發(fā)貨管理制度

發(fā)貨管理制度?本制度旨在規(guī)范公司發(fā)貨流程，確保貨物準確、及時、安全地送達客戶手中，提高客戶滿意度，同時加強發(fā)貨過程中的各項管理，保障公司利益，特制定本發(fā)貨管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司所有產(chǎn)品的發(fā)貨業(yè)務(wù)，包括線上訂單發(fā)貨、線下訂單發(fā)貨以及樣品發(fā)貨等。三、職責分工銷售部門1.負責接收客戶訂單，對訂單信息進行初步審核，確保訂單內(nèi)容準確無誤。2.及時與客戶溝通訂單發(fā)貨相關(guān)事宜，如發(fā)貨時間、運輸方式等，并根據(jù)客戶要求協(xié)調(diào)發(fā)貨安排。3.在訂單發(fā)貨后，及時跟進物流信息，確?？蛻裟軌蚣皶r了解貨物運輸狀態(tài)。4.對于客戶反饋的發(fā)貨問題，如貨物損壞、數(shù)量不符等，及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門進行處理，并將處理結(jié)果反饋給客戶。倉儲部門1.負責貨物的存儲管理，確保貨物存放安全、有序，便于查找和發(fā)貨。2.根據(jù)銷售部門提供的訂單信息，及時準備貨物，對貨物進行清點、包裝、貼標等發(fā)貨前準備工作。3.在發(fā)貨前，再次核對貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號等信息，確保與訂單一致。4.安排發(fā)貨人員按照規(guī)定的發(fā)貨流程進行貨物發(fā)運，并負責與物流公司交接貨物，確保貨物順利發(fā)出。5.定期盤點庫存，及時向相關(guān)部門反饋庫存情況，以便合理安排生產(chǎn)和采購計劃。物流部門1.負責選擇合適的物流公司，并與物流公司簽訂合作協(xié)議，確保物流服務(wù)質(zhì)量和運輸安全。2.根據(jù)貨物的性質(zhì)、數(shù)量、目的地等因素，合理安排運輸方式和運輸路線，確保貨物能夠按時、安全送達。3.負責辦理貨物運輸所需的各種手續(xù)，如報關(guān)、報檢等（如涉及進出口業(yè)務(wù)）。4.跟蹤貨物運輸過程，及時向銷售部門反饋貨物運輸狀態(tài)，如出現(xiàn)運輸延誤、貨物損壞等異常情況，及時協(xié)調(diào)物流公司解決，并將處理結(jié)果告知銷售部門。財務(wù)部門1.負責審核發(fā)貨訂單的財務(wù)信息，確保貨款到賬情況符合公司規(guī)定。2.根據(jù)發(fā)貨情況開具發(fā)票，并及時與銷售部門、客戶進行溝通，確保發(fā)票信息準確無誤。3.定期對發(fā)貨業(yè)務(wù)進行財務(wù)核算和分析，為公司決策提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。質(zhì)量部門1.負責對發(fā)貨貨物進行質(zhì)量抽檢，確保發(fā)出的貨物符合質(zhì)量標準。2.對于抽檢不合格的貨物，及時通知倉儲部門進行處理，并跟蹤處理結(jié)果，防止不合格產(chǎn)品流入市場。四、發(fā)貨流程訂單接收與審核1.銷售部門接收客戶訂單后，對訂單內(nèi)容進行詳細審核，包括客戶信息、產(chǎn)品信息、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等。如發(fā)現(xiàn)訂單信息不完整或存在疑問，及時與客戶溝通確認。2.審核訂單的貨款到賬情況，對于需要預(yù)付款的訂單，確保預(yù)付款足額到賬后，方可進入下一步發(fā)貨流程；對于貨到付款的訂單，需評估客戶信用狀況，符合公司信用政策的，方可安排發(fā)貨。貨物準備1.倉儲部門根據(jù)審核后的訂單信息，打印發(fā)貨清單，并按照清單內(nèi)容準備貨物。2.在貨物準備過程中，對貨物進行仔細清點，確保貨物數(shù)量準確無誤。同時，檢查貨物的外觀、質(zhì)量等是否符合要求，如發(fā)現(xiàn)貨物存在損壞、質(zhì)量問題等，及時通知相關(guān)部門處理。3.對準備好的貨物進行包裝，包裝材料應(yīng)符合產(chǎn)品運輸要求，確保貨物在運輸過程中不受損壞。包裝完成后，在貨物外包裝上貼上發(fā)貨標簽，標簽內(nèi)容應(yīng)包括訂單號、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、收貨地址等信息。發(fā)貨核對1.貨物準備完成后，倉儲部門發(fā)貨人員再次核對貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號、包裝等信息與發(fā)貨清單是否一致。2.核對無誤后，將發(fā)貨清單與貨物一并交予物流部門發(fā)貨人員。物流部門發(fā)貨人員根據(jù)發(fā)貨清單對貨物進行再次核對，確認無誤后，辦理貨物交接手續(xù)。物流安排1.物流部門根據(jù)貨物的性質(zhì)、數(shù)量、目的地等因素，選擇合適的物流公司和運輸方式。對于貴重物品、易損物品等，應(yīng)優(yōu)先選擇信譽良好、服務(wù)質(zhì)量高的物流公司，并采取相應(yīng)的運輸保障措施。2.與物流公司簽訂運輸合同或運輸協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括貨物運輸要求、運輸時間、運費結(jié)算方式等。3.辦理貨物運輸所需的各種手續(xù)，如填寫托運單、提供報關(guān)報檢資料等（如涉及進出口業(yè)務(wù)）。在托運單上注明訂單號、貨物名稱、數(shù)量、目的地等詳細信息，確保物流信息準確無誤。發(fā)貨通知1.貨物發(fā)出后，物流部門及時將發(fā)貨信息通知銷售部門，發(fā)貨信息包括物流公司名稱、運單號、發(fā)貨時間、預(yù)計到達時間等。2.銷售部門收到發(fā)貨通知后，及時將發(fā)貨信息告知客戶，并通過郵件、短信、電話等方式向客戶提供物流查詢方式，方便客戶跟蹤貨物運輸狀態(tài)。運輸跟蹤與異常處理1.物流部門負責跟蹤貨物運輸過程，及時獲取貨物運輸狀態(tài)信息。如發(fā)現(xiàn)貨物運輸出現(xiàn)延誤、中轉(zhuǎn)、到達異常等情況，及時與物流公司溝通了解原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。2.對于貨物運輸過程中出現(xiàn)的貨物損壞、丟失等異常情況，物流部門應(yīng)立即通知銷售部門和倉儲部門。銷售部門負責與客戶溝通協(xié)調(diào)，了解客戶需求，并根據(jù)公司規(guī)定進行相應(yīng)的處理，如補發(fā)貨物、賠償損失等。倉儲部門負責對貨物損壞情況進行核實和記錄，協(xié)助銷售部門進行后續(xù)處理工作。3.銷售部門將貨物運輸異常情況的處理結(jié)果及時反饋給客戶，確?？蛻魸M意度。同時，對貨物運輸異常情況進行分析總結(jié)，提出改進措施和建議，避免類似問題再次發(fā)生。貨物簽收1.貨物到達目的地后，物流公司負責通知客戶提貨或送貨上門?？蛻籼嶝洉r，需在物流公司提供的送貨單或提貨單上簽字確認；送貨上門時，需由收件人在送貨單上簽字確認。2.物流公司將客戶簽字確認的送貨單或提貨單返回給物流部門，物流部門對簽收情況進行核實和記錄。如發(fā)現(xiàn)客戶未按時簽收或?qū)ω浳飻?shù)量、質(zhì)量等存在異議，及時通知銷售部門與客戶溝通解決。3.銷售部門跟進客戶簽收情況，確?？蛻繇樌炇肇浳?。如客戶在簽收過程中提出任何問題，銷售部門應(yīng)及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門進行處理，并將處理結(jié)果反饋給客戶。五、發(fā)貨相關(guān)規(guī)定發(fā)貨時間規(guī)定1.公司應(yīng)按照與客戶簽訂的合同或訂單約定的發(fā)貨時間準時發(fā)貨。如因特殊原因需要延遲發(fā)貨，銷售部門應(yīng)提前與客戶溝通協(xié)調(diào)，取得客戶同意，并說明延遲發(fā)貨的原因和預(yù)計發(fā)貨時間。2.對于緊急訂單，公司應(yīng)優(yōu)先安排生產(chǎn)和發(fā)貨，確保在最短時間內(nèi)滿足客戶需求。各部門應(yīng)密切配合，提高工作效率，縮短發(fā)貨周期。發(fā)貨包裝規(guī)定1.貨物包裝應(yīng)符合產(chǎn)品特性和運輸要求，確保貨物在運輸過程中不受損壞。包裝材料應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、環(huán)保的材料，避免因包裝問題導(dǎo)致貨物受損或環(huán)境污染。2.對于易碎、易損、易燃、易爆等特殊貨物，應(yīng)采取特殊的包裝防護措施，并在包裝上標明相應(yīng)的警示標識。3.發(fā)貨標簽應(yīng)粘貼牢固、清晰，標簽內(nèi)容應(yīng)準確無誤，包括訂單號、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、收貨地址等信息，以便于物流運輸和客戶識別。發(fā)貨數(shù)量規(guī)定1.發(fā)貨數(shù)量應(yīng)嚴格按照訂單要求執(zhí)行，確保發(fā)出的貨物數(shù)量準確無誤。倉儲部門在發(fā)貨前應(yīng)對貨物進行仔細清點，如發(fā)現(xiàn)實際發(fā)貨數(shù)量與訂單數(shù)量不符，應(yīng)及時查明原因并進行調(diào)整。2.如因特殊情況需要調(diào)整發(fā)貨數(shù)量，銷售部門應(yīng)與客戶溝通協(xié)調(diào)，取得客戶同意后，方可進行調(diào)整。調(diào)整后的發(fā)貨數(shù)量應(yīng)在發(fā)貨清單和相關(guān)記錄中明確注明。發(fā)貨價格規(guī)定1.發(fā)貨價格應(yīng)按照與客戶簽訂的合同或訂單約定執(zhí)行，不得擅自更改。如因市場價格波動等原因需要調(diào)整價格，銷售部門應(yīng)提前與客戶溝通協(xié)商，簽訂價格變更協(xié)議后，方可按照新價格發(fā)貨。2.財務(wù)部門負責審核發(fā)貨價格的執(zhí)行情況，確保發(fā)貨價格準確無誤。如發(fā)現(xiàn)發(fā)貨價格與合同約定不符，應(yīng)及時查明原因并進行糾正。發(fā)貨記錄與存檔1.各部門應(yīng)建立健全發(fā)貨記錄檔案，對發(fā)貨業(yè)務(wù)的相關(guān)信息進行詳細記錄，包括訂單信息、發(fā)貨清單、物流運單、客戶簽收記錄等。發(fā)貨記錄應(yīng)保存完整、準確，便于查詢和追溯。2.發(fā)貨記錄檔案應(yīng)定期進行整理和歸檔，保存期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。在保存期限內(nèi)，如有需要查閱發(fā)貨記錄，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進行申請和查閱。六、發(fā)貨成本控制1.物流部門應(yīng)通過合理選擇物流公司、優(yōu)化運輸路線、整合運輸資源等方式，降低物流成本。在選擇物流公司時，應(yīng)綜合考慮其服務(wù)質(zhì)量、價格水平、信譽度等因素，通過招標、比價等方式選擇最優(yōu)的物流合作伙伴。2.倉儲部門應(yīng)加強庫存管理，合理控制庫存水平，減少庫存積壓和浪費。通過優(yōu)化庫存布局、提高貨物周轉(zhuǎn)率等措施，降低倉儲成本。同時，在貨物包裝、存儲等環(huán)節(jié)，應(yīng)注意節(jié)約成本，選擇合適的包裝材料和存儲方式。3.各部門應(yīng)嚴格控制發(fā)貨過程中的各項費用支出，如包裝費用、運輸費用、手續(xù)費等。對于費用支出較大的項目，應(yīng)進行專項審核和控制，確保費用支出合理、合規(guī)。4.財務(wù)部門應(yīng)定期對發(fā)貨成本進行核算和分析，及時發(fā)現(xiàn)成本控制中存在的問題，并提出改進措施和建議。通過成本控制，提高公司的經(jīng)濟效益。七、發(fā)貨績效考核1.公司建立發(fā)貨績效考核制度，對銷售部門、倉儲部門、物流部門等相關(guān)部門的發(fā)貨工作進行考核評價?？冃Э己酥笜税òl(fā)貨及時率、發(fā)貨準確率、客戶滿意度、發(fā)貨成本控制等方面。2.銷售部門的發(fā)貨績效考核指標主要包括發(fā)貨及時率、客戶溝通協(xié)調(diào)能力、客戶滿意度等。發(fā)貨及時率應(yīng)達到公司規(guī)定的目標值以上，客戶溝通協(xié)調(diào)能力應(yīng)良好，能夠及時解決客戶發(fā)貨相關(guān)問題，客戶滿意度應(yīng)保持在較高水平。3.倉儲部門的發(fā)貨績效考核指標主要包括發(fā)貨準確率、貨物準備及時率、庫存管理水平等。發(fā)貨準確率應(yīng)達到100%，貨物準備及時率應(yīng)符合公司發(fā)貨時間要求，庫存管理應(yīng)合理，確保貨物供應(yīng)順暢。4.物流部門的發(fā)貨績效考核指標主要包括運輸及時率、貨物安全率、物流成本控制等。運輸及時率應(yīng)達到公司規(guī)定的目標值以上，貨物安全率應(yīng)確保貨物在運輸過程中無損壞、丟失等情況，物流成本控制應(yīng)符合公司預(yù)算要求。5.公司定期對各部門的發(fā)貨績效考核結(jié)果進