會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要管理制度

會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要管理制度?1.目的為了規(guī)范公司會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要的管理，確保會(huì)議信息準(zhǔn)確傳達(dá)、有效保存，提高公司決策效率和執(zhí)行效果，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)會(huì)議、管理層會(huì)議、部門(mén)例會(huì)、專(zhuān)題會(huì)議等。3.職責(zé)分工會(huì)議組織者負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、組織和安排，包括確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等，并提前通知相關(guān)人員。記錄人員負(fù)責(zé)會(huì)議的記錄工作，準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議議程、發(fā)言要點(diǎn)、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理。紀(jì)要撰寫(xiě)人員根據(jù)會(huì)議記錄，負(fù)責(zé)撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要，突出會(huì)議重點(diǎn)和決議事項(xiàng)，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、簡(jiǎn)潔，并按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審核和發(fā)布。參會(huì)人員按照會(huì)議組織者的要求準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，積極參與會(huì)議討論，認(rèn)真履行職責(zé)，遵守會(huì)議紀(jì)律。二、會(huì)議記錄管理1.記錄準(zhǔn)備記錄工具記錄人員應(yīng)提前準(zhǔn)備好會(huì)議記錄所需的工具，如筆記本、電腦等，并確保記錄工具能夠正常使用。熟悉會(huì)議議程記錄人員應(yīng)提前熟悉會(huì)議議程，了解會(huì)議的主題、目的、議程安排等，以便在會(huì)議過(guò)程中能夠有針對(duì)性地進(jìn)行記錄。2.記錄要求準(zhǔn)確完整記錄人員應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議議程、發(fā)言要點(diǎn)、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等，不得遺漏重要信息。清晰明了記錄內(nèi)容應(yīng)清晰、明了，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔，避免使用模糊、歧義的詞匯和句子，確保記錄內(nèi)容易于理解?？陀^真實(shí)記錄人員應(yīng)客觀、真實(shí)地記錄會(huì)議內(nèi)容，不得加入個(gè)人觀點(diǎn)和評(píng)論，確保記錄內(nèi)容的真實(shí)性和客觀性。及時(shí)記錄記錄人員應(yīng)在會(huì)議過(guò)程中及時(shí)記錄，不得拖延，確保記錄內(nèi)容的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。對(duì)于重要的發(fā)言和討論內(nèi)容，應(yīng)盡量記錄原話(huà)。3.記錄內(nèi)容會(huì)議基本信息包括會(huì)議名稱(chēng)、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、參會(huì)人員等。會(huì)議議程按照會(huì)議實(shí)際進(jìn)行的順序記錄會(huì)議議程。發(fā)言?xún)?nèi)容記錄參會(huì)人員的發(fā)言要點(diǎn)，包括姓名、部門(mén)、職務(wù)以及發(fā)言?xún)?nèi)容。對(duì)于重要的發(fā)言，應(yīng)盡量記錄原話(huà)。討論情況記錄會(huì)議討論的過(guò)程和結(jié)果，包括不同觀點(diǎn)的碰撞、達(dá)成的共識(shí)以及未解決的問(wèn)題等。決議事項(xiàng)明確會(huì)議做出的決議事項(xiàng)，包括決議內(nèi)容、責(zé)任人、完成時(shí)間等。其他事項(xiàng)記錄會(huì)議中涉及的其他重要事項(xiàng)，如文件資料的發(fā)放、下一步工作的安排等。4.記錄格式標(biāo)題采用"[會(huì)議名稱(chēng)]會(huì)議記錄"的格式。正文按照上述記錄內(nèi)容的要求，分段記錄會(huì)議的各項(xiàng)信息。簽字記錄人員應(yīng)在會(huì)議記錄的結(jié)尾處簽字，并注明記錄日期。5.記錄存檔定期整理會(huì)議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)及時(shí)對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理，檢查記錄內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，如有遺漏或錯(cuò)誤應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或更正。電子存檔將整理后的會(huì)議記錄以電子文檔的形式保存，文件名應(yīng)按照"[會(huì)議名稱(chēng)][會(huì)議日期]會(huì)議記錄"的格式命名，并存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或文件夾中。紙質(zhì)存檔根據(jù)公司檔案管理的要求，將會(huì)議記錄打印成紙質(zhì)文檔，一式兩份，一份留存公司檔案部門(mén)存檔，一份由記錄人員所在部門(mén)保存。紙質(zhì)文檔應(yīng)按照年度、會(huì)議類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)裝訂，并建立相應(yīng)的索引目錄，以便查閱。三、會(huì)議紀(jì)要管理1.紀(jì)要撰寫(xiě)撰寫(xiě)原則突出重點(diǎn)會(huì)議紀(jì)要應(yīng)突出會(huì)議的重點(diǎn)內(nèi)容和決議事項(xiàng)，避免冗長(zhǎng)、繁瑣的敘述，確保紀(jì)要內(nèi)容簡(jiǎn)潔明了。