第九章文書禮儀.ppt

1、1,第九章,文書禮儀,2,第一節(jié) 文書禮儀概述,一、內(nèi)容和意義 （一）內(nèi)容： 公務(wù)文書禮儀 私人文書禮儀 涉外文書禮儀 （二）意義： 秘書的基本功。 講究文書禮儀，可以達(dá)到“相逢一笑泯恩仇”的效果。 加強(qiáng)友誼，擴(kuò)大合作。,3,二、文書禮儀的基本要求,（一）準(zhǔn)確、恰當(dāng) 文體選擇準(zhǔn)確恰當(dāng)； 選詞造句準(zhǔn)確恰當(dāng)； 發(fā)、受文關(guān)系準(zhǔn)確恰當(dāng)； 發(fā)文時間準(zhǔn)確恰當(dāng)。 （二）真情、積極 （三）明確、規(guī)范,4,第二節(jié)書信類文書禮儀,一、基本要求 （一）中文書信結(jié)構(gòu)： 1.稱呼 2.啟詞 3.正文 4.酬應(yīng)過渡 5.祝頌詞 6.簽署 7.日期,5,（二）中文書信行款規(guī)范： 字跡清晰端正，不寫錯字病句，單字不成行，單行

2、不成頁。 一頁紙上至少有1/3是話語長度跨兩行以上的，奴役滿頁盡是長度不跨行的短句。 禮儀性的賀信、唁函、邀請書不宜太長，但不能少于100字。 不可用紅色筆和鉛筆書寫。 對境外華語地區(qū)通信，應(yīng)尊重當(dāng)?shù)貪h語書寫習(xí)慣。 信箋折疊應(yīng)文字面朝外，受件人稱呼朝外。 信箋折疊應(yīng)簡單地橫豎對折，不宜折成燕子狀、花瓣?duì)?，會影響工作信件的?yán)肅性。,6,明信片的寄件人后不能寫“緘”而寫“寄”。 收件人姓名后可用“鈞啟、安啟、公啟、親啟、勛啟、素啟、芳啟、手啟（手拆）”等敬語。 郵資付足。 信封書寫規(guī)范，不可隨意印制或改制。,7,（三）常見書信寫作規(guī)范,1.求職信： 稱呼： 正文：求職信息的來源+應(yīng)聘職位+個人基本

3、情況+能力（特長） 結(jié)尾：希望給予答復(fù)并盼望得到面試的機(jī)會；表示祝福、敬意之類的禮貌語。 署名和日期： 附件：,8,范文1： 自薦信 尊敬的領(lǐng)導(dǎo)： 您好！ 我是某大學(xué)某系的一名學(xué)生，即將面臨畢業(yè)。 四年來，在師友的嚴(yán)格教誨及個人的努力下，我具備了扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)知識，系統(tǒng)地掌握了、等有關(guān)理論；熟悉涉外工作常用禮儀；具有較好的英語聽、說、讀、寫、譯能力；能熟練操作計(jì)算機(jī)辦公軟件。同時，我利用課余時間閱讀了大量書籍，不但充實(shí)了自己，也培養(yǎng)了自己多方面的技能。,9,此外，我還積極參加各種社會活動，抓住每一個機(jī)會鍛煉自己。大學(xué)四年，我深深地感受到，與優(yōu)秀學(xué)生共事，使我在競爭中獲益；向?qū)嶋H困難挑戰(zhàn)，讓我在

4、挫折中成長。我熱愛貴單位所從事的事業(yè)，殷切地期望能夠在您的領(lǐng)導(dǎo)下，為這一光榮的事業(yè)添磚加瓦，并在實(shí)踐中不斷學(xué)習(xí)、進(jìn)步。 收筆之際，鄭重地提一個小小的要求：無論您是否選擇我，尊敬的領(lǐng)導(dǎo)，希望您能接受我誠懇的謝意！ 祝愿貴單位事業(yè)蒸蒸日上！ 年月日,10,范文2（致意信）： 親愛的薩馬蘭奇先生： 我曾收到過您寄來的關(guān)于北京申請2008年奧運(yùn)會的信件。 在您最近主持的國際奧委會執(zhí)委會上，北京已經(jīng)成為5個候選城市之一。我和我的同事們完全支持北京申辦。如能在具有悠久文明并且迅速發(fā)展的北京舉辦2008年奧運(yùn)會，無論對奧林匹克運(yùn)動，對中國乃至世界都具有積極意義。 我深信北京市在中國政府和全國人民的支持下，將

