自動化辦公簡介

OA系統(tǒng)介紹一、 OA系統(tǒng)介紹1、OA基本概念OA的核心問題是如何提高日常的辦公效率問題。因此我們?nèi)粘９ぷ鞯乃袃?nèi)容都可以歸入OA處理的范疇，如文字處理、文件謄寫、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、會議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售，庫存管理，生產(chǎn)計(jì)劃，器材需求，技術(shù)管理，質(zhì)量管理，成本、財(cái)務(wù)計(jì)算、勞資、人事管理等等，那么這些都是日常辦公工作的處理范圍。 但是我們發(fā)現(xiàn)OA承載過多， 那到底辦公自動化應(yīng)該包含那些內(nèi)容： 廣義講，對于提高我們?nèi)粘９ぷ餍实能浻布到y(tǒng)，包括打印機(jī)、復(fù)印機(jī)以及辦公軟件都是可以成為OA系統(tǒng)。 狹義上講，OA系統(tǒng)是處理公司內(nèi)部的事務(wù)性工作，輔助管理，提高辦公效率和管理手段的系統(tǒng)。 2、帝隆云定義帝隆云OA就是采用Internet/Intranet技術(shù)，以“工作流”為引擎、以“知識文檔”為容器、以“信息門戶 ”為窗口，使企事業(yè)單位內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。 在基礎(chǔ)OA的應(yīng)用上，可供企事業(yè)機(jī)構(gòu)自行靈活定義符合自身需求的管理工作流程、知識目錄架構(gòu)、信息門戶框架，以更便捷、更簡單、更靈活、更開放的滿足日常OA辦公需求。 3、協(xié)同管理定義在帝隆云的應(yīng)用基礎(chǔ)之上，以增強(qiáng)型的工作流為引擎、融合知識管理套件、并加入更廣泛的日常業(yè)務(wù)工作管理包括客戶資源的管理等，最主要的三個方面就是要實(shí)現(xiàn)信息的協(xié)同、業(yè)務(wù)的協(xié)同和資源的協(xié)同，企業(yè)的各種資源，包括人、財(cái)、物、信息和流程組成了企業(yè)運(yùn)作的基本要素，協(xié)同管理將這些資源整合在統(tǒng)一的平臺上。 總結(jié)而言，協(xié)同管理的本質(zhì)就是打破資源(人、財(cái)、物、信息、流程等)之間的各種壁壘和邊界，使它們?yōu)楣餐哪繕?biāo)而進(jìn)行協(xié)調(diào)的運(yùn)作，通過對各種資源最大的開發(fā)、利用和增值以充分達(dá)成共同的目標(biāo)。 二、 OA由來和發(fā)展歷程基本界定OA系統(tǒng)以后，我們再回顧一下OA系統(tǒng)在我國的發(fā)展脈絡(luò)。（下文如果非特指，辦公自動化即指狹義的OA系統(tǒng)）。 1、中國的OA系統(tǒng)起源于政府的公文和檔案管理。由于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，政府對企業(yè)的管理出了依靠法律、法規(guī)之外，還有大量的行政指令和指示。企業(yè)在進(jìn)行許多決策的時候，也經(jīng)常需要向主管的政府部門請示匯報(bào)。另外，當(dāng)時的政府官員和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常是你來我往難以分辨，并且存在著比較嚴(yán)格的對應(yīng)關(guān)系，即企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和政府官員行政級別掛鉤，因此在企業(yè)應(yīng)用紅頭文件就比較自然。此時的OA系統(tǒng)的特點(diǎn)：以公文處理、檔案管理為核心的辦公管理系統(tǒng)，其實(shí)辦公其實(shí)就是辦文。 2、隨著企業(yè)的介入，OA軟件也有一定的發(fā)展，加入了很多企業(yè)的特性，例如，OA現(xiàn)在強(qiáng)調(diào)的知識管理，強(qiáng)調(diào)了業(yè)務(wù)流程的整合，但是，效果并不是很理想。主要功能的收發(fā)文、檔案管理、物品管理、文檔管理、車輛管理、后勤管理、簡單的人事管理等。盡管解決了企業(yè)中存在的層級結(jié)構(gòu)，傳統(tǒng)的辦文程序，從文件起草、審閱、會簽、簽發(fā)、下發(fā)到歸檔、借閱等各個環(huán)節(jié)，存在流程復(fù)雜，流轉(zhuǎn)時間長，導(dǎo)致辦公效率低，決策緩慢等問題。但是由于在機(jī)構(gòu)和流程上很難作很大的改動，因此解決之道就是采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅將辦文內(nèi)容電子化，而且實(shí)現(xiàn)整個辦文過程電子化，從根本上改變了傳統(tǒng)的工作模式。 在此種情況下，OA作的所有工作不過是將手工工作搬到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，并利用了計(jì)算機(jī)技術(shù)的一些先進(jìn)特點(diǎn)，卻沒有增加任何先進(jìn)的管理理念和方法。另外辦公自動化的處理的信息范圍實(shí)在過于有限，僅僅處理一些公文就可以稱為辦公自動化了嗎？如果我們仔細(xì)觀察市面上的OA產(chǎn)品，所提供的附加功能的深度和廣度也是非常讓人失望的。這就是我們目前的辦公自動化系統(tǒng)所處的基本現(xiàn)實(shí)和困境。這也是我們的客戶對OA不滿意的焦點(diǎn)所在。 辦公自動化的發(fā)展經(jīng)歷了五個階段：從PC機(jī)加上個人辦公軟件實(shí)現(xiàn)的文字處理是第一個階段，這個階段大概在20世紀(jì)80年代到90年代初，大家主要是實(shí)現(xiàn)文字處理，就是單機(jī)的辦公自動化；第二個階段是局域網(wǎng)的出現(xiàn)，局域網(wǎng)和關(guān)系數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)了文件共享、信息共享，這個應(yīng)該在90年代；第三個階段，即在21世紀(jì)初期，這個階段的特點(diǎn)是以群件技術(shù)為基礎(chǔ)、以協(xié)同工作和知識管理為目標(biāo)的辦公自動化。第四個階段，即協(xié)同辦公門戶，這個階段的特點(diǎn)是OA系統(tǒng)作為整個組織內(nèi)部信息化的入口，相對于外部門戶（互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站），與組織內(nèi)各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，數(shù)據(jù)集中展現(xiàn)。弟五個階段，也就是移動化階段。隨著3G移動網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，OA進(jìn)入了移動化階段。移動OA使得辦公人員可以在任何時間任何地方使用OA，同時也引入了基于GPS的考勤、現(xiàn)場信息采集、移動審批等等移動功能1，把OA應(yīng)用推向了新的額高度。 1、第一代OA以email、個人office辦公軟件處理為核心，個人來處理日常工作，在組織內(nèi)缺乏很好的溝通渠道。 2、第二代OA主要是以傳統(tǒng)的收發(fā)文管理，檔案管理為主。加入了很多的輔助功能如，BBS、公告板、名片夾、日程安排、報(bào)告管理、圖書管理、車輛管理、公司大事記等小功能。這些功能相對獨(dú)立，這樣的功能也可以用內(nèi)部網(wǎng)站的形式實(shí)現(xiàn)。這些功能對于企業(yè)沒有實(shí)際的大的幫助。 而開發(fā)和銷售這種產(chǎn)品的企業(yè)很多，也有一定的客戶群。