酒店管理-總經(jīng)理辦公室

酒店管理--總經(jīng)理辦公室?一、總經(jīng)理辦公室概述總經(jīng)理辦公室是酒店運(yùn)營(yíng)的核心樞紐，承擔(dān)著協(xié)助總經(jīng)理進(jìn)行酒店整體管理、協(xié)調(diào)各部門工作、處理日常行政事務(wù)以及保障酒店高效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要職責(zé)。其工作質(zhì)量和效率直接影響著酒店的服務(wù)水平和經(jīng)營(yíng)效益。二、總經(jīng)理辦公室實(shí)務(wù)（一）文件管理1.文件的收發(fā)設(shè)立專門的文件收發(fā)登記本，對(duì)所有iing和outgoing文件進(jìn)行詳細(xì)記錄。iing文件包括上級(jí)部門的各類通知、公函、行業(yè)資訊等；outgoing文件涵蓋酒店對(duì)外發(fā)送的報(bào)告、信函、合同等。對(duì)iing文件，及時(shí)進(jìn)行分類、編號(hào)，并根據(jù)內(nèi)容分發(fā)給相關(guān)部門或人員，確保文件得到及時(shí)處理。2.文件的存檔建立完善的文件存檔系統(tǒng)，按照年份、類別等對(duì)文件進(jìn)行歸檔。例如，將財(cái)務(wù)文件歸為一類，人事文件歸為一類等。定期對(duì)存檔文件進(jìn)行整理和備份，防止文件丟失或損壞。同時(shí)，確保文件存儲(chǔ)環(huán)境安全，具備防火、防潮、防蟲等措施。3.文件的查閱制定文件查閱制度，明確查閱權(quán)限和流程。內(nèi)部員工因工作需要查閱文件，需填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，在總經(jīng)理辦公室指定地點(diǎn)查閱。對(duì)于涉及酒店機(jī)密的文件，嚴(yán)格限制查閱范圍，查閱人需簽署保密協(xié)議，確保文件內(nèi)容不被泄露。（二）會(huì)議組織與安排1.酒店例會(huì)每周定期組織酒店例會(huì)，由總經(jīng)理主持，各部門負(fù)責(zé)人參加。會(huì)議時(shí)間通常安排在周一上午，時(shí)長(zhǎng)約1.5小時(shí)。在例會(huì)前，總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)收集各部門上周工作總結(jié)和本周工作計(jì)劃，并整理成文檔供參會(huì)人員參考。會(huì)議過程中，認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容、決議事項(xiàng)以及各部門提出的問題和建議。會(huì)后，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)總經(jīng)理審核后，發(fā)送給各部門負(fù)責(zé)人，并跟進(jìn)決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況，確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃推進(jìn)。2.專項(xiàng)會(huì)議根據(jù)酒店運(yùn)營(yíng)中的實(shí)際問題和工作重點(diǎn)，組織召開專項(xiàng)會(huì)議。例如，針對(duì)酒店?duì)I銷活動(dòng)策劃召開營(yíng)銷專項(xiàng)會(huì)議，針對(duì)客戶投訴處理召開服務(wù)質(zhì)量專項(xiàng)會(huì)議等。在專項(xiàng)會(huì)議前，明確會(huì)議主題、參會(huì)人員范圍，并提前通知相關(guān)人員做好準(zhǔn)備工作。會(huì)議中，充分聽取各方意見，進(jìn)行深入討論，形成針對(duì)性的解決方案或決策。會(huì)議結(jié)束后，同樣要及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，并監(jiān)督相關(guān)部門對(duì)決策的落實(shí)情況。（三）行政事務(wù)處理1.辦公用品管理制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)酒店各部門的實(shí)際需求，定期采購(gòu)辦公用品。采購(gòu)過程中，嚴(yán)格遵循酒店采購(gòu)流程，選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。建立辦公用品庫(kù)存管理制度，對(duì)采購(gòu)回來的辦公用品進(jìn)行分類存放，并做好出入庫(kù)登記。定期盤點(diǎn)庫(kù)存，確保辦公用品供應(yīng)充足，同時(shí)避免積壓浪費(fèi)。為各部門提供辦公用品領(lǐng)用服務(wù)，員工領(lǐng)用辦公用品時(shí)，需填寫領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到總經(jīng)理辦公室領(lǐng)取。2.車輛管理負(fù)責(zé)酒店車輛的調(diào)度和安排，根據(jù)各部門工作需要，合理調(diào)配車輛資源。確保車輛使用高效、有序，滿足酒店運(yùn)營(yíng)和客人接送等需求。建立車輛檔案，記錄車輛的基本信息、維修保養(yǎng)記錄、保險(xiǎn)情況等。定期對(duì)車輛進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保車輛性能良好，安全行駛。對(duì)駕駛員進(jìn)行管理和培訓(xùn)，要求駕駛員遵守交通規(guī)則，嚴(yán)格執(zhí)行車輛使用規(guī)定，做好車輛清潔和日常檢查工作。3.證照管理負(fù)責(zé)酒店各類證照的辦理、年檢和保管工作。包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、衛(wèi)生許可證、特種行業(yè)許可證等。