某公司EPC采購管理規(guī)定

某公司EPC采購管理規(guī)定?一、總則（一）目的為加強公司EPC（設(shè)計采購施工）項目采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作高效、有序進行，保障項目順利實施，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于公司承接的所有EPC項目的采購活動，包括設(shè)備、材料、構(gòu)配件及服務(wù)等的采購。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)制度。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購的物資和服務(wù)符合項目設(shè)計要求和質(zhì)量標準。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益。4.公開公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保競爭充分。5.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴格遵守廉潔規(guī)定，杜絕不正當交易。二、采購組織與職責（一）采購管理部門1.設(shè)立專門的采購管理部門，負責公司EPC項目采購工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督管理。2.制定采購管理制度、流程和標準，并監(jiān)督執(zhí)行。3.建立供應(yīng)商管理體系，負責供應(yīng)商的開發(fā)、評估、選擇、考核等工作。4.編制采購計劃，審核采購預(yù)算，控制采購成本。5.組織采購招標、詢價、談判等采購活動，簽訂采購合同。6.協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題和糾紛，保障采購工作順利進行。（二）項目團隊1.項目團隊負責提出采購需求，參與采購技術(shù)規(guī)格書的編制。2.配合采購管理部門進行供應(yīng)商選擇、考察等工作。3.對采購物資和服務(wù)進行驗收，反饋質(zhì)量問題并跟蹤處理。（三）其他相關(guān)部門1.技術(shù)部門負責提供采購物資和服務(wù)的技術(shù)要求、技術(shù)標準等文件。2.財務(wù)部門負責審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金使用，辦理付款手續(xù)。3.法務(wù)部門負責審查采購合同，提供法律支持和風險防范建議。三、采購計劃管理（一）采購計劃編制依據(jù)1.項目可行性研究報告、初步設(shè)計文件及施工圖設(shè)計文件。2.項目總體進度計劃，明確各階段物資和服務(wù)的需求時間。3.項目預(yù)算，合理確定采購資金額度。4.以往類似項目采購經(jīng)驗及實際需求情況。（二）采購計劃編制內(nèi)容1.物資和服務(wù)清單，詳細列出名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等。2.采購時間安排，明確各批次采購的時間節(jié)點。3.采購預(yù)算，估算采購費用。4.采購方式建議，根據(jù)物資和服務(wù)特點選擇合適的采購方式。（三）采購計劃審批1.采購計劃由項目團隊編制，經(jīng)采購管理部門審核后報項目負責人審批。2.項目負責人應(yīng)綜合考慮項目進度、成本、質(zhì)量等因素，對采購計劃進行全面審查，確保其合理性和可行性。3.審批通過的采購計劃作為采購工作的依據(jù)，不得擅自變更。如需調(diào)整，應(yīng)按原審批程序進行審批。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.采購管理部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫。2.根據(jù)項目需求，從信息庫中篩選潛在供應(yīng)商，并進行實地考察或調(diào)查。3.對考察合格的供應(yīng)商，要求其提供相關(guān)資質(zhì)證明文件、業(yè)績案例、產(chǎn)品樣本等資料。（二）供應(yīng)商評估1.采購管理部門組織項目團隊、技術(shù)部門等相關(guān)人員對供應(yīng)商進行評估。2.評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)、交貨期等方面。3.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對供應(yīng)商進行綜合評分，確定供應(yīng)商等級。（三）供應(yīng)商選擇1.根據(jù)采購物資和服務(wù)的重要性及評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商。2.對于重要物資和服務(wù)，優(yōu)先選擇等級較高、信譽良好、實力較強的供應(yīng)商。3.采購金額較大或技術(shù)復(fù)雜的采購項目，可采用招標方式選擇供應(yīng)商。（四）供應(yīng)商考核1.建立供應(yīng)商考核機制，定期對供應(yīng)商進行考核。2.考核內(nèi)容包括合同執(zhí)行情況、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。3.根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行獎懲，如增加或減少訂單量、暫停合作、取消合作資格等。