哈佛管理之公司辦公室管理制度

哈佛管理之公司辦公室管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司辦公室的各項(xiàng)管理工作，提高工作效率，確保辦公環(huán)境的整潔、有序，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的辦公室區(qū)域，包括辦公場(chǎng)地、會(huì)議室、茶水間、衛(wèi)生間等相關(guān)區(qū)域。3.管理原則以人為本原則：充分考慮員工的需求和感受，營(yíng)造舒適、便捷的工作環(huán)境。高效協(xié)作原則：優(yōu)化辦公流程，促進(jìn)各部門之間的溝通與協(xié)作，提高整體工作效率。規(guī)范有序原則：建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，確保辦公室工作有章可循、規(guī)范有序。安全環(huán)保原則：加強(qiáng)安全管理，注重環(huán)境保護(hù)，保障員工的生命財(cái)產(chǎn)安全和身體健康。二、辦公區(qū)域管理1.辦公場(chǎng)地分配根據(jù)公司組織架構(gòu)和各部門職能，合理分配辦公場(chǎng)地，確保各部門有相對(duì)獨(dú)立、舒適的工作空間。辦公場(chǎng)地的調(diào)整需經(jīng)公司行政部門審批，涉及多個(gè)部門的調(diào)整需提前征求相關(guān)部門意見(jiàn)。2.辦公設(shè)施配備為每位員工配備基本的辦公桌椅、電腦、電話等辦公設(shè)備，并確保設(shè)備正常運(yùn)行。根據(jù)工作需要，為各部門配備必要的辦公家具、文件柜、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)施。定期對(duì)辦公設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)維修或更換損壞的設(shè)備，確保辦公設(shè)施的完好率。3.辦公區(qū)域衛(wèi)生實(shí)行值日制度，各部門輪流負(fù)責(zé)當(dāng)天辦公區(qū)域的衛(wèi)生清潔工作，包括地面清掃、桌面擦拭、垃圾清理等。保持辦公區(qū)域整潔，不得在辦公桌上堆放過(guò)多雜物，文件、資料應(yīng)分類擺放整齊。公共區(qū)域（如走廊、樓梯、茶水間、衛(wèi)生間等）由公司保潔人員定期進(jìn)行清掃和消毒，確保環(huán)境干凈衛(wèi)生。4.辦公區(qū)域安全加強(qiáng)辦公區(qū)域的安全管理，配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并確保其處于良好狀態(tài)。員工應(yīng)熟悉消防器材的使用方法，掌握基本的消防安全知識(shí)，嚴(yán)禁在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、使用明火。妥善保管個(gè)人財(cái)物，重要文件和貴重物品應(yīng)鎖入文件柜或保險(xiǎn)柜，離開辦公室時(shí)應(yīng)關(guān)好門窗，防止財(cái)物被盜。注意用電安全，不得私拉亂接電線，不得使用大功率電器，下班時(shí)應(yīng)關(guān)閉所有電器設(shè)備電源。三、會(huì)議室管理1.會(huì)議室預(yù)訂公司會(huì)議室分為大會(huì)議室、中會(huì)議室和小會(huì)議室，各部門如需使用會(huì)議室，應(yīng)提前填寫《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》，注明使用時(shí)間、會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)等信息，提交至公司行政部門。行政部門根據(jù)會(huì)議室的使用情況進(jìn)行統(tǒng)籌安排，優(yōu)先保障重要會(huì)議和緊急會(huì)議的需求。如遇會(huì)議室使用沖突，行政部門有權(quán)協(xié)調(diào)調(diào)整。預(yù)訂成功后，申請(qǐng)人應(yīng)提前做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，如布置會(huì)場(chǎng)、準(zhǔn)備會(huì)議資料等。2.會(huì)議室使用規(guī)定參會(huì)人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議室，遵守會(huì)議時(shí)間，不得遲到、早退。如有特殊情況需要請(qǐng)假，應(yīng)提前通知會(huì)議組織者。保持會(huì)議室整潔，不得在會(huì)議室地面、桌面、墻壁上隨意涂寫、張貼。會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將會(huì)議資料整理好帶走，將座椅擺放整齊，關(guān)閉電器設(shè)備電源。愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響設(shè)備、白板等，如有損壞應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，并照價(jià)賠償。