監(jiān)理資料的形成、分類、組卷及歸檔辦法

1、監(jiān)理資料的形成、分類、組卷及歸檔辦法1. 工程監(jiān)理文件檔案資料的收集、整理、歸檔，是項(xiàng)目監(jiān)理部的一項(xiàng)重要工作。為規(guī)范項(xiàng)目監(jiān)理部監(jiān)理文件檔案資料的管理，特制訂本規(guī)定。2. 工程建設(shè)監(jiān)理文件檔案資料，是項(xiàng)目監(jiān)理部在監(jiān)理實(shí)施過(guò)程中形成的、具有保存價(jià)值的原始記錄。監(jiān)理文件檔案資料管理是否規(guī)范，是公司對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理部工作考核的主要內(nèi)容之一。各項(xiàng)目監(jiān)理部必須按公司統(tǒng)一要求認(rèn)真做好此項(xiàng)工作。3. 項(xiàng)目監(jiān)理部監(jiān)理文件檔案資料的管理由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé),落實(shí)專人具體實(shí)施。4. 為保證監(jiān)理資料的完整、分類有序，工程開(kāi)工前，總監(jiān)應(yīng)與建設(shè)單位、承包單位對(duì)資料的分類、格式（包括用紙尺寸）、份數(shù)達(dá)成一致意見(jiàn)。5. 監(jiān)理文件檔案

2、資料的日常管理應(yīng)做到：注意時(shí)效、及時(shí)整理、真實(shí)可靠、內(nèi)容齊全、分類有序。6. 日常管理中監(jiān)理資料的具體分類如下：6.1合同文件6.1.1監(jiān)理合同（包括招投標(biāo)文件）；6.1.2施工合同；6.1.3分包合同和其他合同；6.1.4合同變更協(xié)議文件；6.1.5費(fèi)用索賠和工程延期文件。6.2監(jiān)理文件6.2.1監(jiān)理大綱；6.2.2監(jiān)理規(guī)劃；6.2.3監(jiān)理實(shí)施細(xì)則；6.2.4會(huì)議紀(jì)要（例會(huì)紀(jì)要、專題會(huì)議紀(jì)要、其他與工程監(jiān)理相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要）；6.2.5監(jiān)理階段性總結(jié)報(bào)告；6.2.6監(jiān)理月報(bào)；6.2.7監(jiān)理日志/日記；6.2.8監(jiān)理旁站記錄；6.2.9監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理工程師通知單；6.2.10監(jiān)理工作總結(jié)。

3、6.3工作聯(lián)系文件6.3.1建設(shè)單位聯(lián)系單；6.3.2施工單位聯(lián)系單；6.3.3政府部門函件；6.3.4設(shè)計(jì)變更文件。6.4施工單位報(bào)驗(yàn)資料（一）6.4.1開(kāi)工文件；6.4.2施工組織設(shè)計(jì)及方案；6.4.3總包單位（分包單位）資質(zhì)資料；6.4.4人員上崗證；6.4.5工程量申報(bào)及付款報(bào)告；6.4.6試驗(yàn)室資質(zhì)報(bào)審資料。6.5施工單位報(bào)驗(yàn)資料（二）6.5.1建筑材料、構(gòu)配件、設(shè)備報(bào)審表；6.5.2報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表； 6.5.3工程質(zhì)量問(wèn)題處理記錄及質(zhì)量事故處理報(bào)告；6.5.4工程測(cè)量放線報(bào)審文件；6.5.5工程進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審文件。6.6工程驗(yàn)收文件6.6.1工程樁基、基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)工程等中間驗(yàn)收文件；6

