2025企業(yè)采購(gòu)合同管理規(guī)范

2025企業(yè)采購(gòu)合同管理規(guī)范第一章總則第一條為規(guī)范企業(yè)采購(gòu)合同的管理工作，保障企業(yè)合法權(quán)益，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提升采購(gòu)效率和質(zhì)量，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)管理規(guī)定，制定本規(guī)范。第二條本規(guī)范適用于企業(yè)所有采購(gòu)活動(dòng)中的合同訂立、履行、變更、終止以及檔案管理等事項(xiàng)。任何涉及采購(gòu)合同的行為均應(yīng)遵守本規(guī)范的相關(guān)規(guī)定。第三條企業(yè)采購(gòu)合同管理應(yīng)當(dāng)遵循合法性、合規(guī)性、公平性、透明性的原則，確保合同內(nèi)容真實(shí)、完整、有效，并符合企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和戰(zhàn)略發(fā)展需求。第二章職責(zé)分工第四條企業(yè)的采購(gòu)部門負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的具體管理工作，包括但不限于供應(yīng)商的選擇、合同的洽談與訂立、合同履行的監(jiān)督以及相關(guān)問(wèn)題的處理。第五條財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)合同中涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保資金支付符合企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定和財(cái)務(wù)紀(jì)律。第六條使用部門（需求部門）負(fù)責(zé)提供采購(gòu)需求，并參與合同履行過(guò)程中的驗(yàn)收工作，確保采購(gòu)物資或服務(wù)的質(zhì)量符合企業(yè)要求。第七條法務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)合同的內(nèi)容進(jìn)行法律審查，確保合同的合法性和合規(guī)性，并協(xié)助處理合同履行過(guò)程中可能出現(xiàn)的法律糾紛。第八條企業(yè)管理部負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查采購(gòu)合同管理工作，定期對(duì)合同管理情況進(jìn)行評(píng)估，并提出改進(jìn)建議。第三章合同訂立第九條企業(yè)采購(gòu)合同的訂立應(yīng)當(dāng)遵循以下程序：需求確認(rèn)：使用部門根據(jù)實(shí)際需求提交采購(gòu)申請(qǐng)，并明確采購(gòu)物資或服務(wù)的具體要求，包括數(shù)量、質(zhì)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。供應(yīng)商選擇：采購(gòu)部門應(yīng)當(dāng)建立供應(yīng)商庫(kù)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查和評(píng)估，確保其具備履約能力。供應(yīng)商的選擇應(yīng)當(dāng)遵循公開(kāi)、公平、公正的原則。合同談判：采購(gòu)部門與供應(yīng)商就合同內(nèi)容進(jìn)行充分協(xié)商，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并形成書(shū)面談判記錄。合同審核：合同文本應(yīng)當(dāng)提交法務(wù)部進(jìn)行法律審查，并由財(cái)務(wù)部對(duì)涉及金額、付款方式等條款進(jìn)行審核。審核意見(jiàn)應(yīng)當(dāng)及時(shí)反饋給采購(gòu)部門。合同簽訂：經(jīng)審核通過(guò)的合同，由企業(yè)法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂前，合同應(yīng)當(dāng)加蓋雙方公章，并簽署日期。第十條合同內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括但不限于以下條款：采購(gòu)標(biāo)的物的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等；價(jià)格及付款方式；交貨時(shí)間、地點(diǎn)及運(yùn)輸方式；雙方的權(quán)利和義務(wù)；履約期限和條件；違約責(zé)任及爭(zhēng)議解決方式；其他雙方認(rèn)為需要約定的事項(xiàng)。第四章合同履行與變更第十一條采購(gòu)部門應(yīng)當(dāng)建立合同履行跟蹤機(jī)制，定期檢查合同履行情況，并及時(shí)向使用部門反饋相關(guān)信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未按合同約定履行義務(wù)，應(yīng)當(dāng)立即采取措施，督促其改正。第十二條在合同履行過(guò)程中，如需對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行變更，應(yīng)當(dāng)由雙方協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)法務(wù)部和財(cái)務(wù)部的審核，并報(bào)企業(yè)管理部備案。第十三條企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照合同約定的時(shí)間、方式支付款項(xiàng)，不得無(wú)故拖延或拒付。如有特殊情況需要延遲付款，應(yīng)當(dāng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并報(bào)企業(yè)管理部審批。第五章合同權(quán)利義務(wù)的終止第十四條合同履行完畢后，采購(gòu)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)組織驗(yàn)收，并辦理結(jié)算手續(xù)。驗(yàn)收結(jié)果應(yīng)當(dāng)由雙方簽字確認(rèn)，并作為合同履行完成的證明。第十五條如因不可抗力或其他法定原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法履行，雙方應(yīng)當(dāng)協(xié)商解除合同或變更合同內(nèi)容。解除合同的，應(yīng)當(dāng)簽訂書(shū)面協(xié)議，并報(bào)企業(yè)管理部備案。第六章合同檔案管理第十六條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立完善的采購(gòu)合同檔案管理制度，對(duì)每份合同進(jìn)行分類、編號(hào)和存檔。合同檔案應(yīng)當(dāng)包括合同文本、談判記錄、補(bǔ)充協(xié)議、驗(yàn)收單據(jù)等相關(guān)資料。第十七條合同檔案的保存期限不得少于法律法規(guī)規(guī)定的最低保存年限，并應(yīng)當(dāng)確保檔案的安全性和完整性。如有需要查閱或調(diào)用合同檔案，應(yīng)當(dāng)履行審批程序。第七章責(zé)任追究第十八條任何因違反本規(guī)范導(dǎo)致企業(yè)遭受經(jīng)濟(jì)損失或法律糾紛的行為，將依法追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。第十九條對(duì)于在合同管理過(guò)程中玩忽職守、徇私舞弊的人員，企業(yè)將依法依規(guī)給予紀(jì)律處分；情節(jié)嚴(yán)重的，移交司法機(jī)關(guān)處理。第八章附則第二十條本規(guī)