辦公自動化基礎知識課件

1、第1章 辦公自動化基礎知識,第1章 辦公自動化基礎知識,本章學習要求: 1掌握辦公自動化的概念，了解辦公自動化系統(tǒng)的構成 。 2熟悉辦公事務管理的概念與內容 。 3了解電子政務的定義，掌握電子政務的基本模式 。,第1章 辦公自動化基礎知識,教學內容: 1.1 辦公自動化概述 1.2 辦公事務管理 1.3 電子政務與辦公自動化,結 束,1.1.1 辦公活動與辦公自動化 人們在進行生產(chǎn)活動、科學實踐和行政管理中，為實現(xiàn)一個具體的工作目標，所從事的處理人群集體事務或信息的活動就叫辦公。 辦公的性質決定了辦公活動是有組織、有目的的活動。,1.1辦公自動化概述,1.1辦公自動化概述,1辦公活動 （1）農(nóng)

2、業(yè)時代的辦公活動 在農(nóng)業(yè)時代，科學技術和應用技術水平都很低，那時主要的辦公工具是紙、筆和算盤，主要的辦公活動是信息的生成、輸出和存貯，信息記錄在紙上，通過抄寫或印刷來復制，辦公活動完全依靠手工來完成，而辦公公文信函的傳遞，主要借助于馬作為交通工具。 （2）工業(yè)時代的辦公活動 在工業(yè)時代，蒸汽機的出現(xiàn)、電的發(fā)明，對辦公活動方式產(chǎn)生了巨大的影響，辦公設備也步入了一個新的階段。,（3）信息時代的辦公活動 計算機的出現(xiàn)，標志著信息時代的來臨，與此同時，通信技術及其他軟科學的進步，使得人類社會對信息的處理、傳遞以及組織能力達到了前所未有的高度，辦公活動的方式也發(fā)生了真正意義上的巨大變化。,1.1辦公自動

3、化概述,1.1辦公自動化概述,2辦公自動化 我國在上個世紀80年代初就開始制定辦公自動化的發(fā)展目標及遠景規(guī)劃，1985年在國務院電子振興辦組織的我國第一次辦公自動化規(guī)劃討論會上，對辦公自動化作了如下定義：“辦公自動化是指利用先進的科學技術，不斷地使人們的一部分辦公業(yè)務活動物化于人以外的各種設備中，并由這些設備與辦公室工作人員構成服務于某種目標的人機信息處理系統(tǒng)” 。,1.1辦公自動化概述,1.1.2 國內外辦公自動化發(fā)展 1國外辦公自動化發(fā)展 20世紀90年代以后，國外的辦公自動化發(fā)展主要為如下四個方向： （1）辦公自動化設備向著高性能、多功能、復合化和系統(tǒng)化發(fā)展； （2）辦公自動化系統(tǒng)向著數(shù)

4、字化、智能化、無紙化和綜合化發(fā)展；,1.1辦公自動化概述,（3）以計算機為核心的辦公工作站向處理文字、數(shù)據(jù)、聲音、圖形的多媒體方向發(fā)展； （4）通信在OA系統(tǒng)中的地位進一步增強，充分利用現(xiàn)代化通信技術，建立起全球的網(wǎng)絡體系。,1.1辦公自動化概述,2國內辦公自動化發(fā)展 （1）發(fā)展歷史 我國辦公自動化的應用和發(fā)展歷程，可以分為以下三個階段： 第一代OA系統(tǒng)，以個人電腦、辦公套件為主要標志；實現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計和文檔寫作電子化，即將辦公信息載體從紙介質方式轉向數(shù)字方式。 第二代OA系統(tǒng)，以網(wǎng)絡技術和協(xié)同工作技術為主要特征；實現(xiàn)了工作流程自動化。 第三代OA系統(tǒng)，是融信息處理、業(yè)務流程和知識管理于一體的應

5、用系統(tǒng)。,1.1辦公自動化概述,（2）發(fā)展特點 我國辦公自動化發(fā)展的特點是起步晚、發(fā)展迅猛，首先是為政治、經(jīng)濟、國防服務。 （3）發(fā)展方向 辦公自動化的發(fā)展方向應該是數(shù)字化辦公。所謂數(shù)字化辦公即幾乎所有的辦公業(yè)務都在網(wǎng)絡環(huán)境下實現(xiàn)。,1.1辦公自動化概述,3國內辦公自動化存在的問題 （1）投資大、效果不明顯，水平低、重復建設多，硬件投入多、軟件投入少，模擬手工作業(yè)增加管理負擔等。 （2）辦公人員大都是非計算機專業(yè)人員，他們的計算機知識尤其是計算機操作系統(tǒng)及硬件知識的缺乏，導致辦公效率的降低，也造成系統(tǒng)管理員工作量的增大。,1.1辦公自動化概述,4我國辦公自動化的發(fā)展策略 （1）在組織實施方面，

