勻予水商貿(mào)有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1.勻予水公司簡介....................................................1

2.勻予水公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度的建立及現(xiàn)狀..............................1

3.勻予水公司差旅費(fèi)制度存在的問題....................................1

3.1差旅費(fèi)報(bào)銷制度有缺陷..........................................1

3.2差旅費(fèi)報(bào)銷制度中的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一..................................2

3.3差旅費(fèi)報(bào)銷制度沒有報(bào)銷時限的規(guī)定..............................2

4.針對差旅費(fèi)制度存在問題的優(yōu)化設(shè)計(jì)..................................3

4.1補(bǔ)充和完善差旅費(fèi)報(bào)銷流程......................................3

4.1.1補(bǔ)充和完善報(bào)銷流程.........................................3

4.2.2嚴(yán)格審核差旅費(fèi)報(bào)銷票據(jù).....................................4

4.2制定合理報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)..............................................4

4.2.1統(tǒng)一報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)...............................................4

4.2.2統(tǒng)一合作對象...............................................5

4.3規(guī)定報(bào)銷時限并建立獎懲制度....................................6

4.3.1規(guī)定報(bào)銷時限...............................................6

4.3.2建立獎懲制度...............................................6

4.3.3提前領(lǐng)取經(jīng)費(fèi)...............................................7

5.結(jié)束語............................................................8

II

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

勻予水商貿(mào)有限責(zé)任公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度優(yōu)化制度

1.勻予水公司簡介

勻予水商貿(mào)有限責(zé)任公司是一家從事建材批發(fā),潤滑油銷售,五金產(chǎn)品銷售

等業(yè)務(wù)的公司，成立于2020年12月25日，公司坐落在湖南省，企業(yè)的經(jīng)營范

圍為:建材批發(fā)；潤滑油、五金產(chǎn)品銷售；停車場運(yùn)營的管理。（依法須經(jīng)批準(zhǔn)

的項(xiàng)目，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后方可開展經(jīng)營活動）。

2.勻予水公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度的建立及現(xiàn)狀

經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，勻予水公司從建立之初起就建立了差旅費(fèi)報(bào)銷制度。雖然

建立的早，但公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度并沒有十分完善，甚至有很大的缺陷。差旅

費(fèi)是公司的經(jīng)常性經(jīng)費(fèi)支出項(xiàng)目，涉及的數(shù)額大、產(chǎn)生的業(yè)務(wù)量多，而公司的

差旅費(fèi)報(bào)銷制度流程缺少了出差回來后先向上級主管報(bào)告審核簽字，及其的不

嚴(yán)謹(jǐn)。經(jīng)過調(diào)查還發(fā)現(xiàn)，公司的差旅費(fèi)報(bào)銷制度沒有統(tǒng)一的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，也沒有

報(bào)銷時限的規(guī)定。這些未完善、有缺陷的差旅費(fèi)報(bào)銷制度很容易使報(bào)銷人員鉆

空子形成虛假報(bào)賬、不利于公司資金的管理，也極易造成公司資金的浪費(fèi)，嚴(yán)

重制約了公司向好發(fā)展?，F(xiàn)階段，公司急需對差旅費(fèi)報(bào)銷制度進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，

