禮品領用制度

禮品領用制度?一、總則1.目的為規(guī)范公司禮品的領用管理，確保禮品使用的合理性、合規(guī)性和透明度，充分發(fā)揮禮品在公司業(yè)務拓展、客戶維護等方面的積極作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工在因業(yè)務需要領用公司禮品的相關行為。3.禮品定義本制度所指禮品包括但不限于：商務禮品（如定制的辦公用品、紀念品等）、促銷禮品（用于市場推廣活動的贈品）、節(jié)日禮品（在特定節(jié)日向員工或客戶發(fā)放的禮品）等各類由公司統(tǒng)一采購或準備的物品。二、禮品管理職責1.行政部門負責禮品的統(tǒng)一采購、入庫、保管和發(fā)放工作。建立禮品庫存臺賬，詳細記錄禮品的種類、數(shù)量、出入庫時間、領用情況等信息。根據(jù)各部門的需求申請，合理安排禮品的發(fā)放，并確保禮品發(fā)放過程的規(guī)范和準確。定期盤點禮品庫存，確保賬實相符。2.財務部門負責禮品采購費用的審核、報銷和賬務處理。對禮品領用情況進行財務監(jiān)督，確保禮品領用符合公司財務制度。3.使用部門根據(jù)業(yè)務實際需要，提前向行政部門提交禮品領用申請。負責禮品的合理使用，確保禮品用于正當?shù)臉I(yè)務目的，如客戶拜訪、市場推廣等。對禮品使用效果進行跟蹤和反饋，及時向行政部門提供相關信息。三、禮品采購1.采購計劃行政部門應根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展情況、節(jié)日安排以及以往禮品使用數(shù)據(jù)等，提前制定年度禮品采購計劃。采購計劃應明確禮品的種類、數(shù)量、預算等內容。對于臨時性的禮品需求，使用部門應提前至少[X]個工作日向行政部門提出申請，行政部門根據(jù)實際情況納入采購計劃或進行緊急采購安排。2.供應商選擇行政部門負責建立禮品供應商庫，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格等進行評估和篩選。優(yōu)先選擇具有良好口碑、產品質量可靠、價格合理且能提供優(yōu)質售后服務的供應商合作。定期對供應商進行考核，對于不符合要求的供應商及時進行調整或淘汰。3.采購流程行政部門根據(jù)采購計劃或審批通過的申請，向選定的供應商發(fā)送采購訂單。采購訂單應明確禮品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間等詳細信息。供應商按照采購訂單要求進行生產或備貨，并在規(guī)定時間內將禮品送達公司。行政部門負責組織驗收，確保禮品的數(shù)量、質量、規(guī)格等符合要求。驗收合格后，行政部門辦理入庫手續(xù)，將禮品登記入賬，并更新禮品庫存臺賬。四、禮品領用1.領用申請使用部門如需領用禮品，應填寫《禮品領用申請表》，詳細說明領用禮品的種類、數(shù)量、用途、預計發(fā)放對象等信息。《禮品領用申請表》需經部門負責人簽字審批，對于涉及重要客戶或較大金額的禮品領用申請，還需報公司分管領導審批。申請人應確保領用禮品的用途真實、合理，符合公司業(yè)務需要。2.領用審批行政部門收到《禮品領用申請表》后，應進行審核。審核內容包括申請信息的完整性、合理性以及禮品庫存情況等。如申請信息完整且符合規(guī)定，行政部門在[X]個工作日內完成審批，并通知申請人前來領用禮品。如申請信息存在問題或不符合規(guī)定，行政部門應及時與申請人溝通，要求其補充或修改相關信息，直至符合要求。3.禮品發(fā)放申請人憑經審批通過的《禮品領用申請表》到行政部門領取禮品。行政部門發(fā)放禮品時，應在禮品庫存臺賬上記錄領用日期、領用人、禮品種類及數(shù)量等信息，并由領用人簽字確認。對于需要配送的禮品，行政部門應負責安排配送事宜，并確保禮品安全、及時送達指定對象。如因特殊情況需要代領禮品，代領人需出示本人有效身份證件及授權委托書，并在禮品領取記錄上簽字注明代領情況。五、禮品使用規(guī)范1.用途明確禮品應主要用于公司業(yè)務拓展、客戶關系維護、市場推廣等正當業(yè)務活動，不得挪作他用。在使用禮品時，應向接收禮品的對象清晰說明禮品的來源和公司的相關業(yè)務介紹，提升公司品牌形象。2.合規(guī)性要求禮品的使用應遵守國家法律法規(guī)以及公司的各項規(guī)章制度，不得進行不正當?shù)睦孑斔突蜻`反廉潔自律規(guī)定的行為。嚴禁將禮品用于商業(yè)賄賂或其他違法違規(guī)活動。3.效果跟蹤使用部門在禮品發(fā)放后，應及時跟蹤禮品的使用效果。例如，通過與客戶溝通、收集市場反饋等方式，了解禮品對業(yè)務合作、客戶滿意度等方面的影響。定期向行政部門反饋禮品使用效果情況，以便行政部門對禮品采購和管理工作進行評估和改進。六、禮品庫存管理1.庫存盤點行政部門應定期對禮品庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為[具體周期，如每月、每季度等]。盤點時，應詳細記錄禮品的實際數(shù)量、存放位置、質量狀況等信息，并與禮品庫存臺賬進行核對。如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應及時查明原因，并填寫《禮品庫存差異報告》，報相關領導審批后進行調整。2.庫存安全行政部門應確保禮品庫存的安全，采取必要的防火、防盜、防潮、防蟲等措施，防止禮品損壞、丟失或變質。對貴重禮品或有特殊保管要求的禮品，應單獨存放，并指定專人負責管理。3.庫存預警行政部門根據(jù)禮品庫存情況和以往使用數(shù)據(jù)，設定庫存預警線。當庫存數(shù)量低于預警線時，及時提醒相關人員進行采購申請。同時，根據(jù)業(yè)務發(fā)展變化，適時調整庫存預警線，確保禮品庫存既能滿足業(yè)務需求，又不會造成過多積壓。七、禮品費用管理1.預算控制公司應制定年度禮品費用預算，對禮品采購、領用等相關費用進行總額控制。各部門在申請禮品領用時，應充分考慮預算情況，合理安排禮品使用，避免超預算領用。2.費用報銷禮品采購費用由行政部門負責整理相關發(fā)票、采購訂單、驗收報告等報銷憑證，并按照公司財務報銷制度進行報銷。報銷憑證應真實、合法、有效，報銷流程應嚴格按照公司規(guī)定執(zhí)行。財務部門對禮品費用報銷進行審核，對于不符合規(guī)定的報銷申請予以退回，并說明原因。八、監(jiān)督與檢查1.內部審計公司內部審計部門定期對禮品領用和管理情況進行審計檢查，包括禮品采購的合規(guī)性、領用流程的執(zhí)行情況、庫存管理的準確性、費用報銷的合理性等方面。對于審計檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定領用、使用禮品的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。對于因禮品領用和使用不當給公司造成損失的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。九、附則1.本制度自發(fā)布之日起生效實施。如有未盡事宜，由