銀行機構印章管理制度

銀行機構印章管理制度?總則目的為加強銀行機構印章管理，規(guī)范印章使用流程，防范印章使用風險，保障銀行及客戶的合法權益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于銀行總行、各分支機構及所屬部門的各類印章管理，包括但不限于行政公章、合同專用章、業(yè)務專用章、財務專用章、個人名章等。印章定義1.行政公章：代表銀行機構行使法定權力、履行法定義務的官方印章，具有最高的權威性和證明效力。2.合同專用章：專門用于簽訂各類經(jīng)濟合同的印章，確保合同的合法性和有效性。3.業(yè)務專用章：根據(jù)不同業(yè)務類型設置的印章，用于特定業(yè)務領域的文件簽署、憑證開具等，如儲蓄業(yè)務章、信貸業(yè)務章等。4.財務專用章：用于銀行財務核算、資金收付等財務相關業(yè)務的印章。5.個人名章：由銀行工作人員個人使用的印章，用于特定業(yè)務環(huán)節(jié)的簽名確認。印章的刻制與啟用印章刻制1.銀行機構因業(yè)務需要刻制印章時，應由使用部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負責人審核后，報分管領導審批。2.審批通過后，由辦公室統(tǒng)一歸口辦理印章刻制事宜。辦公室應選擇具有資質(zhì)、信譽良好的印章制作單位進行刻制，并嚴格按照公安部門的相關規(guī)定進行操作。3.印章刻制完成后，制作單位應將印章及印模交付銀行辦公室。辦公室應及時組織相關部門對印章的外觀、規(guī)格、材質(zhì)等進行驗收，確保印章符合要求。印章啟用1.新印章啟用前，辦公室應填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，并附上印模。經(jīng)分管領導審批后，在銀行內(nèi)部發(fā)布印章啟用通知。2.印章啟用通知應明確告知各部門印章的啟用時間、使用范圍、保管要求等事項，確保各部門知曉并遵守相關規(guī)定。3.啟用印章時，應由辦公室會同使用部門共同進行印模留存，并將印模存檔于銀行檔案室。印模應包括印章的正面、側面及清晰的文字圖案，以便日后核對驗證。印章的保管保管原則1.實行專人保管原則。各類印章應指定專人負責保管，保管人員應具備高度的責任心和保密意識，確保印章的安全存放。2.分部門保管原則。根據(jù)印章的使用范圍和性質(zhì)，分別由不同的部門進行保管。例如，行政公章一般由辦公室保管，財務專用章由財務部門保管，業(yè)務專用章由相關業(yè)務部門保管。3.保險柜存放原則。重要印章應存放在保險柜中，并配備必要的防盜、防火、防潮等設施，確保印章的安全。保管職責1.保管人員職責負責印章的日常保管，確保印章存放安全，未經(jīng)批準不得擅自將印章帶出保管場所。嚴格按照規(guī)定的使用范圍和程序使用印章，對印章的使用情況進行詳細登記，做到一事一記。定期檢查印章的保管情況，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應及時報告并采取相應措施。配合銀行內(nèi)部審計、檢查等工作，提供印章使用的相關資料和信息。2.部門負責人職責對本部門保管的印章負有管理責任，監(jiān)督保管人員的日常工作，確保印章使用規(guī)范、安全。審核本部門印章的使用申請，對印章使用的必要性、合法性進行把關。定期組織對本部門保管印章的盤點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.分管領導職責對分管部門的印章管理工作進行指導和監(jiān)督，審批重要印章的使用申請。協(xié)調(diào)解決印章管理工作中出現(xiàn)的重大問題，確保印章管理工作的順利進行。保管場所安全措施1.印章保管場所應安裝監(jiān)控設備，確保24小時不間斷監(jiān)控，監(jiān)控資料應保存一定期限，以備查閱。2.配備必要的消防器材，定期進行檢查和維護，確保消防設施完好有效。3.對保管場所的門窗、保險柜等設施進行定期檢查和維護，確保安全可靠。4.加強對保管場所的安全保衛(wèi)工作，限制無關人員進入，嚴禁非保管人員擅自接觸印章。印章的使用使用流程1.申請：使用部門或個人需要使用印章時，應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.審批：根據(jù)用印事項的重要程度和性質(zhì)，按照銀行內(nèi)部的審批權限進行審批。一般事項由部門分管領導審批，重要事項需經(jīng)行長或其他相關領導審批。3.用?。罕９苋藛T在審核《印章使用申請表》及相關審批手續(xù)齊全后，方可使用印章。用印時應確保印章清晰、端正，用印位置準確無誤。同時，保管人員應對用印過程進行監(jiān)督，防止違規(guī)用印行為的發(fā)生。4.登記：用印完成后，保管人員應及時在《印章使用登記簿》上進行登記，記錄用印日期、用印部門、用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、審批人等信息。登記內(nèi)容應完整、準確，字跡清晰。使用范圍1.行政公章：主要用于銀行機構對外發(fā)布的公文、函件、證明、協(xié)議等文件的簽署；對內(nèi)發(fā)布的重要文件、通知、通報等；以及其他需要代表銀行機構行使權力、履行義務的事項。2.合同專用章：專門用于簽訂各類經(jīng)濟合同，包括借款合同、租賃合同、擔保合同、合作協(xié)議等。合同簽訂前，應經(jīng)法律合規(guī)部門審核通過，并按照規(guī)定的審批流程進行審批。3.