裝修公司物料管理制度

裝修公司物料管理制度?總則目的為加強公司物料管理，規(guī)范物料的采購、存儲、使用及核銷等流程，確保物料供應(yīng)及時、準確，降低成本，提高效益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有裝修項目涉及的各類物料，包括但不限于建筑材料、裝飾材料、五金配件、工具設(shè)備等。職責(zé)分工1.采購部門負責(zé)根據(jù)項目需求，編制物料采購計劃，選擇合格供應(yīng)商，簽訂采購合同，確保物料按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。負責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，跟蹤采購進度，處理采購過程中的問題。負責(zé)收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進行評估。2.倉庫管理部門負責(zé)物料的驗收入庫、存儲保管、發(fā)放領(lǐng)用及庫存盤點等工作。負責(zé)倉庫的安全管理，確保物料存儲安全，防止物料損壞、丟失。負責(zé)定期對庫存物料進行清查，及時上報庫存積壓、短缺等情況。3.項目部門負責(zé)根據(jù)項目施工進度，提前向采購部門提交物料需求計劃。負責(zé)對施工現(xiàn)場的物料使用情況進行監(jiān)督管理，確保物料合理使用，避免浪費。負責(zé)配合倉庫管理部門進行物料盤點，提供相關(guān)資料和數(shù)據(jù)。4.財務(wù)部門負責(zé)審核物料采購合同、發(fā)票等相關(guān)憑證，辦理款項支付手續(xù)。負責(zé)對物料采購成本進行核算和分析，控制物料采購費用。參與物料盤點工作，對物料盈虧情況進行賬務(wù)處理。物料采購管理采購計劃編制1.項目部門應(yīng)根據(jù)項目施工圖紙、施工進度計劃等，提前[x]天向采購部門提交詳細的物料需求計劃，注明物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等信息。2.采購部門收到項目部門的物料需求計劃后，應(yīng)進行匯總、分析，結(jié)合庫存情況，編制物料采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間、預(yù)計到貨時間等內(nèi)容。3.對于緊急采購的物料，項目部門應(yīng)填寫《緊急采購申請表》，說明緊急采購的原因、物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，經(jīng)項目負責(zé)人簽字確認后，報采購部門審批。采購部門應(yīng)在接到申請后的[x]小時內(nèi)完成審批，并組織采購。供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估標準和選擇程序，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等方面進行綜合評估，選擇合格的供應(yīng)商。2.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并對收集到的供應(yīng)商信息進行整理、分析，建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證明文件、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告、業(yè)績情況、合作記錄等內(nèi)容。3.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行評估，評估周期為[x]年。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格水平等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告、整改或淘汰。4.采購部門應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。采購合同應(yīng)經(jīng)公司法律顧問審核后簽訂。采購執(zhí)行1.采購部門應(yīng)按照采購計劃和采購合同的要求，及時組織采購活動。對于批量采購的物料，應(yīng)采用招標、詢價、比價等方式確定供應(yīng)商，確保采購價格合理。2.采購部門在采購過程中，應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，跟蹤采購進度，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。如因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t或產(chǎn)品質(zhì)量問題，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。3.采購部門應(yīng)確保采購物料的質(zhì)量符合要求，對于重要物料或采購金額較大的物料，應(yīng)要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告，并在到貨后進行抽檢。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系退換貨，并追究供應(yīng)商的責(zé)任。4.采購部門應(yīng)按照公司財務(wù)制度的規(guī)定，及時辦理物料采購款項的支付手續(xù)。對于貨到驗收合格的物料，應(yīng)在規(guī)定的付款期限內(nèi)支付貨款；對于需要預(yù)付款的物料，應(yīng)在簽訂采購合同后，按照合同約定支付預(yù)付款。物料驗收入庫管理驗收準備1.倉庫管理部門在接到采購部門的到貨通知后，應(yīng)做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具和場地等。2.驗收人員應(yīng)熟悉物料的驗收標準和驗收方法，了解物料的規(guī)格型號、數(shù)量等信息，確保驗收工作的順利進行。驗收流程1.物料到貨后，倉庫管理部門應(yīng)及時組織驗收。驗收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標準的要求，對物料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等進行逐一核對。2.