這類產(chǎn)品價(jià)格比較低，尤其是這類產(chǎn)品開發(fā)成本比較低，對軟件公司的要求也不高。但是這類對企業(yè)沒有起到實(shí)際的使用價(jià)值。 3、第三代OA第二代的OA產(chǎn)品在功能上加強(qiáng)了，加入了很多功能。例如加入了文檔管理、人事的管理、資產(chǎn)的管理，特別是在流程方面逐步得到了加強(qiáng)。他的功能還是相對對立，尤其是與企業(yè)的業(yè)務(wù)還是沒有掛接上來，也是停留在將工作電子化的程度。面對這樣的功能，我們會問：這樣的辦公自動化到底解決了什么問題？企業(yè)用了辦公自動化到底解決了什么問題。 實(shí)際上，這是兩個相關(guān)的問題，解決方法的獲得必須要有更高的高度，更寬闊的視野來看待辦公自動化以及其他系統(tǒng)之間的關(guān)系。同時我們也不能忽略技術(shù)的影響。因此我們需要第三代的OA系統(tǒng)。 4、第四代OA當(dāng)我們的目光移開辦公自動化系統(tǒng)，我們就會發(fā)現(xiàn)，在企業(yè)除了辦公自動化系統(tǒng)之外，還有財(cái)務(wù)、庫存、生產(chǎn)、銷售、人力等管理系統(tǒng)。由于大量的信息孤島式的建設(shè)，他們之間很少能夠緊密協(xié)調(diào)起來。就前端來說，我們經(jīng)常需要進(jìn)行退出一個系統(tǒng)然后再進(jìn)入另一個系統(tǒng)，并且發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)常常不一致，我可以比較肯定地說，目前中國具有信息系統(tǒng)的企業(yè)絕大部分都是這種情況。他們往往具有多個供應(yīng)商提供的多個系統(tǒng)，但很少集成。也有少數(shù)企業(yè)采用ERP套件，集成了其中的一部分，全部集成的企業(yè)鳳毛麟角，也可能正在產(chǎn)生之中。 1、集成，這是第一點(diǎn)需求。 從目前用戶的使用技能和接受程度以及系統(tǒng)的維護(hù)成本考慮，WEB界面最容易接受。另外從集成方面來講，必須采用人人支持的web標(biāo)準(zhǔn)如HTML，JavaScript，Activex，IIOP，DHTML，XML,JAVA等才能在一個界面下容納，否則的化，技術(shù)難度就會導(dǎo)致集成不可能實(shí)現(xiàn)。 2、完全基于web，這是第二點(diǎn)需求。 對于流程，熟悉辦公自動化系統(tǒng)的人就會想起收發(fā)文的流程。那是非常完善的、符合層級結(jié)構(gòu)的、效率低下的流程。對于如何優(yōu)化該流程，如果我們宥于原有的思維模式和知識領(lǐng)域，我們無法獲得更多。必須基于現(xiàn)代的流程管理思想對目前的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組。（辦公自動化系統(tǒng)和管理咨詢?nèi)绾谓Y(jié)合在一起） 3、流程優(yōu)化的，這是第三點(diǎn)需求。 進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)時代，我們?nèi)巳硕际侵R工作者，要求辦公自動化系統(tǒng)必須具有知識內(nèi)涵，或者說是基于知識。提供知識管理所需的最基本的IT工具，知識存儲庫和知識交流場所，更高級的意義上提供，基于知識的崗位要求和評估體系。 4、基于知識的，這是第四點(diǎn)需求。 總之我們要求的辦公自動化系統(tǒng)系統(tǒng)是和其他應(yīng)用系統(tǒng)緊密集成的，完全采用Web技術(shù)的，流程優(yōu)化以及基于知識的管理的辦公管理系統(tǒng)。 5、協(xié)同管理針對信息孤島、應(yīng)用孤島和資源孤島，協(xié)同管理最主要的三個方面就是要實(shí)現(xiàn)信息的協(xié)同，業(yè)務(wù)的協(xié)同和資源的協(xié)同。協(xié)同管理理念主要體現(xiàn)為三大基本思想，即信息網(wǎng)狀思想、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)思想和隨需而應(yīng)思想。 信息網(wǎng)狀思想： 企業(yè)中的各種信息都是存在著聯(lián)系的，例如費(fèi)用報(bào)銷，這筆費(fèi)用是什么時間花的，為哪個項(xiàng)目花的等等這些都是與報(bào)銷單相關(guān)的信息。如果這些關(guān)聯(lián)的信息被封存在不同的數(shù)據(jù)庫或應(yīng)用平臺中，審批者就只能得到簡單電子化的報(bào)銷單而無從獲得更多的信息以支持決策。協(xié)同管理則提供了更好的解決方案，它將各種分散的、不規(guī)則存在的信息整合成一張信息網(wǎng)，每個信息節(jié)點(diǎn)之間依靠某種，或某幾種業(yè)務(wù)邏輯關(guān)系進(jìn)行關(guān)聯(lián)，訪問者就可以完全突破信息孤島的困擾從而輕松自如的穿梭在這張信息網(wǎng)中并獲取自己關(guān)心的信息。在協(xié)同管理平臺中，審批者可以從這張報(bào)銷單開始，迅速了解各種關(guān)聯(lián)信息，包括費(fèi)用花費(fèi)的時間、地點(diǎn)、金額，并進(jìn)而了解這筆費(fèi)用花費(fèi)后的項(xiàng)目進(jìn)展情況，總體預(yù)算情況等等。管理的一個重要方面就是對真實(shí)的、全局信息的了解，而協(xié)同管理無疑提供了這樣的可能性。 業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)思想： 一個形象的比喻，現(xiàn)代化企業(yè)就象一臺不停運(yùn)轉(zhuǎn)著的精密機(jī)器，企業(yè)的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)就象是機(jī)器上的各個部件，任何一個部件出了問題就會對整臺機(jī)器的運(yùn)轉(zhuǎn)造成影響。從表面上來看，企業(yè)的業(yè)務(wù)被分為各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)并歸屬于某個部門或某個人員負(fù)責(zé)，事實(shí)上這些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間有著千絲萬縷的關(guān)系，更為重要的是他們都必須為企業(yè)的共同目標(biāo)而運(yùn)作。例如一個客戶會，會涉及到客戶名單（銷售部業(yè)務(wù)）、市場宣傳資料和方案（市場部業(yè)務(wù)）、相關(guān)物資領(lǐng)用或采購（行政部業(yè)務(wù)）、發(fā)票和費(fèi)用（財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)）等。關(guān)注某個或某些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的傳統(tǒng)軟件由于無法對其它的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)籌管理，因而企業(yè)就不得不在多個應(yīng)用軟件之間切換以保證同步運(yùn)作。而協(xié)同管理平臺則可以對這些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行充分的整合并納入統(tǒng)一平臺進(jìn)行管理，任何一個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的動作都可以輕松啟動其它關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)的運(yùn)作，并對相關(guān)信息進(jìn)行及時更新，從而實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之間的平滑鏈接。 