6、從傳統(tǒng)的工業(yè)項目管理體制轉向專業(yè)化和產(chǎn)品化實施體制 。 （2）在技術選向方面，選擇與世界發(fā)展潮流吻合的技術。 （3）在設計思想方面，從傳統(tǒng)的面向業(yè)務的設計轉向面向用戶的設計。 （4）在實現(xiàn)方法方面，從傳統(tǒng)的結構化設計轉向采用復雜適用系統(tǒng)（CAS）理論進行實現(xiàn)。,1.1辦公自動化概述,1.1.3 辦公自動化系統(tǒng) 1辦公自動化系統(tǒng)的概念 辦公自動化系統(tǒng)是指面向特定單位、支持其綜合辦公業(yè)務的集成化信息系統(tǒng)。它將該單位的人員、業(yè)務流程、信息、組織機構與辦公自動化技術與設備集成為一個有機的整體。辦公自動化系統(tǒng)的運作包括信息采集、信息加工、信息轉輸、信息保存四個環(huán)節(jié)。,1.1辦公自動化概述,2辦公自動化系

7、統(tǒng)要素及模式 （1）辦公自動化系統(tǒng)要素 辦公自動化系統(tǒng)要素包括人員、業(yè)務、辦公機構、辦公制度、辦公技術設備、辦公環(huán)境等。 （2）辦公自動化系統(tǒng)模式 辦公自動化系統(tǒng)可分為信息流模式和工作流模式兩種.,1.1辦公自動化概述,3辦公自動化系統(tǒng)的構成 辦公自動化系統(tǒng)按其功能由三個層次構成，即事務處理層辦公自動化系統(tǒng)、信息管理層辦公自動化系統(tǒng)和決策支持層辦公自動化系統(tǒng)。,1.1辦公自動化概述,4辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展 傳統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)最大特點是應用基于文件系統(tǒng)或關系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以文檔數(shù)據(jù)為存儲和處理對象，強調對文檔數(shù)據(jù)的計算和統(tǒng)計能力。 現(xiàn)代辦公的任務是提高政府部門、企事業(yè)單位的運作效率，進而增強其核

8、心競爭力。因此將來的辦公自動化系統(tǒng)的核心是知識，實現(xiàn)的基礎技術是知識管理。,1.2辦公事務管理,1.2.1 辦公事務管理的概念 辦公室的職能是處理機關日常工作，協(xié)調部門的工作關系。包括承辦會議，負責信息、新聞發(fā)布，對外宣傳與公關工作；負責領導的秘書事務，處理機關文書、檔案、保密、保衛(wèi)、信訪等行政管理工作。,1.2辦公事務管理,1事務 相對職能而言，在職能以外但卻是為實現(xiàn)職能所必需的、例行的、程序性的、服務性的、輔助性的、技術性的事情的總體稱為事務。 2辦公事務管理 辦公事務管理的功能是使機關內部辦公事務、后勤事務活動的要素構成及流通過程達到最佳狀態(tài)，從而使其功效得到放大和充分發(fā)揮。,1.2辦公

9、事務管理,3辦公事務管理的特點 （1）事務性 要求在管理實踐中，重視對事務、事務活動規(guī)律性的研究，根據(jù)實際情況和需要，充分地發(fā)揮制度化、程序化管理方法的作用。 （2）綜合性 要求必須從機關整體出發(fā)考慮和處置各種問題，充分借鑒和運用多學科、多門類管理方法和技術方法，實事求是、有針對性地解決問題。,1.2辦公事務管理,（3）專業(yè)性 辦公事務管理需要遵循特定的技術規(guī)律，需要從事各種管理活動的人掌握這種特定的技術和方法技巧。 辦公事務管理是一種微觀的管理，需要有精細具體、可操作性強的技術方法體系作為支持。在一定意義上，辦公事務管理的過程將成為綜合應用管理技術的過程。,1.2辦公事務管理,4辦公事務管理

