某地產(chǎn)公司甲供材料設(shè)備管理制度

某地產(chǎn)公司甲供材料設(shè)備管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)某地產(chǎn)公司（以下簡稱"公司"）甲供材料設(shè)備的管理，規(guī)范采購行為，確保工程質(zhì)量和進(jìn)度，控制成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司開發(fā)項目中甲供材料設(shè)備的采購、供應(yīng)、驗收、存儲、發(fā)放及結(jié)算等全過程管理。（三）定義1.甲供材料設(shè)備：指由公司負(fù)責(zé)采購，供應(yīng)至項目施工現(xiàn)場，用于工程建設(shè)的各類材料和設(shè)備。2.采購部門：負(fù)責(zé)甲供材料設(shè)備采購工作的部門。3.項目管理部門：負(fù)責(zé)對甲供材料設(shè)備的到貨驗收、存儲、發(fā)放及現(xiàn)場使用等進(jìn)行管理的部門。4.成本管理部門：負(fù)責(zé)甲供材料設(shè)備成本控制、結(jié)算審核等工作的部門。二、職責(zé)分工（一）采購部門職責(zé)1.根據(jù)項目需求計劃，編制甲供材料設(shè)備采購計劃，并組織實施采購工作。2.選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購數(shù)量、規(guī)格、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)材料設(shè)備。5.收集、整理采購相關(guān)資料，如采購申請、采購合同、發(fā)票、驗收報告等，歸檔保存。（二）項目管理部門職責(zé)1.根據(jù)工程進(jìn)度，提前向采購部門提交甲供材料設(shè)備需求計劃。2.負(fù)責(zé)組織甲供材料設(shè)備的到貨驗收工作，對材料設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行檢驗，填寫驗收報告。3.安排專人負(fù)責(zé)甲供材料設(shè)備的存儲管理，建立庫存臺賬，確保材料設(shè)備存儲安全、完好。4.根據(jù)施工進(jìn)度和實際需求，及時辦理甲供材料設(shè)備的發(fā)放手續(xù)，監(jiān)督材料設(shè)備的現(xiàn)場使用情況，防止浪費和挪用。5.配合采購部門處理甲供材料設(shè)備的退換貨等事宜。（三）成本管理部門職責(zé)1.參與甲供材料設(shè)備采購計劃的編制，提供成本控制建議。2.負(fù)責(zé)甲供材料設(shè)備采購預(yù)算的審核和控制，監(jiān)控采購成本。3.參與采購合同的審核，對合同價格、付款方式等條款進(jìn)行把關(guān)。4.負(fù)責(zé)甲供材料設(shè)備的結(jié)算審核工作，確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無誤。5.定期對甲供材料設(shè)備成本進(jìn)行分析，提出成本節(jié)約措施和建議。（四）工程設(shè)計部門職責(zé)1.在設(shè)計階段，明確甲供材料設(shè)備的規(guī)格、型號、技術(shù)要求等，為采購工作提供準(zhǔn)確的設(shè)計文件。2.根據(jù)工程變更情況，及時調(diào)整甲供材料設(shè)備的需求計劃，并通知相關(guān)部門。（五）財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)甲供材料設(shè)備采購款項的支付審核和賬務(wù)處理。2.配合成本管理部門進(jìn)行甲供材料設(shè)備的成本核算和分析。三、采購管理（一）采購計劃編制1.項目管理部門應(yīng)根據(jù)工程進(jìn)度計劃，提前[X]天向采購部門提交甲供材料設(shè)備需求計劃，需求計劃應(yīng)明確材料設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等詳細(xì)信息。2.采購部門結(jié)合項目管理部門提交的需求計劃、庫存情況以及市場供應(yīng)情況，編制甲供材料設(shè)備采購計劃。采購計劃應(yīng)包括采購明細(xì)、預(yù)計采購時間、采購預(yù)算等內(nèi)容。3.采購計劃需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。如遇特殊情況需調(diào)整采購計劃，應(yīng)按原審批流程進(jìn)行審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，通過招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價等方式選擇供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮其產(chǎn)品質(zhì)量、價格、信譽(yù)、供貨能力等因素。2.