燃油卡管理制度

燃油卡管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司燃油卡的管理，規(guī)范燃油卡的使用流程，提高燃油使用效率，降低公司運(yùn)營(yíng)成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有配備燃油卡的車(chē)輛及相關(guān)人員。（三）基本原則1.嚴(yán)格管理原則：對(duì)燃油卡的申請(qǐng)、發(fā)放、使用、充值、回收等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把控，確保燃油卡使用的規(guī)范性和安全性。2.節(jié)約高效原則：鼓勵(lì)合理使用燃油，提高燃油使用效率，避免浪費(fèi)。3.責(zé)任明確原則：明確各部門(mén)及相關(guān)人員在燃油卡管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、管理職責(zé)（一）行政部門(mén)1.負(fù)責(zé)燃油卡的統(tǒng)一申請(qǐng)、領(lǐng)取、保管和發(fā)放工作。2.定期與加油站核對(duì)燃油卡交易記錄，確保賬目清晰。3.協(xié)助財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行燃油費(fèi)用的核算和分析。（二）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核燃油卡充值申請(qǐng)，安排充值資金。2.對(duì)燃油卡費(fèi)用進(jìn)行賬務(wù)處理，定期與行政部門(mén)核對(duì)賬目。3.分析燃油費(fèi)用支出情況，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持和建議。（三）車(chē)輛使用部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)車(chē)輛燃油卡的日常使用和管理。2.按照規(guī)定的流程使用燃油卡，確保燃油用于公司業(yè)務(wù)。3.配合行政部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)做好燃油卡的相關(guān)工作。（四）駕駛員1.嚴(yán)格按照本制度規(guī)定使用燃油卡，不得違規(guī)操作。2.每次加油后及時(shí)在車(chē)輛加油登記表上記錄加油時(shí)間、地點(diǎn)、加油量等信息。3.發(fā)現(xiàn)燃油卡丟失或被盜時(shí)，應(yīng)立即向所在部門(mén)報(bào)告。三、燃油卡的申請(qǐng)與發(fā)放（一）申請(qǐng)1.車(chē)輛使用部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《燃油卡申請(qǐng)表》，注明申請(qǐng)燃油卡的車(chē)輛車(chē)牌號(hào)、預(yù)計(jì)月用油量等信息。2.《燃油卡申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)行政部門(mén)。（二）審核行政部門(mén)對(duì)《燃油卡申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，核實(shí)車(chē)輛信息及用油量合理性，審核通過(guò)后報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)。（三）發(fā)放財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審核后的《燃油卡申請(qǐng)表》安排充值資金，行政部門(mén)統(tǒng)一領(lǐng)取燃油卡，并發(fā)放給車(chē)輛使用部門(mén)。車(chē)輛使用部門(mén)負(fù)責(zé)將燃油卡分配給具體的駕駛員使用。四、燃油卡的使用（一）使用范圍燃油卡僅限用于公司業(yè)務(wù)車(chē)輛的加油，不得用于其他用途。（二）加油流程1.駕駛員在需要加油時(shí)，應(yīng)選擇公司指定的加油站。2.加油前，駕駛員應(yīng)檢查車(chē)輛油箱情況，確保加油安全。3.加油時(shí)，駕駛員應(yīng)向加油站工作人員出示燃油卡，并告知加油金額或加油量。4.加油完成后，駕駛員應(yīng)在加油站提供的加油憑證上簽字確認(rèn)，并妥善保管加油憑證。5.駕駛員回到公司后，應(yīng)及時(shí)將加油憑證交至車(chē)輛使用部門(mén)，車(chē)輛使用部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)在車(chē)輛加油登記表上記錄加油時(shí)間、地點(diǎn)、加油量、加油金額等信息。