外購糖管理制度

外購糖管理制度?一、總則1.目的為加強公司外購糖的管理，規(guī)范外購糖的采購、驗收、儲存、使用等環(huán)節(jié)，確保外購糖的質(zhì)量安全，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有外購糖的采購、驗收、儲存、發(fā)放、使用及相關(guān)管理活動。3.職責分工采購部門負責根據(jù)公司生產(chǎn)需求，制定外購糖采購計劃，選擇合格供應(yīng)商，簽訂采購合同。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，確保按時、按質(zhì)、按量到貨。質(zhì)量檢驗部門負責對外購糖進行質(zhì)量檢驗，包括抽樣、檢驗項目執(zhí)行、出具檢驗報告等。對不合格外購糖提出處理意見，并監(jiān)督處理過程。倉儲部門負責外購糖的入庫、儲存、保管和發(fā)放工作，確保儲存條件符合要求，庫存數(shù)量準確。定期對庫存外購糖進行盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。生產(chǎn)部門負責根據(jù)生產(chǎn)計劃合理領(lǐng)用外購糖，確保生產(chǎn)正常進行。反饋外購糖在使用過程中的質(zhì)量問題和需求信息。二、采購管理1.采購計劃采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)計劃、銷售訂單及庫存情況，提前制定外購糖采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購糖的品種、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計到貨時間等。每月末，采購部門應(yīng)結(jié)合當月生產(chǎn)實際消耗、庫存動態(tài)等因素，對次月采購計劃進行調(diào)整和優(yōu)化，確保采購計劃的準確性和合理性。2.供應(yīng)商選擇建立合格供應(yīng)商名錄，采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、信譽、價格水平、交貨期等。評估可采用實地考察、樣品檢驗、供應(yīng)商資質(zhì)審核、市場調(diào)研等方式。只有通過評估且符合公司要求的供應(yīng)商，才能被納入合格供應(yīng)商名錄。采購部門應(yīng)定期對合格供應(yīng)商進行復(fù)查，對于不符合要求的供應(yīng)商及時進行淘汰和更新。3.采購合同采購部門在確定供應(yīng)商后，應(yīng)簽訂詳細的采購合同。采購合同應(yīng)明確糖的品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式等條款。合同中應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及違約責任等內(nèi)容。采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給質(zhì)量檢驗部門、倉儲部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)準備工作。4.采購訂單執(zhí)行采購部門根據(jù)采購合同下達采購訂單給供應(yīng)商，跟蹤訂單執(zhí)行情況。及時與供應(yīng)商溝通，確保按時、按質(zhì)、按量到貨。如因特殊原因需要變更采購訂單，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并辦理相關(guān)變更手續(xù)。同時，應(yīng)通知相關(guān)部門，調(diào)整后續(xù)工作安排。三、驗收管理1.驗收標準質(zhì)量檢驗部門應(yīng)依據(jù)國家相關(guān)標準、行業(yè)標準以及公司內(nèi)部質(zhì)量要求，制定外購糖驗收標準。驗收標準應(yīng)明確糖的感官指標、理化指標、衛(wèi)生指標等具體要求。感官指標包括色澤、氣味、滋味、組織狀態(tài)等；理化指標如蔗糖分、還原糖分、水分、雜質(zhì)等；衛(wèi)生指標應(yīng)符合國家食品安全相關(guān)規(guī)定，如重金屬含量、微生物指標等。2.驗收流程外購糖到貨前，倉儲部門應(yīng)做好驗收準備工作，包括安排驗收場地、準備驗收工具等。到貨時，倉儲部門應(yīng)通知質(zhì)量檢驗部門進行驗收。質(zhì)量檢驗部門按照規(guī)定的抽樣方法進行抽樣，抽樣數(shù)量應(yīng)符合相關(guān)標準要求。質(zhì)量檢驗部門對抽取的樣品進行各項指標檢驗，檢驗過程應(yīng)嚴格按照標準操作規(guī)程進行。檢驗合格的外購糖，質(zhì)量檢驗部門出具合格檢驗報告，倉儲部門辦理入庫手續(xù)；檢驗不合格的外購糖，質(zhì)量檢驗部門出具不合格檢驗報告，并提出處理意見，如退貨、換貨、讓步接收等。3.驗收記錄質(zhì)量檢驗部門應(yīng)詳細記錄外購糖的驗收情況，包括供應(yīng)商名稱、采購訂單號、到貨日期、糖的品種規(guī)格、抽樣數(shù)量、檢驗項目及結(jié)果、檢驗人員等信息。驗收記錄應(yīng)妥善保存，保存期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定，以便日后查詢和追溯。四、儲存管理1.儲存條件倉儲部門應(yīng)根據(jù)外購糖的特性，提供適宜的儲存條件。一般來說，外購糖應(yīng)儲存在干燥、通風、防潮的倉庫內(nèi)，溫度、濕度應(yīng)控制在規(guī)定范圍內(nèi)。不同品種、規(guī)格、批次的外購糖應(yīng)分開存放，并有明顯標識，防止混淆。2.庫存管理倉儲部門應(yīng)建立完善的庫存管理制度，定期對庫存外購糖進行盤點。盤點方式可采用實地盤點、永續(xù)盤存等。準確記錄庫存數(shù)量、出入庫情況等信息，確保庫存賬實相符。如發(fā)現(xiàn)庫存差異，應(yīng)及時查明原因，并進行相應(yīng)處理。按照先進先出的原則發(fā)放外購糖，避免因庫存積壓導(dǎo)致質(zhì)量問題。3.