準(zhǔn)確概括紀(jì)要撰寫(xiě)人員應(yīng)準(zhǔn)確概括會(huì)議討論的主要內(nèi)容和達(dá)成的共識(shí)，不得歪曲會(huì)議原意。邏輯清晰紀(jì)要內(nèi)容應(yīng)邏輯清晰，層次分明，按照會(huì)議討論的順序或決議事項(xiàng)的重要程度進(jìn)行組織。撰寫(xiě)內(nèi)容會(huì)議概述簡(jiǎn)要介紹會(huì)議的基本信息，包括會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等。會(huì)議主要內(nèi)容概括會(huì)議討論的主要內(nèi)容，突出重點(diǎn)問(wèn)題和關(guān)鍵觀點(diǎn)，如項(xiàng)目進(jìn)展情況、存在的問(wèn)題及解決方案、下一步工作計(jì)劃等。決議事項(xiàng)明確會(huì)議做出的決議事項(xiàng)，包括決議內(nèi)容、責(zé)任人、完成時(shí)間等。對(duì)于重要的決議事項(xiàng)，應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明其背景、目的和要求。其他事項(xiàng)記錄會(huì)議中涉及的其他重要事項(xiàng)，如領(lǐng)導(dǎo)指示、工作部署等。撰寫(xiě)格式標(biāo)題采用"[會(huì)議名稱(chēng)]會(huì)議紀(jì)要"的格式。正文按照上述撰寫(xiě)內(nèi)容的要求，分段撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要。正文開(kāi)頭應(yīng)簡(jiǎn)要介紹會(huì)議的基本情況，然后依次闡述會(huì)議的主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)和其他事項(xiàng)。結(jié)尾在會(huì)議紀(jì)要的結(jié)尾處，可根據(jù)需要注明紀(jì)要的分發(fā)范圍、存檔要求等信息。簽字紀(jì)要撰寫(xiě)人員應(yīng)在會(huì)議紀(jì)要的結(jié)尾處簽字，并注明撰寫(xiě)日期。2.紀(jì)要審核初稿審核會(huì)議紀(jì)要撰寫(xiě)完成后，應(yīng)首先提交給會(huì)議組織者進(jìn)行審核。會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行全面審查，確保紀(jì)要準(zhǔn)確反映會(huì)議精神，決議事項(xiàng)明確、責(zé)任落實(shí)。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與紀(jì)要撰寫(xiě)人員溝通，要求其進(jìn)行修改完善。終審經(jīng)會(huì)議組織者審核通過(guò)后的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)提交給公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。終審領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)紀(jì)要的內(nèi)容、格式、準(zhǔn)確性等進(jìn)行全面把關(guān)，確保紀(jì)要符合公司的要求和標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于終審中提出的修改意見(jiàn)，紀(jì)要撰寫(xiě)人員應(yīng)認(rèn)真落實(shí)，及時(shí)修改并再次提交審核。3.紀(jì)要發(fā)布發(fā)布范圍根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和內(nèi)容，確定會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布范圍。一般情況下，董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、管理層會(huì)議紀(jì)要等重要會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行廣泛發(fā)布，供全體員工查閱；部門(mén)例會(huì)紀(jì)要、專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要等則根據(jù)需要分發(fā)給相關(guān)部門(mén)或人員。發(fā)布方式電子發(fā)布通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給相關(guān)人員。電子文檔應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠查閱和下載。紙質(zhì)發(fā)布對(duì)于需要紙質(zhì)文檔的情況，應(yīng)按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行打印，并分發(fā)給相關(guān)部門(mén)或人員。紙質(zhì)文檔應(yīng)加蓋公司公章或會(huì)議專(zhuān)用章，以確保其有效性。4.紀(jì)要存檔電子存檔將發(fā)布后的會(huì)議紀(jì)要以電子文檔的形式保存，文件名應(yīng)按照"[會(huì)議名稱(chēng)][會(huì)議日期]會(huì)議紀(jì)要"的格式命名，并存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或文件夾中。電子存檔應(yīng)與會(huì)議記錄的電子文檔一同保存，以便于查閱和對(duì)比。紙質(zhì)存檔根據(jù)公司檔案管理的要求，將會(huì)議紀(jì)要的紙質(zhì)文檔一式兩份，一份留存公司檔案部門(mén)存檔，一份由紀(jì)要撰寫(xiě)人員所在部門(mén)保存。紙質(zhì)文檔應(yīng)按照年度、會(huì)議類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)裝訂，并建立相應(yīng)的索引目錄，以便查閱。四、會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要的查閱與使用1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員公司內(nèi)部員工可根據(jù)工作需要，按照公司規(guī)定的流程查閱會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要。查閱時(shí)應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司檔案管理部門(mén)或相關(guān)部門(mén)進(jìn)行查閱。外部人員因工作需要查閱公司會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要的外部人員，應(yīng)提前向公司提出書(shū)面申請(qǐng)，并說(shuō)明查閱的目的、內(nèi)容和范圍。