0711時間管理與工作統籌技巧技巧

時間管理與工作統籌技巧時間管理與工作統籌技巧名人名言

盛年不重來，一日難再晨，及時當勉勵，歲月不待人?！諟Y明

凡是在事業(yè)上有所成就的人，無一不是利用時間的能手。

——華羅庚

放棄時間的人，時間也會放棄他。

——莎士比亞

你熱愛生命嗎？那么別浪費時間，因為時間是構成生命的材料?！惶m克林

時間是最為寶貴的資源，如果我們不能管理時間，便什么都不能管理。

——彼得

杜拉克名人名言課程導入生死線上一秒鐘——從電影《戰(zhàn)俘列車》講起現場回答：——你的感想是什么？

目錄一、時間管理的基本概念二、時間管理的重要意義三、員工的職業(yè)生涯規(guī)劃四、團隊組織的時間管理五、時間管理的基本策略六、基礎工作與有備無患七、工作目標及其計劃性八、分清工作的輕重緩急九、時間管理的統籌技巧十、管理技巧的具體應用小實驗道具：——鐵桶一只，大石頭一塊，碎石若干，細沙一堆，水一罐。方法：把以上物品裝進鐵桶。提問：如果請你做這個實驗，你將會按怎樣的順序把以上物品裝進鐵桶？1、什么是時間■牛頓力學中的時間——是作為度量物質運動變化過程流程的一種參照，通過我們所定義的標準的時間單位，去衡量物質運動變化本身的變化規(guī)律?！鰰r間的目的——就是描述物質運動變化的參照，并提供一種事件運動變化的標準流程的計量模式，同時它又是事件進程描述的一個基本的物理量。一、時間管理的基本概念一、時間管理的基本概念1、什么是時間■科學上的時間概念——1956年國際計量委員會將秒規(guī)定為1900年1月0日12時正回歸年長度的1/31556925.9747。這種以地球公轉為基礎的時間標準稱為*歷書秒。——1967年第十三屆國際計量大會又采用以原子內部輻射頻率為基準的時間計量系統，成為*原子時?！葱乱?guī)定，“秒是銫-133原子基態(tài)的兩個超精細能級之間的躍遷所對應輻射的9，192，631，770個周期的持續(xù)時間”。2、時間是怎樣產生的■日常的時間概念——年、月、日、時、分、秒——地球自轉、公轉與月球公轉一、時間管理的基本概念太陽地球地球公轉軌道月球3、時間的基本特性一、時間管理的基本概念時間恒久性時間特性客觀公正性時間的剛性不可逆轉性時間一維性543214、什么是時間管理■概念——由于時間所具備的基本特性，所以時間管理的對象并不是時間本身，而是指面對時間而進行的“自管理者的管理”。所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標?！鼋Y論——通過計劃統籌而相對合理利用和節(jié)約時間。一、時間管理的基本概念1、效率競爭:深層次的內涵■企業(yè)競爭的三個層次——物質資源層——人力資源層——制度文化層■經營管理綜合效率的系統集成——各個環(huán)節(jié)都體現出效率——各個層面都體現出效率二、時間管理的重要意義有形/靜態(tài)有形/動態(tài)無形/動態(tài)時間管理2、個體生命的有限性■每一個生命只有一次機會——時間與生命年輪■成就大事業(yè)的黃金時代——童年、少年、青年、中年、壯年、老年■為什么許多人一生平淡，毫無見樹二、時間管理的重要意義魯迅先生說：時間是組成生命的材料，浪費別人的時間是無異于謀財害命的。3、速度競爭:團隊綜合效率■快魚吃慢魚的時代——過去是大魚吃小魚——速度競爭成為主導——信息大爆炸■團隊綜合競爭力的集中體現——快速反應部隊的戰(zhàn)斗力——某公司參加招投標工程的案例——體現各職能部門的速度能力二、時間管理的重要意義4、個人和組織的機會成本■成本的類別——容易重視的有形成本——容易忽視的無形成本——無形成本中的時間成本——大小企業(yè)的區(qū)別■成本外延的擴大化——由時間特性而導致的機會成本——“過了這個村”與“機不可失”二、時間管理的重要意義1、員工職業(yè)生涯與時間管理■生命的有限性——人最寶貴和稀缺的是什么■生命的價值觀——生命的價值和人生的意義■追求成功人生是每個人的夢想——成功的原動力來自心靈■實現理想取決于行動力——個人職業(yè)設計與操作中的時間管理三、員工個人的職業(yè)生涯規(guī)劃2、人生的四個職業(yè)發(fā)展階段66歲以上，當退休臨近的時候下降階段45歲-65歲維持階段30多歲和40多歲之間的某個時段上職業(yè)中期危機階段30-40歲之間穩(wěn)定子階段25-30歲之間嘗試子階段24-44歲之間確立階段15歲-24歲之間探索階段具體說明不同階段三、員工個人的職業(yè)生涯規(guī)劃3、人生定位與選擇最佳職業(yè)■性格/愛好/能力/市場——準確定位提高人生價值是另一種時間節(jié)約三、員工個人的職業(yè)生涯規(guī)劃性格線愛好線能力線市場線個人職業(yè)選擇的范圍4、企業(yè)為員工設計發(fā)展規(guī)劃■栽下梧桐樹，引來金鳳凰——提供了廣闊的舞臺——指明了發(fā)展方向——確立了奮斗的目標——提供了向上發(fā)展的空間■員工與企業(yè)的三個共同體三、員工個人的職業(yè)生涯規(guī)劃共同體利益事業(yè)情感企業(yè)為員工4、企業(yè)為員工設計發(fā)展規(guī)劃■尋求三方面的平衡事業(yè)發(fā)展社會交往家庭生活三、員工個人的職業(yè)生涯規(guī)劃1、我們企業(yè)的問題在哪里■透過現象看本質——部分老總們的三個字特征——人治特征下的權力情結■時間管理失序——做事缺乏計劃性——做事分不清主次——不善于說“不”——無法恰當處理外部的打擾四、團隊組織的時間管理“茫”“忙”“盲”1、我們企業(yè)的問題在哪里■時間的浪費——電話干擾，陪同煲粥——會而不議，議而不決——不速之客，禮節(jié)陪聊——回復信件，斟字酌句——外部客觀的低效率，如：A、公共交通（班次少、道路擁堵、晚點等）B、餐飲服務C、社會化程度四、團隊組織的時間管理1、我們企業(yè)的問題在哪里■時間的浪費——某項調查數據結果（１天）四、團隊組織的時間管理睡眠8.05小時用餐1.31小時瑣事0.55小時工作7.34小時交際0.39小時休息0.45小時娛樂0.31小時上下班交通0.73小時讀書報雜志0.42小時處理家務事0.26小時興趣的工作0.37小時音樂或電視2.51小時與朋友聊天1.11小時1、我們企業(yè)的問題在哪里■時間陷井——情不自禁——事必躬親——過分客套——例行公事——猶豫不決——漫不經心——碌碌無為四、團隊組織的時間管理國外學者對某跨國公司總部人員的跟蹤調查顯示：