對于數(shù)量較多的物料，可采用抽檢的方式進行驗收，但抽檢比例不得低于[x]%。對于重要物料或采購金額較大的物料，應(yīng)進行全部驗收。3.驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)物料的規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等與采購合同或相關(guān)標準不符，驗收人員應(yīng)及時填寫《物料驗收不合格報告》，注明不合格原因，并通知采購部門。采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商解決辦法。4.對于驗收合格的物料，驗收人員應(yīng)在送貨單或驗收單上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。入庫手續(xù)應(yīng)包括填寫入庫單、登記庫存臺賬等內(nèi)容。入庫單應(yīng)注明物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、入庫日期、供應(yīng)商名稱等信息。特殊情況處理1.對于緊急采購的物料，如因生產(chǎn)或施工急需，可先辦理入庫手續(xù)，但應(yīng)在到貨后的[x]個工作日內(nèi)完成驗收工作。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系退換貨。2.對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的不合格物料，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理辦法。如供應(yīng)商同意換貨，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)將合格物料送達公司；如供應(yīng)商同意退貨，采購部門應(yīng)辦理退貨手續(xù)，并及時將款項收回。3.對于因不可抗力等原因?qū)е挛锪蠠o法按時到貨或質(zhì)量不符合要求的情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決辦法，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。物料存儲保管管理倉庫規(guī)劃與布局1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)物料的性質(zhì)、用途、存儲條件等因素，對倉庫進行合理規(guī)劃和布局。倉庫應(yīng)劃分為不同的區(qū)域，如原材料區(qū)、半成品區(qū)、成品區(qū)、工具設(shè)備區(qū)等，并設(shè)置明顯的標識牌。2.倉庫應(yīng)配備必要的存儲設(shè)備和設(shè)施，如貨架、貨柜、托盤、叉車等，確保物料存儲安全、整齊、有序。3.倉庫應(yīng)設(shè)置消防設(shè)施和安全通道，確保倉庫的消防安全和人員疏散安全。倉庫管理人員應(yīng)定期對消防設(shè)施進行檢查和維護，確保其正常運行。物料存儲要求1.不同類型、規(guī)格型號、批次的物料應(yīng)分開存放，并設(shè)置明顯的標識牌，注明物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、批次等信息。2.對于易燃易爆、有毒有害等危險物料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存儲，并采取相應(yīng)的安全防護措施。危險物料的存儲區(qū)域應(yīng)設(shè)置警示標識，嚴禁無關(guān)人員進入。3.對于易受潮、易變質(zhì)的物料，應(yīng)采取防潮、防霉、防蟲等措施進行存儲。如對于水泥、木材等物料，應(yīng)存放在干燥通風(fēng)的倉庫內(nèi)，并做好防潮措施；對于食品、藥品等物料，應(yīng)存放在冷藏庫或冷凍庫內(nèi)，并嚴格控制溫度和濕度。4.對于貴重物料和精密儀器設(shè)備，應(yīng)采取特殊的存儲措施，如專人保管、專柜存放、定期保養(yǎng)等，確保其安全和完好。庫存盤點1.倉庫管理部門應(yīng)定期對庫存物料進行盤點，盤點周期為[x]月/季/年。盤點內(nèi)容包括物料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等方面。2.盤點前，倉庫管理部門應(yīng)制定詳細的盤點計劃，明確盤點人員、盤點時間、盤點范圍等內(nèi)容，并通知相關(guān)部門和人員做好準備工作。3.盤點過程中，盤點人員應(yīng)認真核對物料的實際數(shù)量與庫存臺賬記錄是否一致，如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并填寫《物料盤點差異報告》。4.盤點結(jié)束后，倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)盤點結(jié)果，編制《物料盤點報告》，注明盤點日期、盤點范圍、盤點結(jié)果、差異原因及處理建議等內(nèi)容?！段锪媳P點報告》應(yīng)經(jīng)倉庫負責(zé)人審核簽字后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。5.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，財務(wù)部門應(yīng)及時進行賬務(wù)處理。盤盈的物料應(yīng)按照同類物料的市場價格入賬；盤虧的物料應(yīng)查明原因，屬于正常損耗的，經(jīng)批準后計入成本費用，屬于責(zé)任人賠償?shù)?，?yīng)追究責(zé)任人的責(zé)任。物料發(fā)放領(lǐng)用管理發(fā)放領(lǐng)用流程1.項目部門根據(jù)施工進度需要，填寫《物料領(lǐng)用申請表》，注明物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用時間、用途等信息，經(jīng)項目負責(zé)人簽字確認后，報倉庫管理部門。2.倉庫管理部門收到《物料領(lǐng)用申請表》后，應(yīng)根據(jù)庫存情況進行審核。如庫存充足，應(yīng)及時辦理發(fā)放手續(xù)；如庫存不足，應(yīng)通知采購部門及時采購。3.倉庫管理人員應(yīng)按照《物料領(lǐng)用申請表》的要求，對物料進行發(fā)放，并填寫《物料發(fā)放單》?！