裝修公司酒水管理制度

裝修公司酒水管理制度?一、總則1.目的為規(guī)范公司內(nèi)部酒水的管理，確保酒水的合理使用、儲(chǔ)存安全以及費(fèi)用控制，特制定本管理制度。本制度旨在滿足公司業(yè)務(wù)招待、員工福利等方面對(duì)酒水的需求，同時(shí)維護(hù)公司的利益和形象。2.適用范圍本制度適用于公司總部各部門、各分公司以及項(xiàng)目部。公司所有涉及酒水使用的場(chǎng)景，包括但不限于商務(wù)宴請(qǐng)、員工團(tuán)建、客戶接待等均需遵守本制度。3.基本原則計(jì)劃性原則：酒水的采購、使用應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行合理規(guī)劃，避免浪費(fèi)。節(jié)約性原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用酒水，反對(duì)鋪張浪費(fèi)，嚴(yán)格控制酒水費(fèi)用支出。合規(guī)性原則：酒水的采購、儲(chǔ)存、使用等環(huán)節(jié)應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度的要求。二、職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)制定酒水采購計(jì)劃，根據(jù)各部門的需求預(yù)測(cè)，結(jié)合公司業(yè)務(wù)情況，定期匯總編制酒水采購清單。選擇合格的酒水供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量等進(jìn)行評(píng)估和管理。組織酒水的采購工作，確保采購的酒水符合公司要求，并及時(shí)入庫。負(fù)責(zé)酒水的庫存管理，定期盤點(diǎn)庫存，確保賬實(shí)相符，保證酒水的安全儲(chǔ)存。對(duì)各部門酒水的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核酒水采購費(fèi)用的報(bào)銷憑證，確保費(fèi)用支出的合理性和合規(guī)性。對(duì)酒水的費(fèi)用進(jìn)行核算和統(tǒng)計(jì)，定期提供酒水費(fèi)用報(bào)表，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。參與酒水采購合同的審核，對(duì)合同中的價(jià)格、付款方式等條款進(jìn)行把關(guān)。3.使用部門各部門根據(jù)工作需要，提前向行政部門提交酒水使用申請(qǐng)，詳細(xì)說明使用場(chǎng)景、預(yù)計(jì)用量等信息。在酒水使用過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途和用量使用，不得擅自挪用或浪費(fèi)。配合行政部門做好酒水的盤點(diǎn)工作，如實(shí)提供酒水使用情況。三、采購管理1.采購計(jì)劃各部門應(yīng)在每月[具體日期]前，將次月酒水需求計(jì)劃報(bào)行政部門。需求計(jì)劃應(yīng)包括酒水名稱、規(guī)格、預(yù)計(jì)用量等詳細(xì)信息。行政部門結(jié)合各部門需求計(jì)劃和庫存情況，綜合考慮公司業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢(shì)，編制月度酒水采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購酒水的種類、數(shù)量、預(yù)算金額等。如遇臨時(shí)性的酒水需求，使用部門應(yīng)提前[x]個(gè)工作日向行政部門提交臨時(shí)采購申請(qǐng)，說明需求原因、預(yù)計(jì)用量等，行政部門審核后及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃。2.供應(yīng)商選擇行政部門通過多種渠道收集酒水供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)收集到的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、食品經(jīng)營許可證、酒水品牌授權(quán)書等相關(guān)證件。實(shí)地考察供應(yīng)商的經(jīng)營場(chǎng)所、倉儲(chǔ)條件、物流配送能力等，評(píng)估其產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的情況。根據(jù)考察結(jié)果，建立合格供應(yīng)商名錄，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和更新，淘汰不合格供應(yīng)商。3.采購流程行政部門根據(jù)采購計(jì)劃，向合格供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確酒水的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)內(nèi)容。供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)及時(shí)確認(rèn)訂單內(nèi)容，并按照約定的時(shí)間和地點(diǎn)將酒水送達(dá)公司。