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文檔簡(jiǎn)介
落實(shí)廠家供應(yīng)管理制度?總則目的本制度旨在規(guī)范公司與廠家之間的供應(yīng)合作關(guān)系,確保原材料、零部件及產(chǎn)品的穩(wěn)定供應(yīng),提高供應(yīng)效率,保障產(chǎn)品質(zhì)量,降低采購(gòu)成本,加強(qiáng)供應(yīng)商管理,實(shí)現(xiàn)公司與廠家的互利共贏,共同推動(dòng)公司業(yè)務(wù)的持續(xù)發(fā)展。適用范圍本制度適用于公司所有與廠家的供應(yīng)合作業(yè)務(wù),包括但不限于原材料采購(gòu)、零部件加工、成品供應(yīng)等環(huán)節(jié)。涉及的廠家涵蓋各類(lèi)供應(yīng)商,包括但不限于長(zhǎng)期合作供應(yīng)商、戰(zhàn)略供應(yīng)商、臨時(shí)供應(yīng)商等?;驹瓌t1.合法合規(guī)原則:公司與廠家的合作必須遵守國(guó)家法律法規(guī)、政策以及行業(yè)規(guī)范,確保交易行為合法、合規(guī)、有效。2.質(zhì)量第一原則:優(yōu)先選擇能夠提供高質(zhì)量產(chǎn)品和服務(wù)的廠家,確保所采購(gòu)的物資和服務(wù)符合公司產(chǎn)品質(zhì)量要求,滿足客戶需求。3.公平公正原則:在與廠家的合作過(guò)程中,秉持公平、公正的態(tài)度,建立透明、公開(kāi)的合作機(jī)制,確保雙方權(quán)利和義務(wù)對(duì)等,機(jī)會(huì)均等。4.合作共贏原則:強(qiáng)調(diào)與廠家建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系,通過(guò)共同努力,實(shí)現(xiàn)資源共享、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ),共同應(yīng)對(duì)市場(chǎng)挑戰(zhàn),實(shí)現(xiàn)互利共贏的發(fā)展目標(biāo)。5.成本效益原則:在保證產(chǎn)品質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性的前提下,通過(guò)科學(xué)合理的采購(gòu)策略和供應(yīng)商管理,降低采購(gòu)成本,提高公司整體經(jīng)濟(jì)效益。廠家選擇與評(píng)估廠家開(kāi)發(fā)1.市場(chǎng)調(diào)研:采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研,收集潛在廠家的信息,包括廠家的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、服務(wù)能力、行業(yè)口碑等,建立潛在廠家信息庫(kù)。2.廠家推薦:鼓勵(lì)公司內(nèi)部各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求推薦潛在廠家。推薦時(shí)應(yīng)提供詳細(xì)的廠家資料,包括公司簡(jiǎn)介、產(chǎn)品目錄、聯(lián)系方式等,并說(shuō)明推薦理由。3.初步篩選:采購(gòu)部門(mén)對(duì)潛在廠家進(jìn)行初步篩選,根據(jù)公司設(shè)定的基本標(biāo)準(zhǔn),如生產(chǎn)資質(zhì)、經(jīng)營(yíng)范圍、生產(chǎn)規(guī)模、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等,排除不符合要求的廠家,確定進(jìn)入進(jìn)一步評(píng)估的廠家名單。廠家評(píng)估1.評(píng)估指標(biāo)設(shè)定:制定全面、科學(xué)的廠家評(píng)估指標(biāo)體系,包括但不限于產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、服務(wù)水平、技術(shù)能力、生產(chǎn)管理、環(huán)保要求、財(cái)務(wù)狀況等方面。2.評(píng)估方法:采用多種評(píng)估方法對(duì)廠家進(jìn)行綜合評(píng)估,如實(shí)地考察、樣品檢驗(yàn)、數(shù)據(jù)分析、問(wèn)卷調(diào)查、供應(yīng)商自評(píng)、行業(yè)評(píng)價(jià)等。實(shí)地考察應(yīng)包括對(duì)廠家生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)、質(zhì)量管理體系、倉(cāng)儲(chǔ)物流等方面的考察;樣品檢驗(yàn)應(yīng)按照公司相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)廠家提供的樣品進(jìn)行嚴(yán)格檢測(cè);數(shù)據(jù)分析應(yīng)收集廠家的歷史交易數(shù)據(jù),對(duì)其供應(yīng)績(jī)效進(jìn)行分析評(píng)估。3.評(píng)估周期:定期對(duì)廠家進(jìn)行評(píng)估,原則上每年進(jìn)行一次全面評(píng)估,對(duì)于重點(diǎn)廠家或出現(xiàn)重大質(zhì)量、交貨等問(wèn)題的廠家,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行專項(xiàng)評(píng)估。4.評(píng)估報(bào)告:評(píng)估結(jié)束后,采購(gòu)部門(mén)應(yīng)撰寫(xiě)詳細(xì)的評(píng)估報(bào)告,對(duì)廠家的各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)進(jìn)行打分和評(píng)價(jià),提出評(píng)估結(jié)論和改進(jìn)建議。評(píng)估報(bào)告應(yīng)提交給公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén),作為廠家選擇和管理的重要依據(jù)。廠家選擇1.選擇決策:根據(jù)評(píng)估結(jié)果,采購(gòu)部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)進(jìn)行廠家選擇決策。對(duì)于符合公司要求的廠家,按照公司規(guī)定的流程簽訂合作協(xié)議,明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.合同簽訂:合同應(yīng)明確產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款,確保雙方的合作有章可循。合同簽訂前,應(yīng)進(jìn)行法律審核,確保合同的合法性和有效性。采購(gòu)計(jì)劃與訂單管理采購(gòu)計(jì)劃制定1.