項(xiàng)目部物資采購(gòu)管理制度

項(xiàng)目部物資采購(gòu)管理制度?1.目的為加強(qiáng)項(xiàng)目部物資采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，降低采購(gòu)成本，保證物資質(zhì)量，滿足項(xiàng)目施工生產(chǎn)需要，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于項(xiàng)目部所有物資的采購(gòu)活動(dòng)，包括工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備、周轉(zhuǎn)材料、低值易耗品等。3.基本原則按需采購(gòu)原則：根據(jù)項(xiàng)目施工進(jìn)度和實(shí)際需求，合理安排物資采購(gòu)，避免盲目采購(gòu)和積壓浪費(fèi)。質(zhì)量第一原則：嚴(yán)格把控物資質(zhì)量，確保所采購(gòu)的物資符合工程設(shè)計(jì)要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。成本效益原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)策略和談判技巧，降低采購(gòu)成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。陽(yáng)光采購(gòu)原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)、公平、公正，接受監(jiān)督，防止腐敗行為發(fā)生。二、采購(gòu)管理職責(zé)1.項(xiàng)目部物資采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定項(xiàng)目部物資采購(gòu)管理的相關(guān)制度和規(guī)定。審議物資采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)預(yù)算。對(duì)重大物資采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行決策，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的重大問(wèn)題。2.物資部門負(fù)責(zé)編制物資采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)審批后組織實(shí)施采購(gòu)。建立物資供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)和管理。負(fù)責(zé)物資采購(gòu)合同的起草、簽訂、執(zhí)行和結(jié)算工作。組織物資的驗(yàn)收、入庫(kù)、保管和發(fā)放工作。定期對(duì)物資采購(gòu)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)反饋采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。3.技術(shù)部門提供物資采購(gòu)的技術(shù)要求和標(biāo)準(zhǔn)，參與物資選型和質(zhì)量驗(yàn)收工作。對(duì)物資的技術(shù)性能進(jìn)行評(píng)估，協(xié)助解決采購(gòu)過(guò)程中的技術(shù)問(wèn)題。4.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核物資采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)預(yù)算，提供資金保障。參與物資采購(gòu)合同的評(píng)審，負(fù)責(zé)合同付款的審核和支付工作。對(duì)物資采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，控制采購(gòu)費(fèi)用支出。5.使用部門根據(jù)項(xiàng)目施工進(jìn)度和實(shí)際需求，提出物資采購(gòu)申請(qǐng)。參與物資的驗(yàn)收工作，對(duì)物資的質(zhì)量和數(shù)量進(jìn)行確認(rèn)。負(fù)責(zé)物資的現(xiàn)場(chǎng)管理和使用，及時(shí)反饋物資使用過(guò)程中的問(wèn)題。三、采購(gòu)計(jì)劃管理1.采購(gòu)計(jì)劃的編制依據(jù)項(xiàng)目施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)和施工進(jìn)度計(jì)劃。物資消耗定額和儲(chǔ)備定額。庫(kù)存物資數(shù)量和質(zhì)量狀況。市場(chǎng)供應(yīng)情況和價(jià)格走勢(shì)。2.采購(gòu)計(jì)劃的編制內(nèi)容物資名稱、規(guī)格型號(hào)、計(jì)量單位、數(shù)量、需求時(shí)間。物資技術(shù)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。預(yù)計(jì)采購(gòu)價(jià)格和采購(gòu)金額。物資的采購(gòu)方式和供應(yīng)商選擇原則。3.采購(gòu)計(jì)劃的編制程序使用部門根據(jù)項(xiàng)目施工進(jìn)度和實(shí)際需求，填寫物資采購(gòu)申請(qǐng)表，提交物資部門。物資部門結(jié)合庫(kù)存物資情況，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)表進(jìn)行審核和匯總，編制物資采購(gòu)計(jì)劃草案。物資采購(gòu)計(jì)劃草案經(jīng)技術(shù)部門審核技術(shù)要求、財(cái)務(wù)部門審核資金預(yù)算后，報(bào)項(xiàng)目部物資采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。經(jīng)審批后的物資采購(gòu)計(jì)劃由物資部門組織實(shí)施采購(gòu)。4.采購(gòu)計(jì)劃的調(diào)整在采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中，如因項(xiàng)目施工進(jìn)度變化、設(shè)計(jì)變更、物資市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)等原因需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，使用部門應(yīng)及時(shí)填寫物資采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表，提交物資部門。