會議管理制度

會議管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，特制定本制度。本制度旨在明確會議組織、召開、記錄、跟進(jìn)等各環(huán)節(jié)的要求，使公司會議能夠有序、高效地進(jìn)行，為公司決策制定、工作溝通協(xié)調(diào)、工作推進(jìn)與監(jiān)督提供有力支持，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于公司例會、部門會議、專題會議、臨時會議等。（三）會議原則1.高效務(wù)實(shí)原則：會議應(yīng)注重實(shí)效，精簡議程，提高效率，避免形式主義。會議內(nèi)容應(yīng)緊密圍繞公司業(yè)務(wù)和管理需求，突出重點(diǎn)，解決實(shí)際問題。2.充分準(zhǔn)備原則：會議組織者和參會人員應(yīng)提前做好充分準(zhǔn)備，明確會議目的、議題、議程等，確保會議能夠順利進(jìn)行并達(dá)成預(yù)期效果。3.規(guī)范有序原則：會議組織、召開、記錄、跟進(jìn)等各環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定執(zhí)行，確保會議流程規(guī)范、有序。4.溝通協(xié)作原則：鼓勵參會人員積極發(fā)言、充分溝通，倡導(dǎo)團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，共同推動公司工作開展。二、會議分類及職責(zé)（一）公司例會1.定義：公司例會是公司定期召開的會議，旨在總結(jié)工作進(jìn)展、部署工作任務(wù)、協(xié)調(diào)解決問題、溝通信息等。2.參會人員：公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人等。3.會議周期：每周[X]召開一次，具體時間根據(jù)公司實(shí)際情況確定。4.會議組織：由公司行政部門負(fù)責(zé)組織，提前[X]天發(fā)布會議通知，明確會議時間、地點(diǎn)、議程等。5.會議主持：由公司總經(jīng)理或指定的副總經(jīng)理主持。6.會議職責(zé)總經(jīng)理：全面把控會議方向和節(jié)奏，對會議討論的重要事項(xiàng)進(jìn)行決策。各部門負(fù)責(zé)人：匯報(bào)本部門上周工作進(jìn)展、本周工作計(jì)劃以及需要協(xié)調(diào)解決的問題。行政部門：負(fù)責(zé)會議記錄、整理會議紀(jì)要，并跟蹤會議決議的執(zhí)行情況。（二）部門會議1.定義：部門會議是各部門內(nèi)部召開的會議，用于部門內(nèi)部工作溝通、任務(wù)分配、工作協(xié)調(diào)等。2.參會人員：部門全體成員。3.會議周期：由各部門根據(jù)工作需要自行確定，原則上每周不少于[X]次。4.會議組織：由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織，提前[X]天通知參會人員會議時間、地點(diǎn)、議程等。5.會議主持：由部門負(fù)責(zé)人或指定人員主持。6.會議職責(zé)部門負(fù)責(zé)人：傳達(dá)公司相關(guān)會議精神和工作要求，部署本部門工作任務(wù)，協(xié)調(diào)解決部門內(nèi)部問題。部門成員：匯報(bào)個人工作進(jìn)展、遇到的問題及解決方案，聽取工作安排并提出意見和建議。（三）專題會議1.定義：專題會議是針對公司特定業(yè)務(wù)或問題召開的會議，旨在深入討論和解決某一專項(xiàng)工作。2.參會人員：根據(jù)會議主題確定，包括相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及其他相關(guān)人員。3.會議周期：根據(jù)工作需要不定期召開。4.會議組織：由相關(guān)部門或發(fā)起部門負(fù)責(zé)組織，提前[X]天發(fā)布會議通知，明確會議主題、時間、地點(diǎn)、議程等，并提供相關(guān)資料。5.會議主持：由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或指定的熟悉該專項(xiàng)工作的人員主持。6.會議職責(zé)發(fā)起部門：明確會議主題和目的，準(zhǔn)備相關(guān)資料，提出需要討論和解決的問題。參會人員：針對會議主題進(jìn)行深入討論，提出解決方案或建議，共同推動專項(xiàng)工作進(jìn)展。（四）臨時會議1.定義：臨時會議是因工作需要臨時召集召開的會議，用于緊急事項(xiàng)的溝通、決策或協(xié)調(diào)。2.參會人員：根據(jù)會議內(nèi)容確定，包括相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)人員。3.會議組織：由發(fā)起部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確定會議時間、地點(diǎn)，并及時通知參會人員。4.會議主持：由發(fā)起部門負(fù)責(zé)人或指定人員主持。5.會議職責(zé)：迅速傳達(dá)緊急事項(xiàng)，組織參會人員就相關(guān)問題進(jìn)行討論和決策，確保問題得到及時解決。