銀行系統(tǒng)印章管理制度

銀行系統(tǒng)印章管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)銀行系統(tǒng)印章管理，規(guī)范印章的刻制、啟用、保管、使用、停用、銷毀等環(huán)節(jié)，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)銀行的正常運(yùn)營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于銀行總行及各分支機(jī)構(gòu)、附屬機(jī)構(gòu)等所有使用銀行印章的部門和人員。（三）印章種類1.銀行公章：代表銀行對外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任的法定印章，具有最高法律效力。2.業(yè)務(wù)專用章：用于各類銀行業(yè)務(wù)憑證、合同、協(xié)議等文件上的專用印章，如儲蓄業(yè)務(wù)章、信貸業(yè)務(wù)章、結(jié)算業(yè)務(wù)章等。3.財務(wù)專用章：專門用于銀行財務(wù)核算、資金收付等財務(wù)事項的印章。4.法定代表人章：代表銀行法定代表人行使職權(quán)的個人印章。5.部門印章：各部門根據(jù)工作需要自行刻制的，用于本部門內(nèi)部文件、資料等的印章。6.電子印章：通過電子簽名技術(shù)生成的，具有與實體印章同等法律效力的數(shù)字化印章。二、印章的刻制與啟用（一）刻制流程1.申請：因工作需要刻制印章的部門，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、規(guī)格、用途、使用范圍等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報上級主管部門審批。2.審批：上級主管部門對《印章刻制申請表》進(jìn)行審核，重點審查印章刻制的必要性、合規(guī)性以及使用范圍的合理性。對于涉及重要業(yè)務(wù)或具有較高風(fēng)險的印章，需經(jīng)銀行高級管理層審批。3.刻制：經(jīng)審批同意后，由銀行統(tǒng)一指定具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。印章制作單位應(yīng)嚴(yán)格按照銀行提供的印章樣式、規(guī)格和材質(zhì)要求進(jìn)行制作，確保印章質(zhì)量。4.驗收：印章刻制完成后，由申請部門會同辦公室等相關(guān)部門對印章進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括印章的外觀、尺寸、文字、圖案等是否符合要求，印章材質(zhì)是否合格，印章的防偽性能是否達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)等。驗收合格后，填寫《印章驗收單》。（二）啟用流程1.發(fā)布啟用通知：印章驗收合格后，由辦公室發(fā)布《印章啟用通知》，明確印章名稱、啟用日期、使用范圍、保管部門及保管人等信息，并將啟用通知發(fā)送至各相關(guān)部門和分支機(jī)構(gòu)。2.登記備案：辦公室負(fù)責(zé)對啟用的印章進(jìn)行登記備案，建立《印章管理臺賬》，記錄印章的名稱、編號、規(guī)格、啟用日期、停用日期、保管部門及保管人等詳細(xì)信息。同時，將印章的印模掃描件留存歸檔，以便日后查閱和比對。3.用印標(biāo)識：為便于識別和管理，啟用的印章應(yīng)在顯著位置標(biāo)注"[銀行名稱]"字樣以及啟用日期。三、印章的保管（一）保管原則1.專人專管：每枚印章必須指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，熟悉印章的使用規(guī)定和流程。2.安全存放：印章應(yīng)存放在安全可靠的場所，如保險柜、專用印章盒等，并配備必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施。3.雙人保管：對于重要印章，如銀行公章、財務(wù)專用章、法定代表人章等，應(yīng)實行雙人保管制度，即由兩名保管人分別保管印章的不同部分（如鑰匙、密碼等），使用時需兩人同時在場。（二）保管職責(zé)1.保管人職責(zé)負(fù)責(zé)印章的日常保管，確保印章安全存放，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自將印章帶出保管場所。嚴(yán)格按照印章使用規(guī)定和流程辦理用印手續(xù)，認(rèn)真審核用印文件的內(nèi)容和審批程序，對不符合規(guī)定的用印申請有權(quán)拒絕。在用印過程中，應(yīng)監(jiān)督用印情況，確保印章正確加蓋在規(guī)定位置，并在用印完畢后及時收回印章。定期檢查印章的保管情況，如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞、丟失等異常情況，應(yīng)及時報告上級主管部門，并采取相應(yīng)的應(yīng)急措施。