按照相關(guān)部門的要求，提前準(zhǔn)備好所需材料，及時(shí)辦理證照的年檢手續(xù)，確保酒店合法合規(guī)經(jīng)營(yíng)。同時(shí)，妥善保管證照原件，防止丟失或損壞。如有需要借用證照原件，需辦理嚴(yán)格的借閱手續(xù)，并按時(shí)歸還。三、總經(jīng)理辦公室各類制度（一）工作流程制度1.文件處理流程iing文件：文件收發(fā)員接收文件后，首先進(jìn)行初步登記，注明文件來源、日期、主題等信息。然后根據(jù)文件內(nèi)容進(jìn)行分類，對(duì)于一般性通知轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)部門文員，對(duì)于重要文件呈遞給總經(jīng)理或相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批示。批示后的文件按照領(lǐng)導(dǎo)要求進(jìn)行傳閱或執(zhí)行，并在文件處理完畢后進(jìn)行存檔。outgoing文件：各部門起草文件后，提交給總經(jīng)理辦公室審核?？偨?jīng)理辦公室審核內(nèi)容包括文件格式、語法、內(nèi)容準(zhǔn)確性等。審核通過后，按照發(fā)文流程進(jìn)行編號(hào)、蓋章，并發(fā)送給接收方。同時(shí)，留存一份文件副本進(jìn)行存檔。2.會(huì)議組織流程會(huì)前準(zhǔn)備：確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員范圍。收集會(huì)議相關(guān)資料，如匯報(bào)材料、討論議題等。提前通知參會(huì)人員會(huì)議信息，并準(zhǔn)備好會(huì)議所需的設(shè)備、文具等。會(huì)議進(jìn)行：安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，詳細(xì)記錄會(huì)議發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。會(huì)議主持人引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程，確保會(huì)議圍繞主題進(jìn)行，充分聽取各方意見。會(huì)后跟進(jìn)：及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后發(fā)送給參會(huì)人員。對(duì)會(huì)議決議事項(xiàng)進(jìn)行責(zé)任分解，明確責(zé)任部門和完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)。定期跟進(jìn)決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況，向總經(jīng)理匯報(bào)進(jìn)展。3.行政事務(wù)辦理流程辦公用品采購(gòu)：各部門每月初提交辦公用品需求清單給總經(jīng)理辦公室?？偨?jīng)理辦公室匯總需求后，結(jié)合庫(kù)存情況，制定采購(gòu)計(jì)劃。選擇供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)，確定采購(gòu)方案后簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)回來的辦公用品進(jìn)行驗(yàn)收、入庫(kù)，并按照領(lǐng)用流程發(fā)放給各部門。車輛調(diào)度：用車部門提前填寫用車申請(qǐng)表，注明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由等信息，提交給總經(jīng)理辦公室?？偨?jīng)理辦公室根據(jù)車輛使用情況進(jìn)行調(diào)度安排，通知駕駛員做好出車準(zhǔn)備。駕駛員出車前檢查車輛狀況，執(zhí)行任務(wù)后及時(shí)歸還車輛，并填寫車輛使用記錄。證照辦理與年檢：根據(jù)證照辦理和年檢的時(shí)間要求，提前梳理所需材料清單。組織相關(guān)部門準(zhǔn)備材料，提交給相應(yīng)的審批部門辦理。在辦理過程中保持與審批部門的溝通，及時(shí)補(bǔ)充或修改材料。證照年檢時(shí)，按照要求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成年檢手續(xù)，并妥善保管相關(guān)文件。（二）人員崗位職責(zé)制度1.總經(jīng)理辦公室主任崗位職責(zé)全面負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的日常管理工作，制定工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。協(xié)助總經(jīng)理處理酒店日常事務(wù)，協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系，確保酒店各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。負(fù)責(zé)組織起草酒店重要文件、報(bào)告、總結(jié)等，審核以酒店名義發(fā)布的各類文件。組織安排酒店各類會(huì)議，做好會(huì)議記錄，跟進(jìn)會(huì)議決議的執(zhí)行情況。管理酒店行政事務(wù)，包括辦公用品采購(gòu)、車輛調(diào)度、證照管理等，確保行政工作高效有序。負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門、政府相關(guān)部門以及外部合作伙伴的溝通協(xié)調(diào)，維護(hù)酒店良好的外部關(guān)系。完成總經(jīng)理交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。2.文件收發(fā)員崗位職責(zé)負(fù)責(zé)酒店各類文件、信函、包裹等的收發(fā)工作，做好詳細(xì)的登記記錄。