5、作出非凡的努力，一定能辦成一屆高水平的奧運(yùn)會。 歡迎您在方便的時候訪問中國。 中華人民共和國主席 江澤民 2002年9月9日于北京,11,范文3（賀信）,親愛的總工程師： 欣悉您在今年科技創(chuàng)新評獎活動中容或一等獎，并當(dāng)選為“科技領(lǐng)航人”，我由衷地為你高興，并代表全公司干部群眾向您表示衷心的祝賀！ 多年來，正是由于您和以您為首的科技班子為企業(yè)的發(fā)展殫精竭慮，無私奉獻(xiàn)，我們光明公司才能以產(chǎn)品的不斷創(chuàng)新和質(zhì)量的持續(xù)穩(wěn)定，在市場上立于不敗之地。我和公司領(lǐng)導(dǎo)班子的全體同志都深深懂得，科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，科技人員是企業(yè)的第一財(cái)富，而您的突出成就則充分證明，科技人員是光明公司的第一功臣。在新一輪的產(chǎn)品創(chuàng)新

6、和市場開發(fā)中，還仰仗您和公司其他科技人員的鉆研努力。我深信，只要我們?nèi)w員工擰成一股勁，就一定能不斷取得新的勝利。 再次為您的獲獎祝賀！ 光明公司總經(jīng)理 2006年11月1日,12,北京2008年奧運(yùn)會申辦委員會： 欣悉在莫斯科召開的國際奧委會第112次全體會議上，北京市獲得2008年夏季奧運(yùn)會舉辦權(quán)，全國體育工作者為之歡欣鼓舞。這是中國體育界值得熱烈慶賀的大事。 在中國舉辦奧運(yùn)會是我國幾代體育工作者的夙愿，是全中國各族人民的共同愿望。在緊張激烈的申辦過程中，你們通過艱苦扎實(shí)和卓有成效的工作，終于使這一美好的愿望變成現(xiàn)實(shí)。在此，謹(jǐn)向你們和所有為申辦成功作出貢獻(xiàn)的人們表示衷心感謝和崇高敬意！ 改

7、革開放以來，隨著我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，社會不斷進(jìn)步，綜合國力顯著增強(qiáng)，體育事業(yè)蒸蒸日上，中國體育界為國際奧林匹克運(yùn)動會和世界和平進(jìn)步事業(yè)作出更大貢獻(xiàn)。在黨中央、國務(wù)院的正確領(lǐng)導(dǎo)下，在全國人民的關(guān)心支持下，我們相信2008年北京奧運(yùn)會一定能夠圓滿成功，并以獨(dú)特的風(fēng)采載入國際奧林匹克運(yùn)動史冊，為中國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)增添新的光彩。 國家體育總局 中華全國體育總會 中國奧委會 2001年7月13日,范文4（賀信）,13,范文5（致歉信）,親愛的高經(jīng)理永恒先生： 我已知悉發(fā)生在會展中心的事。我公司兩員工在布展時居然 不聽貴處有關(guān)人員勸阻，致意違章操作，致使火災(zāi)釀成，對此我表示萬分抱歉?，F(xiàn)我已派人將兩員工召

8、回，待事故調(diào)查結(jié)束后一并嚴(yán)肅處理。因火災(zāi)造成的損失由我公司賠償，我公司并擬派人協(xié)助被損展臺的修復(fù)事宜。 員工不聽勸阻，也反映出我公司對員工的紀(jì)律教育和安全教育存在著問題，這首先是我的責(zé)任。我們一定要以此為鑒，舉一反三，深查員工的紀(jì)律觀念和安全觀念，加強(qiáng)教育，嚴(yán)肅紀(jì)律，絕不讓禍?zhǔn)轮匮荨?再次向您表示深摯的歉意！ 三彩廣告公司 總經(jīng)理 2007年7月31日,14,范文6（邀請信）,尊敬的張千石先生： 為紀(jì)念偉大的辛亥革命90周年，我會定于2001年10月9日至10月11日在上海市政協(xié)江海廳舉行“辛亥革命與中國現(xiàn)代化進(jìn)程”專題研討會。千老長年鉆研辛亥革命課題，乃海內(nèi)外享有盛譽(yù)的辛亥革命研究泰斗，務(wù)請