這樣才能更加利于公司平穩(wěn)良好的發(fā)展，為公司帶來更多的經(jīng)濟(jì)效益。

3.勻予水公司差旅費(fèi)制度存在的問題

3.1差旅費(fèi)報(bào)銷制度有缺陷

勻予水公司的差旅費(fèi)報(bào)銷制度中有極大缺陷，并沒有對差旅費(fèi)報(bào)銷制度有

非常完整的規(guī)定。由于公司剛成立兩年，主要將精力放在采購建材和潤滑油、

五金銷售等主營業(yè)務(wù)方面，并沒有將差旅費(fèi)報(bào)銷流程設(shè)計(jì)的很復(fù)雜和完整，員

工出差回來后填寫報(bào)銷單交負(fù)責(zé)人簽字再遞給財(cái)務(wù)審批通過就可以進(jìn)行報(bào)銷

了，（如圖1所示）在此外并沒有其他任何的規(guī)定和特殊要求，并未在出差回

來后先向上級主管審核簽字。正是在這樣有缺陷的報(bào)銷制度下，報(bào)銷人員認(rèn)為

既然出差回來后并不需要找上級主管簽字審核，自己也就不需要那么快的去找

財(cái)務(wù)人員報(bào)賬，此前出現(xiàn)過多位在出差回來后將差旅費(fèi)日積月累的積攢下來等

積攢到一定數(shù)額再報(bào)賬。由于從出差到報(bào)銷完之間的時間跨度長，非常容易出

現(xiàn)時間不對、票據(jù)和憑證丟失等各種問題，也給財(cái)務(wù)人員增加了工作量。并

且，票據(jù)和憑證丟失很容易讓報(bào)銷人員鉆空子形成虛假報(bào)銷，報(bào)銷人員可直接

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利用“丟失”編造金額虛假報(bào)賬，也會使財(cái)務(wù)人員在工作中松懈，在報(bào)銷審核

中掉以輕心。以上種種現(xiàn)象都是由于公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度有缺陷，不利于對公

司資金的管理，導(dǎo)致多余的費(fèi)用流出，也容易使賬目登記記錄混亂，無形中增

加了財(cái)務(wù)人員的工作量。

報(bào)銷人員填交負(fù)責(zé)人簽財(cái)務(wù)人員審

寫報(bào)銷單字批

圖1舊的報(bào)銷流程

3.2差旅費(fèi)報(bào)銷制度中的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

勻予水公司的差旅費(fèi)報(bào)銷制度中并沒有統(tǒng)一的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，隨意性非常大。

通過查看公司以前的差旅費(fèi)報(bào)銷單可以發(fā)現(xiàn)很多問題。①同一批出差的部門員

工比部門經(jīng)理報(bào)銷的費(fèi)用要多，部門員工300元/天，而部門經(jīng)理則只有250元

/天。②同樣級別的員工享受的待遇不同，一位員工的酒店標(biāo)準(zhǔn)是200元/天，

而另一位員工則是300元/天。③公司有報(bào)銷餐費(fèi)200元，但是在報(bào)銷單上卻有

出差伙食費(fèi)200元，形成了重復(fù)報(bào)銷。剛成立不久的公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度已經(jīng)

如此沒有規(guī)范，等公司慢慢發(fā)展壯大后更是對公司資金管理不利，極易造成公

司資金的浪費(fèi)。

3.3差旅費(fèi)報(bào)銷制度沒有報(bào)銷時限的規(guī)定

通過查看勻予水公司的差旅費(fèi)報(bào)銷制度，發(fā)現(xiàn)報(bào)銷制度中并未寫清具體時

限。而通過查證公司的差旅費(fèi)申請單、報(bào)銷單和所填制的憑證，可以發(fā)現(xiàn)①只

有10%的報(bào)銷人員在回來后及時向財(cái)務(wù)人員進(jìn)行報(bào)銷。②超過三個月小于一年

還未報(bào)銷的占到了40%。③超過一年還未報(bào)銷占到了30%。（見圖2）正是由于

公司的差旅費(fèi)報(bào)銷制度中并未寫清具體報(bào)銷時限，所以導(dǎo)致了以上現(xiàn)象的產(chǎn)

生。此外，公司才成立了短短兩年，就有如此長時間還未報(bào)銷的差旅費(fèi)，這極

大占用了公司的資金，造成了很多不必要的浪費(fèi)，財(cái)務(wù)人員也不便于對憑證進(jìn)

行填制和整理。

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差旅費(fèi)報(bào)銷時間

10%

30%

20%

40%

立馬報(bào)銷三個月內(nèi)超過三個月但小于一年一年以上

圖2差旅費(fèi)報(bào)銷時間分布

4.針對差旅費(fèi)制度存在問題的優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1補(bǔ)充和完善差旅費(fèi)報(bào)銷流程