五、采購方式選擇（一）招標采購1.適用范圍：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的物資和服務(wù)采購項目。2.招標程序：編制招標文件，明確招標項目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評標標準等內(nèi)容。發(fā)布招標公告，邀請潛在供應(yīng)商報名參加投標。對報名供應(yīng)商進行資格預(yù)審，確定合格投標人。組織開標、評標、定標，確定中標供應(yīng)商。向中標供應(yīng)商發(fā)出中標通知書，并簽訂采購合同。（二）詢價采購1.適用范圍：適用于采購金額較小、規(guī)格標準統(tǒng)一、市場貨源充足的物資采購項目。2.詢價程序：向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求其提供報價。對供應(yīng)商的報價進行比較分析，選擇報價合理、信譽良好的供應(yīng)商。與選定供應(yīng)商進行談判，確定最終采購價格和合同條款。簽訂采購合同。（三）談判采購1.適用范圍：適用于采購規(guī)格和技術(shù)要求復(fù)雜、獨家供應(yīng)、時間緊迫等特殊情況的物資和服務(wù)采購項目。2.談判程序：成立談判小組，明確談判目標和策略。與供應(yīng)商進行談判，就采購價格、質(zhì)量標準、交貨期、售后服務(wù)等條款進行協(xié)商。達成一致意見后，簽訂采購合同。（四）直接采購1.適用范圍：適用于公司內(nèi)部已有合格供應(yīng)商、采購金額較小、緊急采購等情況的物資和服務(wù)采購項目。2.直接采購程序：由項目團隊提出直接采購申請，說明采購原因、物資和服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量等。采購管理部門審核申請，報項目負責人審批。審批通過后，與選定供應(yīng)商簽訂采購合同。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.合同條款應(yīng)包括物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等內(nèi)容。3.采購合同由采購管理部門負責起草，經(jīng)法務(wù)部門審查后，報項目負責人審批。4.合同簽訂前，應(yīng)確保雙方對合同條款無異議，并加蓋雙方公章或合同專用章。（二）合同執(zhí)行1.采購管理部門負責跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間、地點、質(zhì)量標準等要求提供物資和服務(wù)。3.項目團隊應(yīng)配合采購管理部門進行合同執(zhí)行監(jiān)督，及時反饋物資和服務(wù)的接收、使用情況。（三）合同變更1.合同履行過程中，如需變更合同條款，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議作為原合同的補充文件，具有同等法律效力。3.采購管理部門負責辦理合同變更手續(xù)，報項目負責人審批。（四）合同驗收1.物資和服務(wù)到貨后，項目團隊應(yīng)按照合同約定的驗收標準進行驗收。2.驗收內(nèi)容包括物資和服務(wù)的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等方面。3.驗收合格后，項目團隊應(yīng)出具驗收報告，并報采購管理部門備案。4.如驗收不合格，項目團隊應(yīng)及時通知供應(yīng)商，要求其限期整改或退換貨。（五）合同付款1.采購合同付款方式應(yīng)在合同中明確約定，一般包括預(yù)付款、到貨款、驗收款、質(zhì)保金等。2.財務(wù)部門根據(jù)合同約定和驗收報告，審核付款申請，辦理付款手續(xù)。3.付款前，應(yīng)確保供應(yīng)商已履行合同義務(wù)，無質(zhì)量問題和違約行為。七、采購風險管理（一）風險識別1.采購管理部門組織相關(guān)人員對采購過程中的風險進行識別。2.風險識別內(nèi)容包括市場風險、供應(yīng)商風險、質(zhì)量風險、合同風險、資金風險等方面。（二）風險評估1.采用定性或定量方法對識別出的風險進行評估，確定風險等級。2.風險評估結(jié)果作為制定風險應(yīng)對措施的依據(jù)。（三）風險應(yīng)對1.針對不同等級的風險，制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施。2.對于市場風險，關(guān)注市場動態(tài)，合理安排采購時間，采取套期保值等措施。3.對于供應(yīng)商風險，加強供應(yīng)商管理，選擇多家供應(yīng)商，簽訂風險分擔條款。4.對于質(zhì)量風險，加強質(zhì)量檢驗和驗收，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾。5.對于合同風險，嚴格審查合同條款，加強合同執(zhí)行監(jiān)督，及時處理合同糾紛。6.對于資金風險，合理安排采購資金，優(yōu)化付款方式，確保資金安全。八、采購監(jiān)督與審計（一）采購監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括采購計劃執(zhí)行情況、采購方式選擇、供應(yīng)商管理、合同簽訂與執(zhí)行等方面。3.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，要求采購管理部門限期整改。（二）采購審計1.根