4、.6.2設(shè)備安裝專項(xiàng)驗(yàn)收記錄；6.6.3工程竣工預(yù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)驗(yàn)表；6.6.4人防工程驗(yàn)收記錄；6.6.5消防工程驗(yàn)收記錄；6.6.6單位工程驗(yàn)收記錄；6.6.7工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告；6.6.8竣工移交證書等竣工文件；6.6.9工程照片及聲像資料。7. 日常監(jiān)理服務(wù)過(guò)程中施工單位報(bào)驗(yàn)資料的審簽，首先，應(yīng)由資料員審核該表格的使用是否符合要求，填寫是否規(guī)范，無(wú)誤后交專業(yè)監(jiān)理工程師。專業(yè)監(jiān)理工程師主要審核填寫內(nèi)容是否符合工程實(shí)際和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求，確認(rèn)簽字后返還資料員，資料員將簽認(rèn)過(guò)的資料保留一份，其余返還施工單位。監(jiān)理文件檔案資料應(yīng)在各階段監(jiān)理工作結(jié)束后，由資料員負(fù)責(zé)及時(shí)整理歸檔。工程竣工后，向建設(shè)單位、

5、城建檔案館、公司移交的工程監(jiān)理文件檔案的歸檔和移交執(zhí)行施工階段監(jiān)理文件歸檔和移交規(guī)定。施工階段監(jiān)理文件歸檔和移交規(guī)定總 則1. 為提高公司建設(shè)工程監(jiān)理文件管理水平，規(guī)范和統(tǒng)一監(jiān)理文件的整編、移交和歸檔工作，制定本規(guī)定。2. 本規(guī)定適用于2003年1月1日后開(kāi)工的新建、擴(kuò)建、改建建設(shè)工程施工的監(jiān)理文件。3. 本公司建設(shè)工程監(jiān)理文件的歸檔除執(zhí)行本規(guī)定外，同時(shí)應(yīng)符合建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范（GB503192000）、建筑工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T503282001）、科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T118222000）、技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法（GB/10609.389）、城市建設(shè)檔案案卷質(zhì)量規(guī)

6、定（建辦1995697號(hào)）等規(guī)范或文件的規(guī)定及地方城建檔案部門和合同要求。4. 為使監(jiān)理文件檔案資料符合有關(guān)規(guī)定和要求，要求在項(xiàng)目開(kāi)工前，項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)與建設(shè)單位取得共識(shí)，同時(shí)應(yīng)主動(dòng)與城建檔案部門進(jìn)行聯(lián)系，明確具體要求。 基 本 規(guī) 定1. 項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)將工程監(jiān)理文件的形成和積累，納入工程建設(shè)監(jiān)理的各個(gè)環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍內(nèi)。2. 由總監(jiān)理工程師主持項(xiàng)目監(jiān)理部監(jiān)理文件的整理立卷工作。3. 工程部應(yīng)對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理部監(jiān)理文件的整編工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。在工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)對(duì)工程監(jiān)理文件進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。監(jiān)理文件的歸檔范圍及質(zhì)量要求1. 監(jiān)理文件的歸檔范圍1.1 對(duì)與工程建設(shè)監(jiān)理有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程

7、建設(shè)監(jiān)理主要過(guò)程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體和文件，均應(yīng)收集齊全、整理立卷后歸檔；1.2 工程監(jiān)理文件的具體歸檔范圍應(yīng)符合本規(guī)定附錄A、B的要求。2. 歸檔監(jiān)理文件的質(zhì)量要求2.1 公司歸檔的工程監(jiān)理文件應(yīng)為原件（特殊情況需采用復(fù)制件的，應(yīng)注明原件存放處）；2.2 工程監(jiān)理文件的內(nèi)容及深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。2.3 工程監(jiān)理文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。2.4 工程監(jiān)理文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、黑色中性簽字筆等，不得使用易褪色的紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。2.5 工程監(jiān)理文件應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表

8、整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。2.6 工程監(jiān)理文件中文字材料幅面尺寸為A4（297mm210mm）。圖紙應(yīng)采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。2.7 工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件。2.8 其他幅面的紙張應(yīng)折疊成A4幅面。工程圖紙應(yīng)按技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法統(tǒng)一折疊成A4幅面且圖標(biāo)欄露在外面。工程文件的立卷1名詞解釋1.1 立卷：按照一定的原則和方法，將有保存價(jià)值的文件分門別類整理成案卷，亦稱組卷。1.2 案卷：由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。3. 立卷的原則和方法2.1 立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文