庫存預(yù)警倉儲部門應(yīng)設(shè)定合理的庫存預(yù)警指標，如最低庫存量、最高庫存量等。當庫存數(shù)量接近預(yù)警指標時，及時通知采購部門進行采購或調(diào)整生產(chǎn)計劃。根據(jù)市場行情、生產(chǎn)需求變化等因素，適時調(diào)整庫存預(yù)警指標，確保庫存管理的合理性和有效性。五、發(fā)放管理1.發(fā)放流程生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃填寫領(lǐng)料單，注明所需外購糖的品種、規(guī)格、數(shù)量等信息。領(lǐng)料單應(yīng)經(jīng)相關(guān)負責人審批。倉儲部門接到領(lǐng)料單后，核對無誤后按照規(guī)定發(fā)放外購糖。發(fā)放時應(yīng)做好發(fā)放記錄，包括領(lǐng)料日期、領(lǐng)料部門、糖的品種規(guī)格、數(shù)量、發(fā)放人員等信息。發(fā)放記錄應(yīng)妥善保存，作為庫存管理和成本核算的依據(jù)。2.發(fā)放標準倉儲部門應(yīng)按照生產(chǎn)部門的領(lǐng)料單準確發(fā)放外購糖，不得多發(fā)或少發(fā)。發(fā)放的外購糖應(yīng)確保質(zhì)量合格，如有質(zhì)量問題應(yīng)及時通知質(zhì)量檢驗部門和生產(chǎn)部門，并進行相應(yīng)處理。六、使用管理1.使用計劃生產(chǎn)部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)工藝要求和產(chǎn)品質(zhì)量標準，制定外購糖使用計劃。使用計劃應(yīng)明確不同產(chǎn)品、不同生產(chǎn)階段所需外購糖的品種、規(guī)格、數(shù)量等。生產(chǎn)部門應(yīng)合理安排外購糖的使用，避免浪費，提高原料利用率。2.使用監(jiān)督生產(chǎn)部門在使用外購糖過程中，應(yīng)嚴格按照操作規(guī)程進行操作。質(zhì)量檢驗部門應(yīng)定期對生產(chǎn)過程中的外購糖使用情況進行監(jiān)督檢查，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。如發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)過程中因外購糖質(zhì)量問題導(dǎo)致產(chǎn)品不合格，應(yīng)及時停止使用，并采取相應(yīng)的糾正措施，對不合格產(chǎn)品進行處理。七、不合格品管理1.不合格判定質(zhì)量檢驗部門按照驗收標準對外購糖進行檢驗，判定為不合格的外購糖即為不合格品。不合格品包括感官指標不符合要求、理化指標超標、衛(wèi)生指標不合格等情況。2.不合格處理對于驗收不合格的外購糖，質(zhì)量檢驗部門應(yīng)及時出具不合格檢驗報告，并通知采購部門和倉儲部門。采購部門根據(jù)不合格情況與供應(yīng)商協(xié)商處理方式，如退貨、換貨、補貨等。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)處理不合格外購糖，并承擔相應(yīng)的運輸、倉儲等費用。如因特殊原因需要讓步接收不合格外購糖，應(yīng)由相關(guān)部門進行風險評估，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后辦理相關(guān)手續(xù)。讓步接收的不合格外購糖應(yīng)在特定條件下使用，并做好質(zhì)量跟蹤和記錄。3.不合格品記錄與追溯質(zhì)量檢驗部門應(yīng)詳細記錄不合格外購糖的相關(guān)信息，包括供應(yīng)商、采購訂單號、到貨日期、不合格項目、處理情況等。對于不合格外購糖的處理過程應(yīng)進行追溯，確保能夠查明不合格原因、采取的措施及處理結(jié)果等信息，以便總結(jié)經(jīng)驗教訓，防止類似問題再次發(fā)生。八、盤點與對賬管理1.盤點管理倉儲部門應(yīng)定期對庫存外購糖進行盤點，盤點周期可根據(jù)公司實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。盤點時，應(yīng)安排專人負責，按照規(guī)定的盤點方法和流程進行操作。盤點人員應(yīng)認真核對庫存實物與庫存賬目的一致性，記錄實際盤點數(shù)量。盤點結(jié)束后，應(yīng)編制盤點報告，詳細說明盤點情況，包括賬實差異、差異原因分析等。盤點報告應(yīng)提交給相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)。2.對賬管理采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商進行對賬，核對采購數(shù)量、價格、貨款等信息。對賬周期一般為每月或每季度進行一次。采購部門在對賬過程中，如發(fā)現(xiàn)差異應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通核實，查明原因并進行調(diào)整。確保雙方賬目一致，避免因賬目不清導(dǎo)致的經(jīng)濟糾紛。九、培訓與考核1.培訓管理人力資源部門應(yīng)組織與外購糖管理相關(guān)的培訓，包括采購人員、質(zhì)量檢驗人員、倉儲人員、生產(chǎn)人員等。培訓內(nèi)容應(yīng)涵蓋外購糖管理制度、驗收標準、質(zhì)量要求、操作規(guī)范等方面。通過培訓，使相關(guān)人員熟悉外購糖管理流程和要求，提高業(yè)務(wù)水平和質(zhì)量意識。培訓可采用內(nèi)部培訓、外部培訓、在線學習等多種方式。2.考核管理建立對外購糖管理相關(guān)人員的考核機制，考核內(nèi)容包括工作業(yè)績、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力等方面。定期對采購人員的采購任務(wù)完成情況、供應(yīng)商管理情況等進行考核；對質(zhì)量檢驗人員的檢驗工作準確性、及時性等進行考核；對倉儲人員的庫存管