三、會議準(zhǔn)備（一）會議發(fā)起1.發(fā)起會議前，發(fā)起部門或人員應(yīng)明確會議目的、議題、參會人員范圍等，并填寫《會議申請表》，提交至?xí)h審批人。2.《會議申請表》應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議名稱、會議目的、議題、參會人員、會議時間、會議地點(diǎn)、預(yù)計(jì)會議時長、會議議程安排、需準(zhǔn)備的資料等。（二）會議審批1.根據(jù)會議性質(zhì)和規(guī)模，按照以下審批流程進(jìn)行：公司例會、涉及公司重要決策的專題會議等，由公司總經(jīng)理審批。部門會議、一般性專題會議等，由部門負(fù)責(zé)人審批。臨時會議，如遇緊急情況且參會人員級別較高或涉及多個部門的，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)口頭同意后先召開會議，會后及時補(bǔ)辦審批手續(xù)；其他臨時會議由發(fā)起部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批人應(yīng)在收到《會議申請表》后的[X]個工作日內(nèi)完成審批，如不同意召開會議，應(yīng)明確說明理由。（三）會議通知1.會議審批通過后，會議組織者應(yīng)及時發(fā)布會議通知。會議通知應(yīng)采用書面、郵件、公司內(nèi)部通訊工具等多種方式，確保參會人員能夠及時收到通知。2.會議通知應(yīng)包含以下內(nèi)容：會議名稱、會議目的、議題、參會人員、會議時間、會議地點(diǎn)、會議議程安排、需準(zhǔn)備的資料等。對于重要會議，還應(yīng)明確會議紀(jì)律和注意事項(xiàng)。3.提前通知參會人員準(zhǔn)備會議資料，如匯報(bào)材料、相關(guān)文件、數(shù)據(jù)報(bào)表等。資料應(yīng)確保真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并按照會議要求的格式和內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)備。（四）會議場地及設(shè)備準(zhǔn)備1.根據(jù)會議規(guī)模和需求，提前預(yù)訂合適的會議場地。會議場地應(yīng)具備良好的通風(fēng)、采光條件，桌椅擺放整齊，音響、投影儀、麥克風(fēng)等會議設(shè)備正常運(yùn)行。2.對于需要使用電子設(shè)備展示資料的會議，提前檢查投影儀、電腦等設(shè)備是否連接正常，確保資料能夠順利展示。準(zhǔn)備好備用電源、白板、筆、筆記本等會議用品。四、會議組織與召開（一）會議簽到1.參會人員應(yīng)提前到達(dá)會議地點(diǎn)，在會議簽到處簽到。會議組織者應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)簽到工作，記錄參會人員的姓名、部門、簽到時間等信息。2.對于遲到的參會人員，會議組織者應(yīng)進(jìn)行記錄，并及時提醒其注意會議紀(jì)律。如遲到時間過長，影響會議正常進(jìn)行的，應(yīng)向會議主持人說明情況。（二）會議開場1.會議主持人應(yīng)提前到達(dá)會議地點(diǎn)，做好會議開場準(zhǔn)備。會議開始前，主持人應(yīng)簡要介紹會議目的、議程安排及參會人員等。2.主持人應(yīng)強(qiáng)調(diào)會議紀(jì)律，要求參會人員關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，避免在會議期間隨意走動、接聽電話或進(jìn)行其他與會議無關(guān)的活動，確保會議秩序。（三）會議進(jìn)行1.會議應(yīng)按照既定的議程進(jìn)行，主持人應(yīng)把控會議節(jié)奏，引導(dǎo)參會人員圍繞議題展開討論。對于偏離議題的發(fā)言，主持人應(yīng)及時引導(dǎo)回歸主題。2.參會人員應(yīng)積極發(fā)言，表達(dá)自己的觀點(diǎn)和意見。發(fā)言應(yīng)簡潔明了、重點(diǎn)突出，避免冗長和無關(guān)緊要的敘述。如有不同意見，應(yīng)在尊重他人的基礎(chǔ)上進(jìn)行充分溝通和交流。3.會議組織者應(yīng)認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，包括討論要點(diǎn)、提出的問題、解決方案、決策結(jié)果等。記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，確保能夠真實(shí)反映會議情況。（四）會議討論與決策1.對于需要討論決策的事項(xiàng)，主持人應(yīng)組織參會人員進(jìn)行充分討論，鼓勵各抒己見，廣泛征求意見。2.在討論過程中，應(yīng)注重事實(shí)依據(jù)和數(shù)據(jù)支持，對各種觀點(diǎn)和方案進(jìn)行客觀分析和評估。3.根據(jù)討論結(jié)果，按照公司決策程序進(jìn)行決策。對于重要決策，應(yīng)形成明確的決議，并記錄決議內(nèi)容、責(zé)任人、完成時間等。