妥善保管與印章使用相關(guān)的文件、資料和記錄，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。2.保管部門負(fù)責(zé)人職責(zé)對本部門保管的印章安全負(fù)責(zé)，定期檢查保管人的印章保管工作，確保印章保管制度的有效執(zhí)行。審核用印申請，對涉及重要事項或金額較大的用印文件，應(yīng)報上級主管領(lǐng)導(dǎo)審批。協(xié)調(diào)解決印章保管和使用過程中出現(xiàn)的問題，如印章?lián)p壞需要更換、保管人變動等情況。對印章保管工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保印章保管人員嚴(yán)格遵守規(guī)定，防范印章管理風(fēng)險。四、印章的使用（一）使用原則1.嚴(yán)格審批：所有印章的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，確保用印文件的真實性、合法性和合規(guī)性。2.登記備案：每次用印都應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄用印日期、用印部門、用印文件名稱、用印事由、審批人等信息，以備查詢和追溯。3.誰審批誰負(fù)責(zé)：審批人應(yīng)對用印文件的內(nèi)容和后果負(fù)責(zé)，如因?qū)徟划?dāng)導(dǎo)致的法律責(zé)任或經(jīng)濟(jì)損失，由審批人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）使用流程1.用印申請：用印部門填寫《用印申請表》，詳細(xì)說明用印文件名稱、用印事由、用印份數(shù)、用印日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至審批人。2.審批：審批人根據(jù)用印申請的內(nèi)容，按照銀行相關(guān)規(guī)定和審批權(quán)限進(jìn)行審批。對于涉及重要業(yè)務(wù)、重大事項或金額較大的用印文件，需經(jīng)銀行高級管理層審批。3.用?。簩徟ㄟ^后，用印申請人持《用印申請表》和用印文件到印章保管人處辦理用印手續(xù)。保管人應(yīng)對用印文件的內(nèi)容和審批程序進(jìn)行再次核對，確認(rèn)無誤后，按照規(guī)定的用印方式加蓋印章，并在用印申請表上簽字確認(rèn)。4.登記：用印完成后，保管人應(yīng)及時在《印章使用登記簿》上進(jìn)行登記，記錄用印日期、用印部門、用印文件名稱、用印事由、審批人、用印份數(shù)等詳細(xì)信息。同時，將用印申請表與用印文件一并歸檔保存。（三）特殊情況用印1.緊急情況下的用?。喝缬鼍o急情況，無法按照正常審批流程辦理用印手續(xù)時，用印部門應(yīng)電話請示審批人同意后，先行用印，但事后必須及時補(bǔ)辦審批手續(xù)，并在《用印申請表》上注明"緊急用印"字樣及原因。2.異地用印：因業(yè)務(wù)需要在異地使用印章的，應(yīng)提前向總行或分支機(jī)構(gòu)的印章管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后，可通過郵寄、專人攜帶等方式將印章送達(dá)異地使用地點。異地用印時，應(yīng)按照當(dāng)?shù)氐挠≌鹿芾硪?guī)定和銀行內(nèi)部要求辦理相關(guān)手續(xù)，并確保用印過程的安全和可追溯。五、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.機(jī)構(gòu)撤并：因銀行機(jī)構(gòu)調(diào)整、撤并等原因，相關(guān)印章不再使用。2.業(yè)務(wù)變更：隨著銀行業(yè)務(wù)的發(fā)展和變化，某些印章所對應(yīng)的業(yè)務(wù)已不再開展，需要停用相應(yīng)印章。3.印章?lián)p壞：印章因磨損、變形、損壞等原因無法正常使用。4.其他原因：因法律法規(guī)、監(jiān)管要求等其他原因，需要停用印章。（二）停用流程1.申請：印章使用部門或保管人發(fā)現(xiàn)印章需要停用時，應(yīng)填寫《印章停用申請表》，詳細(xì)說明停用原因，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報上級主管部門審批。2.審批：上級主管部門對《印章停用申請表》進(jìn)行審核，經(jīng)批準(zhǔn)后，下達(dá)印章停用通知。3.收回印章：印章保管人接到停用通知后，應(yīng)立即收回印章，并妥善保管。同時，在《印章管理臺賬》和《印章使用登記簿》上注明印章停用日期。（三）銷毀流程1.