9、千老屆時撥冗光臨賜教。倘惠賜論文，請以前贈與我會，以便打印。即頌 撰安！ 上海市“辛亥革命”研究會 2001年8月30日,15,范文7（婉拒信）,尊敬的高謙良經(jīng)理先生： 謝謝您熱情洋溢的邀請信！清風(fēng)山的景色與貴公司的業(yè)績都是我向往不已的，能在一個美麗的地方與真情的主人相商美好的未來，實(shí)美煞人哉！然而我不得不十分抱歉的告訴您，由于您提出的時間與我公司早已安排的職工代表大會會期沖突，而我作為職代會代表和公司經(jīng)理，必須全程出席會議，所以不能應(yīng)邀出席清風(fēng)山洽談會，這真是令人遺憾的事，還望高先生及各位朋友諒解。但我相信，這毫不影響我們一向的合作誠意，我們的合作在即將到來的新世紀(jì)必定更上一層樓！順致 最誠

10、摯的敬意！ 光明制件公司經(jīng)理 2005年10月15日,16,第三節(jié)電子通信及柬貼類文書禮儀,一、電子通信文書禮儀的基本要求 簡潔言簡意賅 真誠真實(shí)城信 規(guī)范符合要求和約定俗成的通用形式 二、柬貼類文書禮儀的基本要求 形式精美但不奢華 遞送方式很有講究,17,三、電子通信及柬貼類文書寫作規(guī)范 要素齊全 格式規(guī)范 內(nèi)容簡潔明了 用詞確切,18,范文1（賀電） 中共北京市委員會賈慶齡同志： 北京市人民政府劉淇同志： 欣悉北京獲得2008年第29屆奧運(yùn)會舉辦權(quán)，我們代表中共上海市委、上海市人民政府和1300萬上海人民，向你們并通過你們你們向北京人民表示最熱烈的祝賀！ 在分享申奧成功的歷史性時刻，我們由

11、衷地喜悅，盡情的歡呼。上海人民將和全國人民一起奮發(fā)努力，扎實(shí)工作，全力支持北京辦好2008年奧運(yùn)會，共同為中華民族的偉大復(fù)興而奮斗！ 中共上海市委員會 黃菊 上海市人民政府 徐匡迪 2001年8月19日,19,范文2（賀就任） 尊敬的余惠中女士： 欣悉您已就任 遠(yuǎn)大實(shí)業(yè)公司總經(jīng)理，謹(jǐn)向您表示最熱烈的祝賀和崇高敬意。俞女士的膽略見識和謹(jǐn)慎周密，素為業(yè)中人士稱道，更為本公司同仁欽敬。我深信，有俞女士掌舵，貴公司必能更加乘風(fēng)遠(yuǎn)航，貴公司與我公司的合作，亦將再寫人生興奮的一頁。 星高公司總經(jīng)理 趙培章 2001年6月16日,20,范文3（賀開業(yè)）,親愛的鄭總經(jīng)理： 欣聞貴公司即將擇吉開業(yè)，請接受我公司

12、全體同仁的真誠祝賀。時下本行業(yè)炙手可熱，正蘊(yùn)藏?zé)o限商機(jī)，是有但有識之才俊大顯身手的自由天地。貴公司的加盟，使本行業(yè)增添一支生力軍，使本公司多一個盟友，實(shí)乃幸事。本公司愿與貴公司精誠合作，共謀發(fā)展，以推動行業(yè)進(jìn)步，并為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)騰飛而共同奮斗！ 山石公司經(jīng)理 2007年8月5日,21,范文4（慰問信）,親愛的羅經(jīng)理鵬原先生： 驚悉您罹患肝炎，十分掛念。肝炎固有病毒作祟，卻也因先生夙興夜寐、操勞過度而積勞成疾。祈愿羅先生“既來之，則安之”，養(yǎng)病期間，千萬遵從醫(yī)囑，耐心療治，而勿以各種紛煩雜念為擾。健康乃青山，是事業(yè)的根基，也是千金難買的資源，只要有健康的身體，一切都可以創(chuàng)造！ 祝您早日康復(fù)！ 原源實(shí)