（五）會議中場休息1.會議時長超過[X]小時的，可安排中場休息，休息時間一般為[X]分鐘。2.中場休息期間，參會人員可適當(dāng)活動、交流，但應(yīng)注意保持會議場地的整潔。（六）會議結(jié)束1.會議接近尾聲時，主持人應(yīng)簡要總結(jié)會議內(nèi)容，重申會議決議和工作要求。2.主持人宣布會議結(jié)束后，參會人員方可有序離開會議場地。五、會議記錄與紀(jì)要（一）會議記錄1.會議記錄人員應(yīng)在會議過程中認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，確保記錄準(zhǔn)確、完整。記錄方式可采用手寫記錄或電子記錄。2.會議記錄應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議名稱、會議時間、會議地點(diǎn)、參會人員、會議主持人、會議議程、發(fā)言內(nèi)容（包括發(fā)言人姓名、部門、發(fā)言要點(diǎn)）、討論結(jié)果、決策事項(xiàng)、決議內(nèi)容、責(zé)任人、完成時間等。3.會議記錄人員應(yīng)及時整理會議記錄，確保記錄清晰、有條理。對于重要會議，應(yīng)在會議結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)完成記錄整理工作。（二）會議紀(jì)要1.根據(jù)會議記錄，會議組織者應(yīng)及時撰寫會議紀(jì)要。會議紀(jì)要應(yīng)突出會議重點(diǎn)，概括會議主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)及工作要求等。2.會議紀(jì)要應(yīng)語言簡潔、準(zhǔn)確，邏輯清晰，一般控制在[X]字以內(nèi)。對于重要會議的紀(jì)要，應(yīng)經(jīng)會議主持人審核后發(fā)布。3.會議紀(jì)要發(fā)布范圍應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)和參會人員確定，確保相關(guān)人員能夠及時了解會議精神。會議紀(jì)要可通過郵件、公司內(nèi)部通訊工具、公告欄等方式發(fā)布。六、會議跟進(jìn)與反饋（一）會議決議跟進(jìn)1.會議結(jié)束后，行政部門或相關(guān)部門應(yīng)負(fù)責(zé)對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟進(jìn)。明確每項(xiàng)決議的責(zé)任人及完成時間節(jié)點(diǎn)，并建立跟蹤臺賬。2.責(zé)任人應(yīng)按照會議決議要求認(rèn)真落實(shí)工作任務(wù)，定期向跟進(jìn)部門反饋工作進(jìn)展情況。跟進(jìn)部門應(yīng)及時掌握決議執(zhí)行情況，對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決。3.對于未能按時完成的決議事項(xiàng)，責(zé)任人應(yīng)向會議主持人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)說明原因，并提出解決方案和預(yù)計(jì)完成時間。如因特殊原因需要變更決議內(nèi)容或完成時間的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定履行審批手續(xù)。（二）會議效果評估1.定期對會議效果進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括會議組織、會議內(nèi)容、會議效率、會議決策執(zhí)行情況等方面。2.會議效果評估可采用問卷調(diào)查、面談、小組討論等方式進(jìn)行，廣泛征求參會人員對會議的意見和建議。3.根據(jù)評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)會議組織和管理工作，提高會議質(zhì)量和效果。七、會議紀(jì)律（一）參會人員紀(jì)律1.參會人員應(yīng)按時參加會議，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況不能參加會議，應(yīng)提前向會議組織者請假，并安排合適人員代為參會。2.參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，不得在會議期間交頭接耳、玩手機(jī)、閱讀與會議無關(guān)的資料等。3.尊重他人發(fā)言，不得隨意打斷他人講話。如有不同意見，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后再進(jìn)行表達(dá)。4.嚴(yán)格遵守會議保密制度，對于會議討論的機(jī)密信息和未公開事項(xiàng)，不得泄露給無關(guān)人員。（二）會議組織者紀(jì)律1.會議組織者應(yīng)認(rèn)真做好會議準(zhǔn)備工作，確保會議順利進(jìn)行。提前檢查會議場地、設(shè)備等是否準(zhǔn)備就緒，會議資料是否齊全。2.按照會議審批流程及時提交《會議申請表》，并根據(jù)審