物資部門對(duì)采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表進(jìn)行審核，提出調(diào)整意見(jiàn)，經(jīng)技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門會(huì)簽后，報(bào)項(xiàng)目部物資采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。經(jīng)審批后的采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表作為物資部門調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃的依據(jù)。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商的選擇物資部門應(yīng)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商基本情況、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、產(chǎn)品質(zhì)量證明文件、業(yè)績(jī)情況、聯(lián)系方式等內(nèi)容。根據(jù)采購(gòu)物資的類別和特點(diǎn)，制定供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面。對(duì)于重要物資和批量采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)等方式選擇供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商過(guò)程中，應(yīng)組織相關(guān)部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，必要時(shí)可要求供應(yīng)商提供樣品進(jìn)行檢驗(yàn)。物資部門根據(jù)供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，經(jīng)項(xiàng)目部物資采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，錄入供應(yīng)商管理系統(tǒng)。2.供應(yīng)商的評(píng)價(jià)與考核物資部門定期對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核。評(píng)價(jià)和考核方式可采用實(shí)地考察、問(wèn)卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析、用戶反饋等。根據(jù)評(píng)價(jià)和考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予優(yōu)先采購(gòu)、增加采購(gòu)份額等獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)發(fā)出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)取消其合格供應(yīng)商資格。建立供應(yīng)商淘汰機(jī)制，對(duì)于出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問(wèn)題、交貨期延誤、售后服務(wù)不到位等情況的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)淘汰，并在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)注。3.供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)管理物資部門應(yīng)及時(shí)更新供應(yīng)商檔案信息，確保供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性和完整性。關(guān)注供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)狀況和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)調(diào)整供應(yīng)商選擇策略，確保采購(gòu)渠道的穩(wěn)定和可靠。加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與合作，定期召開(kāi)供應(yīng)商座談會(huì)，了解供應(yīng)商的需求和意見(jiàn)，共同解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。五、采購(gòu)方式管理1.招標(biāo)采購(gòu)對(duì)于采購(gòu)金額較大、技術(shù)復(fù)雜、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分的物資采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)采購(gòu)方式。招標(biāo)采購(gòu)應(yīng)按照《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》等相關(guān)法律法規(guī)和公司的招標(biāo)管理規(guī)定進(jìn)行操作。物資部門應(yīng)編制招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，并發(fā)布招標(biāo)公告。組織潛在投標(biāo)人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)踏勘和答疑，對(duì)投標(biāo)人的投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，確定中標(biāo)候選人，并報(bào)項(xiàng)目部物資采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。與中標(biāo)人簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.邀請(qǐng)招標(biāo)采購(gòu)對(duì)于具有特定技術(shù)要求、供應(yīng)商數(shù)量有限的物資采購(gòu)項(xiàng)目，可采用邀請(qǐng)招標(biāo)采購(gòu)方式。物資部門根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，選擇若干家具備相應(yīng)資質(zhì)和能力的供應(yīng)商，向其發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)。