項目檔案資料管理制度

項目檔案資料管理制度?一、總則1.目的為加強項目檔案資料的管理，確保項目檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為項目的順利實施、竣工驗收、后期維護及相關決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有項目從項目立項至項目結(jié)束全過程中形成的各類檔案資料的管理。3.管理原則項目檔案資料管理遵循集中統(tǒng)一管理、同步收集、分類整理、規(guī)范編目、安全保管、方便利用的原則。

二、管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善項目檔案資料管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。指導、監(jiān)督項目各部門做好項目檔案資料的形成、積累、整理和歸檔工作。集中統(tǒng)一管理項目檔案資料，建立健全項目檔案資料的收集、整理、保管、利用等工作流程。組織對項目檔案資料進行定期檢查和鑒定，確保檔案資料的質(zhì)量。負責項目檔案資料的信息化建設，提高檔案資料的管理效率和利用水平。2.項目負責人職責負責組織本項目檔案資料管理工作，確保項目檔案資料管理工作與項目建設同步進行。督促項目各部門及時整理、歸檔項目檔案資料，對歸檔資料的完整性、準確性和系統(tǒng)性負責。協(xié)調(diào)解決項目檔案資料管理工作中出現(xiàn)的問題，保障檔案資料管理工作的順利開展。3.項目各部門職責負責本部門在項目實施過程中產(chǎn)生的各類文件材料的收集、整理和初步立卷工作，并定期向項目檔案管理部門移交。明確本部門兼職檔案員，負責本部門檔案資料管理的具體工作，配合項目檔案管理部門做好相關工作。嚴格按照項目檔案資料管理要求，規(guī)范本部門文件材料的形成、積累和整理工作，確保歸檔資料符合質(zhì)量標準。

三、檔案資料的收集與整理1.收集范圍項目前期文件，包括項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目規(guī)劃設計文件等。項目建設過程中形成的各類文件，如施工圖紙、技術交底記錄、工程變更通知、施工組織設計、施工日志、監(jiān)理文件、材料設備質(zhì)量證明文件、試驗檢測報告等。項目竣工驗收文件，包括竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。項目運營及后期維護文件，如設備維護記錄、運行數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表、故障處理報告等。與項目相關的其他文件資料，如往來函件、會議紀要、合同協(xié)議等。2.收集要求項目各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應符合檔案保管要求。對收集到的文件材料應進行分類登記，建立收文臺賬，詳細記錄文件名稱、來源、日期、份數(shù)等信息。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系。分類科學，便于查找和利用。一般應按照項目階段、文件類別進行分類整理。4.整理方法項目前期文件按照文件性質(zhì)進行分類整理，形成項目前期文件卷。項目建設過程中文件按照施工階段、專業(yè)類別等進行分類，如施工管理文件、施工技術文件、質(zhì)量控制文件等，分別立卷?？⒐を炇瘴募凑湛⒐を炇請蟾妗⒖⒐Q算報告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等類別分別整理立卷。項目運營及后期維護文件按照時間順序或文件類別進行整理立卷。每份文件應編寫頁號，頁號編寫位置應符合規(guī)范要求。卷內(nèi)文件應編制目錄，目錄應包括文件編號、責任者、文件題名、日期、頁號等內(nèi)容。卷內(nèi)文件應按順序排列，圖件應折疊整齊，大小一致，圖簽欄外露。

四、檔案資料的歸檔1.歸檔時間項目各部門應在項目文件材料形成后[X]個工作日內(nèi)進行初步整理，并向項目檔案管理部門移交。項目竣工驗收后[X]個月內(nèi)，項目檔案管理部門應完成項目檔案資料的全面整理歸檔工作。2.歸檔要求歸檔的項目檔案資料應符合整理要求，做到分類科學、編目規(guī)范、裝訂整齊。歸檔文件應一式兩份，一份紙質(zhì)檔案，一份電子檔案。電子檔案應與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并采用通用格式進行存儲。項目檔案管理部門應對歸檔的項目檔案資料進行認真核對，對不符合要求的檔案資料應退回原部門重新整理。3.歸檔流程項目各部門兼職檔案員將初步整理好的項目檔案資料填寫《項目檔案資料移交清單》，一式兩份，經(jīng)部門負責人審核簽字后，向項目檔案管理部門移交。項目檔案管理部門接收人員對移交的檔案資料進行清點核對，無誤后在《項目檔案資料移交清單》上簽字確認，雙方各執(zhí)一份。項目檔案管理部門對接收的檔案資料按照本制度要求進行進一步整理、編目、裝訂等工作，完成歸檔。

