內(nèi)部控制-信息設(shè)備和軟件管理制度

內(nèi)部控制-信息設(shè)備和軟件管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司信息設(shè)備和軟件的管理，確保信息設(shè)備和軟件的安全、穩(wěn)定運行，提高工作效率，保障公司信息資產(chǎn)的安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有信息設(shè)備（包括計算機、服務器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲設(shè)備、辦公設(shè)備等）和軟件（包括操作系統(tǒng)、辦公軟件、業(yè)務軟件等）的管理。（三）職責分工1.信息技術(shù)部門負責制定和完善信息設(shè)備和軟件管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負責信息設(shè)備和軟件的選型、采購、驗收、配置、維護、升級等工作。負責建立信息設(shè)備和軟件的資產(chǎn)臺賬，定期進行盤點和清查。負責信息安全管理，制定安全策略，防范信息安全風險。2.使用部門負責本部門信息設(shè)備和軟件的日常使用和維護，確保設(shè)備和軟件的正常運行。負責提出信息設(shè)備和軟件的采購、升級等需求，并配合信息技術(shù)部門進行相關(guān)工作。負責對本部門員工進行信息設(shè)備和軟件使用培訓，提高員工的操作技能和安全意識。3.資產(chǎn)管理部門負責信息設(shè)備和軟件的固定資產(chǎn)管理，包括資產(chǎn)的登記、入賬、折舊、報廢等工作。定期對信息設(shè)備和軟件進行清查盤點，確保資產(chǎn)賬實相符。4.財務部門負責審核信息設(shè)備和軟件采購、維修、升級等費用的報銷，確保費用支出合理合規(guī)。參與信息設(shè)備和軟件的預算編制，提供財務支持和監(jiān)督。二、信息設(shè)備管理（一）設(shè)備采購1.使用部門根據(jù)工作需要，提前填寫《信息設(shè)備采購申請表》，詳細說明設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預算等信息，提交給信息技術(shù)部門。2.信息技術(shù)部門對采購申請進行審核，評估設(shè)備的必要性、合理性和兼容性，審核通過后提交給資產(chǎn)管理部門和財務部門。3.資產(chǎn)管理部門審核采購申請是否符合資產(chǎn)配置標準和預算安排，財務部門審核采購費用是否在預算范圍內(nèi)。審核通過后，由信息技術(shù)部門負責組織采購。4.采購信息設(shè)備時，應選擇具有良好信譽和售后服務的供應商，簽訂采購合同，明確設(shè)備的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、售后服務等條款。5.信息設(shè)備到貨后，信息技術(shù)部門組織使用部門、資產(chǎn)管理部門等相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀、性能等是否與合同一致，隨機附件、資料是否齊全等。驗收合格后，填寫《信息設(shè)備驗收單》，辦理入庫手續(xù)。（二）設(shè)備配置與發(fā)放1.信息技術(shù)部門根據(jù)信息設(shè)備的使用部門和用途，進行合理配置。2.對于新員工入職或崗位調(diào)動，信息技術(shù)部門根據(jù)工作需要，及時為員工配置信息設(shè)備。員工在領(lǐng)取信息設(shè)備時，需填寫《信息設(shè)備領(lǐng)用登記表》，明確設(shè)備的名稱、型號、配置、領(lǐng)用日期等信息，并簽字確認。3.信息設(shè)備配置應遵循統(tǒng)一標準和規(guī)范，確保設(shè)備的兼容性和安全性。（三）設(shè)備使用與維護1.使用部門負責本部門信息設(shè)備的日常使用和維護，制定設(shè)備使用操作規(guī)程，明確設(shè)備的開機、關(guān)機、操作流程、注意事項等。2.員工應嚴格按照操作規(guī)程使用信息設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備的配置和參數(shù)。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或異常情況，應及時向信息技術(shù)部門報告。3.