招標檔案管理制度

招標檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強公司招標檔案管理，確保招標檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮招標檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有招標項目檔案的管理，包括但不限于工程建設(shè)項目、物資采購項目、服務(wù)采購項目等各類招標活動所形成的文件資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：招標檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：歸檔的文件資料必須真實反映招標活動的全過程，數(shù)據(jù)準確、字跡清晰。3.及時歸檔原則：招標項目結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)及時將檔案移交檔案管理部門，確保檔案的時效性。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檢索、查詢和利用，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營和管理決策的需要。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善招標檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的招標文件資料收集、整理和歸檔工作。3.負責(zé)接收、整理、保管和統(tǒng)計招標檔案，建立健全檔案檢索體系。4.按照規(guī)定向公司內(nèi)部有關(guān)部門提供檔案查閱服務(wù)，向外單位提供檔案查閱服務(wù)時，嚴格履行審批手續(xù)。5.定期對招標檔案進行鑒定，按照規(guī)定做好檔案的銷毀工作。（二）招標項目經(jīng)辦部門職責(zé)1.負責(zé)本部門招標項目文件資料的收集、整理和初步審核工作。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的招標檔案移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好招標檔案的查詢、借閱等工作。（三）項目監(jiān)督部門職責(zé)1.對招標項目檔案的形成、整理和歸檔過程進行監(jiān)督檢查。2.參與重大招標項目檔案的驗收工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.招標前期文件：包括招標項目申請、可行性研究報告、資金來源證明等。2.招標文件：招標公告、投標邀請書、資格預(yù)審文件、招標文件、答疑文件、補遺文件等。3.投標文件：投標函、投標報價表、技術(shù)規(guī)格偏離表、商務(wù)條款偏離表、資格證明文件等。4.開標、評標文件：開標記錄、評標報告、評標專家意見等。5.中標文件：中標通知書、中標合同等。6.其他相關(guān)文件：招標活動中的往來信函、會議紀要、合同變更協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)招標文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，如有破損或褪色應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理要求1.招標檔案應(yīng)按照項目進行分類整理，一個項目的文件資料應(yīng)集中裝訂成冊。2.卷內(nèi)文件應(yīng)按照文件形成的先后順序排列，編寫頁碼，并編制卷內(nèi)目錄。3.每份文件應(yīng)在首頁右上角加蓋檔案章，并注明檔案編號、保管期限等信息。4.檔案盒應(yīng)標明項目名稱、檔案類別、保管期限等信息，并按照檔案編號順序排列存放。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.招標項目結(jié)束后，經(jīng)辦部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)對整理好的招標檔案進行初步審核，確保檔案的完整性和準確性。2.審核無誤后，經(jīng)辦部門應(yīng)填寫檔案移交清單，將檔案移交檔案管理部門。3.檔案管理部門在收到移交的檔案后，應(yīng)進行詳細核對，對不符合要求的檔案退回經(jīng)辦部門重新整理。4.核對無誤后，檔案管理部門應(yīng)將檔案進行編號、上架，并建立檔案臺賬。（二）保管期限招標檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分如下：1.永久保管：涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、核心技術(shù)等方面的招標檔案，如重大建設(shè)項目招標檔案、關(guān)鍵設(shè)備采購招標檔案等。2.長期保管：保管期限為[X]年，主要包括一般性建設(shè)項目招標檔案、重要物資采購招標檔案等。3.短期保管：保管期限為[X]年，主要包括一般性物資采購招標檔案、服務(wù)采購招標檔案等。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合國家規(guī)定標準。2.檔案應(yīng)分類存放，標識清晰，便于查找和利用。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，異地存放，確保電子檔案的安全性。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案查閱與借閱（一）查閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱招標檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱項目名稱、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請表進行審核，審核通過后，安排專人負責(zé)提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，查閱記錄由檔案管理部門留存。（二）借閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱招標檔案時，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱項目名稱、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對借閱申請表進行審核，審核通過后，辦理借閱手續(xù)，將檔案交給借閱人員，并做好借閱記錄。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）外單位查閱與借閱外單位因工作需要查閱或借閱公司招標檔案時，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫檔案查閱（借閱）申請表，注明查閱（借閱）項目名稱、查閱（借閱）內(nèi)容、查閱（借閱）目的等信息，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門按照本制度的規(guī)定對外單位查閱或借閱檔案的申請進行審核，審核通過后，辦理查閱或借閱手續(xù)，并做好記錄。外單位查閱或借閱檔案時，應(yīng)按照檔案管理部門的要求進行操作，不得擅自將檔案帶出公司或泄露檔案內(nèi)容。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的招標檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、項目經(jīng)辦部門負責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.鑒定意見應(yīng)形成書面報告，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。（二）銷毀工作1.對已批準銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、檔案編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門指定專人負責(zé)銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復(fù)，并做好銷毀記錄。4.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、銷毀人員等信息，銷毀記錄應(yīng)長期保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立公司招標檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)招標檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平，便于檔案的檢索、查詢和利用。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)招標檔案進行掃描、圖像處理等數(shù)字化加工，形成電子檔案，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將招標檔案的基本信息、目錄信息、文件內(nèi)容等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的計算機管理。3.系統(tǒng)功能開發(fā)：檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，滿足公司檔案管理的實際需要。4.安全管理：加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露和被篡改。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計算機設(shè)備和軟件，