俱樂部合同管理制度

俱樂部合同管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范俱樂部各類合同的管理，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)俱樂部的合法權(quán)益，促進(jìn)俱樂部業(yè)務(wù)的健康發(fā)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于俱樂部與員工、合作伙伴、會員、供應(yīng)商等各類主體簽訂的所有合同。（三）基本原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行應(yīng)符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害任何一方的合法權(quán)益。4.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理職責(zé)（一）合同管理部門及職責(zé)1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同的合法性、合規(guī)性，對合同條款進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評估，并提出法律意見。參與重大合同的談判，提供法律支持。負(fù)責(zé)處理合同糾紛，維護(hù)俱樂部的合法權(quán)益。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的起草、談判、簽訂、履行等具體工作。對合同相對方的主體資格、信用狀況等進(jìn)行調(diào)查了解。及時向法務(wù)部門反饋合同履行過程中的問題，并協(xié)助處理合同糾紛。3.財(cái)務(wù)部門參與合同的審核，對合同中的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保合同的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控。負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理，監(jiān)督合同的履行情況。協(xié)助處理合同糾紛中的財(cái)務(wù)問題。（二）合同管理人員職責(zé)1.熟悉國家法律法規(guī)和俱樂部的合同管理制度，掌握合同管理流程。2.負(fù)責(zé)合同的起草、審核、簽訂、登記、歸檔等具體工作。3.跟蹤合同的履行情況，及時提醒相關(guān)部門和人員履行合同義務(wù)。4.建立合同管理臺賬，對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行記錄。5.協(xié)助處理合同糾紛，提供相關(guān)資料和信息。三、合同簽訂流程（一）合同立項(xiàng)1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要，提出合同立項(xiàng)申請，明確合同的名稱、對方當(dāng)事人、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等主要條款。2.合同立項(xiàng)申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）合同起草1.合同一般由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同立項(xiàng)申請的要求，結(jié)合實(shí)際情況，起草合同文本。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，避免模糊不清或歧義的條款。3.合同文本應(yīng)包括首部、正文、尾部等部分，首部應(yīng)寫明合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等；正文應(yīng)詳細(xì)約定雙方的權(quán)利義務(wù)、合同的履行方式、違約責(zé)任等條款；尾部應(yīng)寫明合同的簽訂日期、地點(diǎn)、雙方當(dāng)事人的簽字或蓋章等。（三）合同審核1.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交給法務(wù)部門進(jìn)行審核。2.法務(wù)部門應(yīng)在收到合同文本后的[x]個工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。審核意見應(yīng)包括合同的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)評估等內(nèi)容。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，對合同文本進(jìn)行修改完善。如雙方對審核意見存在分歧，應(yīng)進(jìn)行協(xié)商溝通，必要時可組織相關(guān)部門進(jìn)行專題討論。（四）合同簽訂1.經(jīng)審核通過的合同文本，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同相對方進(jìn)行談判，達(dá)成一致意見后，簽訂合同。2.合同簽訂前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保合同相對方的主體資格合法有效，具備相應(yīng)的履約能力。3.合同簽訂時，雙方當(dāng)事人應(yīng)在合同文本上簽字或蓋章，并注明簽訂日期。合同一式多份，雙方當(dāng)事人各執(zhí)一份，俱樂部相關(guān)部門留存一份。（五）合同登記1.合同簽訂后，合同管理人員應(yīng)及時將合同的相關(guān)信息錄入合同管理臺賬，包括合同名稱、合同編號、對方當(dāng)事人、簽訂日期、合同金額、履行期限等。2.合同管理臺賬應(yīng)定期進(jìn)行更新和維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。（六）合同歸檔1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本及相關(guān)資料整理歸檔，交俱樂部檔案室統(tǒng)一保管。2.合同歸檔資料應(yīng)包括合同文本、合同審批表、審核意見、談判記錄、補(bǔ)充協(xié)議等。3.檔案室應(yīng)建立合同檔案管理制度，對合同檔案進(jìn)行分類、編號、存儲，便于查詢和利用。四、合同履行管理（一）履行通知1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同的主要內(nèi)容通知相關(guān)部門和人員，明確各方的責(zé)任和義務(wù)。