酒水到貨后，行政部門倉庫管理人員應(yīng)按照采購訂單對(duì)酒水的數(shù)量、規(guī)格、品牌等進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單。如發(fā)現(xiàn)酒水存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)處理。如供應(yīng)商拒絕處理或處理結(jié)果不滿意，行政部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取相應(yīng)的措施。四、庫存管理1.庫存設(shè)置根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和實(shí)際情況，在公司總部及各分公司設(shè)立酒水專用倉庫。倉庫應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件，確保酒水的安全儲(chǔ)存。按照酒水的種類、規(guī)格、品牌等進(jìn)行分類存放，設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于查找和管理。建立庫存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄酒水的入庫時(shí)間、數(shù)量、規(guī)格、品牌、供應(yīng)商等信息，以及出庫時(shí)間、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用數(shù)量等情況。庫存臺(tái)賬應(yīng)定期與財(cái)務(wù)賬目進(jìn)行核對(duì)，確保賬實(shí)相符。2.庫存盤點(diǎn)行政部門倉庫管理人員應(yīng)每月對(duì)酒水進(jìn)行一次盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)庫存數(shù)量、規(guī)格、品牌等信息，如實(shí)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)盤盈或盤虧情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫盤點(diǎn)報(bào)告。盤盈的酒水應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，盤虧的酒水應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行處理。每年年底，行政部門應(yīng)組織一次全面的庫存盤點(diǎn)，編制年度庫存盤點(diǎn)報(bào)告。年度庫存盤點(diǎn)報(bào)告應(yīng)包括庫存基本情況、盤點(diǎn)結(jié)果分析、存在問題及改進(jìn)措施等內(nèi)容。3.庫存安全加強(qiáng)倉庫的安全管理，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保倉庫安全。倉庫管理人員應(yīng)定期對(duì)倉庫進(jìn)行巡查，檢查酒水的儲(chǔ)存狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。嚴(yán)格限制非倉庫管理人員進(jìn)入倉庫，如因工作需要進(jìn)入倉庫，必須經(jīng)過倉庫管理人員同意，并進(jìn)行登記。五、使用管理1.使用申請(qǐng)各部門因業(yè)務(wù)招待、員工團(tuán)建等需要使用酒水時(shí)，應(yīng)提前填寫酒水使用申請(qǐng)表。申請(qǐng)表應(yīng)包括使用日期、使用部門、使用場(chǎng)景、預(yù)計(jì)用量、用途說明等內(nèi)容。酒水使用申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)行政部門審批。行政部門根據(jù)庫存情況和公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，審批通過后方可領(lǐng)用。2.領(lǐng)用流程經(jīng)審批后的酒水使用申請(qǐng)表交行政部門倉庫管理人員，倉庫管理人員根據(jù)申請(qǐng)表發(fā)放酒水，并填寫出庫單。出庫單應(yīng)注明酒水名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用時(shí)間等信息。領(lǐng)用部門領(lǐng)取酒水時(shí)，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)，并在出庫單上簽字確認(rèn)。領(lǐng)用人員應(yīng)確保酒水的安全運(yùn)輸和妥善保管，不得擅自將酒水轉(zhuǎn)借他人或挪作他用。3.使用標(biāo)準(zhǔn)商務(wù)宴請(qǐng)：根據(jù)宴請(qǐng)的規(guī)格和對(duì)象，合理選擇酒水品牌和檔次。一般情況下，接待重要客戶或商務(wù)活動(dòng)，可選用中高端酒水；接待一般客戶或普通商務(wù)活動(dòng)，可選用中低端酒水。