管理人員平均每8分鐘被打擾一次；

業(yè)務系統的管理人員平均每周花在會議上的時間不少于10小時；行政管理人員每周會議20小時。心理學家指出：恢復思路平均時間為３－５分鐘日本學者關于時間浪費的調查

“人們一般每8分鐘會收到1次打擾，每小時大約7次，即每天50—60次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時，也就是50%。其中約3小時的打擾是沒有意義或者極少有價值的。同時人被打擾后重拾原來的思路至少需要3分鐘，每天就是2.5小時?！备鶕陨系慕y計數據，可以發(fā)現，每天因打擾而產生的時間損失約為5.5小時，按8小時工作制算，這占了工作時間的68.7%。四、團隊組織的時間管理2、團隊時間管理的原則■時間進度表制定原則——實際花費的時間總比預計的長■突發(fā)性事件應付原則——為突發(fā)事件預留處理時間■日常性事務維護原則——做好數據庫清理與更新等基礎工作■時間被占用說不原則——過度熱心腸者的良藥四、團隊組織的時間管理3、走出觀念上的誤區(qū)■“缺我不可”的潛理念——事必躬親的諸葛亮——導致操勞過度的高管人員■推遲決策會提高決策質量——借口“需要更多的事實”■只要授權就可節(jié)約時間——相關人員能力不足——無效授權或授權失控四、團隊組織的時間管理3、走出觀念上的誤區(qū)■高效率就是高效益——快就一定好嗎？——方向錯誤和方法不當■鑒別問題比進一步解決問題容易——想明白了再行動■找到管理捷徑是節(jié)約時間的因素——管理上有捷徑可走嗎？四、團隊組織的時間管理四、團隊組織的時間管理4、時間管理的八大法寶■樹立時間價值觀理念變革■結構流程優(yōu)化組織前提■工作環(huán)境“５Ｓ”準備工作■工作的計劃性目標管理■分清工作輕重緩急優(yōu)先級■并行串行的兼顧性統籌學■工作任務轉移授權與借力■學會說“不”

