會(huì)計(jì)檔案室管理制度

會(huì)計(jì)檔案室管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的安全、完整，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在公司經(jīng)濟(jì)管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》及財(cái)政部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分子公司的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理職責(zé)1.公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作，并對(duì)會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。2.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，并提供必要的檔案保管條件。3.各部門應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部門做好會(huì)計(jì)檔案的收集、整理工作，確保會(huì)計(jì)檔案資料的齊全、完整。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、入庫(kù)單、出庫(kù)單、報(bào)銷單等各種外來(lái)和自制的原始單據(jù)。2.記賬憑證，包括收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，按照會(huì)計(jì)科目設(shè)置，全面記錄公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的總分類賬簿。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)科目設(shè)置，詳細(xì)記錄某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的明細(xì)分類賬簿，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、應(yīng)付賬款明細(xì)賬、存貨明細(xì)賬等。3.日記賬，包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間順序逐日逐筆登記。4.固定資產(chǎn)卡片，詳細(xì)記錄公司固定資產(chǎn)的各項(xiàng)信息，包括資產(chǎn)名稱、型號(hào)、規(guī)格、購(gòu)置時(shí)間、原值、折舊等。5.輔助賬簿，如備查賬簿，用于記錄一些在總賬和明細(xì)賬中未能記錄的重要經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表及附注等。2.季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，內(nèi)容與月度報(bào)告類似，但更為詳細(xì)。3.半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，綜合反映公司半年度的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。4.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，是公司年度財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的全面總結(jié)，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表及附注等。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對(duì)公司銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單之間的差異，調(diào)整未達(dá)賬項(xiàng)。2.銀行對(duì)賬單，由銀行定期提供，反映公司銀行賬戶的收支情況。3.納稅申報(bào)表，記錄公司各項(xiàng)稅費(fèi)的申報(bào)繳納情況。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案在不同部門或人員之間的移交情況。5.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案的種類、數(shù)量、保管期限、存放地點(diǎn)等信息。6.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案銷毀的時(shí)間、種類、數(shù)量、原因等信息。7.其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料，如財(cái)務(wù)分析報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)籌劃方案等。三、會(huì)計(jì)檔案的整理與立卷（一）整理原則1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照形成時(shí)間的先后順序進(jìn)行整理，保持其連續(xù)性和系統(tǒng)性。2.對(duì)于同一類會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，便于查找和管理。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)保持整齊、清潔，避免損壞和丟失。（二）憑證整理1.原始憑證應(yīng)按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間順序，與對(duì)應(yīng)的記賬憑證進(jìn)行匹配，確保憑證內(nèi)容的一致性。2.對(duì)于紙張大小不一致的原始憑證，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其與記賬憑證大小相同，并在粘貼處注明原始憑證的張數(shù)和金額。3.記賬憑證應(yīng)按照編號(hào)順序排列，檢查憑證內(nèi)容是否完整，包括日期、憑證編號(hào)、摘要、會(huì)計(jì)科目、金額、附件張數(shù)等，如有缺漏應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或更正。（三）賬簿整理1.總賬、明細(xì)賬、日記賬等應(yīng)按照賬簿啟用表上的編號(hào)順序排列，檢查賬簿是否有缺頁(yè)、破損等情況。2.對(duì)于活頁(yè)式賬簿，應(yīng)去除空白頁(yè)，并在賬簿的右上角編上頁(yè)碼，裝訂成冊(cè)。3.固定資產(chǎn)卡片應(yīng)按照資產(chǎn)編號(hào)順序排列，放入專門的卡片箱或文件夾中。（四）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告整理1.月度、季度、半年度和年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)分別裝訂成冊(cè)，并在封面上注明報(bào)告名稱、所屬期間、單位名稱等信息。2.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的附注應(yīng)與主表一起裝訂，如有單獨(dú)的審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)報(bào)告等，也應(yīng)一并整理歸檔。（五）其他會(huì)計(jì)資料整理1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等應(yīng)按照時(shí)間順序排列，分別裝訂成冊(cè)。2.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)等應(yīng)按照類別進(jìn)行整理，單獨(dú)成冊(cè)。3.其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行分類整理，如財(cái)務(wù)分析報(bào)告可按照分析的時(shí)間段或主題進(jìn)行分類，審計(jì)報(bào)告可按照審計(jì)機(jī)構(gòu)和審計(jì)時(shí)間進(jìn)行分類。（六）立卷要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照類別和保管期限進(jìn)行立卷，每卷厚度不宜超過(guò)2厘米。2.卷內(nèi)資料應(yīng)排列整齊，編號(hào)連續(xù)，不得有重號(hào)、漏號(hào)現(xiàn)象。3.每卷應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，目錄內(nèi)容包括序號(hào)、資料名稱、日期、頁(yè)號(hào)等，便于查找和核對(duì)。4.卷內(nèi)資料應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的紙張，不得使用圓珠筆、鉛筆等書寫，應(yīng)使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水進(jìn)行書寫。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證的保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿的保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的保管期限為：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管10年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料的保管期限為：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管10年，納稅申報(bào)表保管10年，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管30年，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)永久保管。