申請：對于需要銷毀的印章，由印章保管部門填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、編號、規(guī)格、停用日期、銷毀原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報上級主管部門審批。2.審批：上級主管部門對《印章銷毀申請表》進(jìn)行審核，對于涉及重要印章或數(shù)量較多的印章銷毀申請，需經(jīng)銀行高級管理層審批。3.銷毀方式：經(jīng)審批同意后，印章銷毀應(yīng)采用符合保密和安全要求的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行全程錄像，并由至少兩名監(jiān)銷人員在場監(jiān)督，確保印章徹底銷毀。4.登記備案：銷毀完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《印章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)，記錄印章銷毀的日期、方式、數(shù)量等信息。同時，將印章銷毀申請表、銷毀登記表等相關(guān)資料歸檔保存，以備審計和查詢。六、電子印章管理（一）電子印章的申請與審批電子印章的申請與審批流程與實體印章基本相同，需填寫《電子印章申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、上級主管部門和銀行高級管理層審批同意后，由銀行指定的電子印章服務(wù)提供商進(jìn)行制作和發(fā)放。（二）電子印章的保管與使用1.保管：電子印章應(yīng)存儲在銀行指定的安全服務(wù)器或存儲介質(zhì)中，并設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限和密碼保護(hù)措施。保管人應(yīng)定期備份電子印章數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)安全。2.使用：電子印章的使用應(yīng)通過銀行內(nèi)部的電子印章管理系統(tǒng)進(jìn)行，與實體印章使用一樣，需經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程。在使用電子印章時，應(yīng)確保電子簽名的真實性、完整性和不可抵賴性，同時遵守相關(guān)法律法規(guī)和監(jiān)管要求。（三）電子印章的停用與銷毀電子印章的停用與銷毀流程與實體印章類似。停用電子印章時，需填寫《電子印章停用申請表》，經(jīng)審批后，將電子印章從系統(tǒng)中停用，并進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。對于需要銷毀的電子印章，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行數(shù)據(jù)刪除或擦除處理，并進(jìn)行登記備案。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查：銀行內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對印章管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章的保管、使用、登記備案等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，印章管理制度的執(zhí)行情況是否良好等。2.不定期抽查：除定期檢查外，銀行還應(yīng)不定期對印章管理情況進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正印章管理中存在的問題。3.問題整改：對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，應(yīng)對整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）外部監(jiān)督銀行應(yīng)積極配合監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，如實提供印章管理相關(guān)資料和信息，接受監(jiān)管部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。同時，應(yīng)關(guān)注外部審計機(jī)構(gòu)對銀行印章管理情況的審計意見，及時改進(jìn)和完善印章管理制度。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自刻制、使用印章。2.超越授權(quán)范圍使用印章。3.未按規(guī)定保管印章，導(dǎo)致印章?lián)p壞、丟失或被盜用。4.用印時未嚴(yán)格審核用印文件內(nèi)容和審批程序，造成不良后果。5.偽造、變造印章或擅自更改印章樣式。6.未按規(guī)定進(jìn)行印章登記備案、停用、銷毀等操作。7.其他違反印章管理制度的行為。（二）責(zé)任追究方式1.對于違反印章管理制度的行為，銀