隨需而應(yīng)思想： 企業(yè)的各種資源，包括人、財(cái)、物、信息和流程組成了企業(yè)運(yùn)作的基本要素。協(xié)同管理將這些資源整合在統(tǒng)一的平臺上，并通過網(wǎng)狀信息和關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)的協(xié)同環(huán)境將它們緊密的聯(lián)系在一起。然而要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對這些資源的協(xié)調(diào)和優(yōu)化，很重要的一點(diǎn)就是這些資源能夠隨著企業(yè)的某個目標(biāo)或者某項(xiàng)事務(wù)而被靈活的組織起來并進(jìn)行協(xié)作，為這個目標(biāo)或事務(wù)各司其能并發(fā)揮最大的價(jià)值，換言之，也即各種資源能夠隨企業(yè)的需要而及時的響應(yīng)并突破各種障礙實(shí)現(xiàn)一致性協(xié)作。例如人與人之間的協(xié)作，在企業(yè)的每個角落里每天都在發(fā)生著。在協(xié)同管理平臺中，人與人之間的屏障被打破，并可被隨時調(diào)動起來組成跨部門、跨企業(yè)、跨地域的虛擬團(tuán)隊(duì)。比如說一個項(xiàng)目的進(jìn)行，隨著項(xiàng)目的建立，各個部門的有關(guān)人員都可被加入到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中，甚至可包括企業(yè)外聘的專家、相關(guān)客戶、合作伙伴等。為統(tǒng)一目標(biāo)而設(shè)的虛擬團(tuán)隊(duì)成員可以共享項(xiàng)目信息、被分配各自的任務(wù)、接受項(xiàng)目經(jīng)理的監(jiān)督、相互之間就某個問題進(jìn)行探討、參加網(wǎng)上的項(xiàng)目會議等。當(dāng)然在這樣的例子中，虛擬團(tuán)隊(duì)不光包含了人，還包含了財(cái)、物等資源，例如會議室、項(xiàng)目資料等。而在協(xié)同管理平臺中，這些資源可以突破各種障礙而被迅速找到并集合到一起，并實(shí)現(xiàn)它們之間通暢的溝通、協(xié)調(diào)，從而保證目標(biāo)的達(dá)成。 總結(jié)而言，協(xié)同管理的本質(zhì)就是打破資源（人、財(cái)、物、信息、流程等）之間的各種壁壘和邊界，使它們?yōu)楣餐哪繕?biāo)而進(jìn)行協(xié)調(diào)的運(yùn)作，通過對各種資源最大的開發(fā)、利用和增值以充分達(dá)成共同的目標(biāo)。 三、 帝隆云未來發(fā)展趨勢從目前企業(yè)公司、事業(yè)單位、政府機(jī)構(gòu)對管理信息化的角度來看，無非會集中在三大方面，即帝隆云類、ERP類、BI類，通過這三大類的信息化推廣，可全面部署內(nèi)部管理信息化的支持體系。 隨著信息化的全面推進(jìn)，三大類的信息化，會你中有我、我中有你的趨勢，但對于各階層的使用者來看，可集中通過帝隆云單一入口，靈活處理帝隆云中工作內(nèi)容、也可以及時處理ERP數(shù)據(jù)、以及對內(nèi)部數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)報(bào)表分析。 三者關(guān)系可見簡圖： 以及對三者之間的關(guān)系，也會相互穿插關(guān)聯(lián)關(guān)系： 類型帝隆云類ERP類BI類帝隆云類純粹、基礎(chǔ)的帝隆云應(yīng)用，關(guān)注規(guī)范過程管理的控制，提升管理效率在OA應(yīng)用之上，能獲取ERP中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)通過多維審批在OA應(yīng)用(含本身部分報(bào)表)之上，能獲取BI形成的報(bào)表數(shù)據(jù)展現(xiàn)出來ERP類在ERP本身數(shù)據(jù)管理基礎(chǔ)之上，能獲取OA中審批后數(shù)據(jù)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理重點(diǎn)關(guān)注業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)邏輯處理在ERP應(yīng)用(含本身部分報(bào)表)之上，能把BI分析后數(shù)據(jù)獲取過來并反向影響業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)操作BI類能獲取OA數(shù)據(jù)來源作為分析渠道之一能獲取ERP底層數(shù)據(jù)來源作深化分析強(qiáng)有力的后臺多維數(shù)據(jù)抓取、報(bào)表制作、分析所以，基于整體管理信息化的發(fā)展來看，對于帝隆云未來的應(yīng)用價(jià)值，會越來越至關(guān)重要，這也是目前市面上很多IT廠商會逐步切入來分擔(dān)這塊蛋糕的原因： 1、帝隆云產(chǎn)品服務(wù)方式(1). ASP: ASP即Application Service Provider（應(yīng)用服務(wù)提供商），ASP模式就是集中為企業(yè)搭建信息化所需要的所有網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施及軟件、硬件運(yùn)行平臺，負(fù)責(zé)所有前期的實(shí)施、后期的維護(hù)等一系列服務(wù)，使得企業(yè)無需購買軟硬件、建設(shè)機(jī)房、招聘IT人員，只需前期支付一次性的項(xiàng)目實(shí)施費(fèi)和定期的ASP服務(wù)費(fèi)，即可通過互聯(lián)網(wǎng)享用信息系統(tǒng)。 眾所周知，信息化包括硬件和軟件兩部分，對于硬件部分，大部分的中小企業(yè)都進(jìn)行了IT產(chǎn)品采購并已建立了局域網(wǎng)，但軟件部分的應(yīng)用水平還比較低，像OA這類中高端管理應(yīng)用，國內(nèi)的中小企業(yè)一般都沒有實(shí)施，或者實(shí)施得不完全。據(jù)有關(guān)調(diào)查結(jié)果顯示，在中國上千萬家企業(yè)中，有37%的被調(diào)查企業(yè)認(rèn)為所需費(fèi)用過高，有24%的企業(yè)缺乏專業(yè)咨詢機(jī)構(gòu)的支持協(xié)助，有8%的企業(yè)認(rèn)為是內(nèi)部人員素質(zhì)偏低、意識薄弱，有5%的企業(yè)認(rèn)為是實(shí)施周期長、見效慢，而這些都是阻礙企業(yè)有效實(shí)施0A的核心要素。據(jù)獲，近期國內(nèi)帝隆云OA供應(yīng)商泛微軟件和中國電信面向中小企業(yè)客戶聯(lián)合推出基于E-OFFICE產(chǎn)品的商務(wù)領(lǐng)航泛微ASP平臺。 ASP模式的OA相對于傳統(tǒng)項(xiàng)目型0A，它具有進(jìn)入門檻低、成本低、風(fēng)險(xiǎn)小、易實(shí)施、不需維護(hù)軟硬件等的特點(diǎn)，很好解決了眾多中小企業(yè)所面臨的問題。從現(xiàn)有的600多萬個客戶中抽樣調(diào)查發(fā)現(xiàn)，中小企業(yè)薄弱的地方不是外部資源，也不是市場應(yīng)變能力，而是管理。泛微認(rèn)為，無論是ERP、CRM、OA，還是SCM都是用來提升企業(yè)管理效率，梳理工作流程，整合信息流的。