會(huì)議室使用期間，應(yīng)保持安靜，不得大聲喧嘩、接聽電話或隨意走動(dòng)，以免影響會(huì)議進(jìn)行。如需接打電話，應(yīng)到會(huì)議室外面進(jìn)行。四、茶水間管理1.茶水間設(shè)施在茶水間配備飲水機(jī)、咖啡機(jī)、微波爐、冰箱等設(shè)施設(shè)備，為員工提供飲用水、咖啡、茶包等飲品。定期對(duì)茶水間設(shè)施設(shè)備進(jìn)行清潔和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行，為員工提供良好的使用環(huán)境。2.茶水間衛(wèi)生員工應(yīng)保持茶水間的衛(wèi)生整潔，不得在茶水間內(nèi)亂扔垃圾，使用完飲水機(jī)、咖啡機(jī)等設(shè)備后應(yīng)及時(shí)清理。禁止在茶水間內(nèi)用餐，如需用餐應(yīng)到公司指定的用餐區(qū)域。定期對(duì)茶水間進(jìn)行消毒，防止細(xì)菌滋生，保障員工的身體健康。3.飲品管理公司為員工提供的飲品由行政部門統(tǒng)一采購(gòu)和管理，員工應(yīng)按需取用，不得浪費(fèi)。如有員工需要額外的飲品或食品，可自行購(gòu)買，但不得在茶水間內(nèi)堆放或存放個(gè)人食品。五、衛(wèi)生間管理1.衛(wèi)生間衛(wèi)生公司保潔人員應(yīng)定期對(duì)衛(wèi)生間進(jìn)行清掃和消毒，保持衛(wèi)生間的清潔衛(wèi)生，無(wú)異味。員工應(yīng)愛(ài)護(hù)衛(wèi)生間設(shè)施設(shè)備，不得隨意損壞或涂鴉。使用完衛(wèi)生間后，應(yīng)及時(shí)沖洗，保持馬桶清潔。衛(wèi)生紙、洗手液等用品應(yīng)按需取用，不得浪費(fèi)，用完后應(yīng)將蓋子蓋好。2.衛(wèi)生間安全注意衛(wèi)生間的防滑，衛(wèi)生間地面如有水漬應(yīng)及時(shí)清理，防止員工滑倒受傷。衛(wèi)生間內(nèi)的電器設(shè)備（如吹風(fēng)機(jī)等）應(yīng)正確使用，不得違規(guī)操作，以免發(fā)生安全事故。六、辦公用品管理1.辦公用品采購(gòu)公司辦公用品由行政部門統(tǒng)一采購(gòu)，各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，定期向行政部門提交辦公用品需求清單。行政部門根據(jù)各部門的需求清單進(jìn)行匯總，結(jié)合庫(kù)存情況，制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)辦公用品時(shí)，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商，確保所采購(gòu)的辦公用品符合公司要求。2.辦公用品發(fā)放行政部門設(shè)立辦公用品倉(cāng)庫(kù)，負(fù)責(zé)辦公用品的存放和發(fā)放。辦公用品到貨后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收，并登記入庫(kù)。各部門員工如需領(lǐng)取辦公用品，應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到行政部門辦公用品倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取。行政部門應(yīng)建立辦公用品發(fā)放臺(tái)賬，記錄辦公用品的領(lǐng)取時(shí)間、種類、數(shù)量等信息，以便進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和核算。3.辦公用品使用與節(jié)約員工應(yīng)合理使用辦公用品，不得浪費(fèi)。如發(fā)現(xiàn)辦公用品有損壞或質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，以便進(jìn)行更換或維修。提倡節(jié)約用紙，盡量雙面打印、復(fù)印文件資料；減少一次性辦公用品的使用，如一次性紙杯、筷子等。行政部門應(yīng)定期對(duì)辦公用品的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，避免浪費(fèi)和積壓。七、文件資料管理1.文件資料分類公司文件資料分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事文件等幾大類，每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。行政文件包括公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等；業(yè)務(wù)文件包括項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表等；財(cái)務(wù)文件包括財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、預(yù)算計(jì)劃等；人事文件包括員工檔案、考勤記錄、薪酬福利文件等。2.文件資料歸檔各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件資料的收集、整理和歸檔工作，確保文件資料的完整性和準(zhǔn)確性。