工程項目檔案管理制度

工程項目檔案管理制度?1.目的為加強工程項目檔案管理，確保工程項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為工程項目的建設(shè)、運營、維護及后續(xù)管理提供可靠依據(jù)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有工程項目從項目策劃、可行性研究、設(shè)計、施工、調(diào)試、竣工驗收至交付使用全過程中形成的各類文件材料的管理。3.職責(zé)分工項目管理部門負(fù)責(zé)工程項目檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，制定檔案管理計劃并監(jiān)督實施。對項目各參建單位的檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和考核。負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔工程項目前期文件、項目管理文件及竣工驗收文件等。設(shè)計單位負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔工程項目設(shè)計階段形成的各類文件，包括設(shè)計依據(jù)文件、設(shè)計文件、設(shè)計變更文件等，并向項目管理部門提交歸檔資料。配合項目管理部門做好設(shè)計文件的審核、會審及技術(shù)交底等工作，確保設(shè)計文件的準(zhǔn)確性和完整性。施工單位負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔工程項目施工過程中形成的各類文件，包括施工組織設(shè)計、施工技術(shù)文件、施工記錄、施工質(zhì)量驗收文件、施工安全文件等，并向項目管理部門提交歸檔資料。按照項目檔案管理要求，及時將施工過程中的重要文件和資料進行分類、整理、裝訂成冊，確保文件的真實性和規(guī)范性。監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔工程項目監(jiān)理過程中形成的各類文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等，并向項目管理部門提交歸檔資料。對施工單位提交的工程文件進行審核、簽認(rèn)，監(jiān)督施工單位按照檔案管理要求及時整理和歸檔文件。其他參建單位按照本制度要求，負(fù)責(zé)本單位承擔(dān)工作范圍內(nèi)形成文件的收集、整理和歸檔工作，并向項目管理部門提交歸檔資料。二、檔案管理流程1.文件收集項目各參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件收集工作，按照各自職責(zé)范圍，及時收集工程項目建設(shè)過程中形成的各類文件。文件收集應(yīng)遵循全面、及時、準(zhǔn)確的原則，確保不遺漏重要文件和資料。對于外來文件，如政府部門的批復(fù)文件、設(shè)計變更通知等，應(yīng)及時登記、簽收，并妥善保管。2.文件整理收集后的文件應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行整理。分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)結(jié)合工程項目的特點和檔案管理的要求，一般可分為工程前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等大類，每大類再根據(jù)具體內(nèi)容進行細(xì)分。文件整理應(yīng)做到分類清晰、編號規(guī)范、目錄準(zhǔn)確、裝訂整齊。對于紙張大小不一致、破損或褪色的文件，應(yīng)進行裱糊、修復(fù)或復(fù)制，確保文件的可讀性和完整性。3.文件歸檔各參建單位應(yīng)定期將整理好的文件向項目管理部門歸檔。歸檔時，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明文件的名稱、數(shù)量、日期等信息，并雙方簽字確認(rèn)。項目管理部門對接收的歸檔文件進行審核，審核內(nèi)容包括文件的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。對于不符合要求的文件，應(yīng)退回原單位進行補充或整改。審核通過后的文件應(yīng)按照檔案管理要求進行存儲，建立檔案臺賬，記錄檔案的編號、名稱、存放位置等信息，以便于查詢和利用。4.檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全存儲。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完好無損。建立檔案電子數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，實現(xiàn)檔案的信息化管理。電子檔案應(yīng)進行備份，存儲于不同的介質(zhì)和地點，防止數(shù)據(jù)丟失。5.檔案利用公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對查閱申請進行審核，對于符合規(guī)定的申請，應(yīng)提供必要的協(xié)助，確保查閱工作的順利進行。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。因特殊情況需要復(fù)印檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進行登記。復(fù)印后的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或外傳。三、檔案分類及編號1.檔案分類工程前期文件：包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。設(shè)計文件：包括初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件、設(shè)計變更文件、設(shè)計交底記錄、圖紙會審記錄等。