建筑企業(yè)合同管理制度

建筑企業(yè)合同管理制度?1.目的為加強建筑企業(yè)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護企業(yè)合法權益，提高企業(yè)經(jīng)濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)內部各部門及所屬各項目在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括工程承包合同、物資采購合同、勞務分包合同、租賃合同等。3.基本原則依法簽訂原則：合同的簽訂必須遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。平等自愿原則：合同雙方當事人在簽訂合同時應遵循平等、自愿、公平、誠實信用的原則，任何一方不得將自己的意志強加給對方。協(xié)商一致原則：合同條款應經(jīng)雙方當事人充分協(xié)商達成一致意見，避免出現(xiàn)歧義或顯失公平的條款。全面履行原則：合同雙方當事人應按照合同約定全面履行各自的義務，確保合同目的的實現(xiàn)。防范風險原則：在合同簽訂和履行過程中，應充分考慮各種風險因素，采取有效的防范措施，降低企業(yè)經(jīng)營風險。二、合同管理機構及職責1.合同管理委員會成立合同管理委員會，由企業(yè)總經(jīng)理擔任主任，副總經(jīng)理擔任副主任，各相關部門負責人為成員。職責：負責制定和修訂企業(yè)合同管理制度。審議重大合同事項，對合同的簽訂、履行、變更、解除等進行決策。協(xié)調解決合同管理中的重大問題。2.合同管理部門設立合同管理部門，負責企業(yè)合同的統(tǒng)一管理工作。職責：貫徹執(zhí)行國家有關合同管理的法律法規(guī)和企業(yè)合同管理制度。參與合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理。建立合同臺賬，對合同的簽訂、履行情況進行跟蹤和統(tǒng)計分析。負責合同檔案的整理、歸檔和保管工作。處理合同糾紛，維護企業(yè)合法權益。3.合同承辦部門各項目、各部門為合同承辦部門，負責本部門業(yè)務范圍內合同的起草、談判、簽訂、履行等具體工作。職責：負責收集、整理與合同簽訂相關的資料和信息。按照合同管理制度的要求，組織合同的起草、談判工作。及時向合同管理部門報送合同審批表、合同文本等相關資料。負責合同的履行，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。配合合同管理部門做好合同糾紛的處理工作。三、合同簽訂管理1.合同簽訂流程合同承辦部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫合同審批表，詳細注明合同名稱、對方當事人名稱、合同標的、數(shù)量、質量、價款、履行期限、地點、方式等主要條款，并附上相關背景資料和可行性分析報告。將合同審批表及合同文本初稿提交本部門負責人審核，部門負責人對合同的必要性、可行性、合法性等進行審查，并簽署意見。合同承辦部門將經(jīng)本部門負責人審核后的合同審批表及合同文本初稿提交合同管理部門審核。合同管理部門重點對合同文本的規(guī)范性、條款的完整性、合法性等進行審查，并提出審核意見。合同承辦部門根據(jù)合同管理部門的審核意見，對合同文本進行修改完善后，提交企業(yè)分管領導審批。分管領導對合同的重要條款進行審查，并簽署審批意見。對于重大合同或涉及金額較大的合同，需提交合同管理委員會審議。合同管理委員會根據(jù)審議結果作出決策。經(jīng)審批通過的合同，由合同承辦部門與對方當事人簽訂。簽訂合同時，應確保合同雙方當事人簽字（蓋章）齊全，合同文本一式多份，分別由合同管理部門、合同承辦部門、財務部門等留存。2.合同文本要求合同文本應使用規(guī)范的語言文字，表述準確、清晰，避免出現(xiàn)歧義或模糊不清的條款。合同條款應完整，包括當事人的名稱或者姓名和住所、標的、數(shù)量、質量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等主要條款。合同中應明確雙方的權利義務，確保雙方的合法權益得到有效保障。同時，應合理分配風險，避免出現(xiàn)顯失公平的條款。合同文本應加蓋企業(yè)公章或合同專用章，并由法定代表人或授權代表簽字（蓋章）。簽字（蓋章）應清晰、完整，符合法律規(guī)定。3.授權委托管理企業(yè)法定代表人可以授權他人代表企業(yè)簽訂合同。授權委托應采用書面形式，明確授權范圍、授權期限、被授權人姓名或名稱等內容。合同承辦部門在簽訂合同前，應根據(jù)授權委托書的要求，核實被授權人的身份和權限。被授權人應在授權范圍內簽訂合同，不得超越授權范圍行事。授權委托書應妥善保管，定期進行清理和核對。如遇授權事項變更、授權期限屆滿或被授權人離職等情況，應及時辦理授權委托書的變更或注銷手續(xù)。四、合同履行管理1.履行通知合同簽訂后，合同承辦部門應及時將合同副本分送合同管理部門、財務部門等相關部門，并組織本部門人員對合同內容進行學習和交底，明確各部門在合同履行過程中的職責和義務。在合同履行過程中，如一方當事人需要向對方發(fā)出通知、函件等，應采用書面形式，并按照合同約定的送達方式進行送達。送達回執(zhí)應妥善保存，作為合同履行的證據(jù)。2.履行跟蹤合同承辦部門應建立合同履行臺賬，對合同的履行情況進行實時跟蹤和記錄。臺賬應包括合同名稱、合同編號、簽訂日期、對方當事人名稱、履行期限、履行情況、付款情況、變更情況等內容。合同管理部門應定期對合同履行情況進行檢查和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)合同履行過程中存在的問題，并督促合同承辦部門采取有效措施加以解決。在合同履行過程中，如出現(xiàn)重大問題或可能影響合同履行的情況，合同承辦部門應及時向合同管理部門和企業(yè)分管領導報告，并提出解決方案。3.款項支付管理財務部門應根據(jù)合同約定和相關審批程序，及時辦理款項支付手續(xù)。