信息技術(shù)部門定期對信息設(shè)備進行巡檢，及時發(fā)現(xiàn)和解決設(shè)備故障和隱患。建立設(shè)備維護檔案，記錄設(shè)備的維護情況、維修時間、維修內(nèi)容等信息。4.對于重要信息設(shè)備，應制定應急預案，如發(fā)生故障，能夠及時采取應急措施，確保業(yè)務的正常運行。（四）設(shè)備保管與存放1.信息設(shè)備應存放在安全、整潔、通風良好的環(huán)境中，避免設(shè)備受到潮濕、高溫、灰塵、靜電等因素的影響。2.對于貴重設(shè)備和重要數(shù)據(jù)存儲設(shè)備，應采取必要的安全防護措施，如安裝防盜報警裝置、配備保險柜等。3.員工離開辦公區(qū)域時，應關(guān)閉信息設(shè)備電源，妥善保管好設(shè)備及相關(guān)物品，防止設(shè)備丟失或損壞。（五）設(shè)備維修與報廢1.信息設(shè)備出現(xiàn)故障需要維修時，使用部門應填寫《信息設(shè)備維修申請表》，詳細說明故障現(xiàn)象、發(fā)生時間、影響范圍等信息，提交給信息技術(shù)部門。2.信息技術(shù)部門對維修申請進行評估，確定維修方案和維修費用。如需外修，應選擇具有資質(zhì)和信譽的維修服務商，簽訂維修合同。3.設(shè)備維修完成后，信息技術(shù)部門組織使用部門進行驗收，驗收合格后填寫《信息設(shè)備維修驗收單》。4.對于已無法正常使用或維修成本過高的信息設(shè)備，由信息技術(shù)部門提出報廢申請，填寫《信息設(shè)備報廢申請表》，詳細說明設(shè)備名稱、型號、購置時間、報廢原因等信息。5.資產(chǎn)管理部門和財務部門對報廢申請進行審核，審核通過后，按照公司固定資產(chǎn)報廢流程進行處理。設(shè)備報廢后，應及時在資產(chǎn)臺賬中進行核銷。三、軟件管理（一）軟件采購1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫《軟件采購申請表》，詳細說明軟件名稱、版本、功能需求、預算等信息，提交給信息技術(shù)部門。2.信息技術(shù)部門對采購申請進行審核，評估軟件的必要性、合理性和適用性，審核通過后提交給資產(chǎn)管理部門和財務部門。3.資產(chǎn)管理部門審核采購申請是否符合資產(chǎn)配置標準和預算安排，財務部門審核采購費用是否在預算范圍內(nèi)。審核通過后，由信息技術(shù)部門負責組織采購。4.采購軟件時，應選擇正版軟件，確保軟件的合法性和安全性。簽訂軟件采購合同，明確軟件的功能、授權(quán)范圍、價格、售后服務等條款。5.軟件到貨后，信息技術(shù)部門組織使用部門、資產(chǎn)管理部門等相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括軟件的功能、版本、授權(quán)文件等是否與合同一致，隨機資料是否齊全等。驗收合格后，填寫《軟件驗收單》，辦理入庫手續(xù)。（二）軟件安裝與配置1.信息技術(shù)部門負責軟件的安裝和配置工作，根據(jù)軟件的使用說明和公司的實際情況，進行合理的安裝和設(shè)置。2.在安裝軟件前，應對計算機系統(tǒng)進行檢查和備份，確保安裝過程中數(shù)據(jù)的安全。安裝完成后，對軟件進行測試，確保軟件能夠正常運行。3.對于需要進行網(wǎng)絡(luò)配置或與其他系統(tǒng)集成的軟件，信息技術(shù)部門應進行相應的配置和調(diào)試，確保軟件與公司現(xiàn)有信息系統(tǒng)的兼容性和互操作性。（三）軟件使用與培訓1.使用部門負責本部門軟件的日常使用和培訓工作，制定軟件使用操作規(guī)程，明確軟件的功能、操作流程、注意事項等。2.員工應嚴格按照操作規(guī)程使用軟件，不得擅自破解、修改軟件的功能和程序。如發(fā)現(xiàn)軟件使用問題或需求，應及時向信息技術(shù)部門報告。3.信息技術(shù)部門定期組織軟件使用培訓，提高員工的操作技能和業(yè)務水平。培訓內(nèi)容包括軟件的基本功能、操作方法、常見問題解決等。4.鼓勵員工積極探索軟件的高級功能和應用技巧，提高工作效率和質(zhì)量。（四）軟件升級與更新1.信息技術(shù)部門定期關(guān)注軟件供應商發(fā)布的軟件升級信息，評估軟件升級的必要性和安全性。2.對于需要進行升級的軟件，信息技術(shù)部門制定升級計劃，提前通知使用部門，并做好升級前的數(shù)據(jù)備份和測試工作。3.在軟件升級過程中，信息技術(shù)部門應密切關(guān)注升級進度和系統(tǒng)運行情況，及時解決升級過程中出現(xiàn)的問題。