2025華鐵集團(tuán)公司合同管理辦法

2025華鐵集團(tuán)公司合同管理辦法第一章總則第一條為規(guī)范華鐵集團(tuán)公司的合同管理工作，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。第二條本辦法所稱合同是指公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中與自然人、法人或其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。本辦法適用于公司及下屬子公司、分支機(jī)構(gòu)的合同管理工作。第三條合同管理實(shí)行統(tǒng)一管理與分級(jí)負(fù)責(zé)相結(jié)合的原則。公司法律事務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的綜合管理，各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)具體合同的洽談、簽訂及履行工作，財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的審核與支付，審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的監(jiān)督與審計(jì)。第四條簽訂合同必須符合國(guó)家法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理規(guī)定，維護(hù)公司利益，避免風(fēng)險(xiǎn)，確保合同的合法性、真實(shí)性、有效性和可行性。第二章合同的訂立第五條合同訂立前，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)合同相對(duì)方的資質(zhì)、信用狀況、履約能力等進(jìn)行調(diào)查，并收集相關(guān)證明文件。必要時(shí)，可委托第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行資信調(diào)查。第六條合同內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括以下主要條款：（一）合同當(dāng)事人的名稱或姓名和住所；（二）合同標(biāo)的；（三）數(shù)量和質(zhì)量；（四）價(jià)款或報(bào)酬；（五）履行期限、地點(diǎn)和方式；（六）違約責(zé)任；（七）爭(zhēng)議解決方式；（八）其他約定事項(xiàng)。合同內(nèi)容應(yīng)當(dāng)明確具體，避免模糊表述，確保合同雙方權(quán)利義務(wù)清晰。第七條公司簽訂合同應(yīng)當(dāng)使用統(tǒng)一的合同文本。對(duì)于特殊類(lèi)型的合同，可采用示范合同文本，但需經(jīng)法律事務(wù)部門(mén)審核確認(rèn)。對(duì)合同相對(duì)方提供的合同文本，應(yīng)當(dāng)由法律事務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核，確保不存在不利于公司的條款。第八條合同談判過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)合同的實(shí)質(zhì)性條款進(jìn)行充分協(xié)商，確保合同內(nèi)容符合公司利益。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)將談判結(jié)果形成書(shū)面記錄，并提交法律事務(wù)部門(mén)審核。第九條合同金額超過(guò)萬(wàn)元（含）的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)公司相關(guān)審批流程審批通過(guò)后方可簽訂。審批流程包括但不限于業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門(mén)審核、法律事務(wù)部門(mén)審核及公司領(lǐng)導(dǎo)審批。第十條合同簽訂應(yīng)當(dāng)由公司法定代表人或其授權(quán)的代理人簽署，授權(quán)代理人應(yīng)當(dāng)持有法定代表人的書(shū)面授權(quán)委托書(shū)。第三章合同的審查與簽訂第十一條合同簽訂前，法律事務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)合同進(jìn)行全面審查，重點(diǎn)審查以下內(nèi)容：（一）合同相對(duì)方的主體資格；（二）合同內(nèi)容的合法性；（三）合同條款的完備性；（四）合同風(fēng)險(xiǎn)的可控性；（五）合同履行的可能性。第十二條法律事務(wù)部門(mén)在審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)合同存在重大問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)提出修改意見(jiàn)或建議。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改或補(bǔ)充。第十三條合同簽訂后，應(yīng)當(dāng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。歸檔材料包括合同文本、合同相對(duì)方資質(zhì)證明文件、合同談判記錄、審批文件等。第四章合同的履行第十四條合同履行應(yīng)當(dāng)遵循誠(chéng)實(shí)信用原則，嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，維護(hù)公司形象和聲譽(yù)。第十五條合同履行過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)定期檢查合同履行情況，確保合同按照約定進(jìn)度執(zhí)行。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取措施，并向相關(guān)部門(mén)報(bào)告。第十六條合同履行涉及款項(xiàng)支付的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)管理制度執(zhí)行。支付款項(xiàng)前，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)審核合同條款，確保付款條件符合合同約定。第十七條合同一方未按約定履行合同義務(wù)的，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)催促履約，并通過(guò)書(shū)面形式記錄催促過(guò)程。如對(duì)方仍不履行，應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)告公司管理層，并采取法律手段維護(hù)公司權(quán)益。第五章合同的變更與解除第十八條合同變更或解除應(yīng)當(dāng)符合法律規(guī)定和合同約定，經(jīng)過(guò)雙方協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面補(bǔ)充協(xié)議或解除協(xié)議。第十九條在合同履行過(guò)程中，如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)與合同相對(duì)方協(xié)商一致，并填寫(xiě)《合同變更申請(qǐng)表》，提交法律事務(wù)部門(mén)審核后，報(bào)公司管理層審批。第二十條合同解除應(yīng)當(dāng)符合法律規(guī)定或合同約定的情形。解除合應(yīng)當(dāng)與合同相對(duì)方協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面解除協(xié)議。如無(wú)法協(xié)商一致，應(yīng)當(dāng)通過(guò)法律途徑解決。第二十一條合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)，確保合同履行的后續(xù)工作順利進(jìn)行。第六章合同的終止與結(jié)算第二十二條合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行合同結(jié)算，并與合同相對(duì)方簽訂《合同履行完畢確認(rèn)書(shū)》。確認(rèn)書(shū)應(yīng)當(dāng)包括合同履行情況、款項(xiàng)支付情況等主要內(nèi)容。第二十三條合同終止后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)整理合同履行過(guò)程中產(chǎn)生的全部文件資料，并移交檔案管理部門(mén)歸檔。歸檔資料應(yīng)當(dāng)包括合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、履行記錄、結(jié)算憑證等。第七章合同的檔案管理第二十四條合同檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一管理、分類(lèi)存放、便于查閱的原則。公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)合同檔案的統(tǒng)一管理和維護(hù)。第二十五條合同檔案應(yīng)當(dāng)按照合同編號(hào)進(jìn)行歸檔，并建立合同檔案目錄，方便查閱和管理。第二十六條合同檔案借閱應(yīng)當(dāng)履行審批手續(xù)，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)做好借閱登記，確保檔案安全。第八章合同管理的責(zé)任追究第二十七條公司對(duì)在合同管理中出現(xiàn)以下行為的人員，追究相應(yīng)責(zé)任：（一）未按規(guī)定履行合同審查程序，導(dǎo)致合同存在重大風(fēng)險(xiǎn)；（二）未按合同約定履行義務(wù)，造成公司損失；（三）擅自變更或解除合同，造成公司利益受損；（四）未按規(guī)定管理合同檔案，導(dǎo)致資料丟失或泄露。第二十八條違反本辦法給公司造成重大損失的，公司有權(quán)追究相關(guān)責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任；涉嫌違法的，移交司法機(jī)關(guān)處理。第九章附則第二十九條本辦法自發(fā)布之日起實(shí)施。此前與本辦法不一致的規(guī)定，以本辦法為準(zhǔn)。第三十條本辦法由公司法律事務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)解釋