邀請(qǐng)招標(biāo)采購(gòu)的程序和要求與招標(biāo)采購(gòu)基本相同，但在投標(biāo)人數(shù)量、評(píng)審過(guò)程等方面可適當(dāng)簡(jiǎn)化。3.競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)對(duì)于采購(gòu)時(shí)間緊迫、招標(biāo)條件不具備或需要與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判的物資采購(gòu)項(xiàng)目，可采用競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)方式。物資部門制定談判文件，明確談判項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、談判程序等內(nèi)容，并邀請(qǐng)不少于三家供應(yīng)商參加談判。組織供應(yīng)商進(jìn)行談判，在談判過(guò)程中，應(yīng)要求供應(yīng)商進(jìn)行多輪報(bào)價(jià)，并對(duì)其報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析。根據(jù)談判結(jié)果，確定成交供應(yīng)商，并簽訂采購(gòu)合同。4.詢價(jià)采購(gòu)對(duì)于采購(gòu)金額較小、規(guī)格型號(hào)單一、市場(chǎng)價(jià)格透明的物資采購(gòu)項(xiàng)目，可采用詢價(jià)采購(gòu)方式。物資部門向不少于三家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書(shū)，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，選擇報(bào)價(jià)合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商成交，并簽訂采購(gòu)合同。5.單一來(lái)源采購(gòu)符合下列情形之一的物資采購(gòu)項(xiàng)目，可采用單一來(lái)源采購(gòu)方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的。發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的。必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的。采用單一來(lái)源采購(gòu)方式的，物資部門應(yīng)填寫單一來(lái)源采購(gòu)申請(qǐng)表，說(shuō)明采購(gòu)理由和供應(yīng)商情況，經(jīng)項(xiàng)目部物資采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購(gòu)合同。六、采購(gòu)合同管理1.合同的簽訂物資采購(gòu)合同應(yīng)采用書(shū)面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同內(nèi)容應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購(gòu)合同由物資部門起草，經(jīng)技術(shù)部門審核技術(shù)條款、財(cái)務(wù)部門審核資金條款后，報(bào)項(xiàng)目部物資采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。采購(gòu)合同審批通過(guò)后，由物資部門與供應(yīng)商簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)確保雙方當(dāng)事人具備相應(yīng)的民事行為能力和合同履行能力，合同條款符合法律法規(guī)和公司的規(guī)定。2.合同的執(zhí)行物資部門應(yīng)按照采購(gòu)合同約定，及時(shí)向供應(yīng)商支付預(yù)付款或定金。預(yù)付款或定金的支付比例和方式應(yīng)符合合同約定和公司的財(cái)務(wù)規(guī)定。跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，要求其承擔(dān)違約責(zé)任。按照采購(gòu)合同約定，組織物資的驗(yàn)收工作。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)，并及時(shí)支付貨款。3.合同的變更與解除在采購(gòu)合同履行過(guò)程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、市場(chǎng)變化等原因需要變更或解除合同，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面協(xié)議。變更或解除采購(gòu)合同的申請(qǐng)由物資部門提出，經(jīng)技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門會(huì)簽后，報(bào)項(xiàng)目部物資采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。變更或解除采購(gòu)合同后，雙方應(yīng)按照協(xié)議約定辦理相關(guān)手續(xù)，如退還預(yù)付款、支付違約金等。4.合同的歸檔與保管物資采購(gòu)合同簽訂后，物資部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，并按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保管。合同檔案應(yīng)包括合同文本、審批文件、補(bǔ)充協(xié)議、往來(lái)信函、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等資料。合同檔案的保管期限應(yīng)符合公司的規(guī)定。七、物資驗(yàn)收管理1.驗(yàn)收準(zhǔn)備物資到貨前，物資部門應(yīng)通知使用部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉物資的技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法，準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具和量具。2.驗(yàn)收程序物資到貨后，物資部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同約定和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量、外觀等進(jìn)行檢查。