文件資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，編號(hào)編號(hào)清晰，裝訂整齊，并填寫文件資料目錄清單。定期將整理好的文件資料移交至公司檔案室進(jìn)行歸檔保存，檔案室應(yīng)建立完善的檔案管理制度，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放、妥善保管。3.文件資料查閱公司員工因工作需要查閱文件資料，應(yīng)填寫《文件資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件資料的名稱、編號(hào)、查閱原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到檔案室查閱。檔案室管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，為查閱人員提供相應(yīng)的文件資料，并做好查閱登記工作，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱文件資料名稱等信息。查閱人員應(yīng)在指定的查閱區(qū)域內(nèi)查閱文件資料，不得將文件資料帶出檔案室。如需復(fù)印或借閱文件資料，應(yīng)按照檔案室的相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。4.文件資料保密公司文件資料涉及公司商業(yè)秘密和重要信息，員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，妥善保管和使用文件資料，不得泄露公司機(jī)密。對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件資料，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，并在文件資料上標(biāo)明密級(jí)和保密期限。未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得擅自將公司文件資料提供給外部單位或個(gè)人。八、通訊設(shè)備管理1.公司電話管理公司為員工配備辦公電話，員工應(yīng)妥善使用，不得利用辦公電話撥打私人電話或進(jìn)行與工作無(wú)關(guān)的通話。接聽辦公電話應(yīng)使用文明用語(yǔ)，及時(shí)轉(zhuǎn)接或記錄相關(guān)信息，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。如遇辦公電話故障，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，以便安排維修人員進(jìn)行維修。2.員工手機(jī)管理員工應(yīng)保持手機(jī)暢通，以便及時(shí)接收工作信息和處理工作事務(wù)。如因特殊原因需要關(guān)機(jī)或無(wú)法接聽電話，應(yīng)提前告知上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)同事。在工作時(shí)間內(nèi)，員工應(yīng)盡量避免在辦公區(qū)域內(nèi)長(zhǎng)時(shí)間使用手機(jī)，以免影響工作效率。如需使用手機(jī)，應(yīng)到會(huì)議室或辦公區(qū)域外進(jìn)行。公司不得對(duì)員工的手機(jī)使用進(jìn)行強(qiáng)制限制，但員工應(yīng)自覺(jué)遵守公司的工作紀(jì)律和相關(guān)規(guī)定。九、考勤管理1.考勤制度公司實(shí)行每周[X]天工作制，工作時(shí)間為[具體工作時(shí)間]。員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司考勤制度，按時(shí)上下班，不得遲到、早退。員工請(qǐng)假應(yīng)提前填寫《請(qǐng)假申請(qǐng)表》，按照公司請(qǐng)假審批流程進(jìn)行審批。請(qǐng)假[X]天以內(nèi)（含[X]天）由部門負(fù)責(zé)人審批；請(qǐng)假[X]天以上由公司領(lǐng)導(dǎo)審批。員工應(yīng)如實(shí)記錄自己的考勤情況，不得代簽或偽造考勤記錄。行政部門將定期對(duì)考勤記錄進(jìn)行檢查和核實(shí)。2.遲到、早退處理遲到或早退[X]分鐘以內(nèi)的，每次扣除當(dāng)月績(jī)效工資[X]元；遲到或早退[X]分鐘以上[X]小時(shí)以內(nèi)的，每次扣除當(dāng)月績(jī)效工資[X]元；遲到或早退超過(guò)[X]小時(shí)的，按曠工半天處理。一個(gè)月內(nèi)累計(jì)遲到、早退次數(shù)達(dá)到[X]次的，給予警告處分；達(dá)到[X]次的，扣除當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金的[X]%；達(dá)到[X]次及以上的，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。3.曠工處理曠工半天的，扣除當(dāng)月績(jī)效工資的[X]%；曠工一天的，扣除當(dāng)月績(jī)效工資的[X]%，并給予警告處分；曠工兩天及以上的，公司將視情節(jié)輕重給予降職、降薪、辭退等處理。連續(xù)