（三）使用限制1.嚴(yán)禁駕駛員使用燃油卡為非公司車(chē)輛加油。2.不得將燃油卡轉(zhuǎn)借他人使用。3.不得通過(guò)任何方式套取燃油卡內(nèi)的資金。五、燃油卡的充值（一）充值申請(qǐng)1.車(chē)輛使用部門(mén)根據(jù)車(chē)輛燃油使用情況，定期填寫(xiě)《燃油卡充值申請(qǐng)表》，注明申請(qǐng)充值的燃油卡卡號(hào)、預(yù)計(jì)充值金額等信息。2.《燃油卡充值申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)行政部門(mén)。（二）審核行政部門(mén)對(duì)《燃油卡充值申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，核實(shí)燃油卡使用情況及充值金額合理性，審核通過(guò)后報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)。（三）充值財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審核后的《燃油卡充值申請(qǐng)表》安排充值資金，并與加油站聯(lián)系進(jìn)行充值操作。充值完成后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)更新燃油卡余額信息。六、燃油卡的保管與掛失（一）保管1.燃油卡由駕駛員負(fù)責(zé)保管，應(yīng)妥善存放，避免遺失、損壞或被盜。2.駕駛員不得將燃油卡隨意放置在車(chē)內(nèi)易丟失的地方。（二）掛失1.如發(fā)現(xiàn)燃油卡丟失或被盜，駕駛員應(yīng)立即向所在部門(mén)報(bào)告。2.所在部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知行政部門(mén)，行政部門(mén)核實(shí)情況后，向財(cái)務(wù)部門(mén)申請(qǐng)掛失。3.財(cái)務(wù)部門(mén)在接到掛失申請(qǐng)后，應(yīng)立即凍結(jié)燃油卡，防止卡內(nèi)資金被盜用。4.掛失后，駕駛員應(yīng)配合行政部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)辦理相關(guān)補(bǔ)辦手續(xù)。七、燃油卡的回收（一）車(chē)輛報(bào)廢或停用1.當(dāng)車(chē)輛報(bào)廢或停用時(shí)，車(chē)輛使用部門(mén)應(yīng)將燃油卡交回行政部門(mén)。2.行政部門(mén)核對(duì)燃油卡信息后，辦理回收手續(xù)，并通知財(cái)務(wù)部門(mén)注銷(xiāo)該燃油卡。（二）人員離職1.員工離職時(shí)，所在部門(mén)應(yīng)收回其使用的燃油卡，并交至行政部門(mén)。2.行政部門(mén)核實(shí)燃油卡信息后，辦理回收手續(xù)，并通知財(cái)務(wù)部門(mén)注銷(xiāo)該燃油卡。八、燃油費(fèi)用的核算與分析（一）核算1.財(cái)務(wù)部門(mén)每月根據(jù)加油站提供的燃油卡交易記錄和車(chē)輛加油登記表，對(duì)燃油費(fèi)用進(jìn)行核算。2.核算內(nèi)容包括加油時(shí)間、地點(diǎn)、加油量、加油金額、車(chē)輛車(chē)牌號(hào)等信息。（二）分析1.財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)燃油費(fèi)用進(jìn)行分析，對(duì)比不同車(chē)輛、不同時(shí)間段的燃油消耗情況。2.分析燃油費(fèi)用支出是否合理，是否存在異常波動(dòng)。3.根據(jù)分析結(jié)果，提出改進(jìn)建議，如優(yōu)化車(chē)輛調(diào)度、加強(qiáng)駕駛員培訓(xùn)等，以降低燃油成本。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門(mén)定期對(duì)燃油卡的使用情況進(jìn)行檢查，包括加油記錄、車(chē)輛行駛里程與油耗的匹配情況等。2.財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)燃油卡費(fèi)用進(jìn)行審計(jì)，核實(shí)費(fèi)用支出的真實(shí)性、合理性和合規(guī)性。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)使用燃油卡的行為，如為非公司車(chē)輛加油、轉(zhuǎn)借燃油卡、套取資金等，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.處罰措施包括但不限于批評(píng)教