項目評審資料管理制度

項目評審資料管理制度?一、總則（一）目的為加強公司項目評審資料的管理，規(guī)范評審資料的收集、整理、歸檔、保管和使用，確保項目評審工作的順利進行，提高項目決策的科學性和準確性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類項目評審活動所涉及的資料管理，包括但不限于項目可行性研究報告、項目方案設計、項目預算、項目進度計劃、項目風險評估報告等相關資料。（三）管理原則1.完整性原則：確保項目評審資料全面、完整地反映項目的各個方面，包括項目背景、目標、技術方案、經(jīng)濟效益、社會效益等。2.準確性原則：資料內(nèi)容真實、準確，數(shù)據(jù)可靠，邏輯清晰，避免虛假信息和錯誤數(shù)據(jù)對項目評審造成誤導。3.規(guī)范性原則：資料格式、編號、簽字、蓋章等符合公司規(guī)定和相關行業(yè)標準，保證資料的規(guī)范性和一致性。4.保密性原則：嚴格遵守公司保密制度，對涉及項目的敏感信息和商業(yè)機密進行保密，防止資料泄露。二、職責分工（一）項目部門1.負責組織項目評審資料的收集、整理和初步審核工作，確保資料的完整性和準確性。2.按照規(guī)定的時間和格式要求，向評審機構或評審小組提交項目評審資料。3.對評審過程中提出的問題進行解答和整改，并及時反饋整改情況。（二）評審機構或評審小組1.根據(jù)項目評審要求，對項目部門提交的評審資料進行審查和評估，提出評審意見和建議。2.對評審過程中發(fā)現(xiàn)的重大問題或風險及時向公司相關領導匯報。3.協(xié)助項目部門對評審資料進行修改和完善，確保項目符合評審要求。（三）檔案管理部門1.負責項目評審資料的歸檔和保管工作，建立健全檔案管理制度，確保資料的安全和完整。2.按照規(guī)定的期限和程序，對項目評審資料進行整理、編目、裝訂和存儲，方便查閱和使用。3.定期對項目評審資料進行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級主管部門報告。（四）公司領導1.對項目評審資料的管理工作進行指導和監(jiān)督，確保制度的有效執(zhí)行。2.根據(jù)項目評審結果，做出項目決策或提出決策建議。三、資料收集與整理（一）收集范圍1.項目立項階段：包括項目申請書、項目可行性研究報告、項目環(huán)境影響評價報告、項目用地預審意見等。2.項目設計階段：包括項目初步設計文件、項目施工圖設計文件、項目設計變更文件等。3.項目預算階段：包括項目投資估算、項目設計概算、項目施工圖預算等。4.項目實施階段：包括項目招標采購文件、項目合同協(xié)議、項目進度報告、項目質(zhì)量檢驗報告、項目安全檢查報告等。5.項目驗收階段：包括項目竣工驗收報告、項目決算報告、項目績效評價報告等。（二）收集要求1.項目部門應指定專人負責項目評審資料的收集工作，明確資料收集的范圍、標準和時間要求。2.收集的資料應真實、準確、完整，能夠反映項目的實際情況和進展情況。3.對于涉及多個部門或單位的項目，項目部門應協(xié)調(diào)相關部門或單位共同完成資料收集工作。（三）整理要求1.項目部門應對收集到的資料進行分類整理，按照項目階段和資料類型進行編號和歸檔。2.資料應統(tǒng)一格式，字跡清晰，圖表規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對于電子資料，應進行備份，并按照規(guī)定的命名規(guī)則進行命名和存儲。四、資料提交與審核（一）提交時間1.項目部門應在項目評審前[X]個工作日，將整理好的項目評審資料提交給評審機構或評審小組。2.對于緊急項目，應根據(jù)項目評審的時間要求，提前安排資料提交工作。（二）提交方式1.項目部門應將項目評審資料以紙質(zhì)版和電子版兩種形式提交給評審機構或評審小組。2.紙質(zhì)版資料應一式[X]份，按照規(guī)定的格式和順序裝訂成冊，并加蓋項目部門公章。3.電子版資料應存儲在移動存儲設備或公司指定的共享文件夾中，并確保資料的完整性和可讀性。（三）審核流程1.評審機構或評審小組在收到項目評審資料后，應及時進行審核，審核時間一般不超過[X]個工作日。2.審核人員應根據(jù)評審要求，對資料的完整性、準確性、規(guī)范性等進行審查，并提出審核意見。