10、的基本原則 （1）系統(tǒng)原則 （2）服務第一 （3）質量管理 （4）時效性 （5）經(jīng)濟性 （6）集中化 （7）規(guī)范化 （8）簡化,1.2辦公事務管理,1.2.2 效率與時間管理 時間管理是如何對時間的流動進行管理。辦公室日常事務之一就是做好合理地安排時間，包括日程安排、約會安排和差旅安排，最終目的就是要提高辦事效率。,1.2辦公事務管理,1注重辦事效率 效率是投入和產(chǎn)出的比值，投入越少，產(chǎn)出越多，效率就越高。提高辦事效率取決于兩個因素：主觀能動作用和客觀條件。前者是指人的思想和才能，后者是指工作對象的難易、手段的效能高低、時空環(huán)境的順逆。效率可分為個體辦事效率和整體運轉效率。要把辦公室工作的效率

11、搞上去，不僅要提高個體的辦事效率，而且要做好總體組織工作。,1.2辦公事務管理,2日程安排 （1）日程安排的內容 日程安排的內容是把單位或領導每月、每周、每天的主要活動納入計劃，并下發(fā)給相關部門或個人。 各種接待、約會。 業(yè)務考察活動。 組織各類會議。 組織各類重大活動。,1.2辦公事務管理,（2）日程安排的基本要求 統(tǒng)籌兼顧 安排規(guī)范 效率原則 突出重點 留有余地 適當保密,1.2辦公事務管理,3約會安排 約會也稱約見，是指領導在事先約定的時間、地點與別人會面洽談業(yè)務或會商工作。在現(xiàn)代社會中，會面應事先約定，這是講究社交禮節(jié)、注重工作效率的表現(xiàn) 4差旅安排 差旅安排就是為領導的出行制定周密詳

12、細的差旅計劃。一份合理、周全、程序規(guī)范的差旅計劃，能保證領導在最短的時間內完成工作任務。,1.2辦公事務管理,1.2.3 會議管理 1會議要素 會議要素是指會議的組成因素?？煞譃閮深悾活愂腔疽?，另一類是可選要素。 2會議的組織 會議的組織是確定并完善會議要素，并將其以有秩序、有成效的方式組合為一個有機整體的活動過程。,1.2辦公事務管理,1.2.4 公文管理 1基本概念 （1）文件 文件是一種信息記錄。它是被人們以各種記錄方式記載到一定的物質媒體（如紙張、感光材料、磁性材料等）上之后形成的信息與其載體的復合體。,1.2辦公事務管理,（2）公文 公文既具有文件的基本屬性，又具有其它文件（主

13、要是私人文件）所不具備的一些特點，主要用于處理公務、辦公事務；它的文體、結構、格式大都由國家有關機構以法律法規(guī)或規(guī)章的形式加以嚴格規(guī)范，在形成過程中，它必須履行嚴格的法定的生效程序。在現(xiàn)實效用方面，它對有關各方行為的強制影響受到國家法律法規(guī)嚴格的約束和保護。,1.2辦公事務管理,2公文的主要類別 依據(jù)不同的標準，可從多角度對公文進行類別劃分。 3公文處理 公文處理就是對公文的創(chuàng)制、處置和管理。即在公文從形成、運轉、辦理、傳遞、存儲到轉換為檔案或銷毀的一個完整周期中，以特定的方法和原則對公文進行創(chuàng)制加工、保管料理，使其完善并獲得功效的行為或過程。,1.2辦公事務管理,4公文運轉過程控制 公文運轉

14、過程是指文件在機關內部的運行和辦理過程。對該過程進行控制的目的是保證其穩(wěn)定有序、方向正確、流速合理。 5文件傳遞過程控制 公文只有準確、快捷地傳送給收文者，才能真正產(chǎn)生效用。為此，必須有效地控制公文的傳遞過程，保證其方向正確、速度合理、線路短捷、有效。,1.3 電子政務與辦公自動化,人類社會進步的歷史就是不斷創(chuàng)造和利用科學技術的歷史，隨著以全球互聯(lián)網(wǎng)技術為代表的新一代信息技術的迅猛發(fā)展，人類社會已步人一個嶄新的網(wǎng)絡時代。電子政務就是在以網(wǎng)絡技術為核心的信息技術發(fā)展的基礎上所產(chǎn)生的政府管理的改革新模式。 1.3.1 電子政務概述 電子政務是現(xiàn)代化信息技術與行政管理等多個學科相融合的產(chǎn)物，它不僅是