經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在公司指定人員的陪同下進(jìn)行查閱，并嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定。2.使用規(guī)定內(nèi)部使用公司內(nèi)部員工在查閱會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要后，應(yīng)妥善保管，不得擅自復(fù)印、傳播或泄露會(huì)議內(nèi)容。如需引用會(huì)議記錄或會(huì)議紀(jì)要中的內(nèi)容，應(yīng)注明出處，確保引用的準(zhǔn)確性和合法性。外部使用外部人員在查閱公司會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要后，如需對(duì)外提供相關(guān)信息，應(yīng)提前獲得公司的書(shū)面授權(quán)，并嚴(yán)格按照授權(quán)的范圍和要求進(jìn)行使用。未經(jīng)公司書(shū)面授權(quán)，外部人員不得擅自將公司會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要提供給第三方或用于其他任何目的。3.保密要求會(huì)議內(nèi)容保密會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要涉及公司的商業(yè)秘密、敏感信息等，記錄人員、紀(jì)要撰寫(xiě)人員以及所有參與會(huì)議的人員都應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。查閱過(guò)程保密在查閱會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要時(shí)，查閱人員應(yīng)在公司指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得將相關(guān)資料帶出公司或在非指定地點(diǎn)查閱。查閱過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)資料的安全，防止丟失、損壞或泄露。五、會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要的保管期限1.保管期限確定原則根據(jù)公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合會(huì)議的性質(zhì)、重要程度以及對(duì)公司運(yùn)營(yíng)和決策的影響，確定會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要的保管期限。2.具體保管期限一般會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要保管期限為[X]年，自會(huì)議召開(kāi)之日起計(jì)算。重要會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要如董事會(huì)會(huì)議記錄、管理層會(huì)議紀(jì)要等，保管期限為[X]年，自會(huì)議召開(kāi)之日起計(jì)算。涉及公司重大決策、商業(yè)秘密、法律糾紛等特殊會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要保管期限為永久，自會(huì)議召開(kāi)之日起計(jì)算。3.期滿(mǎn)處理會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要保管期限屆滿(mǎn)后，由公司檔案管理部門(mén)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。鑒定過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格審查會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容，確保其不再具有保存價(jià)值。銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)填寫(xiě)銷(xiāo)毀清單，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)實(shí)施銷(xiāo)毀，并做好記錄。六、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查定期檢查公司行政部門(mén)或檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要的管理情況進(jìn)行檢查，包括記錄的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性，紀(jì)要的撰寫(xiě)質(zhì)量、審核流程、發(fā)布情況等。檢查結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門(mén)可根據(jù)工作需要，對(duì)會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要的管理情況進(jìn)行不定期抽查。對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)要求相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。2.考核機(jī)制納入績(jī)效考核將會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要的管理工作納入相關(guān)人員的績(jī)效考核體系，對(duì)記錄人員、紀(jì)要撰寫(xiě)人員、會(huì)議組織者等在記錄準(zhǔn)確性、紀(jì)要質(zhì)量、工作及時(shí)性等方面進(jìn)行考核評(píng)分。獎(jiǎng)懲措施獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)于在會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要管理工作中表現(xiàn)突出的人員，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，如績(jī)效加分、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等。處罰對(duì)于違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致會(huì)議記錄或會(huì)議紀(jì)要出現(xiàn)錯(cuò)誤、遺漏、泄露等