需求預(yù)測(cè):銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)定期向采購(gòu)部門(mén)提供產(chǎn)品銷(xiāo)售預(yù)測(cè)數(shù)據(jù),包括市場(chǎng)需求趨勢(shì)、訂單預(yù)訂情況等。采購(gòu)部門(mén)結(jié)合公司庫(kù)存狀況、生產(chǎn)計(jì)劃等因素,綜合分析后制定采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃審核:采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)提交給公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)進(jìn)行審核,確保采購(gòu)計(jì)劃符合公司業(yè)務(wù)需求和戰(zhàn)略規(guī)劃,與公司的生產(chǎn)能力、資金狀況等相匹配。3.采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整:根據(jù)市場(chǎng)變化、生產(chǎn)計(jì)劃變更等因素,及時(shí)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。調(diào)整后的采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)重新進(jìn)行審核和審批。訂單下達(dá)1.訂單生成:采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃,向選定的廠家下達(dá)采購(gòu)訂單。訂單應(yīng)明確產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息。2.訂單確認(rèn):廠家收到訂單后,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行確認(rèn),并反饋訂單接受情況。如廠家對(duì)訂單內(nèi)容有異議,應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)與采購(gòu)部門(mén)溝通協(xié)商,達(dá)成一致意見(jiàn)后再行確認(rèn)。3.訂單跟蹤:采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立訂單跟蹤機(jī)制,及時(shí)掌握廠家的生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量控制情況、物流配送情況等。對(duì)于訂單執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)與廠家溝通協(xié)調(diào),采取有效措施解決,確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。產(chǎn)品質(zhì)量控制質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定1.明確質(zhì)量要求:公司應(yīng)制定明確的產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),包括原材料、零部件及成品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司產(chǎn)品設(shè)計(jì)要求。2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)溝通:在與廠家簽訂合作協(xié)議時(shí),應(yīng)明確產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),并要求廠家嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行生產(chǎn)。同時(shí),應(yīng)定期與廠家溝通質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況,如有變更,應(yīng)及時(shí)通知廠家。檢驗(yàn)與驗(yàn)收1.進(jìn)貨檢驗(yàn):采購(gòu)的物資到貨后,質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)應(yīng)按照公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)內(nèi)容包括外觀、尺寸、性能、質(zhì)量證明文件等。對(duì)于關(guān)鍵物資或重要零部件,應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的抽檢或全檢。2.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn):制定明確的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),對(duì)于檢驗(yàn)合格的物資,辦理入庫(kù)手續(xù);對(duì)于檢驗(yàn)不合格的物資,應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與廠家協(xié)商處理,如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。3.質(zhì)量問(wèn)題處理:如發(fā)現(xiàn)廠家供應(yīng)的產(chǎn)品存在質(zhì)量問(wèn)題,采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與廠家溝通,要求廠家采取整改措施,如召回不合格產(chǎn)品、進(jìn)行返工處理等。同時(shí),應(yīng)評(píng)估質(zhì)量問(wèn)題對(duì)公司生產(chǎn)和銷(xiāo)售的影響,要求廠家承擔(dān)相應(yīng)的損失。質(zhì)量改進(jìn)1.定期質(zhì)量評(píng)估:采購(gòu)部門(mén)會(huì)同質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)定期對(duì)廠家的產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估,分析質(zhì)量數(shù)據(jù),總結(jié)質(zhì)量問(wèn)題,提出改進(jìn)建議。2.質(zhì)量培訓(xùn)與輔導(dǎo):對(duì)于質(zhì)量問(wèn)題較多或質(zhì)量提升需求較大的廠家,公司可組織質(zhì)量培訓(xùn)或提供技術(shù)輔導(dǎo),幫助廠家提高質(zhì)量管理水平。3.質(zhì)量獎(jiǎng)懲機(jī)制:建立質(zhì)量獎(jiǎng)懲機(jī)制,對(duì)于產(chǎn)品質(zhì)量?jī)?yōu)秀的廠家給予獎(jiǎng)勵(lì),如增加訂單量、提高付款比例等;對(duì)于產(chǎn)品質(zhì)量不合格的廠家給予懲罰,如減少訂單量、降低付款比例、直至終止合作關(guān)系等。