拒絕的學問案例：華為的時間管理■SMART原則——讓目標達到SMART標準■四象限原則——關注重要且緊迫的第二象限■韻律原則——保持自己的韻律并與他人協調■流程優(yōu)化精簡原則——分析流程，減少多余環(huán)節(jié)四、團隊組織的時間管理案例：華為的時間管理■韻律原則——“韻律原則”包括兩個方面的內容：一是保持自己的韻律，具體方法如：對于無意義的打擾電話要學會禮貌地掛斷，要多用打擾性不強的溝通方式（如e-mail），要適當的與上司溝通減少來自上司地打擾等；二是要與別人的韻律相協調，具體的方法如：不要唐突拜訪對方，了解對方的行為習慣等。

四、團隊組織的時間管理1、提高你的時間管理技能■做個時間管理的高手——學會從事務型工作中解脫出來——有效地計劃與安排自己的時間——找到節(jié)約時間的措施——學會積零成整——實行交叉“輪作”——提高“復種”指數——整批使用時間——應付意外事件——分身有術五、時間管理的基本策略2、應該記住的20條實用方法■準備之一：長期準備（4）——購買工具書/增加知識儲備/提高能力——訓練你的快速閱讀能力——把常用的文件/文具放好——養(yǎng)成存放思想檔案和作記錄的習慣五、時間管理的基本策略

——凡事預則立，不預則廢。2、應該記住的20條實用方法■準備之二：臨時準備（5）——明天的工作前晚進行優(yōu)先級排序——將相關的工作列在一起——把工作計劃放到隨時可見的地方——每天早晨比規(guī)定時間起早十分鐘——做好正式工作前的準備工作五、時間管理的基本策略2、應該記住的20條實用方法■要培養(yǎng)的好習慣（7）——利用各種裝備如電話/信件等節(jié)省時間——把最困難的事放在效率最高的時候——利用零碎時間處理例行性事務——午餐或下班前開會效率最高/避免上午開會——休息片刻/伸個懶腰/沖杯咖啡/茶/其他飲料——報刊放在晚上看——每晚沉思片刻/回顧與總結五、時間管理的基本策略2、應該記住的20條實用方法■與外部產生聯系時的應變能力（4）——站著接待一向健談的來訪者——從不主動閑聊/盡量回避來閑聊者——管理電話：主動撥號/與被動接聽——如遇瑣事纏身能快速擺脫3、經理人員的時間管理■抓大放小/充分授權4、秘書人員的時間管理■認清自己的角色和職責五、時間管理的基本策略１、樹立時間價值觀■首先解決思想認識問題——人的行動是受思想支配的——思想方法決定行為模式■牢固樹立時間的價值觀——時間就是效益——時間就是金錢——時間就是生命六、基礎工作與有備無患牢記魯迅先生的話：時間是組成生命的材料，浪費別人的時間，其實是無異于謀財害命的。２、組織結構流程優(yōu)化■眾多國企浪費時間的根源——為什么會有內耗（窩里斗）？——組織的體制障礙■組織設計的原則——精簡、高效、彈性——管理幅度與跨度——部門崗位設置與職責明確化■價值鏈管理與流程優(yōu)化六、基礎工作與有備無患３、工作環(huán)境“５Ｓ”■不同層次員工的準備工作——金領高管的準備工作Ａ、整體工作目標Ｂ、階段性工作規(guī)劃Ｃ、下級狀況備忘錄Ｄ、用好秘書這個幫手——白領階層的辦公室“５Ｓ”Ａ、工作計劃表Ｂ、常用文件及工具書Ｃ、柜子及辦公室桌清理Ｄ、相關人員通訊錄——藍領員工的作業(yè)現場管理六、基礎工作與有備無患４、日常價值法控制時間■工作中的現象——我們每天都要面對各式各樣的人和事，這些人和事都需要你耗費時間來處理?！銓⑷绾螒獙Γ俊菆猿忠回灥淖龇?，還是依據本能的反應？■通常的表現——有明確標準的，快速決斷——沒明確標準的，依據直覺感受六、基礎工作與有備無患４、日常價值法控制時間■現象的實質分析——直覺體現為：“對勁”與“不對勁”——背后支撐：你的文化素質、思想觀念以及個人經歷等，在你的潛意識中構建出一個價值評價體系，我們稱之為：潛意識模型——通過主動構建人的價值評價體系，建立潛意識模型，進而影響面對的人和事物作出快速而準確反應的能力，這便是控制時間的日常價值法六、基礎工作與有備無患４、日常價值法控制時間■基本原理——人的價值體系決定處理問題的方式，讓你在行動中自然而然地有了對錯意識——人在預定價值體系下的主動行為是強有力的■原理分析——價值觀取決于你所希望的體驗和情緒——信條是你決定行為是否產生內在情緒的規(guī)則或標準六、基礎工作與有備無患４、日常價值法控制時間■潛意識模型六、基礎工作與有備無患對勁與不對勁直接影響行為間接影響時間潛意識模型價值評價尺度直覺內涵快速反應與決斷４、日常價值法控制時間■操作運用方法——腦力激蕩：列出你的價值標準和信條信條模型：“當我……的時候，我感覺……”例：“當團隊面對挑戰(zhàn)，當我激發(fā)出每個隊員的最大能量的時候，我覺得熱血沸騰?！?/p>

