公文寫作培訓.ppt

1、公文寫作處理培訓,王立平,題綱,一、公文的格式 二、公文的撰寫 三、賓館公文處理流程,一、公文的格式,國務院關于發(fā)布的通知、國家技術監(jiān)督局發(fā)布的GB9704-88國家機關公文格式，對機關公文的格式都有嚴格的規(guī)定。 杭州市印發(fā)了杭州市人民政府文件格式細則。,行政機關公文用紙為A4型紙（黨的機關為16K紙）。 公文正文標題用2號小標宋字。 附件（包括被批轉、轉發(fā)、印發(fā)文件）標題用2號書宋體。 正文為3號仿宋，一級標題用3號黑體，二級標題用3號楷體。 行距1.4倍。,公文的格式一般由眉首、主體、版記三部分組成。 置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首； 置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間

2、的各要 素統(tǒng)稱主體； 置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。,（一）密級和保密期限標識,如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字； 如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級各保密期限之間用“”隔開。,（二）緊急程度標識,如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字； 如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。,（三）發(fā)文機關標識-“紅頭”,由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”兩字 組成，如杭州市人民政府文件，浙江賓館有 限責任公司文件

3、。,（四）發(fā)文字號標注,發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。 年份、序號用阿拉伯數碼標識。年份應標全稱，用六角括號“”括入。序號不編虛位（即1不編為01），不加“第”字。 發(fā)文字號只能一文一個。行政機關之間聯(lián)合行文時，標識主辦機關的發(fā)文字號。,（五）紅色反線的標識,發(fā)文字號下4 mm處印一條與版心等寬的 1mm紅色反線。,浙江賓館有限責任公司文件 浙賓20121號,（七）標題的標注。,1結構要完整。文件標題通常由發(fā)文機關、事由和文種三部分組成。 2排列要美觀。兩行以上的標題可排成正寶塔形或倒寶塔形，雙平行形或三平行形。 3詞意要完整?；匦袝r不得把人名、地名、機關名稱等專用名詞及主詞拆開排列

4、。 4一般不用標點符號。標題中除法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件名稱加書名號外，一般不用標點符號；標題過長或中間需要停頓的，可用空格或換行方式表述。,（八）主送機關的標識,主送機關是指公文的主要受理機關，應當 使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。上行文 只有送一個主送機關，不可多頭主送。 “集團公司：”,（九）附件的標注。,1位置要恰當。附件標注于正文下空一行，左空2字。 2標注要規(guī)范。附件名稱回行時，與冒號后的文字對齊；附件在兩個以上的，應標注序號，序數應對齊；附件名稱后不加標點符號。 3名稱要完整。如附件為正式公文，名稱應包括來文單位、標題、發(fā)文字號。,（十）印章的蓋法。,印章的蓋法有兩種：一種是單一發(fā)文

5、印章蓋法，另一種聯(lián)合行文印章的蓋法。主要要求： 1單一發(fā)文印章的蓋法。落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文日期； 2聯(lián)合行文印章的蓋法。需加蓋兩個印章時，也不署發(fā)文機關名稱；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文日期，互不相交或相切。 需加蓋個以上印章時，要署發(fā)文機關名稱，印章蓋在發(fā)文機關名稱上；主辦機關印章在前，每排最多個印章；最后一排居中排布；最后一排印章之下標識成文時間。,（十一）成文時間的標注。,1.成文日期以領導人簽發(fā)的日期為準。聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準。如領導人簽批后，因故不能及時行文，時間耽擱超過20天的，成文時間可由承辦單位確定。 2.行政機關成文日期用漢字書寫，不

6、能用阿拉伯數字，這是行政機關公文與黨的機關公文上的區(qū)別。,（十二）附注的標注,附注：指公文中需要附加說明的事項。如請示類公文中的聯(lián)系人姓名和聯(lián)系電話；上行文非主要負責人簽發(fā)時其理由說明等。 附注在成文日期下空一行、左空字加圓括號標注。,（十三）主題詞的標引。,1主題詞按類別詞、類屬詞順序排列。 2詞目間空字。 3. 除類別詞，數量不得超過個。,（十四）抄送單位的標識。,1抄送單位應當使用全稱或規(guī)范化簡稱； 2抄送機關之間不同系統(tǒng)不同層次用逗號隔開（如屬不同系統(tǒng)，應用逗號隔開。同一單位中的內設處室與下屬事業(yè)單位，屬不同層次，應用逗號隔開）； 同一層次或同一系統(tǒng)內的單位用頓號隔開（如政府系統(tǒng)內各部