對擬合作的供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查評估，收集其營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績證明、產(chǎn)品質(zhì)量檢測報告等相關(guān)資料，填寫供應(yīng)商評估表。評估合格的供應(yīng)商方可列入合格供應(yīng)商名錄。3.定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分級管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于不合格的供應(yīng)商及時淘汰。（三）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購數(shù)量、規(guī)格、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同簽訂前，需經(jīng)成本管理部門、法務(wù)部門審核。成本管理部門重點審核合同價格及成本控制條款，法務(wù)部門重點審核合同的合法性、完整性等條款。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給項目管理部門、成本管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門及時掌握合同執(zhí)行情況。（四）采購過程跟蹤1.采購部門應(yīng)建立采購進(jìn)度跟蹤機(jī)制，定期與供應(yīng)商溝通，了解采購合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。2.如遇供應(yīng)商無法按時交貨、產(chǎn)品質(zhì)量不符合要求等情況，采購部門應(yīng)及時采取措施，如催促供應(yīng)商加快交貨進(jìn)度、要求供應(yīng)商更換產(chǎn)品等，并將相關(guān)情況及時通知項目管理部門和其他相關(guān)部門。3.采購部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報采購工作進(jìn)展情況，遇重大問題應(yīng)及時請示匯報。四、驗收管理（一）驗收準(zhǔn)備1.項目管理部門在甲供材料設(shè)備到貨前，應(yīng)提前做好驗收準(zhǔn)備工作，包括組建驗收小組、制定驗收方案、準(zhǔn)備驗收工具和場地等。2.驗收小組應(yīng)由項目管理部門、施工單位、監(jiān)理單位等相關(guān)人員組成，明確各成員的職責(zé)分工。3.驗收方案應(yīng)明確驗收依據(jù)、驗收標(biāo)準(zhǔn)、驗收流程、驗收內(nèi)容等，確保驗收工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。（二）到貨驗收1.甲供材料設(shè)備到貨后，供應(yīng)商應(yīng)提前通知采購部門和項目管理部門。項目管理部門組織驗收小組按照驗收方案進(jìn)行驗收。2.驗收內(nèi)容包括材料設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀質(zhì)量、產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗報告等。驗收小組應(yīng)嚴(yán)格按照驗收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗，對驗收結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，并填寫驗收報告。3.如發(fā)現(xiàn)材料設(shè)備數(shù)量短缺、規(guī)格不符、質(zhì)量不合格等問題，驗收小組應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商限期整改或退換貨。整改或退換貨完成后，重新進(jìn)行驗收。（三）驗收結(jié)果處理1.驗收合格的甲供材料設(shè)備，驗收小組應(yīng)在驗收報告上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。項目管理部門應(yīng)及時將驗收結(jié)果通知采購部門和財務(wù)部門。2.驗收不合格的甲供材料設(shè)備，驗收小組應(yīng)出具不合格報告，明確不合格原因和處理意見。采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.對于因驗收不合格導(dǎo)致的工程延誤、成本增加等損失，公司將根據(jù)合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。五、存儲管理（一）存儲場地規(guī)劃1.項目管理部門應(yīng)根據(jù)工程實際情況，合理規(guī)劃甲供材料設(shè)備的存儲場地，確保存儲場地安全、干燥、通風(fēng)良好。2.存儲場地應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放不同類型的材料設(shè)備，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，標(biāo)明材料設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號、批次等信息。