而對于那些以商貿(mào)為主的中小企業(yè)來講，除了必須的財(cái)務(wù)軟件和進(jìn)銷存軟件之外，首當(dāng)其沖的自然是OA，中小企業(yè)從OA使用中輕易獲得大公司的管理方式，一旦應(yīng)用，必將大幅提升企業(yè)競爭力和效率。 提ASP平臺主要考慮了客戶使用和實(shí)施這一塊，在自定義流及個性化設(shè)置十分完善,除了滿足大多數(shù)企事業(yè)單位在內(nèi)部管理過程中的共性需求外，在租賃方式上，采用月租和年租的方式也體現(xiàn)了靈活的特點(diǎn)。另外，電信成熟的托管運(yùn)營經(jīng)驗(yàn)也將更大程度的保障客戶的數(shù)據(jù)安全及無間斷的在線使用。而泛微龐大的渠道體系也將在實(shí)際推廣過程中對客戶更好的服務(wù)。 近來，在線型的應(yīng)用軟件市場在近幾年異彩紛呈，ASP模式在OA領(lǐng)域?qū)⒂写笥锌蔀椤２还茏罱K是否象預(yù)言那樣壟斷市場，但對中國中小企業(yè)信息化的推進(jìn)而言，無疑是一種強(qiáng)大的推動力。 (2). Saas: SaaS是Software-as-a-service（軟件即服務(wù)）的簡稱，它是一種通過Internet提供軟件的模式，用戶不用再購買軟件，而改用向提供商租用基于Web的軟件，來管理企業(yè)經(jīng)營活動，且無需對軟件進(jìn)行維護(hù)，服務(wù)提供商會全權(quán)管理和維護(hù)軟件，對于許多小型企業(yè)來說，SaaS是采用先進(jìn)技術(shù)的最好途徑，它消除了企業(yè)購買、構(gòu)建和維護(hù)基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用程序的需要，近年來，SaaS的興起已經(jīng)給傳統(tǒng)套裝軟件廠商帶來真實(shí)的壓力。 SaaS服務(wù)提供模式： SaaS服務(wù)提供商為中小企業(yè)搭建信息化所需要的所有網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施及軟件、硬件運(yùn)作平臺，并負(fù)責(zé)所有前期的實(shí)施、后期的維護(hù)等一系列服務(wù)，企業(yè)無需購買軟硬件、建設(shè)機(jī)房、招聘IT人員，只需前期支付一次性的項(xiàng)目實(shí)施費(fèi)和定期的軟件租賃服務(wù)費(fèi)，即可通過互聯(lián)網(wǎng)享用信息系統(tǒng)。服務(wù)提供商通過有效的技術(shù)措施，可以保證每家企業(yè)數(shù)據(jù)的安全性和保密性。企業(yè)采用SaaS服務(wù)模式在效果上與企業(yè)自建信息系統(tǒng)基本沒有區(qū)別，但節(jié)省了大量用于購買IT產(chǎn)品、技術(shù)和維護(hù)運(yùn)行的資金，且像打開自來水龍頭就能用水一樣，方便地利用信息化系統(tǒng)，從而大幅度降低了中小企業(yè)信息化的門檻與風(fēng)險(xiǎn)。 SaaS服務(wù)的優(yōu)勢： 對企業(yè)來說，SaaS的優(yōu)點(diǎn)在于： I. 從技術(shù)方面來看：企業(yè)無需再配備IT方面的專業(yè)技術(shù)人員，同時又能得到最新的技術(shù)應(yīng)用，滿足企業(yè)對信息管理的需求。 II. 從投資方面來看：企業(yè)只以相對低廉的“月費(fèi)”方式投資，不用一次性投資到位，不占用過多的營運(yùn)資金，從而緩解企業(yè)資金不足的壓力；不用考慮成本折舊問題，并能及時獲得最新硬件平臺及最佳解決方案。 III. 從維護(hù)和管理方面來看：由于企業(yè)采取租用的方式來進(jìn)行物流業(yè)務(wù)管理，不需要專門的維護(hù)和管理人員，也不需要為維護(hù)和管理人員支付額外費(fèi)用。很大程度上緩解企業(yè)在人力、財(cái)力上的壓力，使其能夠集中資金對核心業(yè)務(wù)進(jìn)行有效的運(yùn)營。 (3). Mobile: SaaS是一個為企業(yè)提供開箱即用的行業(yè)管理軟件托管平臺，支持企業(yè)個性化需求，應(yīng)用隨身定制、隨需而變。 而Mobile將軟件應(yīng)用服務(wù)延伸到移動商務(wù)領(lǐng)域，通過定制手機(jī)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)電腦和手機(jī)的雙終端使用。用戶只需要一部支持WAP2.0或者支持JAVA的手機(jī)就可以隨時隨地的訪問OA。 (4). Sms: Mobile用來擴(kuò)展用戶使用OA的一種途徑，可達(dá)到類似通過IE訪問OA使用的一樣效果。 但Sms服務(wù)，可以直接把一些相關(guān)信息轉(zhuǎn)換為文本信息，利用短信功能發(fā)送到用戶手機(jī)上，并通過短信的簡單回復(fù)可與OA系統(tǒng)智能的雙向溝通，達(dá)到人機(jī)互動處理的效果。 2、帝隆云產(chǎn)品架構(gòu)模式(1). SOA(Service-Oriented Architecture)應(yīng)用: 面向服務(wù)的體系結(jié)構(gòu)（Service-Oriented Architecture，SOA）是一種 IT 體系結(jié)構(gòu)風(fēng)格，支持將您的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)換為一組相互鏈接的服務(wù)或可重復(fù)業(yè)務(wù)任務(wù)，可在需要時通過網(wǎng)絡(luò)訪問這些服務(wù)和任務(wù)。這個網(wǎng)絡(luò)可以是本地網(wǎng)絡(luò)、Internet，也可以分散于各地且采用不同的技術(shù)，可讓最終用戶感覺似乎這些服務(wù)就安裝在本地桌面上一樣。可以對這些服務(wù)進(jìn)行結(jié)合，以完成特定的業(yè)務(wù)任務(wù)，從而讓您的業(yè)務(wù)快速適應(yīng)不斷變化的客觀條件和需求。 當(dāng)在戰(zhàn)略業(yè)務(wù)目標(biāo)的引導(dǎo)下進(jìn)行 SOA 實(shí)現(xiàn)工作時，可確保對業(yè)務(wù)進(jìn)行積極轉(zhuǎn)換，并能夠?qū)崿F(xiàn) SOA 的好處，具體如下： IT 與業(yè)務(wù)的一致性 、IT 資產(chǎn)的最大化重用。 這些有助于確保在耗資巨大的 IT 項(xiàng)目中的投資能夠給業(yè)務(wù)帶來長遠(yuǎn)的價(jià)值。 那么，該如何步入 SOA 的領(lǐng)地，它又會如何影響您的業(yè)務(wù)呢？協(xié)同管理確定了五個切入點(diǎn)，可確保所進(jìn)行的每個基于 SOA 的解決方案都能提供真正的業(yè)務(wù)價(jià)值。 協(xié)同管理可定義的五個切入點(diǎn)能幫助您和您的業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)預(yù)定義的 SOA 解決方案，從而從中獲益。這些切入點(diǎn)同時受到業(yè)務(wù)需求（人員、流程和信息切入點(diǎn)）和 IT 需求（連接性和重用切入點(diǎn)）的驅(qū)動。以下是五個切入點(diǎn)的一般描述信息： 人員：SOA 的這個切入點(diǎn)關(guān)注用戶體驗(yàn)，以幫助生成調(diào)用和實(shí)現(xiàn)更好的協(xié)作，從而獲得一致的人員與流程交互，提高業(yè)務(wù)效率。例如，通過使用 SOA，可以創(chuàng)建基于服務(wù)的 Portlet 來提高此協(xié)作。 流程：流程切入點(diǎn)可幫助企業(yè)了解其業(yè)務(wù)中發(fā)生的情況，從而支持其對現(xiàn)有業(yè)務(wù)模型進(jìn)行改進(jìn)。