13、業(yè)公司經(jīng)理 2006年7月25日,22,范文5（唁電）,奮強(qiáng)公司董事長朱先生： 驚悉貴公司總經(jīng)理方先生在車禍中不幸罹難，至深哀悼。方先生致力于本行業(yè)的發(fā)展，自2003年出任貴公司總經(jīng)理，業(yè)內(nèi)人士對其膽識胸襟交口稱贊。正值富于春秋的美好年華，卻遭逢如此噩運(yùn)，實(shí)為業(yè)內(nèi)同仁悲悼，也是企業(yè)界一大憾事。謹(jǐn)向朱董事長及方先生親屬表示我們最誠摯的哀念之情。愿業(yè)內(nèi)同仁繼承方先生的遺志，攜手共進(jìn)，推動行業(yè)發(fā)展，并為繁榮社會主義市場經(jīng)濟(jì)而齊心努力，以告慰方先生在天之英靈。 鴻展公司董事長 總經(jīng)理 2005年5月20日,23,范文6（唁電）,親愛的方夫人王麗女士： 得知方總不幸辭世的噩耗，我們十分震驚和悲痛，所有與

14、方總相識的人都十分痛惜，方總將永遠(yuǎn)是我們懷念的朋友。但愿我們對方總的緬懷與敬意能給您些許安慰，并愿您節(jié)哀順變，善自珍攝。 易 張 2005年11月5日,24,第四節(jié)致辭類文書禮儀規(guī)范,一、基本內(nèi)容： 開（閉）幕詞、迎送詞、答謝詞、祝酒詞、悼詞、題詞等。 二、作用： 溝通思想、交流感情 三、寫作要求： 感情真誠充沛，使致辭有感染力，能激發(fā)起有關(guān)人員的情緒。 多用口語化的短句，不宜太書面化。 全文不宜長。,25,四、寫作規(guī)范 開幕詞：標(biāo)題+稱呼+正文+結(jié)語 正文：宣布開幕+會議或活動名稱+性質(zhì)+參與者情況+指導(dǎo)思想、任務(wù)+希望和要求 結(jié)語：預(yù)示性評價+祝愿 閉幕詞：正文部分扼要總結(jié)評價會議（活動）

15、的情況，強(qiáng)調(diào)其意義，對會后如何貫徹提出要求；結(jié)語可表示對有關(guān)方面的感謝，最后是鄭重宣布閉幕。,26,歡迎詞：稱呼+正文+結(jié)語 正文：何人在何時、以何種身份或代表誰向來賓表示歡迎和問候+此番交往的意義與作用或表示進(jìn)一步發(fā)展友好合作關(guān)系的意愿。 結(jié)語：表示祝愿。 歡送詞：正文部分應(yīng)強(qiáng)調(diào)來賓訪問期間友誼、合作的新發(fā)展，并預(yù)見未來，表示進(jìn)一步合作的態(tài)度；結(jié)語表示惜別并祝頌平安。,27,祝酒詞：稱呼+正文+結(jié)語 正文：舉行什么宴會，歡迎什么客人（或答謝什么客人）；接著敘述此次雙方接觸的意義作用；提議干杯。 答謝詞：正文主要包括感謝或激動，傾吐心聲，回?cái)⑦^程，不免自己對未來的看法。結(jié)尾可再次表示感謝或表示

