項目合同履約管理細則

項目合同履約管理細則?一、總則1.目的為加強公司項目合同履約管理，規(guī)范合同執(zhí)行行為，確保合同目標順利實現(xiàn)，維護公司合法權(quán)益，特制定本細則。2.適用范圍本細則適用于公司簽訂的各類項目合同，包括但不限于工程建設(shè)合同、采購合同、服務(wù)合同等。3.職責分工合同管理部門負責合同的起草、審核、簽訂、歸檔等工作。跟蹤合同履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行中的問題。定期對合同履行情況進行統(tǒng)計分析，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。項目執(zhí)行部門負責合同具體執(zhí)行工作，按照合同約定完成項目任務(wù)。及時向合同管理部門反饋合同履行過程中的問題和情況。配合合同管理部門做好合同履行情況的統(tǒng)計分析工作。其他相關(guān)部門按照各自職責，協(xié)同做好項目合同履約管理工作。二、合同簽訂管理1.合同起草項目執(zhí)行部門根據(jù)項目需求，起草合同文本。合同文本應(yīng)明確合同雙方的權(quán)利義務(wù)、項目內(nèi)容、質(zhì)量標準、價款及支付方式、履行期限、違約責任等條款。合同文本應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，語言表述準確、清晰，避免歧義。2.合同審核合同管理部門對合同文本進行審核，重點審核合同條款的合法性、完整性、準確性、可行性等。審核過程中，合同管理部門應(yīng)征求相關(guān)部門意見，對涉及專業(yè)技術(shù)、法律、財務(wù)等方面的問題，可組織專業(yè)人員進行論證。合同審核通過后，合同管理部門應(yīng)出具審核意見，反饋給項目執(zhí)行部門。項目執(zhí)行部門根據(jù)審核意見對合同文本進行修改完善。3.合同簽訂合同文本修改完善后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與對方簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)確保對方具有合法的主體資格和履約能力。合同簽訂過程中，應(yīng)嚴格按照公司合同印章管理制度使用印章，確保合同印章使用的安全性和規(guī)范性。合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，并負責合同的歸檔管理。三、合同履行管理1.履約計劃制定項目執(zhí)行部門應(yīng)在合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)，制定詳細的合同履約計劃。履約計劃應(yīng)明確項目進度安排、質(zhì)量控制措施、人員配置、物資采購計劃、資金使用計劃等內(nèi)容。履約計劃應(yīng)報合同管理部門備案。合同管理部門應(yīng)對履約計劃進行審核，確保履約計劃符合合同約定和公司實際情況。2.項目進度管理項目執(zhí)行部門應(yīng)按照履約計劃組織項目實施，定期對項目進度進行檢查和評估。如發(fā)現(xiàn)項目進度滯后，應(yīng)及時分析原因，采取有效措施進行調(diào)整，并將調(diào)整情況及時反饋給合同管理部門。合同管理部門應(yīng)定期跟蹤項目進度，對項目進度滯后的情況進行督促和協(xié)調(diào)，確保項目按時完成。3.質(zhì)量控制管理項目執(zhí)行部門應(yīng)建立健全質(zhì)量管理體系，嚴格按照合同約定的質(zhì)量標準組織項目實施。加強對項目質(zhì)量的檢驗和驗收工作，確保項目質(zhì)量符合要求。對質(zhì)量不符合要求的項目，應(yīng)及時進行整改，直至達到質(zhì)量標準。合同管理部門應(yīng)定期對項目質(zhì)量進行檢查和監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題及時督促項目執(zhí)行部門進行整改。4.人員及物資管理項目執(zhí)行部門應(yīng)按照履約計劃合理配置人員和物資，確保項目順利進行。加強對人員的培訓(xùn)和管理，提高人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。對物資采購應(yīng)嚴格按照合同約定進行，確保物資質(zhì)量和供應(yīng)及時性。合同管理部門應(yīng)定期對人員及物資管理情況進行檢查和監(jiān)督，確保人員及物資管理符合合同要求。5.資金管理項目執(zhí)行部門應(yīng)按照合同約定的價款及支付方式，合理安排資金使用計劃。加強對資金的核算和管理，確保資金使用的合理性和安全性。嚴格按照財務(wù)制度進行資金支付，確保資金支付手續(xù)齊全、合規(guī)。合同管理部門應(yīng)定期對資金使用情況進行檢查和監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的資金使用問題及時督促項目執(zhí)行部門進行整改。四、合同變更管理1.變更申請在合同履行過程中，如因客觀原因需要變更合同內(nèi)容，項目執(zhí)行部門應(yīng)及時提出變更申請。變更申請應(yīng)說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等。變更申請應(yīng)報合同管理部門審核。合同管理部門應(yīng)對變更申請進行審核，評估變更的必要性和可行性。2.變更審批合同管理部門審核通過后，將變更申請?zhí)峤还绢I(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)變更的具體情況進行審批，如涉及重大變更，應(yīng)組織相關(guān)部門進行論證。變更申請經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，合同管理部門應(yīng)及時與對方協(xié)商簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)、價款及支付方式等條款。