通過使用 SOA，可以將業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)換為可重用且具有靈活性的服務(wù)，從而改進(jìn)和優(yōu)化這些新流程。 信息：通過使用 SOA 的這個切入點(diǎn)，能以一致而可見的方式利用公司中的信息。通過在所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域提供這個一致而受信任的信息，可促進(jìn)企業(yè)各個領(lǐng)域的創(chuàng)新工作，從而更為有效地進(jìn)行競爭。通過使用 SOA，可以更好地控制信息，而且通過信息與業(yè)務(wù)流程的結(jié)合，可以發(fā)現(xiàn)很多有意義的新關(guān)系。 連接性：利用連接性切入點(diǎn)，可以有效地連接基礎(chǔ)設(shè)施，從而將企業(yè)中的所有人員、流程和信息整合到一起。通過在服務(wù)間和整個環(huán)境中實(shí)現(xiàn)靈活的 SOA 連接，可以獲取現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程并在不需要太多工作的情況下通過其他業(yè)務(wù)通道提供此流程。甚至還能以安全的方式連接防火墻外的外部合作伙伴。 重用：通過 SOA 重用服務(wù)，可以充分利用企業(yè)中已經(jīng)存在的服務(wù)。通過對現(xiàn)有資源進(jìn)行構(gòu)建，可以簡化業(yè)務(wù)流程，在整個企業(yè)內(nèi)確保一致性并縮短開發(fā)時間。所有這些將能幫助您節(jié)約大量的時間和資金。另外，還能減少服務(wù)中的功能重復(fù)，并能獲得使用企業(yè)中為大家所熟悉的經(jīng)過驗(yàn)證的核心應(yīng)用程序的好處。 (2). Web services/套件化: 實(shí)際上，Web Service的主要目標(biāo)是跨平臺的可互操作性。為了達(dá)到這一目標(biāo)，Web Service完全基于XML（可擴(kuò)展標(biāo)記語言）、XSD（XMLSchema）等獨(dú)立于平臺、獨(dú)立于軟件供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)，是創(chuàng)建可互操作的、分布式應(yīng)用程序的新平臺。由此可以看出，在以下三種情況下，使用WebService會帶來極大的好處。 總之，只要從應(yīng)用程序結(jié)構(gòu)的角度看，有別的方法比Web Service更有效、更可行，那就不要用Web Service。 四、 企事業(yè)機(jī)構(gòu)對帝隆云的需求1、企業(yè)機(jī)構(gòu)帝隆云類：著重關(guān)注內(nèi)部管理制度的規(guī)范執(zhí)行、內(nèi)外部信息動向的自動獲取和推送、知識經(jīng)驗(yàn)分享利用、高效率的溝通渠道、行政類事務(wù)的集中處理； ERP類：分為標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用類和非標(biāo)應(yīng)用類；標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用類集中會從關(guān)注財(cái)務(wù)或者生成制造入手，形成對人力資源、生成設(shè)備、客戶銷售資源、供應(yīng)商采購資源、分銷渠道等方面較為通用標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用，但缺乏工作流引起的強(qiáng)力支持；非標(biāo)應(yīng)用類是指非完全制造型企業(yè)對內(nèi)部資源的管理，企業(yè)個性化管理比較強(qiáng)，且應(yīng)用可完全基于工作流引擎?zhèn)鬏敚?BI類：著重于對數(shù)據(jù)的分析處理，可直接獲取帝隆云類、ERP類后臺數(shù)據(jù)，并自行制定分析樣本，供高層領(lǐng)導(dǎo)多方位的決策分析。 2、事業(yè)政府機(jī)構(gòu)帝隆云類：從公文即收發(fā)文管理、以及檔案文件管理入手，貫徹推行行政指令或上行匯報(bào)，以及對外政策法規(guī)的公布； ERP類：即電子政務(wù)，集中處理各局單位、科室職能工作所包含的數(shù)據(jù)檔案歸檔處理，也是政府機(jī)構(gòu)對外辦公窗口； BI類：著重于對數(shù)據(jù)的分析處理，可直接獲取帝隆云類、ERP類后臺數(shù)據(jù)，并自行制定分析樣本，供機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)多方位的報(bào)告分析。 五、 帝隆云選型推廣1、帝隆云整體價(jià)值點(diǎn)帝隆云從企事業(yè)機(jī)構(gòu)的應(yīng)用來看，可以看到總體具備以下幾大價(jià)值點(diǎn)： (1). 落實(shí)管理制度、工作流程自動化 這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實(shí)時監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。目前的企業(yè)和單位都存在著大量的工作流程，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報(bào)，等等，都是一些流程化的工作，每個單位都會有大量的流程。通過實(shí)現(xiàn)工作流程的自動化，就可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高單位協(xié)同工作的效率，極大的減少中間環(huán)節(jié)的摩擦。 (2). 知識文檔自動化管理的自動化 使各類的文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。 (3). 信息發(fā)布平臺 內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如電子通告、新聞發(fā)布、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在組織內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠即時的了解組織內(nèi)部的發(fā)展動態(tài)。? (4). 內(nèi)部通訊平臺 建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，短信系統(tǒng)，即時通訊系統(tǒng)、論壇、個人博客等，使組織內(nèi)部的通訊和信息交流快捷通暢。 (5). 輔助辦公 它牽涉的內(nèi)容比較多，像會議管理、車輛管理、辦公物品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘＾k公事務(wù)性的工作相結(jié)合的各種輔助辦公，要實(shí)現(xiàn)這個輔助辦公的自動化。 (6). 信息集成 我們每一個單位，特別是企業(yè)都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如購銷存、ERP等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)。作為我們企業(yè)的信息源，往往都在這個業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效的獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度。? (7). 實(shí)現(xiàn)分布式辦公 就是要解決分布式辦公和移動辦公，要支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動辦公。