付款前，應審核合同的履行情況、發(fā)票開具情況等相關資料，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。對于涉及預付款、進度款、結算款等不同階段付款的合同，財務部門應按照合同約定的付款比例和時間節(jié)點進行支付。同時，應加強對款項支付的跟蹤和監(jiān)控，防止出現(xiàn)逾期付款或超付等情況。合同承辦部門應及時向財務部門提供合同履行情況的相關資料，配合財務部門做好款項支付工作。如因合同履行問題導致款項支付出現(xiàn)爭議，合同承辦部門應負責與對方當事人協(xié)商解決，并及時向財務部門反饋協(xié)商結果。五、合同變更、解除管理1.變更管理在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內容的，合同承辦部門應及時與對方當事人協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應明確變更的內容、變更的原因、變更后的權利義務等條款，并按照合同簽訂的審批程序進行審批。合同管理部門應將合同變更協(xié)議與原合同一并歸檔保管，作為合同履行和結算的依據(jù)。2.解除管理在合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，合同承辦部門應及時與對方當事人協(xié)商解除合同，并簽訂書面的合同解除協(xié)議。合同解除協(xié)議應明確解除的原因、解除的時間、雙方的權利義務等條款，并按照合同簽訂的審批程序進行審批。合同解除后，合同承辦部門應及時清理合同履行過程中的相關資料和文件，并將合同解除情況通知合同管理部門、財務部門等相關部門。財務部門應根據(jù)合同解除協(xié)議和相關審批程序，及時辦理款項結算和支付手續(xù)。六、合同糾紛處理1.糾紛預防合同承辦部門在合同簽訂和履行過程中，應加強與對方當事人的溝通和協(xié)調，及時了解對方的需求和意見，避免因誤解或溝通不暢導致合同糾紛。合同管理部門應定期組織合同管理人員進行培訓，提高合同管理人員的業(yè)務水平和風險防范意識，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中存在的問題，預防合同糾紛的發(fā)生。2.糾紛處理程序當合同糾紛發(fā)生時，合同承辦部門應及時收集、整理與糾紛相關的證據(jù)材料，并向合同管理部門報告。合同管理部門應會同合同承辦部門對糾紛情況進行分析和研究，制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應包括糾紛的基本情況、處理的目標、處理的方式、處理的步驟等內容。根據(jù)糾紛處理方案，合同承辦部門應與對方當事人進行協(xié)商解決。協(xié)商過程中，應保持冷靜、理智，尊重對方的意見和訴求，尋求雙方都能接受的解決方案。如協(xié)商不成，合同承辦部門應及時將糾紛情況報告企業(yè)分管領導，并根據(jù)企業(yè)領導的指示，通過仲裁或訴訟等法律途徑解決糾紛。在仲裁或訴訟過程中，應積極配合律師等法律專業(yè)人員，提供相關證據(jù)材料，維護企業(yè)的合法權益。3.糾紛處理記錄合同管理部門應建立合同糾紛處理臺賬，對糾紛的發(fā)生時間、糾紛的原因、處理的過程、處理的結果等進行詳細記錄。合同糾紛處理完畢后，合同管理部門應及時對糾紛處理情況進行總結和分析，總結經(jīng)驗教訓，提出改進措施，避免類似糾紛的再次發(fā)生。七、合同檔案管理1.檔案收集合同承辦部門在合同簽訂、履行、變更、解除等過程中形成的各類文件和資料，包括合同審批表、合同文本、補充協(xié)議、往來函件、會議紀要、履行記錄、糾紛處理文件等，均應及時收集整理，并移交合同管理部門。合同管理部門應指定專人負責合同檔案的收集工作，確保檔案資料的完整性和準確性。2.檔案整理合同管理部門應對收集到的合同檔案資料進行分類整理，按照合同類別、時間順序等進行編號和裝訂。合同檔案應包括合同正本、副本、附件、審批文件、履行記錄等相關資料，確保檔案資料的系統(tǒng)性和連貫性。3.檔案保管合同管理部門應設立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設備，確保合同檔案的安全保管。合同檔案應按照檔案管理的有關規(guī)定進行保管，定期進行檢查和清理，防止檔案資料的損壞、丟失或泄密。合同檔案的保管期限應按照國家有關規(guī)定和企業(yè)實際情況確定，一般為合同履行完畢后[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)企業(yè)領導批準，可以按照檔案銷毀程序進行銷毀。4.檔案查閱企業(yè)內部各部門因工作需要查閱合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)本部門負責人簽字同意后，報合同管理部門審批。合同管理部門應指定專人負責檔案查閱工作，按照查閱申請表的要求提供檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人姓名、查閱內容等信息。查閱人員應遵守檔案查閱的有關規(guī)定，不得擅自涂改、復印、轉借或損毀檔案資料。如需復印檔案資料，應經(jīng)合同管理部門負責人批準，并在指定地點進行復印。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查合同管理部門應定期對企業(yè)合同管理情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂和履行情況、合同檔案管理情況等。監(jiān)督檢查可以采取定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。檢查結果應形成書面報告，及時反饋給企業(yè)領導和相關部門。2.考核評價建立合同管理考核評價制度，對各部門和項目的合同管理工作進行考核評價?？己嗽u價指標包括合同簽訂的規(guī)范性、