15、計算機和網(wǎng)絡技術新的應用方式，而且更是一場劃時代的變革，具有深遠的歷史意義。,1.3 電子政務與辦公自動化,1電子政務的定義 所謂電子政務（E-Governance或E-Governing），就是運用計算機、網(wǎng)絡和通信等現(xiàn)代信息技術手段，在互聯(lián)網(wǎng)上實現(xiàn)政府組織結構、工作流程和運作方式的優(yōu)化重組和有效改造，構建精簡、高效、廉潔、公平的服務型的現(xiàn)代化政府運作模式，以便全方位地向社會提供優(yōu)質、高效、規(guī)范、透明、符合國際水準的管理和服務。 電子政務的核心在于將政府的管理和服務借助信息手段集成，實現(xiàn)更高效、更廉潔、更務實的政府監(jiān)管和服務。,1.3 電子政務與辦公自動化,2電子政務的服務對象 電子政務的服

16、務對象包括政府本部門內部，也包括其他政府部門，企業(yè)以及社會公眾；從電子政務系統(tǒng)的服務對象來看，電子政務運作方式包括政府部門與政府部門的電子政務、政府和公務員的電子政務、政府和企業(yè)的電子政務以及政府和公眾的電子政務。 3電子政務的應用領域 電子政務的應用領域可以歸納為以下8個方面：,1.3 電子政務與辦公自動化,（1）以電子文檔交換技術為工具，推動信息通信及交易處理； （2）實現(xiàn)公文電子化，建立政府各種資料庫； （3）通過網(wǎng)絡共享，實行電子稅務； （4）電子采購及招標，在線交易，及在線支付； （5）電子福利支付與查詢； （6）電子郵政； （7）電子身份認證； （8）推動電子商務，構建信息安全體系

17、。,1.3 電子政務與辦公自動化,1.3.2 電子政務的現(xiàn)狀和發(fā)展方向 從上個世紀90年代以來，電子政務在各國相繼展開，許多國家都實施了一系列基礎工程，大力發(fā)展了電子政務，成效十分顯著。電子政務不斷從初級階段向高級階段發(fā)展。但由于信息化程度、基礎設施、人力資源、技術能力等方面存在差異，各國著手實施電子政務的起始時間不同，全球電子政務發(fā)展水平存在著不平衡性?？偟膩砜矗l(fā)達國家電子政務起步要早于發(fā)展中國家，其電子政務發(fā)展水平也大大高于發(fā)展中國家。,1.3 電子政務與辦公自動化,1. 國外電子政務的發(fā)展狀況簡介 目前，發(fā)達國家都把電子政務建設作為政府工作和國家信息化的重要戰(zhàn)略，制定自己的電子政務發(fā)展

18、戰(zhàn)略與遠景。 2. 我國電子政務的現(xiàn)狀 我國電子政務的建設過程經(jīng)歷了三個階段：以辦公自動化建設為核心階段、以行政監(jiān)督為核心的階段和以公共服務為核心的階段。,1.3 電子政務與辦公自動化,3. 我國電子政務的發(fā)展方向 根據(jù)2007年聯(lián)合國有關機構的評估，我國電子政務總體水平與發(fā)達國家相比還存在很大差距。我國電子政務發(fā)展中還存在諸多不完善之處，包括政務信息資源開發(fā)利用滯后，共享機制尚未建立，建設、管理運行體制不完善，應用系統(tǒng)的潛能未得到充分發(fā)揮，公眾服務水平和效率不高，如何加強經(jīng)濟監(jiān)管、法律法規(guī)和標準化工作、安全保障等方面亟待解決。,1.3 電子政務與辦公自動化,我國電子政務的發(fā)展建設主要做好以下

19、幾個方面的工作。 （1）轉變觀念、提高認識 （2）制定發(fā)展規(guī)劃并建立統(tǒng)一技術標準 （3）加大行政改革并創(chuàng)新政府管理 （4）建立電子政務系統(tǒng)的安全保障體系 （5）進一步加強和完善電子政務的立法工作 （6）加強電子政務的人性化與動態(tài)交互功能使之更貼近公眾 （7）建設一支能適應電子政務發(fā)展和現(xiàn)代化建設需要的公務員隊伍,1.3 電子政務與辦公自動化,1.3.3 電子政務的工作模式 電子政務所包含的內容極為廣泛，幾乎可以包括傳統(tǒng)政務活動的各個方面。電子政務的運作模式有G2G模式、G2E模式、G2B模式和G2C模式等四種。 1G2G電子政務 政府與政府之間的電子政務稱作G2G，它是指政府內部、政府上下級之間、不同地區(qū)和不同職能部門之間實現(xiàn)的電子政務活動。,1.3 電子政務與辦公自動化,2G2E電子政務 G2E電子政務是指政府（Government）與政府雇員（Employee）之間的電子政務。G2E電子政務是政府機構通過網(wǎng)絡技術實現(xiàn)內部電子化管理的重要形式，也是G2G、G2B和G2