交貨期管理交貨期約定1.明確交貨時(shí)間:在與廠家簽訂合作協(xié)議時(shí),應(yīng)明確約定產(chǎn)品的交貨期。交貨期應(yīng)合理、明確,充分考慮廠家的生產(chǎn)能力和物流運(yùn)輸時(shí)間等因素。2.交貨期調(diào)整:如因特殊原因需要調(diào)整交貨期,廠家應(yīng)提前通知采購(gòu)部門(mén),并說(shuō)明調(diào)整的原因和預(yù)計(jì)調(diào)整后的交貨時(shí)間。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況評(píng)估調(diào)整交貨期對(duì)公司生產(chǎn)和銷(xiāo)售的影響,如同意調(diào)整,應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)。交貨期跟蹤與監(jiān)控1.建立跟蹤機(jī)制:采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立交貨期跟蹤機(jī)制,定期與廠家溝通生產(chǎn)進(jìn)度,掌握產(chǎn)品的實(shí)際生產(chǎn)情況和預(yù)計(jì)交貨時(shí)間。對(duì)于臨近交貨期的訂單,應(yīng)重點(diǎn)跟蹤監(jiān)控。2.預(yù)警與協(xié)調(diào):如發(fā)現(xiàn)廠家可能無(wú)法按時(shí)交貨,采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)發(fā)出預(yù)警,并與廠家溝通協(xié)調(diào),要求廠家采取措施加快生產(chǎn)進(jìn)度,確保按時(shí)交貨。如廠家確實(shí)無(wú)法按時(shí)交貨,應(yīng)要求廠家提供延遲交貨的原因和預(yù)計(jì)新的交貨時(shí)間,并評(píng)估延遲交貨對(duì)公司的影響,及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施,如調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃、安排緊急采購(gòu)等。價(jià)格管理價(jià)格確定1.價(jià)格談判:采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與廠家進(jìn)行價(jià)格談判,根據(jù)市場(chǎng)行情、產(chǎn)品成本、質(zhì)量水平、交貨期等因素,爭(zhēng)取合理的采購(gòu)價(jià)格。談判過(guò)程中應(yīng)充分了解廠家的價(jià)格構(gòu)成和成本情況,掌握市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài),確保公司獲得有利的采購(gòu)價(jià)格。2.價(jià)格審批:談判確定的采購(gòu)價(jià)格應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批,確保價(jià)格的合理性和合規(guī)性。審批通過(guò)后,與廠家簽訂的合作協(xié)議中應(yīng)明確價(jià)格條款。價(jià)格調(diào)整1.價(jià)格調(diào)整依據(jù):根據(jù)市場(chǎng)原材料價(jià)格波動(dòng)、廠家生產(chǎn)成本變化、產(chǎn)品質(zhì)量改進(jìn)、交貨期延遲等因素,采購(gòu)部門(mén)可與廠家協(xié)商調(diào)整采購(gòu)價(jià)格。2.價(jià)格調(diào)整程序:價(jià)格調(diào)整應(yīng)提前通知廠家,并按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。經(jīng)雙方協(xié)商一致后,簽訂價(jià)格調(diào)整協(xié)議,明確調(diào)整后的價(jià)格及生效時(shí)間等條款。付款管理付款政策制定1.明確付款方式:公司應(yīng)制定明確的付款政策,包括付款方式、付款期限等。付款方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等;付款期限應(yīng)根據(jù)與廠家的合作情況、行業(yè)慣例等因素合理確定。2.付款審批流程:建立嚴(yán)格的付款審批流程,確保付款的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。付款申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)審核,按照公司規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批。付款執(zhí)行1.按時(shí)付款:財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照付款審批結(jié)果,按時(shí)向廠家支付貨款。如因特殊原因需要延遲付款,應(yīng)提前與廠家溝通協(xié)商,取得廠家的同意。2.付款記錄與核對(duì):財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立完善的付款記錄,定期與廠家核對(duì)付款金額和付款時(shí)間等信息,確保雙方賬目一致。如發(fā)現(xiàn)付款差異,應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。供應(yīng)商關(guān)系管理溝通與協(xié)調(diào)1.定期溝通機(jī)制:建立公司與廠家的定期溝通機(jī)制,采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期與廠家召開(kāi)供應(yīng)會(huì)議,溝通合作進(jìn)展情況、存在的問(wèn)題及解決方案等。會(huì)議應(yīng)形成紀(jì)要,明確下一步工作安排和責(zé)任分工。2.日常溝通渠道:建立多種日常溝通渠道,如電話、郵件、即時(shí)通訊工具等,方便雙方及時(shí)溝通協(xié)調(diào)工作。對(duì)于重要事項(xiàng)或緊急問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)通過(guò)正式渠道進(jìn)行溝通和處理。合作激勵(lì)1.建立激勵(lì)機(jī)制:制定供應(yīng)商合作激勵(lì)機(jī)制,對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的廠家給予獎(jiǎng)勵(lì),如授予優(yōu)秀供應(yīng)商稱號(hào)、提供優(yōu)先合作機(jī)會(huì)、給予價(jià)格優(yōu)惠、增加訂單量等。激勵(lì)機(jī)制應(yīng)明確激勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)選方式,確保公平、公正、公開(kāi)。2.