7、門、各單位之間）； 3抄送機關按黨、政、工、團的順序排列。,（十五）印發(fā)機關和印發(fā)日期的標識,1印發(fā)機關和印發(fā)日期在同一行； 2印發(fā)機關和印發(fā)日期位于抄送機關之下（無抄送機關的在主題詞下），印發(fā)機關左空字，印發(fā)時間右空字； 3印發(fā)日期用阿拉伯數字標識。,（十六）版記的設置。,按照規(guī)定，公文雙面印刷，版記應置于最后一頁。,浙江賓館公文格式,【紅頭文件】標題：宋體 小二 正文：仿宋 三號 【內部通啟】標題：黑體 三號 正文：宋體 小四,二、公文的撰寫,（一）起草公文的基本要求,主旨明確，材料豐富，文題相符、條理清晰、措詞符合公文寫作的語言特色。,（二）公文的語言特點：,莊重樸實、準確嚴謹、精煉規(guī)范

8、。,（四）幾種公文的寫作要求,1、請示類 2、報告類 3、通知類,請示的特點,請示是需要批復的行文，請示由下級做出，須以提出要求來作結。 請示必須在事前行文，對于緊急事件已自行處理的，事后以報告形式行文。 請示一般是一事一請，不得多頭主送、越級報送、報領導個人。,請示的撰寫,請示由目的或原因、請示的具體事項及要求、結語三部分內容組成。 標題：機關、單位規(guī)范化簡稱、事由加文種。如（浙江賓館）關于增加培訓預算的請示 主送機關：一個上級機關的名稱 正文：一是行文的依據；二是對欲解決問題的初步方案；三是明確提出請上級批復的請求主，“當否，請批示” 署名及時間，加蓋公章。,報告的特點,應用的廣泛性 行文

9、的單向性，屬備案性質的文件，用于匯報工作，反映情況，答復詢問，不要求上級批復。 表達的敘述性，不用描寫抒情，很少發(fā)議論。,報告的種類,工作報告 情況報告 答復報告 建議報告,報告的撰寫,報告的結構：報告一般由導語、主體和結尾組成。 主體部分：工作情況報告，應寫明工作的進展或完成情況，取得的成績和存在的問題，也可簡單地交待下一步工作安排或打算。檢查報告，要寫清發(fā)生事故或事件的時間、地點、單位，涉及的人員，事故的詳細情況或事件的經過，造成的后果或影響，還要分析主觀和客觀原因，最后寫明處理情況或提出處理意見。回復報告，一般按詢問的內容作出答復即可。 報告的使用要點。報告不得夾帶請示事項，不得報送領導

10、個人。,通知的特點,適應性強，從行文主體看通用，公文內容上可傳達指令性內容、工作任務，召開會議，隸屬關系說，可下行文，也可平行文。 準確具體 結構靈活,通知的種類,會議通知 指示性通知 批轉性通知 轉發(fā)性通知 發(fā)布性通知 任免與聘用通知 周知性通知,通知的撰寫,標題：用全項標題，由發(fā)文單位、事由和文種構成。 主送單位 正文：通知的緣由（目的、意義或依據）、通知的事項和執(zhí)行通知的要求或希望。一般通知的事項應分條列項表達。 署名和日期,三、賓館公文處理工作流程介紹,（一）收文工作介紹,1、主管部門隨信函發(fā)來的文件，接上級部門通知領取的文件，各部門參加會議帶回的文件均納入收文范圍。各部門不能擅自保管

11、原件。 2、登記：收到文件后行政辦公室文員上登記編號，填寫外來文件處理表，附在文件封面上。登記時寫明收文編號、來文單位、原文字號、收文時間、文件名稱等。帶密級的文件需單獨編號。 3、傳閱：文件登記后交行政辦主任簽批，呈酒店總經理室傳閱、批示 4、批示處理、存檔：文件返回后檢查總經理室批示，有批示的按批示辦理，并在傳閱單上注明處理結果及日期；無批示的文件按類別歸檔； 上級主管部門要求回收的文件須在指定時間交回，并辦理相應手續(xù)。 辦理文件傳閱要做到傳辦及時，催辦有結果，防止積壓誤事。,（二）發(fā)文工作介紹,1、發(fā)文范圍：可分為酒店向外單位發(fā)文和酒店對內發(fā)文。 2、擬稿：主辦部門擬稿，填寫浙江賓館發(fā)文稿。 3、核稿編號：主辦部門負責人審核簽字，并備份；行政辦公室核稿（電子版），編文號確定發(fā)文范圍。不符合行文規(guī)范需增加部門會簽。 4、簽發(fā)：主管領導簽發(fā)。不同意發(fā)文，退還主辦部門。 5、排版校對：根據酒店領導的簽發(fā)排版打?。恢鬓k部門、行政辦公室校對。按浙江賓館文件格式統(tǒng)一規(guī)范發(fā)文。 6、登記：檢查文稿是否加蓋公章或負責人簽字。登記時要注明發(fā)文編號、發(fā)文時間、文件名、發(fā)往單位及份數； 7、發(fā)送歸檔,（三）其他事項,內部通啟：