4.1.1補(bǔ)充和完善報(bào)銷流程

勻予水公司應(yīng)重新制定一套完整的差旅費(fèi)報(bào)銷制度。報(bào)銷員工首先應(yīng)先填

寫“申請單”列明出差地點(diǎn)、事由、天數(shù)、資金數(shù)量，經(jīng)由上級領(lǐng)導(dǎo)層層審核

簽字再遞單交由出納，此過程上級領(lǐng)導(dǎo)對簽字審核負(fù)責(zé)，等報(bào)銷人員出差回來

后再拿票據(jù)和相關(guān)憑證向上級主管提交并審核簽字，再向財(cái)務(wù)人員進(jìn)行報(bào)銷，

相關(guān)財(cái)務(wù)人員、稽核人員和資金管理人員按照相關(guān)規(guī)定對票據(jù)內(nèi)容的真實(shí)性、

合法性、報(bào)銷手續(xù)、金額的多少、標(biāo)準(zhǔn)額度等進(jìn)行審核和填制相關(guān)憑證并對此

負(fù)責(zé)。（如圖3所示）。

相關(guān)財(cái)務(wù)、稽核和資金管

STEP理人員按照相關(guān)規(guī)定對票

據(jù)進(jìn)行審核和填制相關(guān)憑

出差回來后再拿票據(jù)和04

證

相關(guān)憑證向上級主管提STEP

交并審核03

STEP經(jīng)由上級領(lǐng)導(dǎo)層層

02審核簽字再遞單交

填寫“申請單”，列

STEP由出納

明出差地點(diǎn)、事由、01

天數(shù)、資金數(shù)量

圖3優(yōu)化后的報(bào)銷流程

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4.2.2嚴(yán)格審核差旅費(fèi)報(bào)銷票據(jù)

勻予水公司之前并未對出差回來后的票據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的審核，在差旅費(fèi)報(bào)銷

制度中應(yīng)完整列明差旅費(fèi)報(bào)銷的票據(jù)種類和重點(diǎn)審查事項(xiàng)。例如需要重點(diǎn)審查

住宿費(fèi)、交通費(fèi)、餐飲費(fèi)的報(bào)銷票據(jù)是否真實(shí)，確保報(bào)銷票據(jù)并不是復(fù)印件，

不存在挖補(bǔ)、涂改和偽造等現(xiàn)象，仔細(xì)查看報(bào)銷票據(jù)上的各種印章是否齊全，

有無欠缺，還要注意票據(jù)是否為連號，避免與其他票據(jù)搞混。

4.2制定合理報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)

4.2.1統(tǒng)一報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)

到不同省市區(qū)出差按照新制定的具體準(zhǔn)則實(shí)施。（見表1）不同級別的出

差人員享有不同的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，不可越級報(bào)銷、不可多報(bào)、不可假報(bào)。