酒水的用量應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況合理控制，避免浪費(fèi)。員工團(tuán)建：根據(jù)團(tuán)建活動(dòng)的規(guī)模和預(yù)算，選擇適合的酒水。一般可選用啤酒、飲料等大眾消費(fèi)的酒水，鼓勵(lì)員工適量飲用，營造輕松愉快的氛圍?？蛻艚哟涸诳蛻艚哟^程中，應(yīng)根據(jù)客戶的喜好和習(xí)慣提供酒水。尊重客戶的意見，不得強(qiáng)行推銷酒水。酒水的使用應(yīng)遵循適量、適度的原則，不得過度勸酒。4.剩余酒水處理酒水使用完畢后，如發(fā)現(xiàn)有剩余酒水，領(lǐng)用部門應(yīng)及時(shí)將剩余酒水交回行政部門倉庫。倉庫管理人員對(duì)剩余酒水進(jìn)行清點(diǎn)和驗(yàn)收，如無質(zhì)量問題，辦理入庫手續(xù)。對(duì)于因業(yè)務(wù)變更或其他原因?qū)е乱杨I(lǐng)用的酒水不再需要使用的情況，領(lǐng)用部門應(yīng)及時(shí)將剩余酒水退回行政部門倉庫。倉庫管理人員按照規(guī)定進(jìn)行處理，并調(diào)整庫存臺(tái)賬。六、費(fèi)用管理1.預(yù)算控制財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃，結(jié)合以往酒水使用情況，編制年度酒水費(fèi)用預(yù)算。年度酒水費(fèi)用預(yù)算應(yīng)明確各項(xiàng)酒水費(fèi)用的預(yù)算金額和控制指標(biāo)。行政部門根據(jù)年度酒水費(fèi)用預(yù)算，分解編制月度酒水費(fèi)用預(yù)算，并嚴(yán)格按照預(yù)算控制酒水的采購和使用。如遇特殊情況需要超出預(yù)算使用酒水，使用部門應(yīng)提前向行政部門和財(cái)務(wù)部門提交書面申請(qǐng)，說明超出預(yù)算的原因、預(yù)計(jì)增加的費(fèi)用金額等。經(jīng)行政部門和財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。2.報(bào)銷管理酒水采購費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，應(yīng)提供正規(guī)的發(fā)票、采購訂單、入庫單等相關(guān)憑證。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購的酒水名稱、規(guī)格、數(shù)量等一致。酒水使用部門在報(bào)銷酒水費(fèi)用時(shí)，應(yīng)填寫費(fèi)用報(bào)銷單，并附上酒水使用申請(qǐng)表、出庫單等相關(guān)憑證。費(fèi)用報(bào)銷單應(yīng)注明酒水使用的日期、部門、用途、金額等信息。財(cái)務(wù)部門對(duì)酒水費(fèi)用報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括憑證的真實(shí)性、合法性、完整性以及費(fèi)用支出的合理性。審核無誤后，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。3.費(fèi)用分析財(cái)務(wù)部門定期對(duì)酒水費(fèi)用進(jìn)行分析，編制酒水費(fèi)用分析報(bào)告。酒水費(fèi)用分析報(bào)告應(yīng)包括酒水費(fèi)用的支出情況、與預(yù)算的對(duì)比分析、費(fèi)用變動(dòng)原因分析等內(nèi)容。通過酒水費(fèi)用分析，發(fā)現(xiàn)費(fèi)用控制中存在的問題和不足，及時(shí)提出改進(jìn)措施和建議，為公司成本控制提供決策依據(jù)。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督行政部門負(fù)責(zé)對(duì)酒水的采購、庫存、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。定期檢查酒水的采購計(jì)劃執(zhí)行情況、庫存管理情況、使用部門的領(lǐng)用和使用情況等。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)酒水費(fèi)用的報(bào)銷進(jìn)行審核監(jiān)督，確保費(fèi)用支出的合規(guī)性和合理性。對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為及時(shí)進(jìn)行糾正，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。公司內(nèi)部審計(jì)部門不定期對(duì)酒水管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查制度的落實(shí)情況、費(fèi)用支出的真實(shí)性和合法性等。對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.違規(guī)處理對(duì)于違反本制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括警告、罰款、通報(bào)批評(píng)