現(xiàn)在來講，市場競爭使企業(yè)的規(guī)模越來越大，地域分布越來越廣，移動辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。 2、帝隆云選型上OA條件： 如果你準(zhǔn)備上OA辦公軟件，首先需回答好以下兩個問題： (1). 了解自己的需求 是否能很清晰的了解自己的辦公需求，以及需求的重點(diǎn)，OA軟件成功實(shí)施的重要前提，也是選擇OA廠商的重要參考指標(biāo)。就像你上街買一件日用品，日用品的種類很多，價(jià)格迥異，適合不同的消費(fèi)群體。所以第一步，你必須知道自己要什么。 (2). 組織保障 OA系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)用，觸及大家的工作習(xí)慣，甚至各個業(yè)務(wù)部門利益，加上OA系統(tǒng)的用戶基本涵蓋所有組織成員。特別是在初期，實(shí)施阻力較大，是否有一個強(qiáng)有力的組織保障是關(guān)鍵所在。很多單位視之為“一把手”工程，實(shí)不為過。從前期需求收集到需求篩選、需求確認(rèn)；從調(diào)研廠商到選擇廠商；從實(shí)施組織到培訓(xùn)、試用在整個過程中，信息部門、辦公室作為OA軟件推進(jìn)的責(zé)任部門，必須有有效的組織實(shí)施手段及方法。納入績效考核是較為可行的辦法。 很多單位在選擇OA系統(tǒng)的過程中陷入各種各樣的誤區(qū)，這里我列舉了十大有代表性的誤區(qū)，供廣大用戶借鑒. OA規(guī)劃： 在具備上OA的兩個本條件后，同時需要來規(guī)劃OA系統(tǒng)，但是如果規(guī)劃自己的OA系統(tǒng)，許多客戶單位并不清楚。只是看到別人都在實(shí)施了OA系統(tǒng)、自己也需要這樣的系統(tǒng)。但對于如何規(guī)劃問題則比較模糊。系統(tǒng)規(guī)劃包括這些問題的考慮： 實(shí)施目標(biāo)及明確需求？ 是分期實(shí)施、還是一次性實(shí)施？ 系統(tǒng)實(shí)施的范圍？是全單位，還是局部？ 單位管理制度上是否前行，是否作好了改造的準(zhǔn)備？ 資金是否到位？是否配備了專門的管理員負(fù)責(zé)？ 在明確了以上問題后，便可以進(jìn)行市場咨詢、招標(biāo)等過程。一般情況下，專業(yè)的OA系統(tǒng)服務(wù)商往往會根據(jù)您的規(guī)劃、需求提出良好的建設(shè)和方案。 許多單位不明確時，往往習(xí)慣于到其它單位“考察”，這是非常必要的。但是有一點(diǎn)須明白：OA系統(tǒng)代表著企業(yè)的管理思想、管理辦法、經(jīng)營思路，而各家與各家往往是不一樣的。所以考察不是看都實(shí)施了什么樣的功能？最重要的是要了解： 某些管理問題在系統(tǒng)中是如何解決的？ 如何確保系統(tǒng)實(shí)施和推廣？ 在過程中都遇到哪些難題，并且是如何解決的？ 誤區(qū)： 用OA系統(tǒng)實(shí)行辦公自動化已經(jīng)成為很多企事業(yè)單位加強(qiáng)內(nèi)部管理，提升辦公效率和辦公質(zhì)量的重要手段。但是很多單位在選擇OA系統(tǒng)的過程中陷入各種各樣的誤區(qū)，這里我列舉了十大有代表性的誤區(qū)，供廣大用戶借鑒。 誤區(qū)一：自己開發(fā) 自己開發(fā)OA更能夠滿足自身要求，還可以隨時升級、維護(hù)，可控性強(qiáng)，能避免上當(dāng)受騙，但實(shí)際上呢？ 首先，OA系統(tǒng)已經(jīng)涉及到越來越多的學(xué)科技術(shù)，包括計(jì)算機(jī)、通信、網(wǎng)絡(luò)、管理與行為、多媒體、數(shù)據(jù)庫、圖形圖像等等，是一個需要綜合各種人才的團(tuán)隊(duì)工程，一個或者幾個普通程序員已經(jīng)很難做好； 其次，單位內(nèi)部的程序員受行業(yè)和職位限制，無法掌握最新的管理理念及其發(fā)展趨勢，往往只能對市面上的OA系統(tǒng)和自己單位的辦公流程進(jìn)行簡單模仿和克隆，不能夠真正實(shí)現(xiàn)提升管理水平的目的； 再次，頻繁調(diào)整OA系統(tǒng)會嚴(yán)重影響員工的快速掌握和正常使用，延長融合期； 最后，開發(fā)OA系統(tǒng)需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力、管理、時間成本，不可控因素很多，綜合費(fèi)用最低也要幾萬元，很多都要數(shù)十萬元，顯然得不償失。 因此除了個別特大型企業(yè)和敏感性單位，建議普通企業(yè)不必自己開發(fā)。 誤區(qū)二：功能越全越好 只要你肯付錢，軟件的功能是可以無限擴(kuò)充的，但這是你必需的么？ 首先，容易造成功能閑置，系統(tǒng)空洞； 其次，功能越全，系統(tǒng)越復(fù)雜，使用越困難，維護(hù)越麻煩； 再次，功能多一點(diǎn)，價(jià)格多一片，一次性投入太大； 最后，服務(wù)成本直線上升，隱形風(fēng)險(xiǎn)增大，甚至使應(yīng)用半途而廢。 選購OA系統(tǒng)時應(yīng)該考慮一下自己的實(shí)際需求和支付能力，如果以適用為出發(fā)點(diǎn)，那么就堅(jiān)決砍掉那些可有可無、利用率低的“雞肋”功能，選一個功能緊湊，滿足自己核心需求的既便宜又容易二次開發(fā)的系統(tǒng)。 其實(shí)，就OA的功能來說，無論是冠群聯(lián)想、用友、合強(qiáng)還是不知名的小公司， 80%的內(nèi)容都是相同的，只不過應(yīng)用深度不同。而OA的功能每增加10，價(jià)格至少會增加100300，經(jīng)理人要看看自己有沒有必要為剩下的20%多付那么多的費(fèi)用。 需要注意的是，為滿足中小企業(yè)客戶“小而全”的特點(diǎn)，有的OA集成了人事、客戶、財(cái)務(wù)等功能模塊，這些模塊往往是“看起來很美”，并不能代替專業(yè)的管理軟件，只能做最簡單的記錄和備份工作。 誤區(qū)三：價(jià)格越貴越好 選擇的OA系統(tǒng)越貴，可能發(fā)生的問題就越少？ 首先，判斷一個OA系統(tǒng)好不好的根本原則不是看它的價(jià)格，而是看它是否適合自己； 其次，價(jià)格越高，投入越大，負(fù)擔(dān)越重，風(fēng)險(xiǎn)越高； 再次，選擇價(jià)格昂貴的名牌產(chǎn)品，其實(shí)是在替廠家支付廣告費(fèi)； 最后，產(chǎn)品可能沒有產(chǎn)品化，開發(fā)商還是按照項(xiàng)目在做，沒有成本優(yōu)勢。 我曾經(jīng)看到一個小公司在網(wǎng)站上給自己的OA標(biāo)價(jià)360000元，而銷售人員居然連它的功能都說不清楚，在線試用了一下，簡直是一塌糊涂。這就告誡選購者千萬擦亮眼睛，別迷信“一分價(jià)錢一分貨”，小心被奸商砸著。 對中小型單位而言，我認(rèn)為萬元左右的OA系統(tǒng)性價(jià)比最高，因?yàn)楣δ苄?、穩(wěn)定性、價(jià)格方面結(jié)合得最好。比如新思創(chuàng)OA，除滿足日常辦公需求外，還實(shí)現(xiàn)了信息流、工作流、知識流的協(xié)同管理，同時具有易上手、不限用戶、權(quán)限管理、簡易客戶端、自定義工作流、終身免費(fèi)服務(wù)等特點(diǎn)，而價(jià)格僅為7200元，這些特點(diǎn)很適合中小型單位。 誤區(qū)四：價(jià)格越低越好 價(jià)格低固然是好事，但是如果低到4000元以下就值得懷疑了，這里面是否有貓膩？ 首先，質(zhì)量問題。這種價(jià)格極低的OA多是小公司和個人開發(fā)的，還有是個人離職后從原來的企業(yè)里帶出來的，產(chǎn)品的穩(wěn)定性、升級性、版權(quán)等都沒有保障； 其次，隱性成本。