檔案管理監(jiān)理實施細則

檔案管理監(jiān)理實施細則?一、工程概況[簡述工程名稱、地點、規(guī)模、建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位等基本信息]二、編制依據(jù)1.國家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及標準規(guī)范，如《中華人民共和國檔案法》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等。2.本工程的監(jiān)理合同、施工合同及相關(guān)協(xié)議。3.本工程的設(shè)計文件、施工圖紙及技術(shù)資料。4.監(jiān)理規(guī)劃及相關(guān)監(jiān)理工作制度。三、監(jiān)理工作目標1.確保工程檔案的真實性、完整性、準確性和系統(tǒng)性，滿足工程竣工驗收及后期維護管理的需要。2.督促施工單位建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作流程，提高檔案管理水平。3.對工程檔案的形成、收集、整理、歸檔等過程進行有效監(jiān)督和控制，確保檔案資料及時、準確地移交建設(shè)單位。四、檔案管理監(jiān)理工作流程檔案管理工作準備階段1.組建檔案管理監(jiān)理小組，明確監(jiān)理人員的職責分工。2.熟悉工程檔案管理的相關(guān)規(guī)定和要求，收集與工程檔案管理有關(guān)的文件資料。3.審查施工單位的檔案管理制度、檔案管理體系及人員配備情況。4.參與建設(shè)單位組織的工程檔案管理交底會議，了解建設(shè)單位對工程檔案管理的具體要求。檔案形成過程監(jiān)理1.定期檢查施工單位檔案資料的形成情況，包括施工過程中的各項記錄、文件、報告等。2.對重要施工環(huán)節(jié)和關(guān)鍵部位的檔案資料進行旁站監(jiān)督，確保資料真實、準確、完整。3.督促施工單位及時整理和歸檔已形成的檔案資料，做到分類存放、標識清晰。檔案收集與整理監(jiān)理1.定期檢查施工單位檔案資料的收集情況，確保各類文件資料及時收集齊全。2.對施工單位提交的檔案資料進行審查，重點檢查資料的完整性、準確性、真實性和規(guī)范性。3.要求施工單位按照檔案管理的相關(guān)標準和規(guī)范對收集的資料進行分類整理，編制目錄清單，建立索引。檔案歸檔監(jiān)理1.審查施工單位提交的檔案歸檔計劃，確保歸檔工作有序進行。2.在施工單位檔案資料整理完成后，組織相關(guān)人員對檔案進行預(yù)驗收，對不符合要求的資料提出整改意見，督促施工單位及時整改。3.經(jīng)預(yù)驗收合格后，督促施工單位將整理好的檔案資料移交建設(shè)單位，并辦理交接手續(xù)。檔案驗收階段監(jiān)理1.協(xié)助建設(shè)單位組織工程檔案專項驗收工作，審查驗收資料，參與驗收會議。2.對驗收過程中提出的問題，督促施工單位及時整改，確保工程檔案順利通過驗收。3.工程檔案驗收合格后，負責將驗收情況形成報告，提交建設(shè)單位存檔。五、檔案管理監(jiān)理工作內(nèi)容及措施檔案管理工作制度審查1.審查內(nèi)容檢查施工單位是否建立了完善的檔案管理制度，包括檔案管理崗位職責、檔案收集制度、檔案整理制度、檔案保管制度、檔案借閱制度等。審查檔案管理制度是否符合國家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及標準規(guī)范要求，是否具有可操作性。2.措施要求施工單位提交檔案管理制度文本，監(jiān)理人員進行詳細審查。針對審查中發(fā)現(xiàn)的問題，與施工單位進行溝通，提出修改意見，督促施工單位及時完善制度。檔案管理人員資質(zhì)審查1.審查內(nèi)容檢查施工單位檔案管理人員的配備情況，是否滿足工程檔案管理工作的需要。審查檔案管理人員的資質(zhì)證書、學(xué)歷證書、工作經(jīng)歷等，確保其具備相應(yīng)的檔案管理專業(yè)知識和技能。2.措施要求施工單位提交檔案管理人員名單及相關(guān)資質(zhì)證明材料，監(jiān)理人員進行逐一核對。對檔案管理人員進行必要的面試或考核，了解其對檔案管理工作的認識和掌握程度。檔案形成過程監(jiān)理1.日常檢查監(jiān)理人員定期對施工單位檔案資料的形成情況進行檢查，檢查頻率為[X]次/月。檢查內(nèi)容包括施工日志、工程技術(shù)交底記錄、原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、檢驗檢測報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時向施工單位發(fā)出監(jiān)理通知單，要求其限期整改。