某地產(chǎn)股份有限公司檔案管理實施細則

某地產(chǎn)股份有限公司檔案管理實施細則?一、總則（一）目的為加強某地產(chǎn)股份有限公司（以下簡稱"公司"）檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理、決策支持、歷史留存等方面的作用，特制定本實施細則。（二）適用范圍本細則適用于公司總部及所屬各子公司、分公司的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.完整性原則：全面收集公司各項活動中形成的各類檔案，保證檔案內(nèi)容的完整。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確地反映公司的經(jīng)營管理活動。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全與保密。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集：負責(zé)收集、整理公司各部門形成的檔案資料，確保檔案的及時歸檔。2.檔案整理：按照檔案管理的規(guī)范要求，對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。3.檔案保管：妥善保管檔案，做好檔案的存儲、安全防護等工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.檔案利用：負責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好利用登記。5.檔案統(tǒng)計：定期對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.檔案鑒定與銷毀：參與檔案的鑒定工作，對已到保管期限且無保存價值的檔案提出銷毀意見，并按照規(guī)定程序進行銷毀。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，行政會議紀(jì)要，工作計劃與總結(jié)，規(guī)章制度，人事檔案，行政事務(wù)文件等。2.財務(wù)管理類：財務(wù)預(yù)算、決算報告，會計憑證，賬簿，財務(wù)報表，審計報告，稅務(wù)文件等。3.市場營銷類：市場調(diào)研報告，營銷策劃方案，銷售合同，客戶資料，廣告宣傳資料等。4.工程管理類：項目立項文件，規(guī)劃設(shè)計圖紙，工程招投標(biāo)文件，施工合同，工程變更文件，竣工驗收文件等。5.法務(wù)合規(guī)類：合同審查意見，訴訟案件文件，合規(guī)檢查報告，法律法規(guī)文件等。6.企業(yè)文化類：公司宣傳資料，員工活動記錄，企業(yè)文化建設(shè)相關(guān)文件等。（二）檔案編號檔案編號采用"全宗號分類號年度順序號"的結(jié)構(gòu)。1.全宗號：由公司統(tǒng)一設(shè)定，代表公司檔案全宗。2.分類號：根據(jù)檔案分類設(shè)置，如"XZ"代表行政管理類，"CW"代表財務(wù)管理類等。3.年度：以公元紀(jì)年表示，如"2023"。4.順序號：按檔案形成時間順序依次編號。四、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍公司各部門在履行職能過程中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等各種形式的記錄均應(yīng)納入檔案收集范圍。（二）歸檔要求1.及時性：各部門應(yīng)在文件材料形成后及時整理歸檔，不得積壓。2.完整性：歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，手續(xù)完備。3.準(zhǔn)確性：文件材料的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，字跡清晰。4.規(guī)范性：歸檔文件應(yīng)符合檔案整理的規(guī)范要求，統(tǒng)一格式、統(tǒng)一用紙。（三）歸檔流程1.部門整理：各部門負責(zé)對本部門形成的文件材料進行初步整理，按照檔案分類要求進行分類、編號，填寫檔案移交清單。2.移交檔案管理部門：各部門定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，檔案管理部門對移交的檔案進行核對、驗收。3.入庫保管：經(jīng)核對驗收合格的檔案，檔案管理部門辦理入庫手續(xù)，進行妥善保管。五、檔案的整理與編目（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案分類方案對檔案進行分類。2.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，保持整齊牢固。3.編頁號：對檔案的每一頁進行編號，確保頁碼連續(xù)。4.編目：編制檔案目錄，包括檔號、題名、日期、保管期限、密級等項目。（三）數(shù)字化處理對重要檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。數(shù)字化處理應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。六、檔案的保管與保護（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.分類存放：按照檔案分類進行存放，便于查找和管理。2.定期檢查：定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，及時采取措施進行處理。3.溫濕度控制：保持檔案庫房適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃，濕度控制在45%60%。4.安全防護：加強檔案庫房的安全防護，安裝監(jiān)控設(shè)備，設(shè)置門禁系統(tǒng)，嚴(yán)禁無關(guān)人員進入檔案庫房。（三）檔案修復(fù)與復(fù)制對破損或字跡褪色的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)制件上注明復(fù)制日期、復(fù)制單位和復(fù)制人等信息。七、檔案的利用與借閱（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱條件，并做好查閱登記。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人、檔案管理部門負責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用登記對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等信息，以便跟蹤檔案的流向和利用情況。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理人員組成，負責(zé)檔案鑒定工作的組織實施。（三）鑒定方法1.審查檔案內(nèi)容：對檔案的形成背景、內(nèi)容價值、歷史意義等進行審查。2.參考保管期限：依據(jù)檔案保管期限表，判斷檔案是否已到保管期限。3.征求意見：征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門和人員的意見，綜合評估檔案的價值。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊：對鑒定后確定需要銷毀的檔案，編制銷毀清冊，注明檔案的檔號、題名、日期、保管期限等信息。2.審批：銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定工作小組審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。3.銷毀：由檔案管理部門指定專人負責(zé)銷毀檔案，銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.監(jiān)銷記錄：對檔案銷毀過程進行記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，留存?zhèn)洳?。九、檔案管理的信息化建設(shè)（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用、統(tǒng)計分析等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護及時將檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。定期對檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，根據(jù)檔案管理工作的需要，對系統(tǒng)進行維護和升級，優(yōu)化系統(tǒng)功能。（三）信息安全管理加強檔案管理信息系統(tǒng)的信息安全管理，采取身份認(rèn)證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。建立信息安全應(yīng)急處置機制，及時處理信息安全事件。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司檔案管理部門定期對各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，督促各部門限期整改。（二）考核評價建立檔案管理工作考核評價制度，將檔案管理工作納入公司績效考核體系。對檔案管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