——每天溫席信條，使字面價值融入行為習慣——每月重新評估、修訂信條（循環(huán)重復操作）■效果——提高你自發(fā)判斷的準確度和速度六、基礎工作與有備無患１、浪費時間的大敵■工作目標不明確——你為什么工作——你要達到什么目的■工作沒有計劃性——工作千頭萬緒——眉毛胡子一把抓——被動工作和生活——跟著感覺走七、工作目標及其計劃性2、時間管理第一法則■目標管理與工作的計劃性——工作方法三段論七、工作目標及其計劃性目標方法行動計劃

計劃是從目標到方法的橋梁3、明確工作目標■建立目標體系組織群體個人戰(zhàn)略目標工作規(guī)劃個人計劃按一定時間范圍把目標分解七、工作目標及其計劃性3、明確工作目標■怎樣制定工作計劃——年度計劃——季度計劃——月度計劃——周計劃——每天工作任務工作計劃表要素：——序號——任務內容——擬完成時間——相關責任人——檢查監(jiān)督人——備注七、工作目標及其計劃性4、目標體系的SMART原則

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S-Specific具體，不能籠統；

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M-Measurable可度量，

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A-Attainable可實現，指付出努力的情況下可以實現，避免過高或過低的目標。

■R-Realistic現實性，指目標是實實在在的。

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T-Timebound時限，完成目標的期限。七、工作目標及其計劃性1、“80、20”法則運用■先做最重要的事情

你知道圓的面積占正方形面積的多少嗎？你知道去掉圓的面積正方形面積還剩下多少嗎？結論：做重要的少數事情八、分清工作的輕重緩急——請運用“80、20”法則，找出自己日常工作任務中重要的20%。個人模式：自發(fā)回憶法團隊模式：頭腦風暴法現場思考：八、分清工作的輕重緩急２、工作任務重要程度分析八、分清工作的輕重緩急宏觀微觀從微觀到宏觀較重要次重要從次重要到較重要注：重要度取決于任務本身對戰(zhàn)略的影響力３、工作時間緊迫性分析八、分清工作的輕重緩急時間性強時間性弱時間性從弱到強優(yōu)先次優(yōu)先優(yōu)先度從小到大注：緊迫性取決于任務本身時間性的強弱４、工作優(yōu)先級綜合分析——四象限坐標圖重要度緊迫性A

重要而且緊迫Ｃ

緊迫但不重要D

不重要不緊迫Ｂ重要但不緊迫八、分清工作的輕重緩急■請運用四象限方法排列你的工作：緊急不緊急重要A（碎石型的事務）危機急迫的問題有期限壓力的計劃B（石塊型的事務）發(fā)掘新機會規(guī)劃改進產能建立伙伴關系防患于未然不重要C（細沙型的事務）不速之客的接待某些信件、文件、電話的處理某些會議的出席某些必要而不重要的會議、活動D（水型的事務）一些可做可不做的雜事一些不必要的應酬有趣的活動八、分清工作的輕重緩急案例分析一天下午，G公司的生產部經理李華正在參加公司召開的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略研討會，由于晚上要給他女朋友過生日，心理在盤算這件事。突然收到手機短信，兩個同學從外地出差來此，約李華晚上參加校友聚會。這時主持人宣布，由于這次會議時間緊，請全體與會人員晚上要參加分組討論。剛一散會，五金車間的一名班長滿頭大汗跑進會場，拉著李華就往外走，原來幾名工人與運輸部門的幾個搬運工發(fā)生糾紛，現在打起架來了，車間主任和在場的保安制止不了，因此派一個班長來找李經理。