施工文件：包括施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底記錄、施工日志、工程測量記錄、材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等。監(jiān)理文件：包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程暫停令、工程復(fù)工令、工程質(zhì)量評估報告、監(jiān)理工作總結(jié)等。竣工驗收文件：包括單位工程竣工驗收報告、工程竣工驗收備案表、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。2.檔案編號檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別、存儲和查詢。編號采用"項目名稱+分類代碼+順序號"的方式編制。項目名稱：填寫工程項目的全稱。分類代碼：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，用大寫字母表示各類檔案，如"QP"表示工程前期文件，"SJ"表示設(shè)計文件，"SG"表示施工文件，"JL"表示監(jiān)理文件，"JY"表示竣工驗收文件等。順序號：按照檔案形成的時間順序或重要程度，依次編寫阿拉伯?dāng)?shù)字。例如，某工程項目的一份施工組織設(shè)計文件編號為：[項目名稱]SG001，表示該文件屬于施工文件類別中的第1份。四、檔案保管期限1.短期檔案保管期限為5年以下的檔案，主要包括一般性的施工記錄、材料檢驗報告、監(jiān)理月報等。短期檔案在保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的，可以銷毀。2.中期檔案保管期限為5年至20年的檔案，如分項分部工程質(zhì)量驗收記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等。中期檔案在保管期限屆滿后，應(yīng)進行鑒定，對于仍有參考價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；對于確無保存價值的檔案，可以銷毀。3.長期檔案保管期限為20年以上的檔案，包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、設(shè)計文件、竣工圖、工程質(zhì)量保修書等。長期檔案應(yīng)永久保存，不得銷毀。五、檔案鑒定與銷毀1.檔案鑒定定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。鑒定工作由項目管理部門組織，檔案管理部門、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位等相關(guān)人員參加。鑒定時，應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形式、時間等因素，綜合考慮其歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，提出鑒定意見。對于涉及重要工程技術(shù)數(shù)據(jù)、合同協(xié)議、法律糾紛等方面的檔案，應(yīng)從嚴(yán)掌握保管期限，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案銷毀經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，注明檔案的名稱、數(shù)量、編號、保管期限等信息，經(jīng)項目管理部門負(fù)責(zé)人審核，公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)銷人的監(jiān)督下進行。銷毀過程中，應(yīng)確保檔案信息無法恢復(fù)，銷毀記錄應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。檔案銷毀記錄應(yīng)與檔案銷毀申請表一同保存，以備查考。六、檔案信息化管理1.建立檔案信息管理系統(tǒng)采用先進的檔案管理軟件，建立工程項目檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化錄入、存儲、檢索、利用等功能。檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)與公司辦公自動化系統(tǒng)相銜接，方便內(nèi)部人員查詢和使用檔案資料。2.檔案數(shù)字化掃描對工程項目檔案進行全面數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案存儲和利用的要求。掃描后的電子檔案應(yīng)進行圖像處理，確保圖像清晰、完整、可讀。同時，對電子檔案進行分類、著錄，建立準(zhǔn)確的索引目錄，便于快速檢索。3.數(shù)據(jù)備份與安全定期對檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲于不同的介質(zhì)和地點，如磁帶、光盤、移動硬盤等，并異地存放。加強檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。建立數(shù)據(jù)安全審計機制，對系統(tǒng)操作進行記錄和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全問題。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查項目管理部門定期對工程項目檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、文件收集整理歸檔情況、檔案保管利用情況等。對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任單位限期整改，并跟蹤整改落實情況。2.考核評價建立工程項目檔案管理工作考核評價機制，對項目各參建單位的檔案管理工作進行量化考核?？己酥笜?biāo)包括檔案管理組織建設(shè)、制度執(zhí)行情況、文件質(zhì)量、歸檔及時性、檔案保管條件等方面。考核評價結(jié)果與項目評優(yōu)、參建單位信用評價等掛鉤，對檔案管理工作成績突出的單位和個人給予表彰