。2.供應(yīng)商檔案管理采購部門負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估情況、合作歷史、聯(lián)系方式等內(nèi)容。供應(yīng)商檔案應(yīng)妥善保管，以便查詢和管理。3.供應(yīng)商考核采購部門定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行考核，填寫《供應(yīng)商考核表》。根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的獎懲。對于考核不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)取消其合格供應(yīng)商資格。四、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫《物資采購申請表》，詳細(xì)說明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、需求時間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交給采購部門。2.采購審批采購部門收到《物資采購申請表》后，對采購申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、庫存情況等。對于符合采購條件的申請，采購部門負(fù)責(zé)人簽字后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大采購申請需經(jīng)總經(jīng)理審批。3.采購實施采購方式選擇：采購部門根據(jù)物資特點、采購金額、市場情況等因素，選擇合適的采購方式。采購方式包括招標(biāo)采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。招標(biāo)采購：對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競爭充分的物資采購項目，應(yīng)采用招標(biāo)采購方式。采購部門應(yīng)編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作。詢價采購：對于規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場貨源充足、價格變化幅度小的物資采購項目，可采用詢價采購方式。采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，比較各供應(yīng)商的報價，選擇報價合理、信譽良好的供應(yīng)商進(jìn)行采購。競爭性談判采購：對于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的，技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的，采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的，不能事先計算出價格總額的物資采購項目，可采用競爭性談判采購方式。采購部門與不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。單一來源采購：符合下列情形之一的物資采購項目，可采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采購部門與單一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，確定采購價格和交貨條件等。簽訂采購合同：采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分送財務(wù)部門、需求部門等相關(guān)部門。4.采購跟蹤與到貨驗收采購跟蹤：采購部門應(yīng)建立采購跟蹤機制，及時了解采購合同的執(zhí)行情況。定期與供應(yīng)商溝通，掌握物資生產(chǎn)進(jìn)度、運輸情況等，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。到貨驗收：物資到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗收準(zhǔn)備工作。物資到貨時，采購部門、需求部門和質(zhì)量部門共同對物資進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量狀況等。對于驗收合格的物資，填寫《物資驗收單》；對于驗收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨等事宜。五、采購價格管理1.價格調(diào)查采購部門應(yīng)定期對市場物資價格進(jìn)行調(diào)查，收集同類物資的價格信息，了解價格變動趨勢。價格調(diào)查可通過市場調(diào)研、供應(yīng)商報價、行業(yè)協(xié)會信息等方式進(jìn)行。2.價格談判采購部門在采購過程中，應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行價格談判，爭取合理的采購價格。價格談判應(yīng)根據(jù)市場價格情況、物資質(zhì)量、交貨期等因素進(jìn)行綜合考慮。3.價格審批采購合同中的采購價格應(yīng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于重大采購項目的價格，需經(jīng)總經(jīng)理審批。4.價格調(diào)整如市場價格發(fā)生重大變化，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商調(diào)整采購價格。采購價格調(diào)整應(yīng)簽訂補充協(xié)議，并按原采購價格審批程序進(jìn)行審批。六、采購合同管理1.合同簽訂采購部門應(yīng)按照本制度規(guī)定的采購流程，與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.合同執(zhí)行采購部門和供應(yīng)商應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同的約定履行各自的義務(wù)。采購部門應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.合同變更如因特殊原因需要變更采購合同，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)按原采購合同審批程序進(jìn)行審批。4.合同終止采購合同履行完畢或因其他原因需要終止時，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商辦理合同終止手續(xù)。合同終止后，采購部門應(yīng)將合同執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)和分析。七、采購付款管理1.付款申請采購部門在物資到貨驗收合格后，根據(jù)采購合同約定，填寫《付款申請表》，詳細(xì)說明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等內(nèi)容，并附上采購合同、驗收單、發(fā)票等相關(guān)憑證?！陡犊钌暾埍怼方?jīng)采購部門負(fù)責(zé)人簽字后提交給財務(wù)部門。2.付款審批財務(wù)部門收到《付款申請表》后，對付款申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實性和合法性、付款金額的準(zhǔn)確性等。對于審核通過的付款申請，財務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大付款申請需經(jīng)總經(jīng)理審批。3.付款執(zhí)行財務(wù)部門根據(jù)審批后的付款申請，按照采購合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。付款方式包括支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。八、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別，如市場價格波動風(fēng)險、供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、交貨期風(fēng)險等。2.風(fēng)險評估采購部門會同相關(guān)部門對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。3.風(fēng)險應(yīng)對措施針對不同的風(fēng)險，采購部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。如對于市場價格波動風(fēng)險，可采用套期保值、簽訂長期合同等方式進(jìn)行應(yīng)對；對于供應(yīng)商違約風(fēng)險，應(yīng)加強供應(yīng)商管理，簽訂詳細(xì)的采購合同，并約定違約責(zé)任；對于質(zhì)量風(fēng)險，應(yīng)加強質(zhì)量檢驗和監(jiān)督，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證；對于交貨期風(fēng)險，應(yīng)加強采購跟蹤，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)。九、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對物資采購管理工作進(jìn)行審計，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.采購部門自查采購部門應(yīng)定期對自身的采購管理工作進(jìn)行自查，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷完