檔案庫房管理制度

檔案庫房管理制度?1.目的為加強檔案庫房管理，確保檔案的安全與完整，有效保護和利用檔案資源，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本單位檔案庫房的管理工作，包括各類紙質(zhì)檔案、電子檔案等的存儲與保管。3.職責分工檔案管理部門負責檔案庫房的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、上架、保管、查閱利用等；后勤管理部門負責檔案庫房的安全保障、設(shè)施維護等工作；各部門負責本部門檔案的形成、整理，并按規(guī)定移交檔案庫房。二、檔案庫房建設(shè)與布局1.庫房選址檔案庫房應(yīng)選擇在地勢較高、干燥、通風、排水良好的地方，遠離火源、水源和污染源，避免陽光直射。2.庫房面積根據(jù)本單位檔案數(shù)量和發(fā)展規(guī)劃，合理確定檔案庫房的面積，確保有足夠的空間存放檔案。3.庫房布局庫房應(yīng)分為檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域。檔案存儲區(qū)應(yīng)安裝密集架或檔案柜，按照檔案類別、年度等進行有序排列；整理區(qū)配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機等設(shè)備，用于檔案的整理和編目；查閱區(qū)應(yīng)設(shè)置舒適的桌椅，方便查閱人員使用。三、檔案庫房環(huán)境要求1.溫度控制檔案庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間?？砂惭b空調(diào)、溫濕度傳感器等設(shè)備，實時監(jiān)測和調(diào)節(jié)庫房溫濕度。2.濕度控制當庫房濕度超過或低于規(guī)定范圍時，應(yīng)采取相應(yīng)的除濕或加濕措施。如使用除濕機、加濕器等設(shè)備，確保檔案不受潮、不干燥。3.清潔衛(wèi)生定期對檔案庫房進行清潔，保持地面、貨架、檔案等清潔無灰塵。嚴禁在庫房內(nèi)堆放雜物，防止蟲害和鼠害。4.通風換氣保持庫房良好的通風換氣，每天至少通風2次，每次通風時間不少于30分鐘，確保庫房空氣清新。四、檔案入庫管理1.檔案整理各部門移交的檔案應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行整理，包括分類、編號、編目等。整理好的檔案應(yīng)符合規(guī)范要求，便于存儲和查閱。2.檔案驗收檔案管理部門對移交的檔案進行驗收，檢查檔案的完整性、準確性、規(guī)范性等。對不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門進行整改。3.檔案上架驗收合格的檔案應(yīng)及時上架存放，按照檔案類別、年度、保管期限等順序排列，確保檔案存放有序，便于查找。4.入庫登記建立檔案入庫登記臺賬，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、來源、入庫時間等信息。入庫登記臺賬應(yīng)妥善保管，以備查閱。五、檔案保管管理1.檔案存放方式檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，不同類別、年度、保管期限的檔案應(yīng)分開存放。紙質(zhì)檔案應(yīng)豎放，防止檔案紙張受損。2.檔案標識在檔案架或檔案柜上設(shè)置明顯的標識，標明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于快速查找檔案。3.檔案保護措施對重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保護措施，如進行復制備份、采用防磁柜存放等。同時，應(yīng)定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.檔案清點核對定期對檔案進行清點核對，確保檔案數(shù)量準確、存放位置正確。清點核對結(jié)果應(yīng)記錄在案，發(fā)現(xiàn)問題及時查找原因并進行處理。六、檔案查閱利用管理1.查閱權(quán)限本單位工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。外單位人員查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導批準后，方可查閱。2.查閱登記檔案管理部門對查閱檔案的人員進行登記，記錄查閱時間、查閱人員姓名、單位、查閱內(nèi)容等信息。查閱登記臺賬應(yīng)妥善保管，以備查閱。3.查閱現(xiàn)場管理查閱檔案應(yīng)在檔案查閱區(qū)內(nèi)進行，查閱人員應(yīng)遵守檔案庫房管理制度，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門。4.檔案復制因工作需要復制檔案的，應(yīng)填寫檔案復制申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復制手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定進行復制，并對復制件進行編號、登記。七、檔案庫房安全管理1.安全制度建立健全檔案庫房安全管理制度，明確安全責任，加強安全防范措施。檔案管理部門和后勤管理部門應(yīng)定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。2.人員出入管理嚴格控制檔案庫房人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。檔案管理人員進入庫房時，應(yīng)進行登記，記錄進入時間、離開時間等信息。3.消防管理檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護，確保消防器材完好有效。同時，應(yīng)制定消防應(yīng)急預案，定期組織消防演練，提高應(yīng)對火災的能力。4.防盜管理檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強安全防范。監(jiān)控設(shè)備應(yīng)24小時開機運行，保存監(jiān)控記錄不少于30天。5.電氣安全管理檔案庫房應(yīng)安裝符合安全標準的電氣設(shè)備，嚴禁私拉亂接電線。定期對電氣設(shè)備進行檢查和維護，確保用電安全。八、檔案庫房設(shè)施設(shè)備管理1.設(shè)施設(shè)備配備檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如密集架、檔案柜、空調(diào)、溫濕度傳感器、除濕機、加濕器、消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，滿足檔案存儲和管理的需要。2.設(shè)施設(shè)備維護建立設(shè)施設(shè)備維護管理制度，定期對設(shè)施設(shè)備進行檢查、維護和保養(yǎng)，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。對損壞的設(shè)施設(shè)備應(yīng)及時維修或更換，保證檔案庫房工作不受影響。3.設(shè)施設(shè)備更新隨著檔案數(shù)量的增加和管理要求的提高，應(yīng)適時對檔案庫房設(shè)施設(shè)備進行更新和升級，提高檔案管理的效率和水平。九、檔案庫房信息化管理1.檔案管理系統(tǒng)建立檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、查詢、統(tǒng)計、借閱等功能，提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。2.電子檔案管理加強電子檔案的管理，建立電子檔案存儲服務(wù)器，對電子檔案進行分類存儲。同時，應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密等措施，確保電子檔案的安全與完整。3.信息化安全管理加強檔案庫房信息化安全管理，設(shè)置防火墻、防病毒軟件等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。對檔案管理系統(tǒng)的用戶權(quán)限進行嚴格控制，防止信息泄露。十、檔案庫房應(yīng)急管理1.應(yīng)急預案制定制定檔案庫房應(yīng)急預案，明確應(yīng)急處置流程和責任分工。應(yīng)急預案應(yīng)包括火災、水災、盜竊、設(shè)備故障等突發(fā)事件的應(yīng)急處置措施。2.應(yīng)急演練定期組織檔案庫房應(yīng)急演練，提高檔案管理人員應(yīng)對突發(fā)事件的能力。應(yīng)急演練應(yīng)包括火災撲救、人員疏散、檔案搶救等內(nèi)容，確保在突發(fā)事件發(fā)生時能夠迅速、有效地進行處置。3.應(yīng)急處置突發(fā)事件發(fā)生后，檔案管理人員應(yīng)立即啟動應(yīng)急預案，采取相應(yīng)的應(yīng)急處置措施，保護檔案的安全與完整。同時，應(yīng)及時向上級報告事件情況，配合相關(guān)部門進行調(diào)查和處理。十一、檔案庫房管理制度的監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查檔案管理部門和后勤管理部門應(yīng)定期對檔案庫房管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。監(jiān)督檢查結(jié)果應(yīng)記錄在案，作為考核評價的依據(jù)。2.考核評價建立檔案庫房管理制度考核評價機制，對檔案管理部門和相關(guān)人員的工作進行考核評價?？己嗽u價內(nèi)容包括