陽新檔案管理制度

陽新檔案管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)陽新公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于陽新公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)經(jīng)營管理活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等進(jìn)行分類，便于管理和查找。3.保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全。4.方便利用原則：建立健全檔案檢索體系，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，具體職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.制定和完善公司檔案管理規(guī)章制度，并組織實(shí)施。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立健全公司檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，為公司各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)。5.負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。6.對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)。7.做好公司檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。8.開發(fā)利用檔案信息資源，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。（二）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和保管工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，接受綜合管理部的監(jiān)督和指導(dǎo)。具體職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)本部門在各項(xiàng)工作中形成的文件材料的收集、積累和整理工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照公司檔案管理規(guī)定，對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行分類、立卷，并定期向綜合管理部移交歸檔。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的保管工作，確保檔案的安全。4.積極配合綜合管理部做好檔案的查閱、借閱等利用工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的文件材料，包括公司章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)證照及申請(qǐng)、批復(fù)文件。2.公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等會(huì)議形成的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、決議、記錄等。3.公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等文件材料。4.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件材料。5.公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)等文件材料。6.公司采購、銷售、生產(chǎn)、質(zhì)量等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，包括合同、協(xié)議、訂單、發(fā)票、檢驗(yàn)報(bào)告、生產(chǎn)記錄等。7.公司人力資源管理文件材料，包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、勞動(dòng)合同等相關(guān)材料。8.公司行政管理文件材料，包括公文、信函、通知、簡(jiǎn)報(bào)、接待記錄等。9.公司基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。10.公司科研項(xiàng)目文件材料，包括項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、成果鑒定文件等。11.公司外事活動(dòng)文件材料，包括出國（境）審批文件、外事協(xié)議、接待計(jì)劃、會(huì)談紀(jì)要等。12.公司聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等資料。13.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署齊全，符合檔案形成的有關(guān)規(guī)定。3.對(duì)收集到的文件材料應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的文件，按照文件的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于保密和查閱。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別，將文件材料分為行政管理類、經(jīng)營管理類、人力資源管理類、財(cái)務(wù)管理類、基本建設(shè)類、科研項(xiàng)目類、外事活動(dòng)類、聲像檔案類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，拆除金屬物，保持文件的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，以便于查找和利用。四、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在次年一季度末將上一年度形成的檔案向綜合管理部移交歸檔。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，文件材料齊全、完整，編號(hào)準(zhǔn)確，編目清晰。2.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式歸檔，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。3.歸檔時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）歸檔流程1.各部門檔案管理人員對(duì)本部門整理好的檔案進(jìn)行自查，確保檔案符合歸檔要求。2.將自查合格的檔案連同檔案移交清單一并報(bào)送綜合管理部。3.綜合管理部檔案管理人員對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門重新整理。4.審核合格的檔案進(jìn)行登記、編號(hào)、上架，完成歸檔工作。五、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（二）保管要求1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、保管期限進(jìn)行分類存放，排列有序，便于查找。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)安全可靠，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。5.建立檔案保管臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。（三）檔案的清點(diǎn)與檢查1.綜合管理部應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、完整。2.在清點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.對(duì)檔案的保管情況進(jìn)行定期檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的存放是否規(guī)范、保管設(shè)備是否正常運(yùn)行、檔案有無損壞等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案管理人員為成員，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、準(zhǔn)確的鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從公司工作的實(shí)際需要出發(fā)，確定檔案的存毀價(jià)值。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保管期限是否合理。3.檔案對(duì)公司工作的查考利用價(jià)值。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和價(jià)值，確定存毀。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、保管期限、利用情況等進(jìn)行綜合分析，確定存毀。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.檔案銷毀清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清單存檔備查。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，注明查閱目的和內(nèi)容，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部安排專人陪同查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等。2.查閱檔案應(yīng)在綜合管理部指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫房。3.查閱人員如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部辦理借閱手續(xù)。2.借閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。2.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)綜合管理部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。（二）移交1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、分立、合并等原因，需要進(jìn)行檔案移交的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度進(jìn)行辦理。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容，雙方簽字確認(rèn)。3.接收單位應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案移交清冊(cè)，對(duì)接收的檔案進(jìn)行妥善保管和利用。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理的效率和水平，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀、查閱、借閱等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息安全管理：采取安全防護(hù)措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行，防止檔案信息泄露、篡改、丟失等。（三）信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的要求，具備檔案管理的各項(xiàng)功能。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力，電子檔案的管理應(yīng)符合國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)檔案信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