3.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，評審機構或評審小組應及時與項目部門溝通，要求項目部門進行整改，并在規(guī)定的時間內(nèi)重新提交審核。五、評審過程管理（一）評審準備1.評審機構或評審小組應在評審前制定詳細的評審計劃，明確評審目的、評審范圍、評審方法、評審人員組成、評審時間安排等。2.評審人員應熟悉項目評審資料和相關法律法規(guī)、政策標準，做好評審前的準備工作。（二）評審實施1.評審機構或評審小組應按照評審計劃組織開展評審工作，通過聽取匯報、查閱資料、現(xiàn)場考察、專家咨詢等方式，對項目進行全面評估。2.評審過程中，評審人員應認真記錄評審情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出評審意見和建議。3.對于重大問題或爭議事項，評審機構或評審小組應組織相關人員進行討論和研究，必要時可邀請外部專家進行咨詢。（三）評審記錄1.評審機構或評審小組應指定專人負責評審記錄工作，對評審過程和評審結果進行詳細記錄。2.評審記錄應包括評審時間、評審地點、評審人員、評審內(nèi)容、評審意見和建議等內(nèi)容，并由評審人員簽字確認。3.評審記錄應妥善保管，作為項目評審檔案的重要組成部分。六、評審報告管理（一）報告編制1.評審機構或評審小組應在評審結束后[X]個工作日內(nèi)，編制項目評審報告。2.評審報告應內(nèi)容完整、結論明確、語言規(guī)范，包括項目概述、評審依據(jù)、評審過程、評審意見和建議等內(nèi)容。3.評審報告應經(jīng)評審機構或評審小組負責人審核簽字，并加蓋評審機構或評審小組公章。（二）報告提交1.評審機構或評審小組應將項目評審報告及時提交給項目部門和公司相關領導。2.項目部門應將評審報告作為項目決策的重要依據(jù)，并根據(jù)評審意見和建議，對項目進行整改和完善。（三）報告存檔1.檔案管理部門應將項目評審報告納入項目檔案進行統(tǒng)一管理，按照規(guī)定的期限和程序進行歸檔和保管。2.項目評審報告應與項目評審資料、評審記錄等一并存儲，方便查閱和使用。七、資料保管與借閱（一）保管要求1.檔案管理部門應建立項目評審資料保管制度，明確資料保管的責任人和保管期限。2.項目評審資料應存放在安全、干燥、通風的庫房內(nèi)，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保資料的安全和完整。3.對于電子資料，應定期進行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.項目評審資料的保管期限應根據(jù)項目的性質(zhì)和重要程度確定，一般為[X]年。2.對于涉及公司重大利益、具有長期參考價值或法律法規(guī)規(guī)定需要永久保存的項目評審資料，應永久保存。（三）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱項目評審資料的，應填寫借閱申請表，注明借閱資料的名稱、數(shù)量、借閱時間、借閱用途等內(nèi)容，并經(jīng)項目部門負責人或檔案管理部門負責人批準。2.借閱人員應按照規(guī)定的時間歸還借閱資料，如需延期借閱，應提前辦理延期手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱資料，不得擅自涂改、復印、轉(zhuǎn)借或丟失，如有違反，應承擔相應的責任。八、保密管理（一）保密范圍1.項目評審過程中涉及的公司商業(yè)機密、技術秘密、項目信息等。2.評審人員在評審過程中獲取的其他敏感信息。（二）保密措施1.項目部門和評審機構或評審小組應與參與項目評審的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。2.評審人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露項目評審資料和相關信息。3.在項目評審過程中，應采取必要的保密措施，如限制評審資料的傳閱范圍、使用加密存儲設備等。（三）監(jiān)督檢查1.公司應定期對項目評審資料的