3.變更執(zhí)行項目執(zhí)行部門應(yīng)按照變更協(xié)議的要求組織實施變更內(nèi)容。在變更執(zhí)行過程中，應(yīng)及時向合同管理部門反饋變更執(zhí)行情況。合同管理部門應(yīng)跟蹤變更執(zhí)行情況，確保變更執(zhí)行符合變更協(xié)議的要求。五、合同風險防范與處理1.風險識別與評估合同管理部門應(yīng)定期對合同履行過程中的風險進行識別和評估，重點關(guān)注合同條款的執(zhí)行情況、對方履約能力、市場變化、法律法規(guī)政策調(diào)整等因素。根據(jù)風險識別和評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風險防范措施。2.風險防范措施加強合同條款的審核和管理，確保合同條款明確、具體、合法，避免因合同條款漏洞導(dǎo)致風險。對對方的履約能力進行調(diào)查和評估，選擇具有良好信譽和履約能力的合作伙伴。在合同履行過程中，加強對對方的監(jiān)督和管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決對方履約過程中出現(xiàn)的問題。關(guān)注市場變化和法律法規(guī)政策調(diào)整，及時調(diào)整合同履行策略，降低市場風險和政策風險。建立健全合同風險預(yù)警機制，及時發(fā)現(xiàn)和預(yù)警合同履行過程中的風險，采取有效措施進行防范和處理。3.風險處理如發(fā)生合同糾紛或風險事件，項目執(zhí)行部門應(yīng)及時向合同管理部門報告。合同管理部門應(yīng)會同相關(guān)部門進行調(diào)查和分析，制定風險處理方案。風險處理方案應(yīng)根據(jù)風險事件的具體情況，采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式進行處理。在風險處理過程中，應(yīng)充分維護公司的合法權(quán)益。合同管理部門應(yīng)及時總結(jié)風險處理經(jīng)驗教訓(xùn)，完善合同風險防范機制，避免類似風險事件再次發(fā)生。六、合同驗收管理1.驗收申請項目完成后，項目執(zhí)行部門應(yīng)及時向合同管理部門提交驗收申請。驗收申請應(yīng)說明項目完成情況、質(zhì)量情況、資料整理情況等。合同管理部門對驗收申請進行審核，審核通過后組織相關(guān)部門進行驗收。2.驗收組織合同管理部門負責組織驗收工作，驗收組成員應(yīng)包括項目執(zhí)行部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員。驗收組應(yīng)根據(jù)合同約定的驗收標準和方法，對項目進行全面驗收。驗收過程中，應(yīng)認真檢查項目的完成情況、質(zhì)量情況、資料整理情況等。3.驗收報告驗收結(jié)束后，驗收組應(yīng)出具驗收報告。驗收報告應(yīng)包括驗收基本情況、驗收結(jié)論、存在問題及整改建議等內(nèi)容。驗收報告經(jīng)驗收組成員簽字確認后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)驗收報告的結(jié)論，決定是否通過驗收。4.驗收備案如項目通過驗收，合同管理部門應(yīng)將驗收報告及相關(guān)資料進行歸檔備案。對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，項目執(zhí)行部門應(yīng)按照驗收報告的整改建議及時進行整改，并將整改情況反饋給合同管理部門。合同管理部門應(yīng)對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。七、合同檔案管理1.檔案收集合同管理部門負責合同檔案的收集工作。在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中，應(yīng)及時收集相關(guān)資料，包括合同文本、履約計劃、變更協(xié)議、驗收報告、往來信函等。項目執(zhí)行部門應(yīng)積極配合合同管理部門做好檔案收集工作，及時將本部門在合同履行過程中形成的資料提交給合同管理部門。2.檔案整理合同管理部門對收集到的合同檔案進行整理。整理過程中，應(yīng)按照合同類別、時間順序等進行分類歸檔，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。對檔案資料進行編號、編目，建立檔案目錄清單，便于查詢和管理。3.檔案保管合同管理部門應(yīng)建立專門的檔案保管場所，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案資料的安全。加強對檔案保管場所的管理，嚴格限制無關(guān)人員進入，防止檔案資料丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)合同管理部門負責人批準后，方可查閱。查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進行，不得擅自涂改、復(fù)印、拍照等。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案保管場所。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查合同管理部門定期對項目合同履約情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、驗收等環(huán)節(jié)。監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查等方式進行。對發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求項目執(zhí)行部門限期整改。2.考核評價建立項目合同履約考核評價制度，對項目執(zhí)行部門的合同履約情況進行考核評價。考核評價指標包括項目進度、質(zhì)量、成本控制、合同變更管理、風險防范等方面?？?/p>