房地產(chǎn)公司檔案分類方案及檔號編制規(guī)則模版

1、 檔案分類方案及檔號編制規(guī)則1 目 的1.1 為規(guī)范檔案工作流程，統(tǒng)一檔號編制規(guī)則，結(jié)合公司實際，特制定本標準。2 適用范圍2.1 本標準以公司全部檔案為對象進行分類，制定了統(tǒng)一的分類方案及檔號編制規(guī)則，適 用于總部各部門及城市公司、項目公司等檔案管理工作。3 術(shù)語3.1 全宗號 全宗，指一個獨立公司或單位在經(jīng)營活動中形成的檔案有機整體。比如，一個獨立的項目公司形成的全部檔案就構(gòu)成一個全宗。本標準中所說的全宗號，是指為方便管理檔案，人為給立檔單位編制的一個代號。不同公司的檔案以全宗號區(qū)分開來。3.2 分類分類號是以字母、數(shù)字形式標識檔案內(nèi)容、載體、特征，使之有序排列的一種編碼，是檔號的重要組成

2、部分。 每個分類號下的案卷，均從“1”開始編號。3.3 項目號項目即取得一地塊土地使用權(quán)后進行開發(fā)建設(shè)的一個工程項目。為此項目編制的代碼即為項目號。3.4 案卷號若干具有有機聯(lián)系的文件組合而成即為案卷，案卷是檔案保管的基本單位。將案卷按照一定的規(guī)則進行有序排列形成的順序號，即為案卷號。一般以一盒為一卷，特殊情況也可一盒裝多卷。3.5 件號件號即卷內(nèi)文件順序號，反映文件在該卷內(nèi)的位置，每一個案卷卷內(nèi)文件件號均從1開始編寫。3.6 檔號檔案編號，簡稱檔號，是以字符形式賦予文件實體的一組代碼，通常用以固定和反映文件排列順序。本標準中檔號主要由全宗號、分類號、卷號、件號等通過特定方式排列組合而成。檔號

3、要求具有唯一性，不得重復(fù)。4 檔案分類規(guī)則4.1 本標準采用“問題（或事件）”分類法，即按照檔案的具體內(nèi)容進行分類，不采用“機構(gòu)”分類法，即按文件形成部門進行分類的方法。根據(jù)公司檔案產(chǎn)生情況，初步分為九大類：證照檔案、合同檔案、文書檔案、項目檔案、聲像檔案、實物檔案、專題檔案、會計檔案、人事檔案。 5 一級類目設(shè)置5.1 本標準共設(shè)置一級類目九個，采用英文字母作為類目代碼。部分行業(yè)如有檔案難以歸入上述九大類時，可根據(jù)實際需要增設(shè)一級類目，但需報地產(chǎn)總部綜合管理部備案。一級類目代碼一級類目代碼證照檔案a實物檔案f合同檔案b專題檔案g文書檔案c會計檔案h項目檔案d人資檔案j聲像檔案e其他5.2 檔

4、案分類類目一般不超過四級，具體二、三、四級類目，參見地產(chǎn)文件資料歸檔范圍、歸檔時限和保管期限表。6 檔號編制規(guī)則6.1 檔號結(jié)構(gòu)：全宗號 - 年度/項目號 - 分類號 - 案卷號 - 件號6.2 全宗號編制說明6.2.1公司全宗號由兩部分組成。6.2.2第一部分由代碼和代碼“1”組成。代碼用兩位英文字母標識，例如：“”取“zr”兩字母表示；則第一部分為“zr1”6.2.3第二部分由城市公司名稱縮寫代碼組成。例如：福州公司的表示方法：fuz。6.2.4 全宗號編制舉例說明 例如：福州置業(yè)公司：zr1fuz 上海置業(yè)公司：zr1shh 以此類推。6.2.5地產(chǎn)總部對各級公司設(shè)立了統(tǒng)一的全宗代碼，不

5、宜隨意修改。如有新增公司及項目，應(yīng)報總部綜合管理部備案，總部給予編號，以免混淆。具體參見全宗代碼一覽表(附件1)。6.3 年度/項目號6.3.1項目號由拼音字母與阿拉伯數(shù)字共同組成，例如：項目1表示為xm01。每家城市公司開發(fā)的項目均從xm01開始計數(shù)，xm02，xm03以此類推。6.3.2總部對各級公司設(shè)立統(tǒng)一的項目號，不宜隨意修改。如有新增公司及項目，應(yīng)報地產(chǎn)總部綜合管理部備案，總部給予編號，以免混淆。6.4 分類號分類號由英文字母和阿拉伯數(shù)字組成，可根據(jù)需要，靈活設(shè)置類別的層級，不同層級的類別之間用“.”隔開。具體參見地產(chǎn)文件資料歸檔范圍、歸檔時限和保管期限表。例如：一級類目二級類目三級

6、類目四級類目分類號文書檔案(c)公文管理(1)公司收發(fā)文(1)/c1.16.5 案卷號6.5.1 案卷號用三位阿拉伯數(shù)字表示，同一分類下的案卷依次按流水編號，不應(yīng)有空號。6.5.2 案卷組卷方式有多種，需靈活應(yīng)用?？梢缓幸痪恚缥臅鴻n案，綜合類合同檔案；有按照單個項目組卷，如項目檔案；有一戶一卷，如拆遷戶檔案；有以公司為單位組卷，如企業(yè)注冊證照類等。6.6 件號件號用四位阿拉伯數(shù)字表示，按照文件順序由“0001”開始往下排列。7 檔號編制示例7.1 本標準設(shè)置的檔號結(jié)構(gòu)為五級結(jié)構(gòu)，即：全宗號-年度/項目號-分類號-卷號-件號。7.1.1在第二級結(jié)構(gòu)“年度/項目號”中，凡是類目中涉及項目類的均取

7、項目號，不取年度，即檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號-項目號-分類號-卷號-件號；凡是不涉及項目類的，一律取年度，不取項目號。7.1.2 檔號中，其他級結(jié)構(gòu)不變。7.2 檔號編制示例 7.2.1 非項目類，以文書檔案為例：zr1fuz-2014-c1.1-001-0001 檔號格式： zr1fuz-2014-c1.1-001-0001 件號 案卷號 分類號 年度 全宗號：福州公司注意：“企業(yè)注冊證照”整理時不分年度，同一家公司的證照放在一起，其檔號格式為： 全宗號-分類號-卷號-件號。7.2.2 項目類，以項目檔案為例：zr1fuz-xm01-d1.1-001-0001 檔號格式： zr1fuz-xm01-d1.1-001-0001 件號 案卷號 分類號 項目號：潤城 全宗號：福州公司注意：項目檔案中“項目綜合類”是指包含多個項目內(nèi)容的文件，無法納入某個具體項目中，故項目號統(tǒng)一設(shè)置為xm00，整理