對(duì)于重要物資和關(guān)鍵設(shè)備，應(yīng)邀請(qǐng)技術(shù)部門的專業(yè)人員參與驗(yàn)收，并進(jìn)行技術(shù)性能測(cè)試和檢驗(yàn)。驗(yàn)收合格的物資，應(yīng)填寫物資驗(yàn)收單，辦理入庫(kù)手續(xù)。驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或退貨，并做好記錄。3.驗(yàn)收記錄與報(bào)告驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真填寫物資驗(yàn)收記錄，詳細(xì)記錄物資的驗(yàn)收情況，包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗(yàn)收結(jié)論等內(nèi)容。物資驗(yàn)收完成后，物資部門應(yīng)編制物資驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，總結(jié)驗(yàn)收情況，分析存在的問(wèn)題，并提出改進(jìn)措施和建議。物資驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)報(bào)項(xiàng)目部物資采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。八、物資保管與發(fā)放管理1.物資保管物資入庫(kù)后，應(yīng)按照物資的類別、規(guī)格型號(hào)、性能特點(diǎn)等進(jìn)行分類存放，并做好標(biāo)識(shí)。建立物資保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、存放位置等信息。加強(qiáng)物資倉(cāng)庫(kù)的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，確保物資的安全完好。定期對(duì)物資進(jìn)行盤點(diǎn)，做到賬物相符。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行處理。2.物資發(fā)放使用部門應(yīng)根據(jù)施工進(jìn)度和實(shí)際需求，填寫物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，提交物資部門。物資部門對(duì)物資領(lǐng)用申請(qǐng)表進(jìn)行審核，按照"先進(jìn)先出、限額領(lǐng)料"的原則發(fā)放物資，并填寫物資發(fā)放單。物資發(fā)放單應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息。物資發(fā)放單經(jīng)領(lǐng)用人簽字確認(rèn)后，作為物資出庫(kù)的依據(jù)。加強(qiáng)對(duì)物資發(fā)放過(guò)程的管理，嚴(yán)格控制物資的發(fā)放數(shù)量，防止浪費(fèi)和丟失。九、采購(gòu)成本控制1.成本預(yù)算編制物資部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì)，編制物資采購(gòu)成本預(yù)算。采購(gòu)成本預(yù)算應(yīng)包括物資采購(gòu)價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用、裝卸費(fèi)用、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用、檢驗(yàn)檢測(cè)費(fèi)用等內(nèi)容。采購(gòu)成本預(yù)算經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)項(xiàng)目部物資采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.成本控制措施采購(gòu)人員應(yīng)通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、招標(biāo)采購(gòu)、談判協(xié)商等方式，降低物資采購(gòu)價(jià)格。在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情，掌握供應(yīng)商的價(jià)格動(dòng)態(tài)，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格。合理選擇運(yùn)輸方式和運(yùn)輸路線，降低運(yùn)輸費(fèi)用。對(duì)于批量較大的物資采購(gòu)項(xiàng)目，可采用集中運(yùn)輸、聯(lián)合運(yùn)輸?shù)确绞?，降低運(yùn)輸成本。優(yōu)化物資庫(kù)存管理，合理控制物資儲(chǔ)備數(shù)量，減少倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用。定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，及時(shí)清理積壓物資，提高物資周轉(zhuǎn)率。嚴(yán)格控制物資檢驗(yàn)檢測(cè)費(fèi)用，按照合同約定和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行檢驗(yàn)檢測(cè)，避免不必要的檢驗(yàn)檢測(cè)支出。3.成本分析與考核定期對(duì)物資采購(gòu)成本進(jìn)行分析，比較實(shí)際采購(gòu)成本與預(yù)算成本的差異，分析差異產(chǎn)生的原因，并提出改進(jìn)措施和建議。建立物資采購(gòu)成本考核制度，對(duì)物資部門和采購(gòu)人員的采購(gòu)成本控制情況進(jìn)行考核?？己酥笜?biāo)可包括采購(gòu)成本降低率、采購(gòu)資金節(jié)約額等。對(duì)于采購(gòu)成本控制成績(jī)突出的部門和個(gè)人，給予獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于采購(gòu)成本超支的部門和個(gè)人，進(jìn)行相應(yīng)的處罰。十、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督項(xiàng)目部應(yīng)建立健全物資采購(gòu)內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)全過(guò)程的監(jiān)督檢查。物資采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)定期對(duì)物資采購(gòu)管理制度的執(zhí)行情況、采購(gòu)計(jì)劃的落實(shí)情況、采購(gòu)合同