有的軟件看起來便宜，但是有用戶數(shù)限制，比如某OA軟件報(bào)價(jià)5800元，但是只支持20個初始用戶，另外每增加10個人需付2000元，這樣50個人的單位就得11800元，還有比這個更高的用戶費(fèi)呢。 最后，服務(wù)問題。這種軟件一般無法提供可靠的服務(wù)，即使提供服務(wù)也要付出高昂的服務(wù)費(fèi)。軟件的服務(wù)是和產(chǎn)品融為一體的，軟件報(bào)價(jià)應(yīng)該包括一個合理的后續(xù)服務(wù)的費(fèi)用，不然用戶利益得不到有效的保障，服務(wù)費(fèi)就成了一個無底洞。 記住，過低的報(bào)價(jià)往往損失了軟件應(yīng)用的功能和服務(wù)，是對客戶的不負(fù)責(zé)任。 還有很多原因?qū)е庐a(chǎn)品低于正常價(jià)格銷售，比如惡性競爭、搶占市場、爭奪用戶、產(chǎn)品剛上市或準(zhǔn)備退出市場等等，這就要求用戶不能貪圖便宜，最終損害了自己的利益。 誤區(qū)五：系統(tǒng)案例越多越好 在選擇OA產(chǎn)品時單純以軟件產(chǎn)品的案例作為軟件采購的標(biāo)準(zhǔn)，甚至唯一標(biāo)準(zhǔn)。然而這對于IT技術(shù)日新月異變化的軟件來說，這個標(biāo)準(zhǔn)往往讓你選到的恰恰是過時的產(chǎn)品，甚至于即將被淘汰的產(chǎn)品。一個最有說服力的例子就是，3年前出的筆記本電腦或電視機(jī)的案例肯定比今年新推出的筆記本電腦或電視機(jī)的案例多得多?？墒?年前的電腦，3年前的電視機(jī)還有人要嗎?同樣，在移動OA領(lǐng)域，技術(shù)的進(jìn)步更是日新月異，智能機(jī)和3G的引入就是最近一兩年出現(xiàn)的，顯然基于非智能機(jī)和非3G環(huán)境的設(shè)計(jì)在技術(shù)的先進(jìn)性上已經(jīng)落后但是案例必然比前者多。此外，前幾年的第一代的移動OA采用的是短信技術(shù)，第二代移動OA采用的WAP技術(shù)，這種技術(shù)已經(jīng)被淘汰，它們的案例也一定比剛剛發(fā)展起來的采用Web Service技術(shù)的第三代移動OA多的多，但是現(xiàn)在這種技術(shù)還有人使用嗎？在技術(shù)的進(jìn)步以指數(shù)級增長的今天，一味地追求案例多，只會選擇到一個技術(shù)上即將被淘汰的產(chǎn)品。因此選用軟件第三條準(zhǔn)則就是：絕對不要以案例多作為選擇軟件的唯一標(biāo)準(zhǔn)2。 誤區(qū)六：系統(tǒng)應(yīng)該完全符合單位的辦公模式 如果有人說他要找一個完全符合自己辦公模式的系統(tǒng)，那么我要問：這樣的系統(tǒng)價(jià)值在哪里？ 首先，軟件必須要體現(xiàn)它自身的思想和特點(diǎn)，因?yàn)檫@是軟件的作用所在，價(jià)值體現(xiàn)； 其次，OA系統(tǒng)不是將傳統(tǒng)辦公搬到網(wǎng)上，它融合了先進(jìn)的管理理念和積極的工作態(tài)度，體現(xiàn)了新的辦公方式； 再次，OA的公開、公正、透明會觸及某些人的私人利益，使之產(chǎn)生抵觸心理。 因?yàn)镺A系統(tǒng)是對舊模式的改造，所以會與舊有的辦公習(xí)慣和慣性思維產(chǎn)生一些沖突，必然有融合期，這就要求單位能夠積極創(chuàng)新，勇于變革，從觀念和行動上除舊納新。 所以應(yīng)該選擇那些具有先進(jìn)的管理思想，能夠產(chǎn)生推動作用OA產(chǎn)品，而不是一味的追求符合自己的使用習(xí)慣和使用上的簡單，也要主動的去適應(yīng)軟件，因?yàn)橥苿庸芾磉M(jìn)步是應(yīng)用軟件的最終目的。 為了讓用戶能夠順暢的工作。優(yōu)秀OA系統(tǒng)均可以讓用戶自定義工作流，化解了軟件模式化與單位個性化的之間的沖突。 誤區(qū)七：大企業(yè)開發(fā)的一定好 大企業(yè)開發(fā)的不一定好，即使好又真的適合你么？ 首先，術(shù)業(yè)有專攻，大企業(yè)能做強(qiáng)某個軟件或者硬件，卻不一定能做好OA，因?yàn)樗鼈兪遣煌母拍睿?其次，大企業(yè)開發(fā)的OA系統(tǒng)價(jià)格驚人，往往是普通OA的數(shù)倍甚至數(shù)十倍； 再次，OA系統(tǒng)的開發(fā)技術(shù)和理念日漸成熟，很多公司都開發(fā)出了優(yōu)秀的OA軟件； 最后，大企業(yè)開發(fā)的OA系統(tǒng)更適合大企業(yè)來用，因?yàn)橹行∑髽I(yè)使用的版本需要具有中小企業(yè)特色，包括結(jié)構(gòu)、功能、流程、維護(hù)等。相反規(guī)模不是很大的公司開發(fā)出來的系統(tǒng)可能更實(shí)用，因?yàn)樗麄儗χ行∑髽I(yè)理解更直接，更深刻。 誤區(qū)八：選一個OA軟件來徹底改善管理 單位管理混亂，能通過一個軟件來解決問題么？ 首先，管理混亂是因?yàn)闆]有規(guī)范的流程，而規(guī)范的流程需要人來制定，然后借助OA系統(tǒng)來讓流程得到有效的執(zhí)行； 其次，OA是一個工具，不具有主觀能動性，管理中最重要的問題如激勵、分析、決策等等都需要人來完成； 再次，OA的作用是提高整個單位的辦公效率和辦公質(zhì)量，將人從低端工作中解放出來處理核心事務(wù)。 所以，過低或過高的看待OA的作用都是不正確的，只有提高整個單位的人員素質(zhì)，特別是領(lǐng)導(dǎo)者素質(zhì)，才能徹底提高管理水平。當(dāng)然也不是說必須讓管理變得完美之后再來應(yīng)用OA，OA與人的作用應(yīng)該是相輔相成、互相促進(jìn)。 誤區(qū)九：一步到位，一勞永逸 一步到位就能一勞永逸么？ 首先，企業(yè)發(fā)展不會一步到位，人員、規(guī)模、制度、思維、文化等都在不斷的調(diào)整、改進(jìn)中； 其次，產(chǎn)品發(fā)展不會一步到位，應(yīng)用技術(shù)、功能模塊、管理理念日新月異，必須時刻更新； 再次，社會發(fā)展不會一步到位，社會進(jìn)步突飛猛進(jìn)，要么創(chuàng)新，要么淘汰。 任何軟件都是滿足當(dāng)前乃至未來一段時間的需要，不可能一步到位，一勞永逸。軟件沒有最好，只有更好，只有保持不斷的改進(jìn)，才會保持持續(xù)的優(yōu)勢。所以在選擇軟件的時候，應(yīng)該選擇那些易于擴(kuò)充升級的。 誤區(qū)十：好的OA系統(tǒng)并不需要什么服務(wù) 服務(wù)既費(fèi)錢又麻煩，找個完善的OA來省卻諸多煩心事？ 首先，買軟件只是第一步，真正的工作在于應(yīng)用，這是個長期的過程，沒有可靠的服務(wù)是不可能做好的； 其次，OA系統(tǒng)發(fā)展迅速，拒絕服務(wù)也就拒絕了持續(xù)改進(jìn)、持續(xù)領(lǐng)先的機(jī)會； 再次，單位自己的維護(hù)人員的技術(shù)水平很難滿足技術(shù)發(fā)展需要。 其實(shí)從長遠(yuǎn)看，軟件商的服務(wù)更專業(yè)，并且風(fēng)險(xiǎn)和成本更低，現(xiàn)在很多著名大企業(yè)都將IT服務(wù)外包，說明還是值得去做的。 總結(jié)來說，選擇OA有5大標(biāo)準(zhǔn)，那就是理念先進(jìn)，功能適用，使用方便，服務(wù)到位，價(jià)格合理。其中最重要的一點(diǎn)就是“適用”，買軟件之前一定先問問自己：我為什么要用OA？我用OA主要解決哪方面的問題？我準(zhǔn)備用這套OA解決幾年內(nèi)的問題？我主要用OA的哪些功能？哪些人、多少人要用OA？我能承受什么價(jià)格的OA必須形成清晰的分析報(bào)告，而不是憑模糊的感覺來判斷，這樣你就可以將主動權(quán)掌握在自己手里，而不被賣家的花言巧語所蠱惑和欺騙。 