（二）庫存臺賬建立1.項目管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)甲供材料設(shè)備的庫存管理，建立庫存臺賬。庫存臺賬應(yīng)詳細(xì)記錄材料設(shè)備的出入庫時間、數(shù)量、規(guī)格、型號、領(lǐng)用部門等信息。2.庫存管理人員應(yīng)定期對庫存進(jìn)行盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。（三）存儲保管措施1.對于易受潮、易腐蝕、易損壞的材料設(shè)備，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如防潮、防銹、防震等。2.對易燃易爆等危險物品，應(yīng)按照相關(guān)安全規(guī)定進(jìn)行存儲和管理，確保存儲安全。3.定期對存儲的材料設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時清理過期、損壞的材料設(shè)備，確保材料設(shè)備的質(zhì)量和性能。六、發(fā)放管理（一）發(fā)放申請1.施工單位根據(jù)工程進(jìn)度和實際需求，填寫甲供材料設(shè)備發(fā)放申請表，注明材料設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并提交給項目管理部門。2.項目管理部門審核發(fā)放申請表，確認(rèn)申請信息準(zhǔn)確無誤后，簽字批準(zhǔn)。（二）發(fā)放流程1.庫存管理人員根據(jù)項目管理部門批準(zhǔn)的發(fā)放申請表，辦理甲供材料設(shè)備的發(fā)放手續(xù)。發(fā)放時，應(yīng)核對材料設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，確保發(fā)放準(zhǔn)確無誤。2.發(fā)放完成后，庫存管理人員應(yīng)在庫存臺賬上記錄發(fā)放情況，并更新庫存數(shù)量。同時，將發(fā)放憑證交施工單位簽字確認(rèn)。（三）發(fā)放監(jiān)督1.項目管理部門應(yīng)定期對甲供材料設(shè)備的發(fā)放情況進(jìn)行檢查，監(jiān)督施工單位是否按照規(guī)定使用材料設(shè)備，防止浪費和挪用。2.如發(fā)現(xiàn)施工單位存在浪費或挪用甲供材料設(shè)備的行為，項目管理部門應(yīng)及時制止，并要求施工單位限期整改。情節(jié)嚴(yán)重的，公司將按照合同約定追究施工單位的責(zé)任。七、結(jié)算管理（一）結(jié)算申請1.采購合同執(zhí)行完畢后，采購部門應(yīng)及時收集整理采購相關(guān)資料，包括采購合同、發(fā)票、驗收報告、出入庫憑證等，并填寫甲供材料設(shè)備結(jié)算申請表，提交給成本管理部門。2.結(jié)算申請表應(yīng)詳細(xì)注明采購項目名稱、合同編號、采購金額、已付款金額、應(yīng)結(jié)算金額等信息。（二）結(jié)算審核1.成本管理部門收到結(jié)算申請表及相關(guān)資料后，對采購合同執(zhí)行情況、發(fā)票真實性、驗收結(jié)果、結(jié)算金額等進(jìn)行審核。2.審核過程中，如發(fā)現(xiàn)問題，成本管理部門應(yīng)及時與采購部門、項目管理部門等相關(guān)部門溝通核實，并要求提供補(bǔ)充資料或做出解釋。3.成本管理部門審核完成后，出具結(jié)算審核報告，明確結(jié)算金額及審核意見。結(jié)算審核報告需經(jīng)成本管理部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（三）結(jié)算支付1.財務(wù)部門根據(jù)成本管理部門出具的結(jié)算審核報告，辦理甲供材料設(shè)備的結(jié)算支付手續(xù)。支付時，應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同約定的付款方式和時間進(jìn)行支付。2.財務(wù)部門在支付結(jié)算款項前，應(yīng)核對發(fā)票信息、合同條款等，確保支付金額準(zhǔn)確無誤。支付完成后，及時進(jìn)行賬務(wù)處理。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門定期對甲供材料設(shè)備管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購計劃執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、驗收管理情況、存儲管理情況、發(fā)放管理情況、結(jié)算管理情況等。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.建立甲供材料設(shè)備管理考核評價機(jī)制，對采