升級完成后，組織使用部門進行驗收，確保軟件升級后能夠正常運行。4.對于軟件的更新補丁，信息技術(shù)部門應及時進行安裝，以修復軟件存在的安全漏洞和性能問題。（五）軟件卸載與清理1.當軟件不再使用或需要更換其他軟件時，使用部門應填寫《軟件卸載申請表》，提交給信息技術(shù)部門。2.信息技術(shù)部門負責軟件的卸載工作，在卸載軟件前，應對相關(guān)數(shù)據(jù)進行備份或遷移，確保數(shù)據(jù)的安全。卸載完成后，對系統(tǒng)進行清理，刪除殘留文件和注冊表信息。3.對于涉及公司機密信息的軟件，在卸載后應確保數(shù)據(jù)已被徹底清除，防止信息泄露。四、信息安全管理（一）安全策略制定1.信息技術(shù)部門制定信息設(shè)備和軟件的安全策略，包括訪問控制策略、數(shù)據(jù)備份與恢復策略、安全審計策略等。2.安全策略應根據(jù)公司的業(yè)務需求、信息資產(chǎn)狀況和安全風險評估結(jié)果進行制定，確保安全策略的合理性和有效性。3.安全策略應定期進行評審和更新，以適應公司業(yè)務發(fā)展和安全環(huán)境變化的需要。（二）用戶賬號管理1.信息技術(shù)部門為員工創(chuàng)建和分配信息設(shè)備和軟件的用戶賬號，賬號應遵循"一人一號"的原則，確保賬號的唯一性和可追溯性。2.用戶賬號的密碼應符合公司的密碼策略要求，包括長度、復雜度、有效期等。員工應妥善保管好自己的賬號和密碼，不得將賬號和密碼泄露給他人。3.對于離職或崗位調(diào)動的員工，信息技術(shù)部門應及時刪除或停用其賬號，確保賬號的安全性。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.公司應建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對重要數(shù)據(jù)進行備份。備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.對涉及公司機密信息的數(shù)據(jù)，應采取加密措施，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。3.員工在使用信息設(shè)備和軟件時，應嚴格遵守公司的數(shù)據(jù)安全規(guī)定，不得擅自復制、傳播、刪除公司機密數(shù)據(jù)。4.信息技術(shù)部門定期對數(shù)據(jù)進行安全檢查和審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理數(shù)據(jù)安全隱患。（四）網(wǎng)絡(luò)安全管理1.加強公司網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的安全管理，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.對公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進行分段管理，嚴格控制不同區(qū)域之間的網(wǎng)絡(luò)訪問，確保網(wǎng)絡(luò)安全。3.員工在使用網(wǎng)絡(luò)時，應遵守網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定，不得訪問非法網(wǎng)站、下載非法軟件，不得利用公司網(wǎng)絡(luò)進行與工作無關(guān)的活動。五、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.信息技術(shù)部門定期對信息設(shè)備和軟件的管理情況進行檢查，包括設(shè)備的運行狀況、軟件的使用情況、安全策略的執(zhí)行情況等。2.檢查結(jié)果應形成檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改措施，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）不定期抽查1.公司管理層或相關(guān)部門不定期對信息設(shè)備和軟件的管理情況進行抽查，檢查內(nèi)容包括設(shè)備的使用規(guī)范、軟件的授權(quán)情況、信息安全措施的落實情況等。2.對于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。整改完成后，提交整改報告，接受復查。（三）違規(guī)處理1.對于違反信息設(shè)備和軟件管理制度的