2.在合同履行過程中，如發(fā)生重大事項(xiàng)或需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知對方當(dāng)事人，并按照合同約定的程序進(jìn)行處理。（二）履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對合同的履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時掌握合同的履行進(jìn)度和質(zhì)量。2.如發(fā)現(xiàn)合同履行過程中存在問題或風(fēng)險(xiǎn)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時采取措施加以解決，并向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和時間，及時辦理款項(xiàng)的收付手續(xù)，并對合同款項(xiàng)的使用情況進(jìn)行監(jiān)督。（三）變更管理1.合同履行過程中，如需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議。2.補(bǔ)充協(xié)議作為原合同的組成部分，具有同等法律效力。補(bǔ)充協(xié)議的簽訂程序應(yīng)與原合同相同，需經(jīng)過審核、審批等環(huán)節(jié)。3.合同變更后，合同管理人員應(yīng)及時更新合同管理臺賬和檔案資料。（四）終止管理1.合同履行完畢或出現(xiàn)合同約定的終止情形時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知對方當(dāng)事人辦理合同終止手續(xù)。2.合同終止后，雙方當(dāng)事人應(yīng)按照合同約定進(jìn)行結(jié)算和清理，如有未盡事宜，應(yīng)協(xié)商解決。3.合同管理人員應(yīng)及時將合同終止的相關(guān)信息錄入合同管理臺賬，并將合同檔案進(jìn)行整理歸檔。五、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.合同簽訂前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)充分了解合同相對方的主體資格、信用狀況、經(jīng)營情況等，避免與信譽(yù)不佳或履約能力不足的單位簽訂合同。2.在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，及時與對方當(dāng)事人溝通協(xié)調(diào)，避免因誤解或疏忽導(dǎo)致糾紛的發(fā)生。3.法務(wù)部門應(yīng)定期對俱樂部的合同進(jìn)行審查和風(fēng)險(xiǎn)評估，及時發(fā)現(xiàn)潛在的合同糾紛風(fēng)險(xiǎn)，并提出防范措施和建議。（二）糾紛處理程序1.當(dāng)合同糾紛發(fā)生時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)材料，分析糾紛產(chǎn)生的原因，提出初步的處理意見，并向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。2.分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)組織法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行研究討論，制定糾紛處理方案。3.根據(jù)糾紛處理方案，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商溝通，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定的爭議解決方式，通過仲裁或訴訟等途徑解決。4.在糾紛處理過程中，法務(wù)部門應(yīng)提供法律支持和專業(yè)意見，協(xié)助業(yè)務(wù)部門維護(hù)俱樂部的合法權(quán)益。5.糾紛處理結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將糾紛處理情況向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并將相關(guān)資料整理歸檔。六、合同監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.俱樂部內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對合同的簽訂、履行、管理等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同的合法性、合規(guī)性、完整性。2.審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果，提出審計(jì)意見和建議，督促相關(guān)部門和人員改進(jìn)合同管理工作。（二）外部監(jiān)督1.俱樂部應(yīng)接受上級主管部門、行業(yè)協(xié)會等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合提供有關(guān)合同管理的資料和信息。2.對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，俱樂部應(yīng)及時整改，完善合同管理制度。七、合同信息化管理（一）建立合同管理系統(tǒng)1.俱樂部應(yīng)建立合同管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等全過程的信息化管理。2.合同管理系統(tǒng)應(yīng)具備合同模板管理、流程審批、文檔存儲、查詢統(tǒng)計(jì)等功能，提高合同管理的效率和準(zhǔn)確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.合同管理人員應(yīng)及時將合同的相關(guān)信息錄入合同管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.在合同履行過程中，如發(fā)生合同變更、終止等情況，合同管理人員應(yīng)及時更新合同管理系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)。（三）系統(tǒng)安全與保密1.俱樂部應(yīng)加強(qiáng)合同管理系統(tǒng)的安