部門物資采購管理制度

部門物資采購管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司部門物資采購行為，加強(qiáng)物資采購管理，提高采購效率，降低采購成本，保證物資質(zhì)量，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門物資采購活動，包括辦公用品、辦公設(shè)備、生產(chǎn)物資、維修物資等各類物資的采購。（三）基本原則1.按需采購原則：各部門應(yīng)根據(jù)實際工作需要，合理編制物資采購計劃，避免盲目采購。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購物資符合質(zhì)量要求。3.價格合理原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過招標(biāo)、詢價、談判等方式，合理確定采購價格，降低采購成本。4.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和審計。5.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂和不正當(dāng)利益。二、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.各部門應(yīng)于每月[具體日期]前，根據(jù)本部門下月工作安排和物資庫存情況，編制下月物資采購計劃，并提交至采購部門。2.采購計劃應(yīng)詳細(xì)列出物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等內(nèi)容，并注明緊急采購物資。3.對于臨時性或突發(fā)性的物資采購需求，相關(guān)部門應(yīng)及時填寫《緊急物資采購申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至采購部門。（二）采購計劃的審核與調(diào)整1.采購部門收到各部門提交的采購計劃后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，檢查采購計劃的合理性和準(zhǔn)確性。2.對于不符合要求的采購計劃，采購部門應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通，要求其進(jìn)行修改和完善。3.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因工作需要或其他原因需要調(diào)整采購計劃，相關(guān)部門應(yīng)填寫《采購計劃調(diào)整申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至采購部門。4.采購部門應(yīng)根據(jù)實際情況對采購計劃進(jìn)行調(diào)整，并及時通知相關(guān)部門。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商的選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集、整理供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績情況等資料。2.對于新的物資采購項目，采購部門應(yīng)通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并對其進(jìn)行初步篩選。3.采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員對初步篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理水平、售后服務(wù)能力等情況，并填寫《供應(yīng)商考察報告》。4.根據(jù)實地考察結(jié)果和供應(yīng)商的綜合情況，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員對供應(yīng)商進(jìn)行評審，確定合格供應(yīng)商名單，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商的評價與考核1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評價，并填寫《供應(yīng)商評價表》。2.根據(jù)供應(yīng)商的評價結(jié)果，采購部門應(yīng)將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級，并對不同等級的供應(yīng)商采取相應(yīng)的管理措施。3.對于連續(xù)兩次評價為不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)取消其合格供應(yīng)商資格，并停止與其合作。（三）供應(yīng)商的維護(hù)與管理1.采購部門應(yīng)與合格供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況和物資供應(yīng)情況，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。3.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評價結(jié)果、合作情況等資料，以便于查詢和管理。四、采購流程管理（一）采購申請1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《物資采購申請表》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間、用途等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至采購部門。2.對于金額較大或重要的物資采購項目，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可提交至采購部門。（二）采購詢價1.采購部門收到各部門提交的《物資采購申請表》后，應(yīng)根據(jù)物資的特點和市場情況，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價。2.采購部門應(yīng)向至少三家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價，并提供相關(guān)物資的規(guī)格型號、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期等詳細(xì)信息。3.采購部門應(yīng)認(rèn)真整理和分析供應(yīng)商的報價信息，比較不同供應(yīng)商的價格、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。（三）采購談判1.對于金額較大或技術(shù)復(fù)雜的物資采購項目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行談判，進(jìn)一步確定物資價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、售后服務(wù)等條款。2.在談判過程中，采購部門應(yīng)堅持原則，維護(hù)公司利益，同時也要尊重供應(yīng)商的合理要求，尋求雙方都能接受的解決方案。3.談判結(jié)束后，采購部門應(yīng)整理談判記錄，形成《采購談判紀(jì)要》，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后存檔。（四）采購合同簽訂1.采購部門根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同，并提交至公司法律部門進(jìn)行審核。2.法律部門對采購合同進(jìn)行審核，提出修改意見和建議，采購部門根據(jù)審核意見對合同進(jìn)行修改和完善。3.采購合同經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。（五）采購訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)采購合同，下達(dá)采購訂單給供應(yīng)商，明確物資的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。2.采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。（六）物資驗收1.物資到貨前，采購部門應(yīng)通知相關(guān)部門做好驗收準(zhǔn)備工作。2.物資到貨后，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照采購合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對物資進(jìn)行驗收，填寫《物資驗收單》。3.對于驗收合格的物資，驗收人員應(yīng)在《物資驗收單》上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其退換貨或采取其他補(bǔ)救措施。（七）采購付款1.物資驗收合格并辦理入庫手續(xù)后，采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)規(guī)定，填寫《付款申請單》，提交至財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門對《付款申請單》進(jìn)行審核，核對采購合同、發(fā)票、驗收單等相關(guān)資料，確保付款信息的真實性和準(zhǔn)確性。3.財務(wù)部門審核通過后，按照公司財務(wù)管理制度的規(guī)定辦理付款手續(xù)。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。2.采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險識別和評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，降低采購風(fēng)險。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對措施：采購部門應(yīng)密切關(guān)注市場動態(tài)，及時了解物資價格變化情況，合理安排采購時間和數(shù)量，避免因市場價格波動而造成損失。2.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對措施：采購部門應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，加強(qiáng)對物資質(zhì)量的檢驗和驗收，確保所采購物資符合質(zhì)量要求。3.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對措施：采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評價和考核機(jī)制，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價和考核，及時淘汰不合格供應(yīng)商，降低供應(yīng)商風(fēng)險。4.合同風(fēng)險應(yīng)對措施：采購部門應(yīng)認(rèn)真審核采購合同條款，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、合理，避免因合同漏洞而造成損失。5.付款風(fēng)險應(yīng)對措施：財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對采購付款的審核和管理，嚴(yán)格按照公司財務(wù)管理制度的規(guī)定辦理付款手續(xù)，避免因付款不當(dāng)而造成損失。六、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購部門的采購活動進(jìn)行審計，檢查采購計劃的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的簽訂和履行情況等。2.采購部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報采購工作情況，接受公司領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督和檢查，配合政府相關(guān)部門開展采購專項檢查工作。