9、件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.2 一個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程報(bào)驗(yàn)、工程材料報(bào)驗(yàn)文件應(yīng)按單位工程組卷，對(duì)于監(jiān)理的管理文件可按建設(shè)工程項(xiàng)目進(jìn)行組卷。2.3 立卷可采用如下方法：2.3.1單位工程：可按照工程管理過(guò)程、施工過(guò)程控制組卷；2.3.2建設(shè)工程項(xiàng)目：可按照單位工程施工過(guò)程、項(xiàng)目管理過(guò)程組卷。2.4立卷過(guò)程中宜遵循下列要求：2.4.1案卷不宜過(guò)厚，一般不超過(guò)40mm；2.4.2案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。3.卷內(nèi)文件的排列3.1 文字材料按事項(xiàng)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開(kāi)，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印

10、本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。3.2 既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。4.案卷的編目4.1卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：4.1.1卷內(nèi)目錄式樣宜符合本規(guī)定附錄C的要求；4.1.2序號(hào)：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開(kāi)始依次標(biāo)注；4.1.3責(zé)任者：填寫文件的直接形成項(xiàng)目監(jiān)理部或個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替；4.1.4文件編號(hào)：填寫工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)；4.1.5文件題名：填寫文件標(biāo)題的全稱；4.1.6日期：填寫文件形成的日期；4.1.7頁(yè)數(shù)：填寫組成案卷文件的總頁(yè)數(shù)；4.1.8卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前。4.2卷

11、內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：4.2.1卷內(nèi)備考表的式樣宜符合本規(guī)定附錄D的要求；4.2.2卷內(nèi)備考表主要是對(duì)案卷情況的說(shuō)明；4.2.3卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁(yè)之后；4.2.4卷內(nèi)備考表在審核人簽字完成后，必須加蓋項(xiàng)目監(jiān)理部印章。4.3案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：4.3.1案卷封面為內(nèi)封面。案卷封面的式樣宜符合附錄E的要求；4.3.2案卷封面的內(nèi)容包括：檔號(hào)、工程編號(hào)、案卷題名、編制項(xiàng)目監(jiān)理部、編制日期、密級(jí)、保存期限、共幾卷、第幾卷；4.3.3檔號(hào)：由項(xiàng)目號(hào)（名稱）、案卷號(hào)組成，由檔案管理員填寫；4.3.4工程編號(hào)：應(yīng)為公司或工程監(jiān)理部對(duì)工程的編號(hào)，由工程監(jiān)理部填寫；4.3.5案卷題

12、名：應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括建設(shè)單位全稱、工程名稱、案卷名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容；4.3.6編制項(xiàng)目監(jiān)理部：應(yīng)填寫項(xiàng)目監(jiān)理部全稱；4.3.7起止日期：應(yīng)填寫案卷內(nèi)各文件最早和最遲形成的日期；4.3.8保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。各類文件的保管期限執(zhí)行GB/T503282001建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范規(guī)定，同時(shí)結(jié)合工程項(xiàng)目具體情況確定。永久是指工程建設(shè)檔案需永久保存；長(zhǎng)期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。短期是指工程檔案保存20年以下。同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷總的保管期限應(yīng)為長(zhǎng)期。4.3.9密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級(jí)的文件

13、，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。4.4編制卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定：4.4.1卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁(yè)面編號(hào)。每卷單獨(dú)編號(hào)，頁(yè)號(hào)從“1”開(kāi)始。4.4.2頁(yè)號(hào)編寫位置：?jiǎn)蚊鏁鴮懙奈募谟蚁陆?；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角；4.4.3成套印刷成冊(cè)的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁(yè)碼。4.4.4案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁(yè)號(hào)。4.5卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷內(nèi)封面必須采用幅面為A4幅面的白色書寫紙。5.案卷裝訂5.1裝訂時(shí)必須剔除金屬物。5.2案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝