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案室，用于存放會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全防護(hù)措施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全。2.會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照類別、保管期限和年度順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。（三）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)妥善保管，不得隨意堆放、毀損、散失或泄密。2.對(duì)于磁性介質(zhì)保存的電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.會(huì)計(jì)檔案在保管期限內(nèi)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自銷毀或出借。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案室進(jìn)行，不得將會(huì)計(jì)檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄會(huì)計(jì)檔案資料，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員進(jìn)行登記。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)計(jì)檔案，不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、標(biāo)記、拆封或抽換。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將會(huì)計(jì)檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)辦理借閱登記手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)詳細(xì)記錄借閱單位或個(gè)人的名稱、地址、聯(lián)系方式、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.借閱期限一般不得超過(guò)[x]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、外傳會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄會(huì)計(jì)檔案資料，應(yīng)經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員進(jìn)行登記。5.借閱人員歸還會(huì)計(jì)檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。六、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.會(huì)計(jì)檔案保管期滿，且該檔案所涉及的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)已經(jīng)結(jié)清，不再需要繼續(xù)保存的，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由財(cái)務(wù)部門會(huì)同檔案管理部門提出會(huì)計(jì)檔案銷毀意見，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。3.公司應(yīng)成立會(huì)計(jì)檔案銷毀工作小組，由財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)監(jiān)督會(huì)計(jì)檔案的銷毀過(guò)程。4.會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)，應(yīng)由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司總經(jīng)理。（三）銷毀記錄1.會(huì)計(jì)檔案銷毀工作完成后，檔案管理部門應(yīng)將《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》、審批文件、銷毀記錄等資料整理歸檔，永久保存。2.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀方式、銷毀人員、監(jiān)銷人員等信息，確保會(huì)計(jì)檔案銷毀過(guò)程可追溯。七、會(huì)計(jì)檔案信息化管理（一）電子會(huì)計(jì)檔案的收集與整理1.公司應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行收集和整理。電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案同步形成，并保持內(nèi)容一致。2.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)采用符合國(guó)家檔案管理要求的存儲(chǔ)格式和介質(zhì)，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，建立電子會(huì)計(jì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于查詢和管理。（二）電子會(huì)計(jì)檔案的保管與維護(hù)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的電子會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備，用于存放電子會(huì)計(jì)檔案。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全防護(hù)措施，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查。2.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類存儲(chǔ)，對(duì)于超過(guò)保管期限的電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或遷移。3.公司應(yīng)定期對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行殺毒和維護(hù)，確保電子會(huì)計(jì)檔案的正常使用。同時(shí)，應(yīng)建立電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期將電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份到其他存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放。（三）電子會(huì)計(jì)檔案的查閱與利用1.公司內(nèi)部人員查閱電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)通過(guò)公司指定的電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行查閱，并按照系統(tǒng)設(shè)定的權(quán)限進(jìn)行操作。查閱人員應(yīng)在系統(tǒng)中進(jìn)行查閱記錄，注明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。2.公司外部單位或個(gè)人查閱電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)按照本制度關(guān)于查閱的規(guī)定辦理審批手續(xù)，并通過(guò)公司指定的電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行查閱。查閱人員不得擅自復(fù)制、摘錄、外傳電子會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容。如需打印電子會(huì)計(jì)檔案資料，應(yīng)經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員進(jìn)行登記。（四）電子會(huì)計(jì)檔案的安全管理1.公司應(yīng)建立健全電子會(huì)計(jì)檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備、傳輸網(wǎng)絡(luò)、查閱系統(tǒng)等的安全管理，防止電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)泄露、篡改或丟失。2.公司應(yīng)設(shè)置電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的訪問權(quán)限，嚴(yán)格控制不同人員對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的訪問級(jí)別。對(duì)于涉及公司機(jī)密的電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問認(rèn)證等安全措施。3.公司應(yīng)定期對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案安全管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，確保電子會(huì)計(jì)檔案的安全。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查會(huì)計(jì)檔案的整理、保管、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查會(huì)計(jì)檔案管理工作的內(nèi)部控制制度是否健全有效，會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性是否得到保證，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提