共同發(fā)展:鼓勵(lì)與廠家開(kāi)展深度合作,共同進(jìn)行技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品改進(jìn)、成本控制等方面的工作,實(shí)現(xiàn)互利共贏、共同發(fā)展。合作監(jiān)督與評(píng)價(jià)1.監(jiān)督機(jī)制:建立對(duì)廠家合作的監(jiān)督機(jī)制,定期對(duì)廠家的供應(yīng)績(jī)效、質(zhì)量控制、交貨期執(zhí)行、價(jià)格合理性等方面進(jìn)行監(jiān)督檢查。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,及時(shí)要求廠家整改,并跟蹤整改情況。2.合作評(píng)價(jià):定期對(duì)廠家的合作情況進(jìn)行評(píng)價(jià),評(píng)價(jià)結(jié)果作為廠家選擇、訂單分配、價(jià)格調(diào)整、合作延續(xù)等方面的重要依據(jù)。對(duì)于評(píng)價(jià)不合格的廠家,應(yīng)采取相應(yīng)的措施,如警告、減少訂單量、終止合作關(guān)系等。風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別:對(duì)與廠家合作過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別,包括但不限于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、交貨期風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商破產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估:對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估,分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果,確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí),為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施提供依據(jù)。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避:對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)且無(wú)法有效控制的風(fēng)險(xiǎn),如供應(yīng)商破產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)等,應(yīng)考慮采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施,如更換供應(yīng)商、尋找替代產(chǎn)品等。2.風(fēng)險(xiǎn)降低:對(duì)于可控制的風(fēng)險(xiǎn),如質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、交貨期風(fēng)險(xiǎn)等,應(yīng)采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)降低措施,如加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)、建立交貨期跟蹤機(jī)制、增加備用供應(yīng)商等。3.風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移:對(duì)于部分風(fēng)險(xiǎn),如價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)等,可通過(guò)簽訂價(jià)格調(diào)整條款、套期保值等方式進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移,將風(fēng)險(xiǎn)部分或全部轉(zhuǎn)移給廠家或其他機(jī)構(gòu)。4.風(fēng)險(xiǎn)接受:對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)且影響較小的風(fēng)險(xiǎn),如一些輕微的質(zhì)量問(wèn)題或交貨期延遲等,在評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)成本與收益后,可選擇風(fēng)險(xiǎn)接受,但應(yīng)密切關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)變化情況,及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施。信息管理供應(yīng)商信息管理1.信息收集與整理:采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理廠家的基本信息、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況、產(chǎn)品質(zhì)量信息、價(jià)格信息、交貨期信息、售后服務(wù)信息等,并建立供應(yīng)商信息檔案。2.信息更新與維護(hù):定期對(duì)供應(yīng)商信息檔案進(jìn)行更新和維護(hù),確保信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。如廠家的聯(lián)系方式、生產(chǎn)地址、經(jīng)營(yíng)范圍、產(chǎn)品價(jià)格等發(fā)生變化,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更新。采購(gòu)信息管理1.采購(gòu)計(jì)劃管理:采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立采購(gòu)計(jì)劃管理系統(tǒng),對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的制定、審核、調(diào)整等過(guò)程進(jìn)行信息化管理,確保采購(gòu)計(jì)劃的科學(xué)性和合理性。2.訂單管理:通過(guò)訂單管理系統(tǒng)對(duì)采購(gòu)訂單的下達(dá)、確認(rèn)、跟蹤、變更、結(jié)算等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程管理,提高訂單處理效率和準(zhǔn)確性。3.信息共享:實(shí)現(xiàn)采購(gòu)部門(mén)與其他相關(guān)部門(mén)之間的信息共享,如銷(xiāo)售部門(mén)、質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等,確保各部
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