假如你是李華，此時此刻你該怎么辦？案例分析M公司是一家生產注塑機械設備的中型企業(yè)，由于市場競爭加劇，近來業(yè)績嚴重下滑，員工士氣低落，今天上午竟有兩名業(yè)務骨干向市場部經理張文斌提出辭職申請。為穩(wěn)定員工隊伍，張文斌已約定今晚同這兩人談話。但下午接到在北京出差的總經理的緊急電話，一位西安的客商今天來本市，晚上六點到機場，因為這是一個跟進了很長時間的大客戶，總經理特別強調要張經理代表他親自去機場迎接并配合辦公室搞好接待。其實，張文斌的MBA論文尚未完成，這兩天也到了最后的期限，他曾想讓在本市某大學工作的妻子幫忙，妻子未同意，這樣公事私事便攪得他十分著急。剛過五點鐘張文斌就急匆匆地找到司機，開車前往機場。還沒走出市區(qū)，突然手機響了，里面?zhèn)鱽硪粋€女子焦急的聲音：“你是張文斌嗎？你母親在菜市場前面的馬路上被汽車撞傷，我是路邊商店的售貨員，你母親現在被扶到了我店里，她讓我給你打電話，你趕快來！”

假如你是張文斌，從接到總經理指示到此時此刻，該怎么辦？1、并行工作模式■什么情況下能并行工作——舉例九、時間管理的統籌技巧ABCD

走訪客戶去甲城市

順便采購某機器配件把新聘兩大學生帶去辦事處和在該城市工作的同學聚餐公私兼顧一次搞掂2、串行工作模式■什么情況下必須串行工作——舉例九、時間管理的統籌技巧ABCD主要領導不到場會議不能開要充分考慮工作的連續(xù)性會議沒結束形不成工作決議決議沒有下達工作無法開展工作尚未結束無法進行考核3、并行串行如何兼顧■學一點統籌學九、時間管理的統籌技巧ABCD

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順便采購某機器配件把新聘兩大學生帶去辦事處

和在該城市工作的同學聚餐公私兼顧一次搞掂請問：——A、B、C、D如何排列？4、工作任務轉移■學會授權與借力——依據企業(yè)管理的組織原則——遵照公司崗位職責和權限——合理分權為授權的前提——非指揮權限關系的借力——依靠個人非職務影響力■注意事項——授權有度，控權有方——借力要適當，注重實效九、時間管理的統籌技巧

陳明宇是一名大專生，在某公司擔任辦公室行政助理，雜務事特別多，有天上午剛上班辦公室主任就給他安排了六件事：A、去交通監(jiān)控中心處理公司小車闖紅燈罰款事宜；B、到市工商局辦理營業(yè)執(zhí)照地址變更的相關手續(xù)；C、擬寫一份國慶節(jié)放假以及安全注意事項的通知；D、協助業(yè)務部經理找情緒不穩(wěn)定的業(yè)務員王笑天談話；E、復印機故障需聯系售后服務單位前來維修；F、后天主管市場的張副總去北京，安排訂機票。主任交待完任務就外出辦事去了，這時公關部文員馬麗來到他辦公桌前坐下，隨意地同他聊了起來。其實這幾天他自己正面臨本科進修班的考試階段，又要抽時間復習，面對這樣的情況：

陳明宇應該如何對待和安排好一天的時間？請你幫助小陳做一個時間安排的設計方案。案例分析陳明宇應如何安排時間？1、會議的時間管理十、時間管理技巧的具體應用明確開會目的作好會前準備準時出席會議嚴明會場紀律會后紀要跟蹤會上有議有決會議時間管理ABCDFE2、應酬的時間管理十、時間管理技巧的具體應用應酬你的上級應酬你的同級應酬你的下級應酬不速之客應酬親朋好友出席商務宴會應酬時間管理ABCDFE4、學會說“不”■拒絕的學問——靈活運用日常價值法——快速反應，馬上決斷——注意國人的“講面子”——婉言謝絕，而非強力拒絕——動之以情，曉之以理——提供良好的建議十、時間管理技巧的具體應用5、學會休息■睡眠的時間管理——睡眠的長度——睡眠的深度——午睡的問題——閑暇的時間安排——民間諺語中的學問十、時間管理技巧的具體應用案例：

——周恩來總理如何休息承諾今天今天是我新生命的開始，我呼吸著新鮮空氣，我沐浴著燦爛陽光，我對今天充滿信心，我無法預料未來，但我要牢牢把握今天!十、時間管理技巧的具體應用

時間的特性決定了人永遠無法直接管理時間

根本手段是通過合理利用時間提高工作效率，相對節(jié)約時間和完成更多的任務

時間管理的八大法寶（理念、原則、方法）

20條應該掌握的具體實用方法（四類）

時間管理方法的應用實踐（經理人員、秘書人員，會議、應酬）

簡單實用方法和養(yǎng)成良好的習慣（記住下頁的順口溜）課程總結《時間管理》順口溜凡事明確目標，提前做好準備；制定工作計劃，分清輕重緩急；