⑴住宿標(biāo)準(zhǔn)：住宿按照實(shí)際的出差天數(shù)進(jìn)行計(jì)算，超過的部分公司一律不

報(bào)銷。如果出現(xiàn)有出差地單位免費(fèi)接待或者出差人員居住在不需花費(fèi)費(fèi)用的地

方則不進(jìn)行報(bào)銷。同行出差員工能合住盡量住一間房，能省則省。經(jīng)理級以上

雖然能享受高級一些的待遇，但是也要節(jié)約開支，不可盲目浪費(fèi)。

⑵餐飲標(biāo)準(zhǔn):餐飲按照一日三餐進(jìn)行報(bào)銷，超過三餐不予報(bào)銷。若在中午1

2點(diǎn)之前回來則不報(bào)銷午餐和晚餐，晚上五點(diǎn)前回來則不報(bào)銷晚餐。

⑶出行標(biāo)準(zhǔn)：乘坐高鐵、飛機(jī)憑票報(bào)銷。一般乘坐高鐵超過八小時可改乘

坐飛機(jī)，如若需要購買飛機(jī)票盡量購買打折的飛機(jī)票。如在出差地乘坐出租車

等交通工具需要報(bào)銷也需提供相應(yīng)憑證。出差人員需要按照最便捷的線路出

行，如果產(chǎn)生繞行或辦私事的費(fèi)用則自行承擔(dān)。

⑷天數(shù)標(biāo)準(zhǔn)：當(dāng)天往返出差地四小時內(nèi)按半天算，四小時以上按一天算。

⑸其他標(biāo)準(zhǔn)：出差人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得自行辦私事等與出差無關(guān)的事

情，如若是領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的事項(xiàng)，不屬于出差的費(fèi)用則自行報(bào)銷，不得出現(xiàn)混報(bào)。

具體準(zhǔn)則按下表1實(shí)施

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表1各項(xiàng)目具體報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)

住宿標(biāo)準(zhǔn)

地區(qū)經(jīng)理級以上普通員工

直轄市400元/晚300元/晚

省會城市300元/晚200元/晚

三線城市地級市200元/晚150元/晚

四線城市縣級市200元/晚150元/晚

餐飲標(biāo)準(zhǔn)

地區(qū)早餐午餐晚餐

直轄市20-25元/餐35-40元/餐35-40元/餐

省會城市15-20元/餐30-35元/餐30-35元/餐

三線城市地級市10-15元/餐25-30元/餐25-30元/餐

四線城市縣級市10-15元/餐25-30元/餐25-30元/餐

出行標(biāo)準(zhǔn)

出行工具經(jīng)理級以上普通員工

飛機(jī)最高公務(wù)艙最高經(jīng)濟(jì)艙

高鐵最高一等座最高二等座

4.2.2統(tǒng)一合作對象

勻予水公司可以在差旅費(fèi)報(bào)銷制度中寫明通過前期招標(biāo)在出差地建立點(diǎn)對

點(diǎn)合作對象，與定點(diǎn)酒店、餐館進(jìn)行合作。這樣可以回避了出差地單位免費(fèi)接

待產(chǎn)生轉(zhuǎn)嫁差旅費(fèi)現(xiàn)象，避免了一些不良商家?guī)椭鷪?bào)銷人員虛開發(fā)票，杜絕了

報(bào)銷人員自己購買發(fā)票按自己意向隨意填寫、將吃飯的費(fèi)用記在住宿費(fèi)用中、

把住宿費(fèi)開的很高從而可以從中賺取差額，也便于財(cái)務(wù)人員核算和審核相關(guān)費(fèi)

用。（見圖4）

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統(tǒng)一合作對象

杜絕了報(bào)銷人員自己購

回避了出差地單位

避免了一些不良商家買發(fā)票按自己意向隨意

免費(fèi)接待產(chǎn)生轉(zhuǎn)嫁

也便于財(cái)務(wù)人員核算

幫助報(bào)銷人員虛開發(fā)填寫、將吃飯的費(fèi)用記

差旅費(fèi)現(xiàn)象

和審核相關(guān)費(fèi)用

票在住宿費(fèi)用中、把住宿

費(fèi)開的很高從而可以從

中賺取差額

圖4統(tǒng)一合作對象

4.3規(guī)定報(bào)銷時限并建立獎懲制度

4.3.1規(guī)定報(bào)銷時限

可在勻予水公司的差旅費(fèi)報(bào)銷制度中規(guī)定半個月內(nèi)（15個工作日）必須完

成差旅費(fèi)報(bào)銷?；貋砗竽闷睋?jù)和相關(guān)憑證向上級主管提交并審核簽字，再向財(cái)

