公司合同管理流程

公司合同管理流程?一、總則1.目的本流程旨在規(guī)范公司合同管理行為，加強合同風險防范，維護公司合法權益，提高合同管理效率和質量，確保公司各項業(yè)務活動的順利開展。2.適用范圍本流程適用于公司及所屬各部門對外簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、服務合同、技術合同等。3.基本原則依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等應符合國家法律法規(guī)及相關政策的規(guī)定。風險防控原則：強化合同風險識別、評估和應對措施，有效防范合同風險。職責明確原則：明確各部門在合同管理中的職責，確保合同管理工作有序進行。全程管控原則：對合同的全過程進行跟蹤管理，確保合同履行到位。二、合同管理職責分工1.合同管理部門公司設立合同管理部門，負責統(tǒng)籌協(xié)調公司合同管理工作，制定和完善合同管理制度、流程，對合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督和指導。負責審核合同文本，提出修改意見和風險防范建議，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理、明確清晰。建立合同臺賬，對合同的簽訂、履行情況進行記錄和統(tǒng)計分析，定期向上級領導匯報合同管理工作情況。參與重大合同的談判、起草、簽訂等工作，協(xié)助處理合同糾紛和法律事務。2.業(yè)務部門業(yè)務部門是合同的承辦部門，負責合同的前期調研、談判、起草、履行等具體工作。對合同項目進行可行性研究和風險評估，提出合同簽訂的必要性和可行性意見。按照合同管理制度和流程，將合同文本及相關資料提交合同管理部門審核，并根據(jù)審核意見進行修改完善。負責合同的履行，及時處理合同履行過程中出現(xiàn)的問題，確保合同目標的實現(xiàn)。定期向合同管理部門匯報合同履行情況，配合合同管理部門做好合同糾紛的處理工作。3.財務部門負責審核合同中涉及的財務條款，包括付款方式、結算期限、費用標準等，確保合同財務條款合法合規(guī)、符合公司財務制度要求。根據(jù)合同約定和業(yè)務部門的付款申請，及時辦理款項支付手續(xù)，并對合同執(zhí)行情況進行財務監(jiān)督。參與合同糾紛的處理，提供相關財務數(shù)據(jù)和資料，協(xié)助分析合同糾紛產(chǎn)生的財務原因。4.法務部門為合同管理提供法律支持和咨詢服務，對合同文本進行合法性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)的規(guī)定。參與重大合同的談判、起草等工作，從法律角度提出風險防范建議和應對措施。協(xié)助處理合同糾紛和法律事務，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序，維護公司合法權益。三、合同簽訂流程1.合同立項業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同項目的名稱、背景、內容、金額、履行期限等信息，并對項目的可行性進行分析和評估。《合同立項申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至合同管理部門。合同管理部門對合同立項申請進行審核，重點審查項目的必要性、可行性、合規(guī)性等，審核通過后報公司領導審批。2.合同起草業(yè)務部門根據(jù)合同立項申請和談判結果，負責起草合同文本。合同文本應使用公司統(tǒng)一制定的合同模板，確保合同條款完整、準確、規(guī)范。合同文本應明確雙方的權利和義務，包括合同標的、數(shù)量、質量、價格、履行期限、地點、方式、違約責任等條款，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或顯失公平的內容。涉及技術、法律、財務等專業(yè)條款的合同，業(yè)務部門應會同相關部門進行起草，確保合同條款符合專業(yè)要求。3.合同審核業(yè)務部門將起草好的合同文本及相關資料提交至合同管理部門進行審核。合同管理部門收到合同文本后，應在規(guī)定時間內完成審核工作。合同管理部門審核人員按照合同管理制度和審核標準，對合同文本的合法性、合規(guī)性、完整性、準確性等進行全面審查，重點關注合同條款是否存在風險漏洞，是否符合公司利益和戰(zhàn)略要求。審核人員對合同文本提出修改意見和風險防范建議，并反饋給業(yè)務部門。業(yè)務部門應根據(jù)審核意見對合同文本進行修改完善，再次提交合同管理部門審核。對于重大合同或涉及復雜法律、財務問題的合同，合同管理部門應組織相關部門進行會審，共同研究合同條款，提出審核意見。4.合同審批經(jīng)合同管理部門審核通過的合同文本，按照公司內部審批流程提交審批。審批流程根據(jù)合同金額、重要性等因素確定，一般包括業(yè)務部門負責人、分管領導、財務部門負責人、法務部門負責人、公司總經(jīng)理等審批環(huán)節(jié)。各級審批人員應認真審查合同文本，對合同的真實性、合法性、合理性、可行性等進行全面評估，簽署審批意見。審批通過的合同，由公司總經(jīng)理或其授權人簽字蓋章。5.合同簽訂合同經(jīng)審批通過后，業(yè)務部門負責與對方當事人簽訂合同。簽訂合同時，應確保合同文本與審批通過的版本一致，雙方當事人應在合同上簽字蓋章，加蓋騎縫章。