段锪习l(fā)放單》應(yīng)注明物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、發(fā)放日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息。4.領(lǐng)用人在收到物料后，應(yīng)在《物料發(fā)放單》上簽字確認。倉庫管理人員應(yīng)將《物料發(fā)放單》的一聯(lián)留存，作為庫存臺賬的記賬依據(jù)，另一聯(lián)交項目部門作為物料領(lǐng)用憑證。限額領(lǐng)料管理1.對于用量較大、價值較高的物料，如木材、鋼材、水泥等，倉庫管理部門應(yīng)實行限額領(lǐng)料制度。限額領(lǐng)料數(shù)量應(yīng)根據(jù)項目施工圖紙和施工預(yù)算進行核定，并在《物料領(lǐng)用申請表》上注明。2.項目部門應(yīng)嚴格按照限額領(lǐng)料數(shù)量領(lǐng)用物料，如因特殊原因需要超限額領(lǐng)料，應(yīng)填寫《超限額領(lǐng)料申請表》，說明超限額領(lǐng)料的原因、物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，經(jīng)項目負責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理超限額領(lǐng)料手續(xù)。3.倉庫管理部門應(yīng)定期對項目部門的物料領(lǐng)用情況進行統(tǒng)計和分析，如發(fā)現(xiàn)超限額領(lǐng)料情況較多，應(yīng)及時與項目部門溝通，查明原因，并采取相應(yīng)的措施進行控制。退料管理1.項目完工后，項目部門應(yīng)及時清理施工現(xiàn)場的剩余物料，并填寫《物料退料申請表》，注明物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、退料原因等信息，經(jīng)項目負責(zé)人簽字確認后，報倉庫管理部門。2.倉庫管理部門收到《物料退料申請表》后，應(yīng)及時組織驗收。如退料物料的質(zhì)量和規(guī)格型號符合要求，應(yīng)辦理退庫手續(xù)，并填寫《物料退庫單》?！段锪贤藥靻巍窇?yīng)注明物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、退庫日期、退料部門、退料人等信息。3.對于因工程變更等原因?qū)е碌氖Ｓ辔锪?，項目部門應(yīng)及時辦理退料手續(xù)，倉庫管理部門應(yīng)按照規(guī)定進行處理。如剩余物料仍可用于其他項目，應(yīng)辦理調(diào)撥手續(xù)；如剩余物料無法使用，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行報廢處理。物料核銷管理核銷流程1.項目完工后，項目部門應(yīng)及時對項目所使用的物料進行核銷。核銷內(nèi)容包括物料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用時間、用途等方面。2.項目部門應(yīng)根據(jù)《物料領(lǐng)用申請表》、《物料發(fā)放單》、《物料退料申請表》、《物料退庫單》等相關(guān)憑證，編制《物料核銷表》，注明物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用金額、退料金額、實際使用金額等信息。3.《物料核銷表》應(yīng)經(jīng)項目負責(zé)人審核簽字后，報倉庫管理部門和財務(wù)部門進行審核。倉庫管理部門應(yīng)核對物料的實際領(lǐng)用和退庫情況，財務(wù)部門應(yīng)核對物料的采購成本和費用支出情況。4.倉庫管理部門和財務(wù)部門審核無誤后，在《物料核銷表》上簽字確認。項目部門應(yīng)將《物料核銷表》作為項目成本核算的依據(jù)，并報公司領(lǐng)導(dǎo)備案。差異處理1.在物料核銷過程中，如發(fā)現(xiàn)實際使用物料數(shù)量與預(yù)算數(shù)量不符，或?qū)嶋H采購成本與預(yù)算成本不符等差異情況，項目部門應(yīng)及時查明原因，并填寫《物料核銷差異報告》。2.《物料核銷差異報告》應(yīng)注明差異原因、差異金額、處理建議等內(nèi)容，經(jīng)項目負責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，進行相應(yīng)的處理。如因施工過程中的浪費、損耗等原因?qū)е虏町?，?yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任；如因市場價格波動等原因?qū)е虏町悾瑧?yīng)及時調(diào)整成本預(yù)算。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對物料管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括物料采購、驗收入庫、存儲保管、發(fā)放領(lǐng)用、核銷等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查人員應(yīng)深入現(xiàn)場，查閱相關(guān)憑證和記錄，與相關(guān)人員進行溝通交流，了解物料管理的實際情況。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.倉庫管理部門應(yīng)定期對物料管理工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。對于自查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)制定相應(yīng)的整改措施，并在規(guī)定的時間內(nèi)完成整改?？己嗽u價1.公司應(yīng)建立物料管理考核評價制度，對采購部門、倉庫管理部門、項目部門等相關(guān)部門和人員的物料管理工作進行考核評價?？己嗽u價指標包括物料采購成本控制、物料供應(yīng)及時性、物料質(zhì)量合格率、物料庫存周轉(zhuǎn)率、物料損耗率等方面。2.考核評價周期為[x]年?？己嗽u價工作由公司人力資源部門組織實施，采購部門、倉庫管理部門、項目部門等相關(guān)部門應(yīng)提供相關(guān)資料和數(shù)據(jù)，配合人力資