務(wù)人員進(jìn)行報(bào)銷，這些工作流程是完全可以在半個月內(nèi)完成的，留出更多的時

間也是為了財(cái)務(wù)人員更好的填制和審核憑證。此外，必須“一次一報(bào)”，每出

差一次回來必須將該次的差旅費(fèi)及時報(bào)銷，不可為了節(jié)約省事積攢多次一起報(bào)

銷。

4.3.2建立獎懲制度

勻予水公司可制定相關(guān)獎懲制度，優(yōu)化后的差旅費(fèi)報(bào)銷制度規(guī)定報(bào)銷人員

必須在出差回來后15個工作日內(nèi)報(bào)銷差旅費(fèi)，超過規(guī)定日期15個工作日內(nèi)還

未報(bào)銷則不予報(bào)銷，產(chǎn)生的所有費(fèi)用由報(bào)銷人員自行承擔(dān)。如若超過三個月還

未報(bào)銷，則進(jìn)行300元罰款處理，三個月之上每超一個月增加200元罰款。如

若連續(xù)3次出差都及時報(bào)銷則獎勵100元，每增加一次連續(xù)性及時報(bào)銷則增加

50元。多次報(bào)銷者，每積攢一次罰款50元，往上累加。（見表2）設(shè)立這樣的

獎懲制度可以激勵員工自覺及時報(bào)銷差旅費(fèi)、增強(qiáng)員工積極性，減少報(bào)銷人員

對公司資金的占用，也使得公司能更好的利用資金去創(chuàng)造價值。

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表2獎懲制度

獎懲制度

獎勵

及時報(bào)銷連續(xù)超連續(xù)四次連續(xù)五次......

三次

獎勵100元再獎勵50元再獎勵50元......

懲罰1

15個工作日以上三個月以上四個月以上五個月以上......

三個月內(nèi)報(bào)銷

自行報(bào)銷罰款300元罰款500元罰款700......

懲罰2

報(bào)銷時僅報(bào)銷當(dāng)報(bào)銷時報(bào)銷報(bào)銷時報(bào)銷報(bào)銷時報(bào)銷......

次費(fèi)用兩次費(fèi)用三次費(fèi)用四次費(fèi)用

不罰款罰款50元罰款100元罰款150元......

4.3.3提前領(lǐng)取經(jīng)費(fèi)

在勻予水公司新的差旅費(fèi)報(bào)銷優(yōu)化制度實(shí)行一段時間后，可根據(jù)實(shí)際情況

對報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修改，公司新的差旅費(fèi)報(bào)銷制度是報(bào)銷人員在出差回來后報(bào)銷

費(fèi)用，而“提前領(lǐng)取經(jīng)費(fèi)”則是在出差前根據(jù)出差地點(diǎn)、天數(shù)、住宿標(biāo)準(zhǔn)、出

行方式以及以前出差的最終報(bào)銷費(fèi)用來預(yù)估經(jīng)費(fèi)，在出差前就將經(jīng)費(fèi)領(lǐng)取好，

這樣出差回來后，如果經(jīng)費(fèi)有多就歸出差人員所有，如果經(jīng)費(fèi)有少就自己補(bǔ)

差。實(shí)行“一次性領(lǐng)取出差經(jīng)費(fèi)，節(jié)約歸己，超支不補(bǔ)”制度。這樣能減輕財(cái)

務(wù)人員的工作壓力，更加規(guī)范報(bào)銷人員的行為，也避免了公司資金的浪費(fèi)和無

故流失，使得差旅費(fèi)報(bào)銷在一開始就完成了，這樣的制度下差旅費(fèi)報(bào)銷的時效

性最快。

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5.結(jié)束語

差旅費(fèi)報(bào)銷制度是公司一項(xiàng)非常重要的制度之一，因公司的經(jīng)營范圍、企

業(yè)性質(zhì)、規(guī)模大小、人員數(shù)量以及公司發(fā)展水平等的不同而不同，所以要從現(xiàn)