3、帝隆云需求建議在實(shí)施一套OA系統(tǒng)之前，首先需要在規(guī)劃的基礎(chǔ)之上，細(xì)化具體的需求分析，在如果定義自己的OA需求，需要注意： (1).需求陷阱-貪大求全 內(nèi)部需求的采集一般都是把一疊白紙發(fā)給各個業(yè)務(wù)部門，一段時間后收集上來匯總；然后從各個OA廠商的產(chǎn)品文檔中各抽取部分，然后整理出一個大而全，缺乏整體性考慮的需求。作為招標(biāo)文件，讓各個OA廠家去做方案。你還堅(jiān)持這些需求是客觀合理的，而且必須100%滿足，如是這樣，你離失敗不遠(yuǎn)了。為什么這樣說呢？ 我們來看看，首先你搜集上來的各個業(yè)務(wù)部門的需求，很多是站在部門角度去考慮需求，普遍的情況是這些需求充滿著本來應(yīng)該歸納到業(yè)務(wù)范疇的應(yīng)用需求。依照這種需求，世上沒有一套現(xiàn)成的軟件能夠100%滿足。面對這些需求中復(fù)雜的術(shù)語和深奧晦澀的部門業(yè)務(wù)概念，作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的你未必能夠逐一甄別。 其次，你的需求要集各個OA軟件廠商之所長，而且要100%滿足。任何一家OA軟件產(chǎn)品，都有自己的特色，亮點(diǎn)。要一個集所有廠家之所長的產(chǎn)品幾無可能。如果一定要有的話，代價(jià)是實(shí)施周期無限期的延長，資金投入成倍的加大。直到開發(fā)出一個你認(rèn)為集各個OA軟件廠商之所長的產(chǎn)品來。實(shí)施周期無限期的延長與需求的不斷變化，永遠(yuǎn)沒有止境，最后項(xiàng)目只有不了了之，以失敗告終，這樣的前車之鑒還少嗎？ (2). 需求分析建議 所以你必須這么去整理需求，從繁雜浩瀚的細(xì)節(jié)中脫出身來，本位主義一概放到后面，先找到一個組織共性的需求協(xié)同，然后才是關(guān)鍵部門的需求，最后才是重要角色的需求。另外你可能有其他各種需求，有你敬畏的上級提出的，有強(qiáng)勢部門提出的，有不起眼的人提出的，其技術(shù)難度和實(shí)施難度可能有天壤之別，你必須衡量輕重緩急以及其需求是否滿足對全局的成敗影響。否則這些匯總的需求將使得你毫無把握項(xiàng)目主干進(jìn)度的節(jié)奏的能力，雙方有限的資源被分解為千瘡百孔補(bǔ)丁工程，重蹈前人久拖不上的覆轍。 4、OA實(shí)施注意事項(xiàng)及實(shí)施經(jīng)驗(yàn)分享科學(xué)的選型，只是走完了OA系統(tǒng)建設(shè)的第一步，接下來，最重要的環(huán)節(jié)，便是實(shí)施。多數(shù)OA系統(tǒng)的實(shí)施周期都很長，好的實(shí)施服務(wù)，也是企業(yè)選擇OA系統(tǒng)需要重點(diǎn)考慮的因素。 l 目前大部分OA采用B/S結(jié)構(gòu)，相比其他的歷史時期和其他大型軟件系統(tǒng)來說，OA使用在國內(nèi)處在一個最成熟的時期，B/S結(jié)構(gòu)承襲了普通用戶的上網(wǎng)習(xí)慣，我們有用好它的技術(shù)基礎(chǔ)。 l 推廣OA，是一把手工程，需要領(lǐng)導(dǎo)的重視與推進(jìn)。要求員工使用OA。從另一方面說，領(lǐng)導(dǎo)自己要以身作則，改變傳統(tǒng)的辦公習(xí)慣。這里可能反過來了，員工希望領(lǐng)導(dǎo)能配合使用，否則大家都用不起來，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)沒有批文件哪。（為什么說是一把手工程？因?yàn)镺A是管理類軟件，是對傳統(tǒng)辦公模式的變革，而能影響整個團(tuán)隊(duì)的辦公模式的，只有一把手了。一把手不須事必躬親，只是做三件事：挑得力助手；責(zé)令助手去全權(quán)實(shí)施、規(guī)劃、推廣OA；一把手自己帶頭使用。） l 站在收益的高度來看待OA實(shí)施，就是說實(shí)施OA就是要有收益的，否則我們?yōu)槭裁匆顿Y呢；既然是有收益的，那么我們可以分步推進(jìn)，每一步都要產(chǎn)生階段成果。比如制定推廣計(jì)劃，從幾月份開始，不再發(fā)紙質(zhì)通知或公文，全在OA中獲取信息或?qū)徟募?l 不要指望以后用起來。軟件應(yīng)用的特征就是這樣的，只要在開始推進(jìn)的時候不用，那么以后基本上就撿不起來了。縱觀十多年來國內(nèi)絕大多數(shù)軟件項(xiàng)目實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)，這一規(guī)律基本上無甚例外。 l 不怕“出亂子”，避免消極管理，而要積極管理，先放后收，保護(hù)和促進(jìn)基層員工的積極性。（消極管理的邏輯是某些應(yīng)用可能會帶來一些亂子，那么一刀切，大家都不要用了；積極管理的邏輯是某些應(yīng)用即使可能帶來一些負(fù)面的效果，但是為了信息化發(fā)展、為了辦公效率的提高、為了組織整體能力的提升，我們還是要將這些功能用起來，只是多一些管理而已。負(fù)責(zé)人的智者會選擇積極管理。）比如論壇、即時溝通，一些娛樂性的圖片、視頻文件，等等，從興趣開始推進(jìn)OA的應(yīng)用。 l 帝隆云辦公系統(tǒng)用得非常成功的案例是很多的，所以不要有什么顧慮。比如一年節(jié)約辦公成本上百萬，同時有四五百人在線，用戶對OA有很大的依賴性，如果哪一天不能上OA了，工作就會受影響、工作非常不適應(yīng)等，那么則說明這個帝隆云OA應(yīng)用已經(jīng)成功了。 5、帝隆云失敗常見原因分析首先帝隆云實(shí)施上線時，大家就會有本位的思想在左右著日常實(shí)施工作的開展： (1). 認(rèn)為OA項(xiàng)目一上馬就可以見效； (2). 認(rèn)為OA可完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)工作操作； (3). 認(rèn)為OA只是IT類部門的事情； (4). 認(rèn)為可以把所有的流程電子化，求全求大，包括不成熟的流程也硬搬到OA中； (5). 認(rèn)為OA項(xiàng)目可以在短時間內(nèi)一步到位； 同時，也忽略了OA項(xiàng)目中存在的風(fēng)險(xiǎn)，在實(shí)施推廣過程中沒有加以控制和改進(jìn)，如： (1). 領(lǐng)導(dǎo)不重視 (2). 項(xiàng)目目標(biāo)太大 (3). 項(xiàng)目人員不熟悉公司制度流程 (4). 項(xiàng)目人員變動 (5). 需求不斷變更 (6). 不改變辦公習(xí)慣 (7). 項(xiàng)目前熱后冷 編輯本段六、OA市場的情況經(jīng)過20多年的發(fā)展，OA產(chǎn)品表現(xiàn)的越來越理性，市場表現(xiàn)度呈穩(wěn)定上升趨勢，一些老的品牌從高端定做向普及型產(chǎn)品過渡，一些后起之秀在技術(shù)研發(fā)和市場把握上當(dāng)仁不讓，今天的OA市場格局終于進(jìn)入了大浪淘沙后繁榮健康的階段。 近兩年OA行業(yè)不管是在概念還是在技術(shù)內(nèi)容、市場營銷、售后服務(wù)等各個方面都發(fā)生了明顯的變化，已從單純的“傳統(tǒng)辦公”到“協(xié)同辦公”軟件，再到“協(xié)同管理”軟件，乃至到集多種軟件功能于一身的“帝隆云OA”。 從廠商的產(chǎn)品更新來看，OA軟件業(yè)進(jìn)入了快速增長期，呈現(xiàn)多版本化、多功能化的明顯趨勢，大大提升了產(chǎn)品的人氣和知名度。從產(chǎn)品看到市場，這幾年國內(nèi)OA市場可謂烽煙四起，群雄逐鹿。據(jù)相關(guān)部門統(tǒng)計(jì)，國內(nèi)OA軟件廠商約有400多