項(xiàng)目材料采購制度

項(xiàng)目材料采購制度?一、總則1.目的為規(guī)范項(xiàng)目材料采購行為，確保項(xiàng)目材料的質(zhì)量、供應(yīng)及時(shí)性和成本合理性，保障項(xiàng)目順利實(shí)施，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有項(xiàng)目的材料采購活動(dòng)，包括但不限于工程建設(shè)項(xiàng)目、產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目等。3.基本原則質(zhì)量第一原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、符合項(xiàng)目要求的材料，確保項(xiàng)目質(zhì)量不受影響。成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判，降低采購成本，提高項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益。公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商有平等的機(jī)會(huì)參與競爭。誠實(shí)守信原則：采購人員和供應(yīng)商應(yīng)誠實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定，維護(hù)雙方的合法權(quán)益。

二、采購計(jì)劃與預(yù)算1.采購計(jì)劃編制項(xiàng)目啟動(dòng)階段：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃和技術(shù)要求，制定詳細(xì)的材料需求清單，并提交給采購部門。采購部門審核：采購部門收到材料需求清單后，應(yīng)進(jìn)行審核，確保需求清單的準(zhǔn)確性和完整性。如有疑問，應(yīng)及時(shí)與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人溝通確認(rèn)。采購計(jì)劃制定：采購部門根據(jù)審核后的材料需求清單，結(jié)合市場供應(yīng)情況和庫存狀況，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、交貨時(shí)間等信息。2.采購預(yù)算編制采購部門負(fù)責(zé)：采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，結(jié)合市場價(jià)格行情，編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括材料采購成本、運(yùn)輸費(fèi)用、倉儲(chǔ)費(fèi)用等各項(xiàng)費(fèi)用。審核與審批：采購預(yù)算編制完成后，應(yīng)提交給財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)公司管理層審批。采購預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，不得隨意突破。3.采購計(jì)劃與預(yù)算調(diào)整調(diào)整原因：在項(xiàng)目實(shí)施過程中，如因項(xiàng)目變更、設(shè)計(jì)調(diào)整、市場價(jià)格波動(dòng)等原因需要調(diào)整采購計(jì)劃和預(yù)算，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)提出書面申請，并說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容。審批流程：采購計(jì)劃和預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字后，提交給采購部門審核。采購部門審核通過后，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)公司管理層審批。采購計(jì)劃和預(yù)算調(diào)整申請未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自執(zhí)行。

三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇供應(yīng)商篩選：采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選和評(píng)估。篩選標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。實(shí)地考察：對(duì)于重要材料的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施等情況。實(shí)地考察結(jié)束后，應(yīng)形成考察報(bào)告，作為供應(yīng)商選擇的參考依據(jù)。供應(yīng)商評(píng)估：采購部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的交貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面。評(píng)估結(jié)果應(yīng)記錄在供應(yīng)商信息庫中，作為供應(yīng)商后續(xù)合作的參考依據(jù)。供應(yīng)商選擇決策：采購部門根據(jù)供應(yīng)商篩選、實(shí)地考察和評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.供應(yīng)商管理合同執(zhí)行跟蹤：采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)材料。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，追究其違約責(zé)任。供應(yīng)商績效評(píng)價(jià)：采購部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商的績效進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)內(nèi)容包括供應(yīng)商的交貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面。評(píng)價(jià)結(jié)果應(yīng)記錄在供應(yīng)商信息庫中，作為供應(yīng)商后續(xù)合作的參考依據(jù)。供應(yīng)商激勵(lì)與淘汰：對(duì)于績效優(yōu)秀的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)給予適當(dāng)?shù)募?lì)，如增加采購份額、優(yōu)先付款等。對(duì)于績效不佳的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時(shí)與其溝通，提出改進(jìn)要求。如供應(yīng)商經(jīng)改進(jìn)后仍無法滿足要求，采購部門應(yīng)考慮淘汰該供應(yīng)商。