業(yè)務專用章：根據(jù)不同業(yè)務類型，在特定業(yè)務領域內(nèi)使用。例如，儲蓄業(yè)務章用于儲蓄存單、存折、開戶申請書等業(yè)務憑證的簽章；信貸業(yè)務章用于貸款合同、借據(jù)、擔保書等信貸業(yè)務文件的簽章。4.財務專用章：用于銀行財務核算、資金收付等財務相關業(yè)務，如支票、匯票、本票、財務報表、稅務申報等文件的簽章。5.個人名章：由銀行工作人員個人使用，用于特定業(yè)務環(huán)節(jié)的簽名確認，如業(yè)務授權書、財務報銷憑證等。使用限制1.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。確因工作需要必須先行加蓋印章的，應在印章上注明日期、用途，并嚴格控制使用范圍和數(shù)量。使用后，應及時將文件收回并進行妥善保管。2.未經(jīng)審批，任何部門和個人不得擅自使用印章。如遇緊急情況需要先使用印章后補辦審批手續(xù)的，應在事后及時向?qū)徟苏f明情況，并補辦相關審批手續(xù)。3.印章使用必須符合法律法規(guī)和銀行內(nèi)部規(guī)定，不得用于違法違規(guī)或損害銀行利益的事項。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用印章的行為，應立即停止，并追究相關人員的責任。印章的停用與銷毀停用情形1.銀行機構因機構撤并、更名、業(yè)務調(diào)整等原因，導致印章不再使用的。2.印章磨損嚴重、無法正常使用的。3.印章遺失、被盜或其他原因需要停用的。停用程序1.當出現(xiàn)印章停用情形時，使用部門應填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因、停用印章名稱等信息，并經(jīng)部門負責人審核后，報分管領導審批。2.審批通過后，由辦公室負責通知各相關部門印章停用事宜，并收回停用印章。同時，辦公室應在銀行內(nèi)部發(fā)布印章停用公告，告知全體員工印章已停用，防止誤蓋印章。3.停用印章應及時交回辦公室，由辦公室會同相關部門進行封存保管。封存印章應做好標識，注明印章名稱、停用日期、封存人等信息，并將封存印章存放于保險柜或其他安全場所。銷毀程序1.對于需要銷毀的印章，辦公室應定期進行清理和盤點。經(jīng)分管領導批準后，填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明銷毀印章名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.審批通過后，由辦公室會同審計部門、法律合規(guī)部門等相關人員組成印章銷毀小組，對擬銷毀印章進行現(xiàn)場監(jiān)督銷毀。銷毀過程應進行全程錄像，并做好記錄。3.印章銷毀完成后，銷毀小組應在《印章銷毀登記表》上簽字確認，并將銷毀登記表存檔于銀行檔案室。同時，辦公室應在銀行內(nèi)部發(fā)布印章銷毀公告，告知全體員工印章已銷毀。印章的檢查與監(jiān)督定期檢查1.銀行應建立印章定期檢查制度，由辦公室牽頭，會同審計部門、法律合規(guī)部門等相關人員，定期對各類印章的保管、使用情況進行檢查。2.定期檢查的內(nèi)容包括印章保管是否安全、使用是否規(guī)范、登記是否完整等。檢查人員應認真填寫檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤督促整改落實情況。3.定期檢查的頻率應根據(jù)銀行的實際情況確定，一般每季度或每半年進行一次全面檢查。對于重要印章或使用頻繁的印章，應適當增加檢查次數(shù)。不定期抽查1.除定期檢查外，銀行還應不定期對印章的保管和使用情況進行抽查。抽查可以由辦公室單獨進行，也可以會同其他相關部門聯(lián)合開展。2.不定期抽查的重點是印章使用的合規(guī)性、審批手續(xù)的完整性以及登記記錄的真實性等。抽查結果應及時反饋給相關部門和人員，并要求對發(fā)現(xiàn)的問題進行整改。3.通過不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正印章管理過程中存在的問題，防范印章使用風險，確保印章管理工作的規(guī)范運行。監(jiān)督機制1.銀行應建立健全印章管理監(jiān)督機制，加強對印章管理工作的全過程監(jiān)督。審計部門應定期對印章管理情況進行審計，檢查印章管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時進行處理。2.法律合規(guī)部門應加強對印章使用的合法性審查，確保印章使用符合法律法規(guī)和銀行內(nèi)部規(guī)定。對涉及重大法律風險的印章使用事項，應提前介入并提供法律支持。3.銀行內(nèi)部員工有權對印章管理過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督和舉報。對于舉報屬實的，銀行應給予舉報人適當?shù)莫剟?，并對違規(guī)行為進行嚴肅處理。責任追究違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自使用印章的。2.在空白文件上加蓋印章的。3.超越印章使用范圍使用印章的。4.未按規(guī)定保管印章，導致印章遺失、被盜或損壞的。5.印章使用登記記錄不完整、不真實的。6.其他違反印章管理制度的行為。責任追究措施1.對于違規(guī)使用印章的行為，銀行將視情節(jié)輕重，給予相關責任人批評教育、警告、記過、記大過、降職、撤職、開除等紀律處分。2.因違規(guī)使用印章給銀行造成經(jīng)濟損失的，相關責任人應