14、訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。6.公司案卷裝具一般采用卷盒的形式。 6.1卷盒外表尺寸為310mm220mm，厚度分別為50mm、60mm、70mm三種。6.2卷盒封面應(yīng)符合附錄F的要求；案卷脊背應(yīng)符合附錄G的要求。工程檔案的移交1. 工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前20日內(nèi)，項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)將整理好的監(jiān)理文件報(bào)工程監(jiān)理部審核。工程監(jiān)理部在5日內(nèi)給予審核結(jié)果答復(fù)。項(xiàng)目監(jiān)理部在10日內(nèi)根據(jù)審核意見(jiàn)進(jìn)行整改并按要求進(jìn)行裝訂、整編成冊(cè)后，送呈城市檔案管理機(jī)構(gòu)預(yù)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格，并取得工程檔案認(rèn)可文件后，方可進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收。2. 向公司移交監(jiān)理文件檔案，應(yīng)符合下列規(guī)定：2.1 項(xiàng)目監(jiān)理

15、部應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后30日內(nèi)向工程監(jiān)理部移交檔案，并辦理“工程監(jiān)理檔案移交清單”；2.2 工程監(jiān)理部在辦理完與項(xiàng)目監(jiān)理部的移交手續(xù)后10日內(nèi)將工程項(xiàng)目監(jiān)理檔案移交綜合管理部，并辦理“工程監(jiān)理檔案移交清單”；2.3 移交公司的監(jiān)理文件范圍見(jiàn)附錄A。3 向建設(shè)單位、城建檔案館移交監(jiān)理文件檔案應(yīng)符合下列規(guī)定：3.1 工程竣工驗(yàn)收合格后50日內(nèi)，項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)辦理“工程監(jiān)理檔案移交會(huì)簽單”，經(jīng)各部門、主管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽完成后，方可向建設(shè)單位、城建檔案館移交資料，并辦理“工程監(jiān)理檔案移交清單”，移交清單應(yīng)交工程監(jiān)理部一份備案。3.2 若因各種客觀原因(如:業(yè)主不能按合同約定支付監(jiān)理費(fèi),不能按期接收監(jiān)理檔案等

16、)導(dǎo)致監(jiān)理檔案不能按期交付，項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)將其交付工程監(jiān)理部，并辦理“工程監(jiān)理檔案移交清單”。由工程監(jiān)理部在具備交付條件時(shí)，具體負(fù)責(zé)辦理監(jiān)理文件移交的有關(guān)事宜。3.3 向政府檔案管理部門移交的監(jiān)理歸檔文件為一套原件。3.4 根據(jù)“建設(shè)工程監(jiān)理委托合同”中的規(guī)定向建設(shè)單位移交監(jiān)理歸檔文件。3.5 移交建設(shè)單位、政府檔案管理部門的監(jiān)理文件檔案若有具體規(guī)定，按其具體規(guī)定進(jìn)行整編。 3.6 移交建設(shè)單位、政府檔案管理部門的監(jiān)理文件范圍見(jiàn)附錄B。4 其他4.1 在施工過(guò)程中已移交建設(shè)單位、施工單位的施工過(guò)程資料，監(jiān)理服務(wù)資料，工程監(jiān)理檔案移交時(shí)，項(xiàng)目監(jiān)理部不再另行移交（除委托監(jiān)理合同另有約定外）。4.2