有的差旅費(fèi)報(bào)銷制度中找到問題發(fā)現(xiàn)問題并結(jié)合公司自身的情況和特點(diǎn)來制定

一套為公司量身定制的差旅費(fèi)報(bào)銷制度。公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度現(xiàn)階段所存在的

缺陷、不完善、不合理等問題可以通過補(bǔ)充和完善差旅費(fèi)報(bào)銷流程、制定合理

報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)、合作對象、規(guī)定報(bào)銷時限、建立獎懲制度、提前領(lǐng)

取經(jīng)費(fèi)等設(shè)計(jì)來優(yōu)化，但隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和公司的壯大，差旅費(fèi)報(bào)銷制度是要

隨著自身發(fā)展而不斷優(yōu)化革新的，從而使得公司的資金狀況更加良好，不斷增

強(qiáng)公司的經(jīng)濟(jì)效益，讓差旅費(fèi)報(bào)銷制度更加的完善、合理、人性、及時和透

明。

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參考資料

[1]卜曉艷.行政事業(yè)單位差旅費(fèi)報(bào)銷管理探討[J].綠色財(cái)會,2022(07):45-47.

[2]龐美艷.財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)差旅費(fèi)用管控研究[J].納稅,2020,14(16):90-91.

[3]劉進(jìn)蓮.淺談差旅費(fèi)的報(bào)銷制度[J].財(cái)經(jīng)界,2019(12):101-102.

[4]劉寶碩.淺談員工差旅費(fèi)報(bào)銷[J].特區(qū)經(jīng)濟(jì),2016(08):175-176.

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附錄

附錄一：勻予水商貿(mào)有限責(zé)任公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度

一、總則

1.適用范圍

本基準(zhǔn)適用于勻予水商貿(mào)有限責(zé)任公司的全體員工。

2.目的

本基準(zhǔn)規(guī)定員工因業(yè)務(wù)、培訓(xùn)等事宜，按公司指令被派遣到國內(nèi)外出差時

的旅費(fèi)支付標(biāo)準(zhǔn)為目的。

二、出差審批流程

1.出差申請程序

因公出差人員必須事先填寫“出差申請單”，注明出差地點(diǎn)、事由、天

數(shù)、所需資金等相關(guān)事宜，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可出差。

2.差費(fèi)報(bào)銷程序

公司員工出差回來，如實(shí)填寫“差旅費(fèi)報(bào)銷單”，并列明事由、時間、線

路后交由財(cái)務(wù)部按包干標(biāo)準(zhǔn)審核報(bào)銷。

附錄二：勻予水商貿(mào)有限責(zé)任公司差旅費(fèi)報(bào)銷優(yōu)化制度

一、總則

1適用范圍

本基準(zhǔn)適用于勻予水商貿(mào)有限責(zé)任公司的全體員工。

2.目的

本基準(zhǔn)規(guī)定員工因業(yè)務(wù)、培訓(xùn)等事宜，按公司指令被派遣到國內(nèi)外出差時

的旅費(fèi)支付標(biāo)準(zhǔn)為目的。

3.用語的定義

長期出差者是指到本市以外地區(qū)進(jìn)行業(yè)務(wù)(包含教育訓(xùn)練)時，在同一地區(qū)

1個月以上出差者。同一地區(qū)通常是以“市、區(qū)”為行政單位，但是如果在同

一地區(qū)到兩個以上地方出差時，盡管住宿地點(diǎn)不變卻不能正常出勤的情況發(fā)生

時，可以視為不同地區(qū)的出差。近郊出差是指可以用通勤車或市內(nèi)交通進(jìn)行的

出差地。日補(bǔ)貼包括交通費(fèi)、誤餐費(fèi)、飲水費(fèi)、通訊費(fèi)、洗衣費(fèi)等所有雜費(fèi)。

旅費(fèi)計(jì)算包括車船費(fèi)、住宿費(fèi)、日補(bǔ)助。旅費(fèi)按正常路程計(jì)算，但因業(yè)務(wù)上的

情況或者不得已改變路程的時候，按實(shí)際路