公司文件控制程序.doc

1.目的對與整個企業(yè)管理相關(guān)的文件進(jìn)行管控，確保公司各類文件能及時正確地制定和管理，相關(guān)部門及時得到并使用有效的版本。2.范圍適用于與整個企業(yè)日常管理及操作有關(guān)的所有文件的控制（包括外來文件和資料）。3.職責(zé)3.1行政部：統(tǒng)籌公司的文件管理工作，編制文件匯總表、記錄一覽表，文件的發(fā)放、更改、回收、銷毀、原稿的保存及做好相關(guān)記錄。3.2管理者代表：編制及審核文件發(fā)放范圍表、質(zhì)量手冊等文件，組織對現(xiàn)有體系文件的定期評審學(xué)習(xí)。3.3各部門：相關(guān)文件的編制、使用、保管以及提出修訂、作廢意見。3.4總經(jīng)理：批準(zhǔn)質(zhì)量手冊、各程序文件、相關(guān)作業(yè)指導(dǎo)等文件及文件發(fā)放范圍表。4.程序4.1文件的分類4.1.1質(zhì)量手冊(屬一類文件，包括質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo))4.1.2程序文件(屬二類文件) 4.1.3作業(yè)指導(dǎo)書（包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、管理規(guī)范）(屬三類文件)4.1.4記錄與表單（屬四類文件）4.1.5外來文件4.2文件的編號：4.2.1一類文件質(zhì)量手冊的編號規(guī)定： dfes/qm4.2.2二類文件程序文件的編碼規(guī)定： dfes/qpdfes棟方和艾圣公司代號 qp文件類別代號 文件順序號為01、02、03等4.2.3三類文件作業(yè)指導(dǎo)書編號規(guī)定： dfes/qddfes棟方和艾圣公司代號 qd文件類別代號 “”為分類管理代碼（1行政部；2-人力資源部；3質(zhì)檢部；4質(zhì)控部；5-艾圣質(zhì)控部；6生產(chǎn)部；7-倉儲部；8-采購部，9pc部；10-oem部；11-odm部，12技術(shù)研發(fā)部；13-設(shè)備部；14-環(huán)境安全部；15財務(wù)部；16總經(jīng)辦；17-網(wǎng)絡(luò)信息部；“”為文件順序號（均用數(shù)字表示如001、002等） “”為文件版本號（用英文字母順序表示如：a、b、c等） “”為修改號（用數(shù)字表示如0、1、2、3等）版本號用英文字母a、b、c表示，以a為第一版，b為第二版，依此類推。修改狀態(tài)用數(shù)字0、1、2表示，以0表示原版本狀態(tài)號，1表示第一次修改狀態(tài)號，依此類推。4.3文件的編寫與審批4.4文件的發(fā)放各類文件由行政部按文件發(fā)放范圍表復(fù)印相應(yīng)份數(shù)，加蓋“受控文件” 章統(tǒng)一發(fā)放，且注明分發(fā)號（部門代碼），文件領(lǐng)用人應(yīng)在文件發(fā)放回收登記表上“接收單位/接收人”簽收。4.5受控文件和記錄的更改4.5.1文件的更改原則上由原起草部門修改，指定其他部門修改時，原起草部門應(yīng)將原起草的審批材料及有關(guān)背景材料交修訂部門作為修改的依據(jù)。4.5.2文件更改的審核、批準(zhǔn)由原審批人進(jìn)行，當(dāng)原審批人不在職時，由接替其崗位的人員批準(zhǔn)。4.5.3如屬個別字的錯、漏，更改后不涉及數(shù)值變更或使原意變成相反的，由文件使用部門負(fù)責(zé)采用“貼改、涂改、挖改、補上漏字”等方法進(jìn)行更改，可不填寫文件申請單，不另審批；涉及與原意相反或數(shù)值變更的錯、漏字，需填寫文件申請單，部門負(fù)責(zé)人提出更改申請，經(jīng)管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行更改。4.5.4將更改后的正稿及相應(yīng)的文件申請單交至行政部，由行政部按原文件發(fā)放范圍表進(jìn)行發(fā)放，同時收回相應(yīng)作廢文件，在文件發(fā)放回收登記表上作相應(yīng)記錄。4.5.5局部修改可采用換頁形式，更改修訂狀態(tài)；如質(zhì)量手冊修改達(dá)20次，直接依4.2升版，程序文件及三級文件修改達(dá)10次，直接依4.2升版。4.6文件的領(lǐng)用當(dāng)因文件被丟失、嚴(yán)重破損或其他情況（如提供顧客、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等）而需申請領(lǐng)用時，由申請者填寫文件申請單，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。因破損而重新領(lǐng)用的新文件，受控編號不變，并收回相應(yīng)的舊文件；丟失補發(fā)的文件應(yīng)給予新的受控編號，并注明已丟失文件的受控編號失效；行政部在文件發(fā)放回收登記表上作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。提供給顧客的文件，加蓋“非受控文件”印章，不做更改（換）控制，但必須在文件發(fā)放回收登記表上做好發(fā)放記錄；提供認(rèn)證機(jī)構(gòu)的文件和資料，參照內(nèi)部受控文件處理,如有更改時需通知并修改、更換。4.7文件的管理4.7.1本公司的文件以書面形式為準(zhǔn)，作為執(zhí)行的依據(jù)，行政部存檔一份電子版本和紙質(zhì)版本。4.7.2任何人不得在文件上亂涂亂畫和修改，不準(zhǔn)私自外借。確保文件的清晰、整潔和完好。行政部應(yīng)備份文件和資料的電子媒體，不得私自拷貝外傳。 4.7.3每年管理評審應(yīng)對現(xiàn)有體系文件進(jìn)行檢查評審，必要時予以修訂，以確保文件的有效性。4.7.4記錄表單的制訂、修改、廢止、分發(fā)程序按記錄控制程序執(zhí)行。4.8文件的保存及銷毀4.8.1所有文件的原稿及其文件發(fā)放回收登記表由行政部統(tǒng)一保存。各部門負(fù)責(zé)保存相關(guān)的帶有受控標(biāo)識的文件，文件應(yīng)有序的加以保存以便存取和查閱。4.8.2行政部負(fù)責(zé)編制并及時更新文件匯總表，以反映版本最新狀況。4.8.3作廢文件（僅留一份與文件申請單裝訂一起）應(yīng)加蓋“作廢”印章，保存于行政部，不作銷毀。4.8.4其余作廢文件由行政部收集后統(tǒng)一銷毀。4.9外來文件的控制4.9.1各部門負(fù)責(zé)收集相關(guān)國際、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，并把原稿交行政部保留，行政部及時登記，并對文件匯總表（外來）作及時更新，外來文件按原來編號（包括版本號），本公司不再作編號。4.9.2行政部將各部門交來的外來文件加蓋“外來文件”章作保管，必要時復(fù)印并發(fā)放到各相關(guān)部門，在文件發(fā)放回收登記表作登記，各部門如借閱應(yīng)填寫文件申請單，由行政部做好記錄。4.9.3對于顧客提供的說明或要求的資料、供應(yīng)商提供的檢驗報告、儀器校準(zhǔn)報