四、采購流程1.采購申請項(xiàng)目負(fù)責(zé)人發(fā)起：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃和實(shí)際需求，填寫采購申請表，并提交給采購部門。采購申請表應(yīng)包括材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間、用途等信息。審批流程：采購申請表經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字后，提交給采購部門審核。采購部門審核通過后，報(bào)公司管理層審批。采購申請表未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自采購。2.采購詢價(jià)采購部門負(fù)責(zé)：采購部門根據(jù)采購申請表的要求，向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，詢價(jià)函應(yīng)包括材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。供應(yīng)商報(bào)價(jià)：供應(yīng)商收到詢價(jià)函后，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。采購部門應(yīng)收集供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息，并進(jìn)行整理和分析。比價(jià)與議價(jià)：采購部門根據(jù)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息，進(jìn)行比價(jià)和議價(jià)。比價(jià)時(shí)應(yīng)綜合考慮材料的質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)等因素。議價(jià)時(shí)應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行充分溝通，爭取最優(yōu)惠的價(jià)格和條款。3.采購合同簽訂采購部門起草合同：采購部門根據(jù)比價(jià)和議價(jià)結(jié)果，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。審核與審批：采購合同起草完成后，應(yīng)提交給法務(wù)部門審核。法務(wù)部門審核通過后，報(bào)公司管理層審批。采購合同未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自簽訂。合同簽訂：采購合同經(jīng)批準(zhǔn)后，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂正式合同。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。4.采購訂單下達(dá)采購部門下達(dá)訂單：采購部門根據(jù)采購合同的要求，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。訂單跟蹤：采購部門應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)材料。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，追究其違約責(zé)任。5.材料驗(yàn)收驗(yàn)收準(zhǔn)備：采購部門應(yīng)在材料到貨前，通知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收準(zhǔn)備工作包括制定驗(yàn)收方案、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具、安排驗(yàn)收人員等。驗(yàn)收實(shí)施：材料到貨后，采購部門應(yīng)組織項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)人員按照驗(yàn)收方案進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、外觀質(zhì)量等方面。驗(yàn)收報(bào)告：驗(yàn)收結(jié)束后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫驗(yàn)收報(bào)告，驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)包括驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收地點(diǎn)、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)果等信息。驗(yàn)收報(bào)告經(jīng)驗(yàn)收人員簽字后，提交給采購部門。不合格處理：如驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)材料存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。如供應(yīng)商拒絕處理或處理結(jié)果不滿意，采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定追究其違約責(zé)任。6.采購付款付款申請：采購部門應(yīng)在材料驗(yàn)收合格后，根據(jù)采購合同的約定，填寫付款申請表，并提交給財(cái)務(wù)部門。付款申請表應(yīng)包括采購合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、付款金額、付款方式、付款時(shí)間等信息。審核與審批：付款申請表經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交給財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)公司管理層審批。付款申請表未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自付款。付款執(zhí)行：付款申請經(jīng)批準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照審批意見及時(shí)辦理付款手續(xù)。付款方式包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬等。付款后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將付款憑證復(fù)印件分發(fā)給采購部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。

五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購部門負(fù)責(zé)：采購部門應(yīng)定期對(duì)采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等方面。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法：采購部門可采用定性和定量相結(jié)合的方法對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估結(jié)果應(yīng)分為高、中、低三個(gè)等級(jí)。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：密切關(guān)注市場價(jià)格波動(dòng)情況，建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制。通過與供應(yīng)商簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購成本的影響。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評(píng)估和淘汰機(jī)制。與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免過度依賴單一供應(yīng)商。在采購合同中約定違約責(zé)任和賠償條款，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)工作，嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。在采購合同中約定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量保證期，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件。對(duì)于質(zhì)量不合格的材料，及時(shí)要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程簽訂合同。在合同中明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任和賠償條款。加強(qiáng)合同執(zhí)行跟蹤，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。付款風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)付款管理，嚴(yán)格按照付款審批流程辦理付款手續(xù)。在付款前對(duì)采購合同的執(zhí)行情況進(jìn)行審核，確保供應(yīng)商已履行合同約定的義務(wù)。加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，避免因付款問題影響供應(yīng)商的合作積極性。

六、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督審計(jì)部門負(fù)責(zé)：審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括采購計(jì)劃的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的簽訂與執(zhí)行情況、采購成本的控制情況等方面。審計(jì)結(jié)果報(bào)告：審計(jì)結(jié)束后，審計(jì)部門應(yīng)形成審計(jì)報(bào)告，報(bào)告審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題和提出的改進(jìn)建議。審計(jì)報(bào)告應(yīng)提交給公司管理層和采購部門。整改落實(shí)：采購部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)報(bào)告提出的問題和建議，及時(shí)進(jìn)行整改落實(shí)。整改情況應(yīng)及時(shí)反饋給審計(jì)部門。2.考核機(jī)制考核指標(biāo)設(shè)定：公司應(yīng)建立采購人員考核機(jī)制，考核指標(biāo)包括采購任務(wù)完成情況、采購成本控制情況、采購質(zhì)量保證情況、供應(yīng)商管理情況、合同管理情況等方面?？己酥芷冢翰少徣藛T考核周期為年度考核?？己私Y(jié)果應(yīng)用：考核結(jié)果與采購人員的績效獎(jiǎng)金、晉升、培訓(xùn)等掛鉤。對(duì)于考核優(yōu)秀的采購人員，應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于考核