對(duì)iing文件進(jìn)行及時(shí)分類、編號(hào)，并根據(jù)內(nèi)容準(zhǔn)確分發(fā)給相關(guān)部門或人員。跟蹤文件的傳閱和處理情況，確保文件得到及時(shí)有效的處理。負(fù)責(zé)outgoing文件的打印、復(fù)印、蓋章、封裝等工作，并按照規(guī)定的流程發(fā)送給接收方。定期對(duì)文件進(jìn)行整理和歸檔，保證文件存儲(chǔ)安全、有序，便于查閱。協(xié)助總經(jīng)理辦公室其他人員完成相關(guān)行政事務(wù)工作。3.會(huì)議專員崗位職責(zé)根據(jù)會(huì)議安排，提前做好會(huì)議場(chǎng)地布置、設(shè)備調(diào)試等準(zhǔn)備工作。負(fù)責(zé)會(huì)議資料的準(zhǔn)備和發(fā)放，確保參會(huì)人員能夠及時(shí)獲取相關(guān)資料。在會(huì)議過程中，做好會(huì)議記錄，準(zhǔn)確記錄會(huì)議發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。協(xié)助會(huì)議主持人維持會(huì)議秩序，保障會(huì)議順利進(jìn)行。會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)審核后發(fā)送給參會(huì)人員，并跟進(jìn)決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理，保持會(huì)議室整潔衛(wèi)生，設(shè)備完好。4.行政事務(wù)專員崗位職責(zé)負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)、庫(kù)存管理和發(fā)放工作，定期盤點(diǎn)辦公用品庫(kù)存，確保供應(yīng)充足。管理酒店車輛，包括調(diào)度安排、車輛維護(hù)保養(yǎng)、駕駛員管理等工作。辦理酒店各類證照的申請(qǐng)、年檢、變更等手續(xù)，妥善保管證照原件。負(fù)責(zé)酒店固定資產(chǎn)的登記、清查和管理工作，定期進(jìn)行盤點(diǎn)，確保資產(chǎn)安全。協(xié)助安排酒店員工的培訓(xùn)、活動(dòng)等后勤保障工作。完成總經(jīng)理辦公室交辦的其他行政事務(wù)工作。（三）保密制度1.保密范圍酒店經(jīng)營(yíng)管理信息，包括酒店?duì)I銷策略、客戶資料、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、內(nèi)部管理流程等。酒店各類文件、檔案、會(huì)議記錄、報(bào)告等涉及酒店機(jī)密的資料。酒店員工個(gè)人信息，如薪酬待遇、工作經(jīng)歷等。酒店在運(yùn)營(yíng)過程中獲取的外部合作伙伴的機(jī)密信息。2.保密措施對(duì)涉及酒店機(jī)密的文件、資料進(jìn)行嚴(yán)格的分類管理，標(biāo)明保密等級(jí)。限制機(jī)密文件的傳閱范圍，傳閱過程中需進(jìn)行登記，確保文件不被無關(guān)人員接觸。加強(qiáng)辦公區(qū)域的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，防止未經(jīng)授權(quán)人員進(jìn)入。員工在使用計(jì)算機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等存儲(chǔ)機(jī)密信息時(shí)，需設(shè)置密碼保護(hù)，并定期更換密碼。對(duì)于離職員工，要求其歸還所有涉及酒店機(jī)密的文件、資料，并簽訂保密協(xié)議，禁止其在一定期限內(nèi)從事與酒店有競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系的工作。3.保密責(zé)任全體員工均有保密義務(wù)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。對(duì)于違反保密制度的行為，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等處罰。因員工違反保密制度給酒店造成損失的，需承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（四）考勤制度1.工作時(shí)間酒店實(shí)行每周[X]天工作制，具體工作時(shí)間為[開始時(shí)間][結(jié)束時(shí)間]，中間休息[X]小時(shí)。根據(jù)酒店實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況，各部門可在不違反總工作時(shí)間的前提下，合理安排員工的班次。2.考勤方式采用打卡制度，員工需在規(guī)定的上班時(shí)間前和下班時(shí)間后進(jìn)行打卡。打卡地點(diǎn)為酒店指定的打卡機(jī)。部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)本部門員工的出勤情況進(jìn)行監(jiān)督和記錄。如發(fā)現(xiàn)員工未打卡或異常出勤情況，需及時(shí)與員工溝通核實(shí)，并在考勤記錄中注明原因。3.請(qǐng)假制度員工請(qǐng)假需提前填寫請(qǐng)假申請(qǐng)表，按照審批權(quán)限進(jìn)行審批。請(qǐng)假[X]天以內(nèi)（含[X]天）由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；請(qǐng)假[X]天以上至[X]天由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；請(qǐng)假[X]天以上由總經(jīng)理批準(zhǔn)。病假需提供醫(yī)院出具的病假證明。婚假、產(chǎn)假、喪假等按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行，員工需提前提交相關(guān)證明材料。未提前請(qǐng)假或未經(jīng)批準(zhǔn)