17、承包單位施工過(guò)程報(bào)驗(yàn)的各種施工過(guò)程資料，按國(guó)家相關(guān)規(guī)定在該項(xiàng)報(bào)驗(yàn)審簽同意后應(yīng)即返還建設(shè)單位、施工單位，項(xiàng)目監(jiān)理部只保留一份。各項(xiàng)目監(jiān)理部并可視工程項(xiàng)目參建各方管理體制情況，對(duì)施工過(guò)程中施工單位報(bào)驗(yàn)經(jīng)監(jiān)理簽認(rèn)同意的施工過(guò)程資料返還方式，按各方約定的辦法變通處理。4.3 工程監(jiān)理檔案整理、歸檔除附表A規(guī)定以外的資料（主要是施工過(guò)程中施工單位報(bào)驗(yàn)監(jiān)理工程師簽認(rèn)的服務(wù)過(guò)程資料），可全部移交建設(shè)單位。4.4 工程施工過(guò)程中相關(guān)監(jiān)理資料已向建設(shè)單位、施工單位提供的（以發(fā)文、收文簿簽收為據(jù)），工程竣工資料移交時(shí)，項(xiàng)目監(jiān)理部不再提供如要求另行提供時(shí)，須報(bào)經(jīng)工程監(jiān)理部同意。5質(zhì)量記錄5.1工程監(jiān)理檔案移交清單

18、5.2工程監(jiān)理檔案移交會(huì)簽單 附錄A 向公司移交施工階段監(jiān)理文件一覽表序號(hào)歸檔文件保存期限密級(jí)1監(jiān)理規(guī)劃委托監(jiān)理合同、監(jiān)理規(guī)劃短期秘密監(jiān)理實(shí)施細(xì)則短期秘密監(jiān)理部總控制計(jì)劃等短期秘密2監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題(若無(wú)以相分，以月報(bào)形式留存)長(zhǎng)期秘密3監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題(若無(wú)以相分，以會(huì)議紀(jì)要形式留存)長(zhǎng)期秘密4進(jìn)度控制工程開(kāi)工/復(fù)工審批表長(zhǎng)期秘密工程開(kāi)工/復(fù)工暫停令長(zhǎng)期秘密5質(zhì)量控制不合格項(xiàng)目通知長(zhǎng)期秘密質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見(jiàn)長(zhǎng)期秘密6工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期秘密分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期秘密基礎(chǔ)、主體工程驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期秘密幕墻工程驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期秘密分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄

19、長(zhǎng)期秘密7監(jiān)理通知有關(guān)進(jìn)度控制的監(jiān)理通知長(zhǎng)期秘密有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知長(zhǎng)期秘密有關(guān)造價(jià)控制的監(jiān)理通知長(zhǎng)期秘密8監(jiān)理日志、旁站記錄9合同與其他事項(xiàng)管理工程延期報(bào)告及審批長(zhǎng)期秘密費(fèi)用索賠報(bào)告及審批長(zhǎng)期秘密合同爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見(jiàn)長(zhǎng)期秘密合同變更材料長(zhǎng)期秘密10監(jiān)理工作總結(jié)（含階段監(jiān)理工作總結(jié)）專題總結(jié)短期秘密工程竣工總結(jié)（含階段竣工總結(jié)）長(zhǎng)期秘密質(zhì)量評(píng)價(jià)意見(jiàn)報(bào)告（含階段性質(zhì)量評(píng)估報(bào)告）長(zhǎng)期秘密工程竣工結(jié)算審核意見(jiàn)書長(zhǎng)期秘密11工程項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)（項(xiàng)目監(jiān)理部）及負(fù)責(zé)人名單長(zhǎng)期秘密附錄B 向建設(shè)單位、檔案館移交文件一覽表序號(hào)歸檔文件建設(shè)單位政府檔案管理部門（室）1監(jiān)理規(guī)劃監(jiān)理規(guī)劃監(jiān)理實(shí)施細(xì)則監(jiān)理部總控制計(jì)劃等2監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題3監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題4進(jìn)度控制工程開(kāi)工/復(fù)工審批表工程暫停令5質(zhì)量控制不合格項(xiàng)目通知質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見(jiàn)6造價(jià)控制預(yù)付款報(bào)審與支付月付款報(bào)審與支付設(shè)計(jì)變更、洽商