合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本送合同管理部門、財務部門、法務部門等相關部門存檔備案，確保各部門能夠及時掌握合同履行情況。四、合同履行管理1.履行計劃制定合同簽訂后，業(yè)務部門應根據(jù)合同約定制定詳細的履行計劃，明確合同履行的各個階段、時間節(jié)點、責任人等內容，并將履行計劃提交合同管理部門備案。履行計劃應具有可操作性和可監(jiān)控性，確保合同能夠按照約定順利履行。2.履行跟蹤與監(jiān)控業(yè)務部門負責合同的具體履行工作，按照履行計劃及時組織實施，并定期向合同管理部門匯報合同履行情況。合同管理部門應建立合同履行跟蹤臺賬，對合同履行情況進行實時監(jiān)控，及時掌握合同履行進度、質量、付款等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促業(yè)務部門采取措施解決。財務部門應按照合同約定和業(yè)務部門的付款申請，及時辦理款項支付手續(xù)，并對合同執(zhí)行情況進行財務監(jiān)督，確保資金支付安全、合規(guī)。3.變更管理在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內容的，業(yè)務部門應及時與對方當事人協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應明確變更的內容、原因、時間、雙方的權利和義務等條款，經(jīng)合同管理部門審核、公司領導審批后生效。合同管理部門應及時對合同變更情況進行記錄，并調整合同履行跟蹤臺賬和相關檔案資料。4.解除管理在合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，業(yè)務部門應及時與對方當事人協(xié)商解除合同，并簽訂書面解除協(xié)議。解除協(xié)議應明確解除的原因、時間、雙方的權利和義務等條款，經(jīng)合同管理部門審核、公司領導審批后生效。合同管理部門應及時對合同解除情況進行記錄，并清理合同履行跟蹤臺賬和相關檔案資料。五、合同糾紛處理1.糾紛預警合同履行過程中，業(yè)務部門應密切關注合同履行情況，及時發(fā)現(xiàn)可能引發(fā)合同糾紛的風險因素，并向合同管理部門報告。合同管理部門應定期對合同履行情況進行分析評估，及時發(fā)現(xiàn)潛在的合同糾紛隱患，發(fā)出糾紛預警通知，提醒業(yè)務部門采取防范措施。2.糾紛處理當合同糾紛發(fā)生時，業(yè)務部門應及時收集相關證據(jù)資料，分析糾紛原因，制定糾紛處理方案，并提交合同管理部門審核。合同管理部門應會同法務部門等相關部門對糾紛處理方案進行研究論證，提出處理意見和建議。根據(jù)糾紛處理方案，業(yè)務部門負責與對方當事人進行溝通協(xié)商，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定，通過仲裁或訴訟等方式解決糾紛。在糾紛處理過程中，合同管理部門應及時向公司領導匯報糾紛處理進展情況，配合法務部門做好相關法律事務工作。3.糾紛總結與改進合同糾紛處理完畢后，業(yè)務部門應及時總結糾紛產(chǎn)生的原因、處理過程及結果，形成書面報告提交合同管理部門。合同管理部門應組織相關部門對合同糾紛案例進行分析研究，總結經(jīng)驗教訓，提出改進措施和建議，完善合同管理制度和流程，避免類似糾紛再次發(fā)生。六、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，業(yè)務部門應在規(guī)定時間內將合同正本及相關附件、審批文件、履行記錄等資料整理齊全，移交合同管理部門歸檔。合同管理部門對接收的合同檔案進行審核，確保檔案資料完整、準確、規(guī)范。2.檔案整理與保管合同管理部門按照合同類別、簽訂時間等因素對合同檔案進行分類整理，建立電子和紙質檔案，確保檔案便于查閱和管理。合同檔案應妥善保管，存放于安全、保密的場所，防止檔案丟失、損壞或泄露。3.檔案查閱與借閱公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，到合同管理部門查閱。查閱合同檔案時，應在合同管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出或復印、拍照。因特殊情況需要借閱合同檔案的，應填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人、合同管理部門負責人、公司領導批準后，辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內歸還。借閱人應妥善保管借閱的合同檔案，不得轉借他人或用于其他非工作目的，確保檔案安全。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查合同管理部門定期對公司合同管理工作進行監(jiān)督檢查，重點檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂流程的合規(guī)性、合同履行情況等。對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。2.考核評價建立合同管理考核評價機制，對各部門合同管理工作進行量