2.旁站監(jiān)督對于重要施工環(huán)節(jié)和關(guān)鍵部位，如基礎(chǔ)工程、主體結(jié)構(gòu)施工、設(shè)備安裝調(diào)試等，監(jiān)理人員進行旁站監(jiān)督，并做好旁站記錄。旁站記錄應(yīng)詳細記錄施工過程中的各項數(shù)據(jù)、情況及相關(guān)人員的簽字確認情況，作為檔案資料的重要組成部分。3.見證取樣送檢對工程原材料、構(gòu)配件及設(shè)備的見證取樣送檢過程進行監(jiān)督，確保取樣的真實性和代表性。見證人員應(yīng)在取樣記錄和送檢委托單上簽字確認，并跟蹤送檢結(jié)果，將檢測報告及時歸入工程檔案。檔案收集與整理監(jiān)理1.收集情況檢查定期檢查施工單位檔案資料的收集情況，檢查施工單位是否按照檔案管理的要求及時收集各類文件資料，是否存在資料缺失或遺漏的情況。對收集不及時或不完整的資料，要求施工單位說明原因，并督促其盡快補齊。2.整理審查對施工單位提交的檔案資料進行審查，審查資料的格式、內(nèi)容、簽字蓋章等是否符合要求。檢查檔案資料的分類是否合理，編號是否規(guī)范，目錄清單是否清晰準確。對不符合要求的資料，要求施工單位進行整改，整改合格后重新提交審查。3.整理指導(dǎo)在施工單位檔案資料整理過程中，監(jiān)理人員給予必要的指導(dǎo)和幫助，提供檔案管理的相關(guān)標準和規(guī)范，解答施工單位提出的問題。協(xié)助施工單位建立檔案資料索引，方便查找和使用。檔案歸檔監(jiān)理1.歸檔計劃審查審查施工單位提交的檔案歸檔計劃，確保歸檔工作有明確的時間節(jié)點和責任人。要求歸檔計劃應(yīng)涵蓋工程建設(shè)全過程的檔案資料，包括前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件等。2.預(yù)驗收組織在施工單位檔案資料整理完成后，組織建設(shè)單位、施工單位等相關(guān)人員對檔案進行預(yù)驗收。預(yù)驗收小組應(yīng)按照檔案管理的標準和規(guī)范對檔案資料進行全面檢查，形成預(yù)驗收意見。3.整改跟蹤對預(yù)驗收中提出的問題，要求施工單位制定整改措施，明確整改責任人及整改期限。監(jiān)理人員跟蹤整改情況，督促施工單位按時完成整改，確保檔案資料符合驗收要求。檔案驗收階段監(jiān)理1.驗收準備協(xié)助協(xié)助建設(shè)單位做好工程檔案專項驗收的各項準備工作，包括收集驗收資料、組織驗收會議等。審查建設(shè)單位提交的驗收申請報告及相關(guān)資料，確保驗收條件具備。2.驗收過程參與參與工程檔案專項驗收會議，聽取施工單位、建設(shè)單位等各方的匯報，查閱檔案資料，對檔案進行現(xiàn)場檢查。對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出監(jiān)理意見，供驗收小組參考。3.驗收報告編制工程檔案驗收合格后，負責編制工程檔案驗收監(jiān)理報告，報告內(nèi)容應(yīng)包括工程概況、檔案管理監(jiān)理工作情況、檔案驗收情況及結(jié)論等。將驗收監(jiān)理報告提交建設(shè)單位存檔。六、檔案管理監(jiān)理工作資料1.檔案管理監(jiān)理小組人員名單及職責分工。2.檔案管理監(jiān)理工作制度及流程。3.施工單位檔案管理制度審查記錄。4.檔案管理人員資質(zhì)審查記錄。5.檔案形成過程檢查記錄（包括日常檢查記錄、旁站記錄、見證取樣送檢記錄等）。6.檔案收集與整理審查記錄。7.檔案歸檔計劃審查記錄。8.檔案預(yù)驗收記錄及整改跟蹤記錄。9.工程檔案驗收監(jiān)理報告。10.其他與檔案管理監(jiān)理工作相關(guān)的文件資料。七、檔案管理監(jiān)理工作風險分析及防范措施風險分析1.施工單位對檔案管理工作重視程度不夠，導(dǎo)致檔案資料收集不及時、整理不規(guī)范，影響工程檔案的完整性和準確性。2.監(jiān)理人員對檔案管理知識掌握不足，不能有效地對施工單位的檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。3.工程建設(shè)過程中可能出現(xiàn)檔案資料丟失、損壞等情況，給檔案管理工作帶來風險。4.檔案驗收過程中可能出現(xiàn)因資料不符合要求而導(dǎo)致驗收不通過的情況，影響工程竣工驗收進度。防范措施1.加強對施工單位檔案管理工作的宣傳和教育，提高其對檔案管理工作重要性的認識，定期檢查施工單位檔案管理工作落實情況。2.組織監(jiān)理人員參加檔案管理知識培訓(xùn)，提高監(jiān)理人員的檔案管理水平，加強對監(jiān)理人員檔案管理工作的考核。3.要求施工單位采取有效的檔案保管措施