五、檔案資料的保管1.保管期限項目檔案資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案資料主要包括項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目規(guī)劃設計文件、竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書等重要文件。長期保管的檔案資料一般為項目建設過程中形成的重要文件，保管期限為[X]年。短期保管的檔案資料為項目建設過程中形成的一般性文件，保管期限為[X]年。2.保管方式紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案庫房內(nèi)，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。電子檔案應進行備份存儲，備份存儲介質(zhì)應采用安全可靠的方式，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全。檔案庫房應設置檔案架、檔案柜等存儲設備，檔案應分類存放，排列有序，并建立檔案存放索引，便于查找。3.保管要求定期對檔案資料進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案資料應及時進行修復或復制，確保檔案資料的完整性。做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生和溫濕度控制工作，保持庫房環(huán)境整潔、適宜。嚴格檔案資料的借閱制度，防止檔案資料的丟失、損壞和泄密。

六、檔案資料的利用1.利用原則遵循保密、安全、高效的原則，確保檔案資料的合理利用。嚴格按照檔案資料的利用范圍和審批程序進行利用，不得擅自擴大利用范圍。2.利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱項目檔案資料。項目相關單位因合同約定或工作需要查閱項目檔案資料。國家有關部門依法查閱項目檔案資料。3.利用程序查閱項目檔案資料應填寫《項目檔案資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息?！俄椖繖n案資料查閱申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，報項目檔案管理部門負責人審批。項目檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱登記應包括查閱日期、查閱人員、查閱內(nèi)容、歸還日期等信息。查閱人員應在指定地點查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出檔案庫房。如需復印或摘錄檔案資料，應經(jīng)項目檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。查閱人員查閱完畢后，應及時將檔案資料歸還項目檔案管理部門，檔案管理人員應對歸還的檔案資料進行檢查，確保檔案資料無損壞、丟失等情況。4.借閱管理因工作需要借閱項目檔案資料的，應填寫《項目檔案資料借閱申請表》，經(jīng)部門負責人審核簽字后，報項目檔案管理部門負責人審批。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、拆散、丟失檔案資料。借閱人員歸還檔案資料時，檔案管理人員應認真檢查檔案資料的完整性和完好性，如有問題應及時查明原因并追究借閱人員的責任。

七、檔案資料的鑒定與銷毀1.鑒定原則定期對項目檔案資料進行鑒定，確保檔案資料的保管價值與實際需求相適應。鑒定工作應遵循全面審查、科學分析、依法依規(guī)的原則。2.鑒定組織成立項目檔案資料鑒定小組，由項目檔案管理部門負責人、項目負責人及相關專業(yè)人員組成。鑒定小組負責對項目檔案資料進行定期鑒定。3.鑒定內(nèi)容審查檔案資料的完整性、準確性和系統(tǒng)性。評估檔案資料的現(xiàn)實利用價值和歷史保存價值。根據(jù)保管期限的規(guī)定，確定檔案資料是否達到銷毀條件。4.銷毀程序經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案資料，應編制《項目檔案資料銷毀清單》，清單應包括檔案資料的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。《項目檔案資料銷毀清單》經(jīng)項目檔案管理部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。經(jīng)批準銷毀的檔案資料，應在指定地點進行銷毀，并由監(jiān)銷人員現(xiàn)場監(jiān)督銷毀過程，確保檔案資料徹底銷毀。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《項目檔案資料銷毀清單》上簽字確認。

八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查檔案管理部門定期對項目檔案資料管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)。對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況。2.考核評價建立項目檔案資料管