16、美好祝愿。,28,悼詞：標(biāo)題+正文+結(jié)尾 正文：表示哀悼+介紹逝者身份、職務(wù)、逝世時間、地點(diǎn)、原因以及享年，正文的主體概述逝者生平，總結(jié)其優(yōu)點(diǎn)和貢獻(xiàn)。結(jié)尾一般表示對逝者的懷念和對家屬的慰問撫吊，一般還要學(xué)習(xí)逝者的優(yōu)點(diǎn)。結(jié)語一般是“同志永遠(yuǎn)活在我們心中”或“同志安息吧”。,29,范文1,在“博鰲亞洲論壇”成立大會上的講話 江澤民 2001年2月27日 各位代表， 女士們，先生們，朋友們： 今天，“博鰲亞洲論壇”正式成立，亞洲和關(guān)心亞洲事務(wù)的許多國家的政界知名人士、企業(yè)界、學(xué)術(shù)界的精英匯集一堂，圍繞亞洲發(fā)展問題交換意見，是一次盛會。我代表中國政府和人民，向成立大會致以衷心的祝賀！向與會各界人士表示

17、熱烈的歡迎！,30,人類已經(jīng)邁入了新的世紀(jì)和新的千年。當(dāng)今世界，經(jīng)濟(jì)全球化和區(qū)域經(jīng)濟(jì)合作正在向縱深發(fā)展。亞洲各國國情雖然不同，但抓住機(jī)遇、迎接挑戰(zhàn)、不斷推進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展，是我們共同面臨的課題。 “博鰲亞洲論壇”作為一個非官方的國際性會議組織，以亞洲國家和地區(qū)為主，又向其它地區(qū)開放，為各方人士提供一個共商亞洲地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、人口和環(huán)境問題的高層次對話場所，反映了在經(jīng)濟(jì)全球化背景下亞洲各國希望加強(qiáng)對話、尋求合作、實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展的時代要求。 我完全支持這個構(gòu)想。中國政府主張建立公正合理的國際政治經(jīng)濟(jì)新秩序，一貫重視和支持多層次、多渠道、多領(lǐng)域的對話與合作。作為東道國，中國政府將繼續(xù)為論壇的健康發(fā)展提供

18、支持，同時也希望與會各國人士予以支持。,31,讓我們攜起手來，為實(shí)現(xiàn)亞洲各國的共同發(fā)展，為增進(jìn)亞洲與世界其它地區(qū)的交流與合作，為開創(chuàng)亞洲繁榮、富強(qiáng)、美好的明天而積極努力。 最后，祝大會圓滿成功！,32,在香港特別行政區(qū)歡迎晚宴上的講話 胡錦濤 （年月日）,同胞們，朋友們： 今晚的香港，暖風(fēng)輕拂，群情振奮，呈現(xiàn)出濃郁的歡樂氣氛。時隔年，有機(jī)會在這里同香港各界人士再次歡聚一堂，我感到十分高興。明天就是香港回歸祖國周年。借此機(jī)會，我向在座各位，并通過你們向全體香港市民，致以誠摯的問候和良好的祝愿！ 年月日，香港在歷經(jīng)滄桑后回到祖國懷抱。從那一天起，香港進(jìn)入了新時代。這個新時代最顯著的特點(diǎn)，就是在“一國兩制”下香港同胞實(shí)現(xiàn)了當(dāng)家作主，真正成為香港的主人。,33,年來，香港雖然幾經(jīng)風(fēng)雨，但愈發(fā)光彩奪目。這其中的根本原因就是在新的條件下，香港同胞煥發(fā)出前所未有的主人翁熱情，繼續(xù)發(fā)揚(yáng)愛國愛港的光榮傳統(tǒng)和引以為豪的拼搏精神，同舟共濟(jì)，自強(qiáng)不息。 我們欣慰地看到，今天的香港繼續(xù)保持自由港和國際金融、貿(mào)易、航運(yùn)中心的地位，經(jīng)濟(jì)持續(xù)增長，社會保持穩(wěn)定，民生不斷改善，公眾信心明顯增強(qiáng)，國際影響日益擴(kuò)大。所有中華兒女都為香港回歸祖國以來取得的成就感到驕傲！都為香港同胞顯示出來的智慧和才能感到自豪！,34,香港回歸祖國以來的實(shí)踐，充分顯示了“一國兩